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文 | 甘正氣

　　重要會議要求編寫簡報，這對于參加秘書工作多年的人或許是一件簡單的事情，但是寫好簡報也有一定的方法和技巧。筆者不揣淺陋，將自己的心得寫出來，與各位朋友交流。

　　很多人認(rèn)為簡報的第一特性是“簡”，其實不然。簡報首先是“報”，是報道的一種，報道就要講究準(zhǔn)確性與真實性。所以簡報中出現(xiàn)的人名、地名、時間、事實和數(shù)據(jù)一定要核對清楚，確保準(zhǔn)確無誤。尤其發(fā)言者的姓名不能寫錯，每位發(fā)言者提出了怎樣的意見建議，不能張冠李戴，引用發(fā)言者的原話要加引號。對于批評性意見，尤其較為尖銳的批評意見，成文后要請發(fā)言者本人過目。從大的方面看，此次簡報報道的是什么會議的哪次討論會，討論的時間和主題，參與討論的人員群體、界別、組別等也要寫準(zhǔn)確。

　　首先應(yīng)簡要。簡報要體現(xiàn)全面性和代表性，要充分體現(xiàn)討論的熱烈程度和發(fā)言的踴躍性，但是簡報的篇幅和容量有限，因此只須寫重點和要點，寫中心和主題，重點放在哪位發(fā)言者指出了什么問題、提出了什么意見建議，不需具體論證和繁復(fù)說理。其次應(yīng)簡明。不能因為文字簡要而忽略明確性，因此，網(wǎng)絡(luò)新詞要慎用，盡量不使用生僻的專業(yè)詞匯或者非通用的簡稱，譬如發(fā)言者建議要“加強‘鐵公機(jī)’建設(shè)”，簡報中就要寫明“鐵”、“公”、“機(jī)”分別指“鐵路”、“公路”和“機(jī)場”。還要注意簡報的層次性，會議概況可以在導(dǎo)語集中寫明，不要將其與發(fā)言內(nèi)容雜糅，如果幾個與會者指出的問題、提出的意見建議類似，應(yīng)予合并，防止東一榔頭西一棒。再次應(yīng)簡練。文風(fēng)要練達(dá)，盡量避免抒情性的詞句，少用帶感情色彩的形容詞。對于發(fā)言者的旁征博引、引經(jīng)據(jù)典要有選擇，不要寫套話、空話。最后應(yīng)簡潔。簡報一般是手寫成文，當(dāng)場交稿，所以要求意在筆先，以免在稿紙上東涂西改，如果改動較大，應(yīng)重新謄抄，以免影響審閱。用正楷書寫，字體要稍大，杜絕繁體字、異體字及不規(guī)則的簡寫，標(biāo)點也要占格，防止細(xì)密不可識。

　　簡報具有非常強的時效性，一般是上午開會晚上就要送到與會者手中，下午或晚上開會則第二天早上要送到與會者手中，如果會議結(jié)束幾天了簡報才出來，簡報就沒有意義了。簡報又有很嚴(yán)格的審簽、統(tǒng)稿、編輯、印發(fā)程序，負(fù)責(zé)審簽的領(lǐng)導(dǎo)會議期間又非常繁忙，所以盡可能在會議或小組討論一結(jié)束，簡報初稿即寫完交領(lǐng)導(dǎo)審簽。要做到當(dāng)場交稿，會前必須做大量細(xì)致的準(zhǔn)備工作，會中則要全神貫注、集中全力。由于會議或小組討論的記錄者以及簡報的起草者往往是同一個人，所以會前的準(zhǔn)備工作尤為重要。會前要充分熟悉與會人員，尤其要記住參加小組討論的人員的姓名。為了節(jié)約時間，可以在會前將會議記錄中的時間、地點、會議名稱、參加人、主持人以及記錄紙的頁碼填好，還可將簡報的題目以及簡報稿紙的頁碼也寫好。對于會議擬討論的報告和決議要事先認(rèn)真研讀，熟悉新的提法和框架結(jié)構(gòu)，以免聽不懂與會人員對報告和決議的解讀和評價，或者聽到新的提法思維短路。如果不熟悉參加小組討論的人員，可以利用會議簽到的機(jī)會一一認(rèn)識，也可以請主持人介紹認(rèn)識，或者請參與討論的人員在發(fā)言時說明自己的姓名。發(fā)言者說開場白或者用具體事例說明自己觀點時，主持人說明程序性問題時，簡報起草者一定要利用好這些時間組織簡報，做到會議記錄與簡報起草兩不誤。如果會議結(jié)束時簡報將近寫完，可以請領(lǐng)導(dǎo)留步，將已完成的部分分頁交領(lǐng)導(dǎo)審閱，領(lǐng)導(dǎo)審閱時，將簡報最后完稿。如果不能當(dāng)場交稿，應(yīng)問明哪些領(lǐng)導(dǎo)具有審簽權(quán)限，如果第一審稿人不在，也可以最快的速度交其他領(lǐng)導(dǎo)審簽，不致耽誤簡報工作。

　　（本文刊于《秘書》雜志2012年第5期。）