| 各種工具書，對于浩瀚的書刊資料來說，好比探測器，運(yùn)用自如，海底可以撈針；又好比知識寶庫的鑰匙，掌握好了，就可以破門而入。對于迫切要求利用圖書館，渴望提高學(xué)習(xí)、工作和科學(xué)研究效率的讀者來說，應(yīng)把工具書的掌握和使用，作為一種必備的基本功來加以訓(xùn)練。為了幫助讀者了解工具書的基本知識，進(jìn)而熟悉和掌握工具書的查找方法，現(xiàn)就工具書及其作用，各類型工具書選介和怎樣查找利用工具書介紹如下，供讀者利用圖書館時(shí)參考?！? （一）工具書及其作用
書籍浩如煙海，知識無窮無盡。人們在讀書的時(shí)候、免不了會碰上這樣或那樣的困難，為了解決這些困難，只能借助于工具書。
工具書是比較完備地匯集某方面的資料，按照特定的方法編排起來，以供檢索文獻(xiàn)線索和解疑釋難時(shí)查考的圖書。
工具書具有知識性、資料性和檢索性等特點(diǎn)。知識性是因?yàn)楣ぞ邥占瘋鬟f的知識內(nèi)容廣泛，對于某一學(xué)科門類的知識，包羅萬象，應(yīng)有盡有；資料性是因?yàn)楣ぞ邥占馁Y料。古今中外，詳盡無遺：檢索性是因?yàn)楣ぞ邥占馁Y料，都是按照一定的科學(xué)方法組織起來，形成一定的知識系統(tǒng)便于查考，能起到“指引讀書門徑，解決疑難問題，提供參考資料，節(jié)省時(shí)間精力”的作用。
工具書的作用是多方面的?？磿鴮W(xué)習(xí)遇到難字、難詞，不明白的成語典故，要查字典、詞典；在學(xué)習(xí)或工作中，要了解國際、國內(nèi)時(shí)事資料與統(tǒng)計(jì)材料，需參考年鑒、手冊；研究問題，寫作論文必須廣泛地收集材料，需要借助于各種書目、文摘。索引、百科全書、類書、政書。對于一個(gè)讀者來說，要自學(xué)，要獨(dú)立地從事科學(xué)研究，如何在書刊的海洋中迅速準(zhǔn)確地查找所需資料，這是具有重要意義的問題。要解決這個(gè)問題，必須借助于工具書。
（二）工具書的類型及其作用
工具書的類型很多，就其文字來說，有中外文之分；就其編撰時(shí)代來分，有古代、近代與現(xiàn)代之分；就其內(nèi)容來說，有自然科學(xué)與社會科學(xué)之分；就其功用與特點(diǎn)來說，一般把工具書區(qū)分為字典、詞典、百科全書、類書、政書、年鑒、手冊、年表、歷表、名錄、圖冊、目錄、索引、文摘等。
各類工具書都有其特定的功用，當(dāng)我們需要查找不同的疑難問題時(shí)，可有選擇地利用各類工具書。要熟練地使用工具書，就要了解它們的性質(zhì)。內(nèi)容和用途；要熟悉它的排檢方法。工具書的排檢法大體可分為五種：字順法、分類法、主題法、時(shí)序法和地序法。
字順排檢法：又稱字序法，是按照一定順序排檢單字或復(fù)詞的一種方法。一般字典、辭典、百科全書和索引等都常用這種方法。
字順法包括形序法（有部首法、筆畫與筆形法、號碼法）和音序法。
分類排檢法：是按學(xué)科體系或事物性質(zhì)分類編排的方法。古代的類書、政書多采用這種方法編排，現(xiàn)代的一些年鑒、手冊、指南也有采用這種方法的。
主題排檢法：是一種以規(guī)范化的自然語言，作為文獻(xiàn)主題標(biāo)識符號的編排方法。目前，國外的檢索工具書大部附有主題索引或直接采用主題排檢法。在國內(nèi)，主要用于科技文獻(xiàn)的檢索。
時(shí)序排檢法：是按事物發(fā)生發(fā)展的時(shí)間順序或人物生卒年月日、生平經(jīng)歷的先后次序編排查檢文獻(xiàn)的方法。一般查找年代和歷日的年表、歷表、記載個(gè)人生平的年譜、大事記都采用這種方法編排。
