工具書是專供查檢的一種書籍，人們稱它為“無聲的老師”。凡讀書人都離不開它，它能為我們迅速提供某些方面的基本知識，解答疑難問題，可以大大提高讀書的效率。在閱讀中，碰到不識，不會寫的字，或不懂的詞語、典故，或不知道人名、地名、年代、事件等，都可以通過查閱工具書來弄清楚。人類創(chuàng)造的浩如煙海的圖書資料，按照其編制特點和人民的使用習(xí)慣，可分為普通用書和工具書兩大類。
一、工具書的特征及其功用
《辭?！穼ぞ邥亩x“專供讀者檢索查考有關(guān)知識、資料或事實，按一定排檢次序加以匯編的書籍，包括字典、詞典、百科全書、手冊、年鑒、表譜、書目、索引、圖錄、圖譜等。其中以詞典為數(shù)量最多、用途最廣?！?/span>根據(jù)工具書的基本性質(zhì)和使用功能，可以劃分為檢索性工具書和參考性工具書。另外還可以根據(jù)語種、學(xué)科內(nèi)容、規(guī)模大小等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。
二、工具書的種類
根據(jù)編制特點和使用習(xí)慣，一般可分為九類：書目、索引、文摘，字典、辭典，類書、政書，百科全書，年鑒、手冊、名錄，數(shù)表、統(tǒng)計集，表譜、圖錄，叢集、匯要。
1. 書目：也稱目錄，是著錄一批相關(guān)文獻(xiàn)并按照一定的次序編排而成的揭示與報道文獻(xiàn)信息的工具。書目的社會功能：檢索、報導(dǎo)、導(dǎo)讀。我國最早的書目是漢武帝時楊仆撰寫的《兵錄》。西漢劉向、劉歆父子編撰的《別錄》、《七略》創(chuàng)圖書六分之史例。而清代《四庫全書總目》集經(jīng)史子集四部分類之大成。
2. 索引：是著錄書刊中的題名、語詞、主題、人名、地名、事件及其它事物名稱，按照一定的方式編排起來，并指明出處的一種檢索工具。
3. 文摘：是由一批相關(guān)款目組成的、揭示文獻(xiàn)內(nèi)容、傳遞有關(guān)文獻(xiàn)信息的重要工具。文摘款目包括文獻(xiàn)外形特征的著錄和文獻(xiàn)內(nèi)容摘要。摘要是構(gòu)成文摘款目的主體。文摘按摘要方式可分為指示性文摘和報導(dǎo)性文摘。
4. 字典：是解釋字的形、音、義及用法的工具書。字典可以說是中國特有的一種工具書。
5. 辭典：是解釋語詞的概念、意義及其用法的工具書。
6. 類書：是輯錄各種文獻(xiàn)中的史實典故、名物制度、詩賦文章、麗詞駢語等，按類或按韻編排，以便查檢和征引的工具書。我國的第一部類書《皇覽》，公元220年魏文帝曹丕時編撰。宋初有著名的四大類書：《太平御覽》、《冊府元龜》、《太平廣記》、《文苑英華》。明代解縉等奉敕編撰的《永樂大典》，是我國歷史上內(nèi)容最廣博、卷帙最龐大的類書，共有22937卷，今存僅800卷左右。清代陳夢雷編纂的《古今圖書集成》，是我國歷史上現(xiàn)存的收錄最廣、最大的一部類書，素有“康熙百科全書”之稱。
7. 政書：是收集歷代或某一朝代的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、制度方面的史料，分門別類地加以編排和敘述的一類工具書。最早為唐代劉秩所創(chuàng)，著有《政典》一書，后杜佑據(jù)此書擴編為《通典》。唐朝杜佑的《通典》和宋代鄭樵的《通志》、元代馬端臨的《文獻(xiàn)通考》，合稱“三通”。
8. 百科全書：是向讀者提供全面系統(tǒng)知識的綜合性大型參考工具書。主要特點有全、精、快、新等。
9.年鑒：包括年表、年報等，一般是概述一年內(nèi)有關(guān)事物或?qū)W科的進(jìn)展，匯輯重要文獻(xiàn)和統(tǒng)計資料的連續(xù)出版物。按其特點和出版情況，年鑒可分為：綜合性年鑒、專門性年鑒、統(tǒng)計性年鑒、地方性年鑒。
10.手冊：是匯集某一方面經(jīng)常需要查考的基本知識和資料，以代讀者隨時翻檢的一種工具書。手冊還有指南、便覽、要覽、必備、大全等。
11.名錄：是匯集機構(gòu)名、人名、地名等專名基本情況和資料的一種工具書。其中機構(gòu)名錄有時稱為一覽、指南、簡介、概覽等。名錄一般要包括有關(guān)專名的最新基本信息資料。
12.數(shù)表、統(tǒng)計集：包括統(tǒng)計資料集和數(shù)據(jù)集、各種用表等。
13.表譜：包括年表、歷表和其它專門性表譜。
14.年表：匯集歷史年代和歷史大事資料，歷表匯集不同的年月日資料，其它專門性表譜匯集人物生平及歷代職官、地理沿革等資料。
15. 圖錄包括地圖、歷史圖譜、文物圖錄、人物圖錄、藝術(shù)圖錄、科技圖錄譜等。
16.從集、匯要包括叢書、總集、匯編、綜述、史志、學(xué)科史、要籍等。
有一類特殊的工具書，全面系統(tǒng)收集、報道和評價工具書的工具書，叫工具書書目、工具書指南。如書目之書目，是專門收錄、評價書目的工具書。
三、工具書的作用
指示讀書門徑，解釋疑難問題，指引資料線索，提供參考資料，輔助輯佚校勘，傳播思想文化。
