上一篇：系統(tǒng)地學(xué)習(xí)Excel第15課，「查找與替換」對話框中的「查找」功能

本篇內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

本篇的知識體系

在Excel中，若用戶要統(tǒng)一替換一些內(nèi)容，則可以使用【替換】功能。通過按下Ctrl+H鍵打開【查找和替換】對話框，不僅可以查找表格中的數(shù)據(jù)，還可以將查找的數(shù)據(jù)替換為新的數(shù)據(jù)，從而大大地提高數(shù)據(jù)處理的效率。

本篇以Excel 2019為例，其中介紹的方法也適用于Excel 365/2016等低版本的Excel軟件。讀者可以參考：

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1.【替換】功能的基礎(chǔ)功能

在Excel 中需要替換數(shù)據(jù)時(shí)，可以選擇【開始】選項(xiàng)卡，在【編輯】組中單擊【查找和選擇】下拉列表按鈕，然后在彈出的下拉列表中選中【替換】選項(xiàng)(或按下Ctrl+H鍵)，打開【查找和替換】對話框的【替換】選項(xiàng)卡，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入要替換的數(shù)據(jù)，在【替換為】文本框中輸入要替換為的數(shù)據(jù)，并單擊【查找下一個(gè)】按鈕，Excel會(huì)自動(dòng)在工作表中選定相關(guān)的單元格。此時(shí)，若要替換當(dāng)前選中單元格的數(shù)據(jù)則單擊【替換】按鈕即可。若不要替換則單擊【查找下一個(gè)】按鈕，查找下個(gè)要替換的單元格。

使用Excel的【替換】功能一個(gè)一個(gè)的替換數(shù)據(jù)

若用戶單擊【全部替換】按鈕，則Excel會(huì)自動(dòng)替換所有滿足替換條件的單元格中的數(shù)據(jù)。將之應(yīng)用在工作中，我們可以大大提升表格數(shù)據(jù)的修改效率。例如。

修改表格中的錯(cuò)別字

以下圖所示的表格為例。如果我們要將表格中統(tǒng)一使用“柴芩清寧膠囊”這個(gè)名稱，而表格同類名稱中需要修改的文字中包括“岑”和“涔”兩種表述。

此時(shí)，可以通過按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“柴?清寧”，在【替換為】文本框中輸入“柴芩清寧”，然后單擊【全部替換】按鈕。

同時(shí)將表格中的“柴岑清寧膠囊”和“柴涔清寧膠囊”替換為“柴芩清寧膠囊”。

刪除姓名中的空格

以下圖所示的表格為例，表格【姓名】列中的數(shù)據(jù)中包含數(shù)量不等的空格，這會(huì)使我們在使用VLOOKUP等需要用到數(shù)據(jù)對比的函數(shù)時(shí)，無法得到想要的結(jié)果。

要快速刪除【姓名】列表數(shù)據(jù)中的空格，我們只需要在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入一個(gè)空格鍵，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

去掉數(shù)字中的小數(shù)部分

以下圖所示的表格為例，如果我們在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)需要忽略“業(yè)績”列中數(shù)據(jù)的小數(shù)，也可以通過執(zhí)行“查找與替換”功能來快速實(shí)現(xiàn)操作。

按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“.*”（本例為直接去掉小數(shù)部分，沒有四舍五入，其中“*”為通配符，表示小數(shù)點(diǎn)后的任意字符），然后單擊【替換全部】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

將表格中的“*”號替換為“x”號

以下圖所示的表格為例，如果我們要將表格中的“*”號替換為“x”號（例如，將15mg*5T替換為15mgx5T）。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“~*”(由于“*”在Excel中具有代表所有數(shù)據(jù)的特殊身份，要實(shí)現(xiàn)精確替換“*”號，需要在其前方添加“~”號)，在【替換為】文本框中輸入“x”號，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