地序排檢法：是按行政區(qū)劃的次序排檢文獻(xiàn)的方法。多用在研究查考自然資源及經(jīng)濟(jì)開發(fā)的工具書中。
1.字典、詞典
字典、詞典是最常用和通用的工具書。
字典只收單字，主要任務(wù)是解釋漢字的形（寫法）、音（讀法）、義（涵義）。它一般是以字為單位，按一定的排檢方法編排，注明讀者、意義、用法，有的還說明寫法。
辭典一般兼收單字和復(fù)詞，重點(diǎn)在解釋詞語，它一般是先列單字，注音釋義，再列以此單字為頭的詞語，然后釋義。
辭典一般可以分為普通詞典和專業(yè)詞典兩類。普通詞典主要指語言詞典及綜合性詞典。語言詞典專指現(xiàn)代漢語。古代漢語、文言虛詞、成語典故、方言俗語等詞典；綜合性詞典則是指以語言為主，兼收百科的大型詞典，它往往在單字詞語之外、大量地收進(jìn)了成語典故、名物制度、方今名人、名著、地名、技術(shù)術(shù)語等。例如《辭?！贰I(yè)詞典又稱?？圃~典，它只收某一專業(yè)學(xué)科的名詞術(shù)語，因其專業(yè)的針對性，所以對專業(yè)人員來說，實(shí)用性較強(qiáng)。
通過上面介紹，我們可以將字典、詞典的功用概括為以下幾個(gè)方面。
查找古今漢語的字、詞。如：現(xiàn)代的《新華字典》，新華辭書社編，出過多種版本；《漢語常用字典》，該書編寫組編；《中華大字典》，徐元浩、歐陽博存等編；《現(xiàn)代漢語詞典》，中國科學(xué)院語言研究所詞典編輯室編；《國語詞典》，中國大辭典編纂處編；《四角號碼新詞典》，商務(wù)印書館編；《辭源》，商務(wù)印書館編輯出版；《漢語大詞典》，羅竹鳳主編；《辭海》，辭海編輯委員會編。古代的《說文解字》，東漢：許慎著；《玉篇》梁：顧野王著；《類篇》，宋：王洙、司馬光等編；《經(jīng)籍纂沽》，清：阮元主編；《康熙字典》，清：張玉書等奉詔編；《爾雅》編者佚名，晉：郭璞注，明：金蟠訂《四庫備要本》；《釋名》，東漢：劉熙撰；《廣雅》魏：張揖著。
查找專業(yè)名詞術(shù)語、典故。如：查文學(xué)詞語的《詩、詞、曲語詞匯釋》，張拍著；《小說詞語匯釋》，陸搪安著；《金元戲曲方言考》，徐家瑞著；《宋金元戲曲詞語匯釋》（上冊），南京大學(xué)中文系戲曲研究室編；《敦煌變文字義通釋》，蔣禮鴻著；《政治經(jīng)濟(jì)學(xué)辭典》（上、中、下），許滌新主編；《經(jīng)濟(jì)大辭典》，《經(jīng)濟(jì)大辭典》編輯委員會編；《經(jīng)濟(jì)與管理大辭典》，馬洪、孫尚清主編；《現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)管理辭典》，陳伯林、閻達(dá)寅主編；《財(cái)政金融大辭典》，張一凡、潘文安著；《會計(jì)辭典》，龔清浩、徐政旦主編。
查找古今人物、地名。如：《中國人名大辭典》，臧勵(lì)和等編；《中國主今地名大辭典》，謝振昌、臧勵(lì)和等編；《最新中外地名辭典》，葛綏成等編；《世界地名辭典》，中國科學(xué)院地理研究所等單位填寫。
總之，每種字典、詞典類工具書都有其特定的功用，當(dāng)我們需要查找不同的疑難問題時(shí)，可有選擇地利用。
2.百科全書
百科全書是人類知識的總匯。它的根本特點(diǎn)是包羅萬象，包括的知識門類齊全，它的內(nèi)容上自天文，下至地理，旁及社會生活、科學(xué)技術(shù)、文化教育，舉凡人類的知識，世上的學(xué)問，無所不收。
百科全書依其所收范圍可分為兩類：一類綜合性的百科全書，其內(nèi)容包括對一切學(xué)科部門知識的解釋；一類是專科性百科全書，其內(nèi)容包括對某一學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的全部知識的解釋。百科全書依其份量多少，可分為大（型）百科全書（一般在20卷以上），?。ㄐ停┌倏迫珪ㄒ话阍?0卷以下）和百科辭典三類。