四、工具書的排檢方法
工具書的編排方法，同時也是它的檢索法。熟悉和掌握其排檢方法，是使用工具書的前提。它的排檢方法，一般分為字順法、分類法、主題法、時序法和地序法五大類。
（一）、字順法
字順法是一種排檢單字或復(fù)詞的方法，也是中外文工具書的主要編排和檢索方法。它又分為形序法、號碼法和音序法。
1.形序法
1.1 部首法 所謂部首，大體上說就是“偏旁”。即把一些在形體上相同的部分歸并到一起為一部，這些字相同的部分就作為部首。如“桃”、“李”、“柳”都有相同的偏旁“木”；“江”、“河”、“流”都有相同的偏旁“三點水”，前者入“木”部，后者入“水”部。部首按筆畫數(shù)排序，同部首的字按筆畫多少排列，同畫數(shù)的再按或五種筆形順排。
用部首法檢字時，應(yīng)先分析字形結(jié)構(gòu)，按偏旁筆畫，查出部首頁次；其次數(shù)清部首以外的筆畫數(shù)目，然后查字。部首法的優(yōu)點是把結(jié)構(gòu)形態(tài)復(fù)雜而極不規(guī)則的龐大數(shù)量的漢字分別歸并到一二百個部首里，比較符合漢字的結(jié)構(gòu)特點和人們查字的習(xí)慣。不認(rèn)識的字，念不出來，不能用拼音音序檢字時，可以用部首法查找。其缺點是部首固定，或左或右、或上或下，有的還在中間，學(xué)習(xí)和掌握有一定的難度。
1.2 筆順法 指按漢字筆形順序確定漢字先后的查檢法。查字時先確定漢字的起筆，第一筆相同的比較第二筆，以此類推?！镀鸸P部首字典》即按此法編排。
1.3 筆畫法 此法已在第四章的(第二節(jié))中作了詳細(xì)講解。按筆畫法編排的工具書有《歷代詩詞名句辭典》《多功能成語典故辭典》等。
1.4 號碼法
號碼法是把漢字的各種筆形變成數(shù)目字，再按數(shù)序排序漢字的方法。其優(yōu)點是號碼的位置固定，查字速度快；缺點是學(xué)習(xí)掌握有一定難度。號碼法主要有四種：一是四角號碼法，二是快速檢字法，三是中國字度擷法，四是起筆筆形法。其中以四角號碼法的用處最大，后三種檢字法難學(xué)又不常用，故此略。
四角號碼法 該法是根據(jù)漢字方塊形式的特點編制而成。它把漢字筆形分為10類，用0~9這10個數(shù)字表示，按字的左上（第一角）、右上（第二角）、左下（第三角）、右下（第四角）4個角取號。把4個角的號碼依次連在一起就成了四角號碼。
有人按照這10種筆形，編成一首歌訣：橫一豎二三點捺，叉四插五六框六，七角八八九是小，點下有橫變零頭。按四角號碼法編排的工具書有《四角號碼漢語成語大詞典》《四角號碼新詞典》等。
1.5 音序法
音序法是按照字音排列漢字的方法，主要有下列三種：
1.5.1 漢語拼音字母排列法 此法已在第四章(第二節(jié))中作了介紹。此法的優(yōu)點是方法簡便；科學(xué)性強，符合國際上工具書編排規(guī)則，是一種理想的查字法；缺點是由于漢字沒有完全實行拼音化，同時我國方言復(fù)雜多樣，語言缺乏規(guī)范化，在讀音不標(biāo)準(zhǔn)的情況下，按音序查字有一定的困難。按該法編排的工具書很多，其中有《中外文化辭典》《工青婦大辭典》等工具書。
1.5.2 注音字母排列法 在漢語拼音方案公布之前，此法比較通用。后來被漢語拼音字母排列法所代替。
1.5.3 音韻排列法 該法是古代按音序排列工具書的一種方法，在古代能用，但在現(xiàn)代很少有人使用。
(二)、分類法
分類法是將資料按學(xué)科或事物性質(zhì)系統(tǒng)地加以排列。該法有按一種方式單獨編排的，也有與按時間、地區(qū)排列的方法相互配合使用的。如，美國《現(xiàn)期期刊目次》，美國《化學(xué)文摘》，美國《生物學(xué)文摘》等，其正文部分大多數(shù)都按分類法編排。
分類法的優(yōu)點是同學(xué)科、同性質(zhì)的資料集中在一起，便于族性檢索；不足之處是先要熟悉工具書的分類體系，然后才能進(jìn)行查找。
(三)、主題法
主題法是先將資料按照一定的主題集中，然后按主題詞字順進(jìn)行排檢的方法。其優(yōu)點是可將不同學(xué)科的同一主題的資料集中在一起，便于專題文獻(xiàn)的檢索。如，中國人民大學(xué)復(fù)印報刊資料的主題部分即采用此法編排。
(四)、時序法
時序法是按時間的順序排列資料的方法，多用于編制年表、歷表、年譜等工具書。它便于人們查考換算歷史時間，查考?xì)v史事件和圖像資料。按此法編排的工具書有《20世紀(jì)大事記》《中國抗日戰(zhàn)爭與第二次世界大戰(zhàn)系年要錄·統(tǒng)計薈萃》等。
(五)、地序法
地序法是按照一定時期的行政區(qū)域來排列資料的方法，主要用于編制查考地理和地方資料的工具書。按此法編排的工具書有《中華人民共和國分省地圖集》《中國縣市概覽》等。
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