去年以來,平原縣積極謀劃、主動作為,扎實推進脫貧攻堅檔案工作,創(chuàng)新性提出機制、業(yè)務(wù)、技術(shù)“三位一體”管理新模式。歷時5個月,高質(zhì)量完成脫貧攻堅檔案歸集11578卷(件),形成目錄59595條,掛接40余萬頁,共計322G,為鄉(xiāng)村振興工作提供了堅實的數(shù)據(jù)參考。
健全工作機制
增強檔案工作內(nèi)生動力
健全管理網(wǎng)格,明確崗位職責。縣檔案局、縣檔案館和縣扶貧辦按照統(tǒng)一管理、分級負責的原則,形成由縣檔案局領(lǐng)導掛帥、縣檔案館分管業(yè)務(wù)、縣扶貧辦具體負責、各機關(guān)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)街區(qū)協(xié)助的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立檔案信息工作小組,分管負責人為檔案管理責任人,設(shè)立檔案員,負責文件材料歸檔和整理。縣檔案館派出檔案業(yè)務(wù)骨干,為脫貧檔案業(yè)務(wù)開展、驗收及進館提供技術(shù)支持。
統(tǒng)一分類標準,規(guī)范檔案業(yè)務(wù)。結(jié)合縣脫貧攻堅檔案工作實際,縣檔案館和縣扶貧開發(fā)領(lǐng)導小組辦公室聯(lián)合印發(fā)通知,將脫貧攻堅過程中形成的材料分為綜合管理類、精準脫貧類、精準識別類、精準施策類、貧困戶類等五大類,同時,編制工作手冊,進一步明確檔案收集重點、歸檔范圍和保管期限,為現(xiàn)場人員提供工作參考。
加快數(shù)字化建設(shè),提升管理水平。建立檔案數(shù)字化聯(lián)合工作機制,與第三方成立檔案數(shù)字化聯(lián)合工作小組,密切溝通協(xié)作,及時發(fā)現(xiàn)、上報和解決合作中存在的各種問題,提高工作質(zhì)量和工作效率。同時,縣檔案館成立由3名業(yè)務(wù)骨干組成的檔案數(shù)字化驗收小組,對第三方的脫貧檔案的成果進行驗收,保證檔案數(shù)字化成果按時進館。
▲平原縣檔案館工作人員到鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行督導
夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)
提升脫貧檔案歸集水平
轉(zhuǎn)變工作方式,提高脫貧檔案業(yè)務(wù)水平。將檔案歸集工作由“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑爸笇А保扇 熬€下+線上”全程指導的工作模式?!熬€下”提供“一對一”、面對面的精準業(yè)務(wù)指導服務(wù),就脫貧檔案歸集工作的重點、難點問題開展現(xiàn)場答疑,手把手指導;“線上”利用騰訊會議、電話、微信及時溝通,有效跟進,全力幫助解決歸集工作中遇到的實際問題,全面了解、及時跟進脫貧檔案歸集工作情況,整體把握脫貧檔案歸集工作進度。
加強監(jiān)督管控,打造脫貧檔案精品工程。縣檔案局緊緊圍繞脫貧攻堅檔案歸檔進度和立檔規(guī)范對各單位的檔案歸集情況進行督查,并現(xiàn)場反饋給縣扶貧辦和各單位整改落實。通過邊整理,邊查找、邊整改、邊落實的工作模式,將缺項、漏項、檔案整理不規(guī)范等問題及時反饋至相關(guān)單位責任人,確保歸集工作保質(zhì)保量完成。并對檢查整改后的檔案進行數(shù)字化加工,建立“數(shù)字專題庫”,實現(xiàn)數(shù)字化的100%,確保紙質(zhì)、電子檔案齊全完整高質(zhì)量保存。
嚴控驗收關(guān)口,確保脫貧檔案如期進館。成立檔案加工驗收小組,采用以軟件為主,人工為輔的驗收方式,對軟件不能檢查的數(shù)據(jù)和圖像以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗,逐件審核檔案質(zhì)量。抽檢比率不得低于5%,對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準確性,抽檢合格率應(yīng)為100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。
▲平原縣檔案館業(yè)務(wù)骨干到鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行業(yè)務(wù)指導服務(wù)
完善信息化技術(shù)
增強脫貧檔案利用效果
持續(xù)推進檔案信息化。自2008年自主設(shè)計推出綜合檔案管理系統(tǒng)以來,持續(xù)推進系統(tǒng)升級改造。2017年升級檔案管理軟件設(shè)施,配備各種硬件設(shè)施,完善檔案科技規(guī)劃管理,建立退伍軍人、婚姻、干部等民生檔案數(shù)據(jù)庫。2021年底建立脫貧攻堅專題檔案庫,將審核合格的檔案導入“平原縣脫貧攻堅檔案專題數(shù)據(jù)庫”,并將歸集整理好的元數(shù)據(jù)與軟件應(yīng)用系統(tǒng)銜接,方便群眾查閱利用。
創(chuàng)新推進檔案數(shù)字化。探索出“軟件+人工”的數(shù)字化驗收方式,具體分圖像自檢、實體與圖像初驗、數(shù)據(jù)初驗、數(shù)據(jù)復檢、最終驗收五個步驟,主要對安全保密、圖像掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、文件級目錄級題名、檔案整理、數(shù)據(jù)備份等進行檢查驗收,對整理不規(guī)范、數(shù)字化掃描不符合要求、掛接不正確的檔案嚴禁進館,實現(xiàn)檢查率100%。為檔案“增量電子化”進館工作“助跑”。
率先啟動新技術(shù)應(yīng)用。在德州地區(qū)率先適用“合規(guī)審查軟件”,采用此軟件進行100%自動檢驗,為脫貧檔案早日進館提供有力保障。嚴格執(zhí)行檔案數(shù)字化加工場所安全及保密制度,強化過程監(jiān)管,確保數(shù)據(jù)安全。同時完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫,規(guī)范檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和交換格式,利用移動硬盤多套備份檔案數(shù)字化副本,實現(xiàn)了紙質(zhì)化、數(shù)字化“雙進館”。
▲縣檔案館數(shù)字化技術(shù)團隊
聯(lián)系客服