由于百科全書匯集了人類各個(gè)學(xué)科門類完備而系統(tǒng)的知識，增添了便于檢索的各種途徑，所以，它既有查檢作用，又有系統(tǒng)閱讀，普及教育的作用。其功用具體的說，主要有下述幾點(diǎn)。
查檢。百科全書匯集大量資料，經(jīng)提煉、濃縮匯編而成。因此可以供人們查找文獻(xiàn)資料，而且具有無可比擬的豐富性。又因?yàn)樗南冗M(jìn)性、客觀性、權(quán)威性，所以，它能為人們核對資料提供可*依據(jù)。
學(xué)習(xí)閱讀。現(xiàn)代百科全書是以科學(xué)分類為基礎(chǔ)選編材料的，因此可以幫助讀者了解人類各知識領(lǐng)域的系統(tǒng)分類與相互關(guān)系，詳細(xì)了解每個(gè)學(xué)科和分支的內(nèi)容，以達(dá)到系統(tǒng)學(xué)習(xí)的目的。百科全書又以其全面、豐富的知識，詳盡系統(tǒng)地論述使讀者開闊眼界，憎進(jìn)知識，有很強(qiáng)的可讀性。
現(xiàn)代百科全書雖然卷帙浩繁，但都是由一個(gè)個(gè)條目匯集而成的。條目是百科全書的基本構(gòu)成單位，也是我們查閱的基本單位。因此條目是百科全書查檢的關(guān)鍵。條目編掃了體例有兩種：常見的是按字母順序即音序排檢，另一種是按知識部門和學(xué)科分類排列。為了向讀者提供更多的檢索途徑，往往編制有各種索引輔助工具。使用時(shí)，要注意從書中的序言或說明中了解具體的查找方法，以便用最快的速度查找到所需的條目。
綜合性百科全書。如：《中國大百科全書》，中國大百科全書出版社編輯出版；《簡明不列顛百科全書》，中國大百科全書出版社和美國不列顛百科全書公司合作編譯出版；《蘇聯(lián)大百科全書》、《世界大百科事典》、《美國百科全書》、法國的《拉魯斯百科全書》（20卷），德國的《布洛克豪斯大百科全書》（15卷）和《邁耶百科辭典》（25卷）。
專業(yè)性百科全書。如：《世界經(jīng)濟(jì)百科全書》，錢俊瑞等主編；《中國企業(yè)管理百科全書》，中國企業(yè)管理百科全書編委會編，《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)常識百科全書》（上、下冊），現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)常識百科全書編輯委員會編，《經(jīng)濟(jì)學(xué)百科全書》，于宗先主編；《企業(yè)管理百科全書》（上、下班），哈佛企業(yè)管理叢書編纂委員會編。
3.類書、政書
類書是我國古代百科全書式的匯編式的工具書。它輯錄各門類或?qū)ｎ惖馁Y料，按一定的方式編排，供查檢、征引，其內(nèi)容廣泛，綜合眾類之全面，資料之豐富在世界書籍發(fā)展史上是罕見的。類書與現(xiàn)代百科全書式的區(qū)別表現(xiàn)在：類書是在各條目下羅列古書中記載的原始資料，而現(xiàn)代百科全書，則收集新科學(xué)知識概括地介紹、說明、論述。
類書的特點(diǎn)是：
?。?）“以雜見稱”。它輯錄的資料范圍非常廣泛，舉凡天文地理、歷史人物、典章制度、詩詞歌賦、成語典故、文章麗句、名詞解釋、鳥獸蟲魚、科技史料等，宇宙間各類事物，皆山包海匯其中。
?。?）“以類相從”。它按類來編排輯錄材料、依類編人書中。比較重要的類書，大都根據(jù)每個(gè)朝代政治、經(jīng)濟(jì)、文化制度，社會生活劃分為若干大的部類。
類書的種類較多，按內(nèi)容性質(zhì)分：記載史實(shí)的如《冊府元龜》、《玉?！?；收集詩賦文章的如《佩文韻府》、《駢字類編》、《太平廣記》；事文兼收的如《藝文類聚》、《古今圖書集成》、《淵鑒類函》、《初學(xué)記》等。按取材范圍分有百科全書式綜合類書，如《主今圖書集成》；專收野史傳記小說的如《太平御覽》。按編排體例分有按分類排列的如《主今圖書集成》；有按韻目排列的如《永樂大典》、《佩文韻府》。
類書可用來查檢各類材料：查找詩文語句、典故、?？惫艜ｎ悤４媪瞬簧俟偶?，為后來失傳著作的整理，提供了大量資料。
政書是一種具有文化性質(zhì)的專史，屬于歷史著作的一個(gè)門類。它是專門記載典章制度的沿革變化和各項(xiàng)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化制度的演變和發(fā)展的書籍，具有資料匯編的性質(zhì)。因而也成為閱讀古籍、研究歷史時(shí)需要翻檢的一類工具書。政書可以分兩大類，一類是“通古今”如：“三通”、“九通”、“十通”；另一類是斷代的，如：“會要”、“會典”。
4.年鑒、手冊
年鑒是匯集一年內(nèi)的重要時(shí)事文獻(xiàn)和統(tǒng)計(jì)資料，并按年度出版的連續(xù)性出版物。辛亥革命以后，中國才有年鑒。年鑒資料一般取材于政府公報(bào)，文件和重要報(bào)刊，比較可*，內(nèi)容包羅萬象，實(shí)質(zhì)上是一年度的百科全書，供了解國內(nèi)外大事、各國概況。由于年鑒是按年度匯輯資料。其特點(diǎn)是資料新穎、權(quán)威性強(qiáng)、具有實(shí)用性和指示性。年鑒為一、二、三次文獻(xiàn)的集合體，既可供閱讀，又可供查詢原始文獻(xiàn)。
年鑒的功用是可以提供上一年時(shí)事動(dòng)態(tài)的新資料，提供上一年政府發(fā)表的重要文獻(xiàn)，提供某一學(xué)科的重要論著（論文）和某些問題的爭鳴情況，提供反映事物發(fā)展趨勢的可比性資料，提供階段性的總結(jié)和說明資料。
年鑒可分為綜合性年鑒，如：《中國百科年鑒》、《世界年鑒》、《世界知識年鑒》、《人民手冊》、《中華年鑒》；專科性年鑒，如：《世界經(jīng)濟(jì)年鑒》、《中國商業(yè)年鑒》、《中國經(jīng)濟(jì)年鑒》、《香港經(jīng)濟(jì)年鑒》、《財(cái)政年鑒》。
手冊的名稱來源于英文“Hand Book”，有手頭常用書的含義，便于隨身攜帶，隨時(shí)翻閱參考的工具書。手冊是以簡明的方法介紹一定范圍和學(xué)科的基礎(chǔ)知識及參考資料的工具書。手冊類工具書還包括指南、必備、大全、便覽、總覽、要覽、一覽等。其特點(diǎn)是小型、專題明確具體、取材新穎、論述簡要、實(shí)用性強(qiáng)，易于隨手翻檢。
手冊的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
幫助人們了解某一方面的基礎(chǔ)知識；
幫助人們獲取某一專業(yè)較新的知識；
幫助和指導(dǎo)人們做好某些事情。
手冊就其內(nèi)容來分有綜合性手冊，如：《中華人民共和國手冊》（1949－1985）；?？菩允謨?，如：《經(jīng)濟(jì)法手冊》、《國外企業(yè)管理知識手冊》、《中國現(xiàn)代會計(jì)手冊》、《經(jīng)濟(jì)技術(shù)市場活動(dòng)指南》、《對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)手冊》、資料性手冊，如：《當(dāng)代國外社會科學(xué)手冊》、《世界新科學(xué)總覽》。
5.年表、歷表
年表、歷表是學(xué)習(xí)歷史的輔助工具。“年表”是把重要的歷史事件提綱挈領(lǐng)地記載下來，按照發(fā)生年代的順序，編纂成表，以供查閱。所以又稱“大事表”。歷表一般分舊歷表和新歷表，舊歷表是把中國歷史上的朝代、帝王年號、干支年月等順序排列以供查對。新歷表是把上述各項(xiàng)的西歷（公歷）紀(jì)元的年、月、日列表對照以供換算。
年表有紀(jì)元年表和紀(jì)事年表。紀(jì)元年表可用于查考?xì)v史年代和帝王廟號、謚號、年號、干支、太歲、公元等各種歷史紀(jì)元。紀(jì)事年表除紀(jì)年外，還有紀(jì)事。主要用于查考各種歷史大事。歷表用于查考?xì)v史年代和歷史紀(jì)元外，主要用于換算不同歷法的年月日。專門性歷史表譜主要用于查考人物、職官、地理等專題或?qū)＠Y料。
較好的歷表有陳垣的《二十史朔閏表》、《中西回史日歷》。薛仲三、歐陽頤的《兩千年中西歷對照表》。中國科學(xué)院紫金山天文臺的《1821－2O20年二百年歷表》、《中國近代歷表》翦伯贊的《中外歷史年表》。專門性的表譜有《馬克思恩格斯生平事業(yè)年表》、《中國歷史人物生卒表》、《歷代職官表》、《歷史地理沿革表》、《中國目錄年表》等。
6.名錄、圖冊
名錄是供查閱有關(guān)名稱及其基本狀況的資料性工具書。名括人名錄、地名錄、機(jī)構(gòu)名錄、物品名錄、產(chǎn)品名錄、企事業(yè)名錄等。
在信息社會中，名錄是社會生活交往中不可缺少的參考性工具書。我們在學(xué)習(xí)研究、經(jīng)營管理、對外經(jīng)貿(mào)活動(dòng)以及日常生活中，經(jīng)常會需要了解國內(nèi)外企業(yè)，商社及其負(fù)責(zé)人等情況，有時(shí)需要了解某一產(chǎn)品的性能、質(zhì)量。解決上述問題，往往要查考有關(guān)名錄。
名錄的作用在于：
了解人物的簡歷、主要事跡及其評價(jià)。名錄會提供研究其人及有關(guān)問題的資料。
了解各類機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀及職能，如機(jī)構(gòu)名稱、產(chǎn)品及勞務(wù)提供等業(yè)務(wù)范圍、負(fù)責(zé)人、通訊聯(lián)系等情況，便于業(yè)務(wù)聯(lián)系。
查審正確的地名及其他理位置和所屬區(qū)域。
查詢商品資料。
人名錄如《新中國人名錄》、《國際人名錄》（International Who's who l935－）《經(jīng)濟(jì)學(xué)家人名錄》（Who's who in Eco-nomics：A Biographical Dictionary of Major Economists 1706--1982）、《中國現(xiàn)代名人辭典》、《近代現(xiàn)代外國哲學(xué)社會科學(xué)人名資料匯編》。
機(jī)構(gòu)名錄如《中國工商企業(yè)集團(tuán)公司名錄大全》、《世界工商企業(yè)名錄》、《中國工商企業(yè)名錄》、《中國企事業(yè)名錄大全》。地名錄如《世界地名錄》、《中國地名錄》。
物品名錄如《物品名目匯編》。
圖冊是通過若干圖象匯集起來并配有一定文字說明來反映事物特征和發(fā)展情況的工具書。
圖冊包括地圖、文物圖、人物圖等。
圖冊的作用在于了解一個(gè)國家和地區(qū)的地名、地理位置及行政區(qū)劃的變化情況；了解一個(gè)國家的自然氣候、產(chǎn)品資源分市、地勢等情況；了解一個(gè)國家的歷史發(fā)展變化和重大事件；了解人物的活動(dòng)及有關(guān)情況；了解一個(gè)國家的歷史文物的產(chǎn)生背景及其藝術(shù)欣賞價(jià)值。
圖冊如《中華人民共和國地圖集》、《世界地圖集》、《牛津世界經(jīng)濟(jì)地圖集》、《中國歷史地圖集》、《中國歷代貨幣》、《中國歷代名人圖鑒》等。
7.目錄、索引、文摘
目錄、索引、文摘是人們查檢書籍文章等文獻(xiàn)情報(bào)的重要檢索工具，三者以各自不同的方式揭示文獻(xiàn)的外在特征和內(nèi)容特征，為讀者提供多種查檢文獻(xiàn)情報(bào)的途徑。
目錄是著錄一批相關(guān)文獻(xiàn)，并按一定次序編排的一種揭示和報(bào)導(dǎo)文獻(xiàn)的工具。
目錄從編制目的、收書的內(nèi)容范圍可以分為以下幾種：
國家書目：反映一個(gè)國家一定時(shí)期內(nèi)出版的全部書籍的綜合性書目。
專題書目：圍繞某一項(xiàng)問題編制的圖書目錄。
推薦書目：是向讀者推薦學(xué)習(xí)研究某一方面問題的書籍的集合。
聯(lián)合目錄：是反映書刊在全國或某地區(qū)若干圖書館收藏情況的目錄。
館藏目錄：是反映某一圖書館內(nèi)藏書的目錄。
目錄可以反映一定歷史時(shí)期人類科學(xué)文化的發(fā)展概況，利于人們了解各類知識的分布，可能指導(dǎo)引導(dǎo)人們學(xué)習(xí)，書目是進(jìn)行圖書宣傳的有力工具。
目錄如《工具書指南》（Guide to Reference Book）、《全國新書目》、《全國總書目》、《經(jīng)濟(jì)著作要目》（1949－1983）、《八十年代史學(xué)目錄》、《四庫全書總目》、《販書偶記》等。
索引是將文獻(xiàn)中具有檢索意義的內(nèi)容，如書名、篇名、主題、人名、地名、字、詞、句等摘錄下來，按一定順序編排組織。注明出處，以供查檢的工具書。
索引可以幫助讀者了解學(xué)術(shù)新資料和充分揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容特征及內(nèi)含信息。
索引的類別主要有：詞語索引：即將文獻(xiàn)中的詞語、句子摘出，按一定方式排列組織而成的紊引。篇目索引：即將書刊中論文篇目名稱以一定方式排列組織而成的索引。主題索引即按文獻(xiàn)中涉及的主題編排組織而成的索引。
索引如《全國報(bào)刊索引》、《報(bào)刊資料索引》、《內(nèi)部資料索引》、《國外社會科學(xué)論文索引》、《中國古代經(jīng)濟(jì)史研究資料索引》等。
文摘是以簡明扼要的文字對文獻(xiàn)原文的摘述。按一定方式組織編排成為報(bào)道和揭示文獻(xiàn)的檢索工具。它用少量的文字將文獻(xiàn)濃縮加工，以揭示文獻(xiàn)的主要觀點(diǎn)、論據(jù)、數(shù)據(jù)等，是當(dāng)代報(bào)導(dǎo)學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)的簡捷明快的方法。
文摘分指示性文摘：是根據(jù)文獻(xiàn)編寫的帶有評價(jià)性的摘要，主要介紹所討論問題的范圍，主要結(jié)論等，概括性較強(qiáng)；報(bào)導(dǎo)性文摘：對原文濃縮，客觀摘錄原文的基本山容，使讀者用較少的時(shí)間了解原文的主要精華所在。
文摘可以幫助讀者盡快了解科學(xué)情報(bào)和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。是人們廣泛了解社會，進(jìn)行學(xué)習(xí)的有力工具，并具有索引的功能。
文摘如：《新華文摘》、《經(jīng)濟(jì)學(xué)文摘》、《國外經(jīng)濟(jì)文獻(xiàn)摘要》、《英文報(bào)刊資料》等。 | 