調(diào)整不規(guī)范的日期

以下圖所示表格的日期列為例，其中年、月、日之間使用“.”間隔，屬于不規(guī)范的日期。我們可以使用使用【替換】功能將其中的“.”號替換為規(guī)范日期使用的“/”號。

按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“.”，在【替換為】文本框中輸入“-”，然后單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

快速將列轉(zhuǎn)置為多行

以下圖所示的表格為例，如果我們要將表格中“姓名”列中的數(shù)據(jù)快速轉(zhuǎn)置為一個(gè)6行4列的表格。

可以利用【填充】功能，在目標(biāo)單元格區(qū)域創(chuàng)建一個(gè)下圖所示的數(shù)據(jù)陣列。

然后按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡，在【替換內(nèi)容】文本框中輸入A，在【替換為】文本框中輸入“=A”，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

替換某個(gè)字符內(nèi)容之后（或之前）的內(nèi)容

以下圖所示表格為例，如果我們要在A列的“國藥控股”之后添加“江蘇有限公司”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“股*”，在【替換為】文本框中輸入“股江蘇有限公司”，然后單擊【全部替換】按鈕。

具體操作過程如下圖所示。

同理，如果要將A列中的“國藥控股”修改為“江蘇國藥控股”，則可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【替換內(nèi)容】文本框中輸入“*國”，在【替換為】文本框中輸入“江蘇國”，然后單擊【全部替換】按鈕。

批量刪除指定數(shù)據(jù)

以下圖所示的表格為例，如果我們需要連“()”一起刪除其中包含的數(shù)據(jù)。

在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“(*)”,然后直接單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作過程如下圖所示。

2.【替換】功能的選項(xiàng)設(shè)置

在【替換】選項(xiàng)卡中執(zhí)行【全部替換】操作雖然方便，但也會(huì)有一個(gè)問題，以下圖所示的表格為例。

如果我們只想將表格中“數(shù)量”列中的數(shù)據(jù)“0”替換為“無貨”，只想【全部替換】操作，Excel會(huì)默認(rèn)將表格中所有的“0”(例如2019中的“0”和0.27g中的“0”）都替換為“無貨”。這顯然不符合操作的要求。

要解決這個(gè)問題，我們需要在【替換】選項(xiàng)卡中單擊【選項(xiàng)】按鈕，在打開的選項(xiàng)區(qū)域中，詳細(xì)設(shè)置替換的相關(guān)選項(xiàng)。

在【選項(xiàng)】選項(xiàng)區(qū)域中選中【單元格匹配】復(fù)選框后，再單擊【全部替換】按鈕，Excel將只會(huì)替換表格單元格中數(shù)據(jù)為“0”的數(shù)據(jù)。

具體操作過程如下圖所示。

通過在【替換】選項(xiàng)卡的【選項(xiàng)】選項(xiàng)區(qū)域中進(jìn)行設(shè)置，我們可以精確選擇需要查找和替換的數(shù)據(jù)。

其中：

• 【范圍】下拉列表：用于設(shè)置是在當(dāng)前工作表中查找替換，還是在整個(gè)工作簿中查找替換。
• 【搜索】下拉列表：用于設(shè)置【查找和替換】功能的搜索順序是按行還是按列，并將結(jié)果按搜索出的先后順序展示。
• 【查找范圍】下拉列表：用于設(shè)置在查找可替換的數(shù)據(jù)時(shí)是按公式、值還是按批注查找。
• 【區(qū)分大小寫】復(fù)選框：用于設(shè)定查找可替換數(shù)據(jù)時(shí)，是否區(qū)分其英文大小寫。
• 【單元格匹配】復(fù)選框：用于設(shè)置查找可替換數(shù)據(jù)時(shí)，是否嚴(yán)格查找與【查找內(nèi)容】文本框中輸入數(shù)據(jù)一致的單元格。
• 【區(qū)分全/半角】復(fù)選框：用于設(shè)置查找可替換數(shù)據(jù)時(shí)，是否區(qū)分其全角和半角狀態(tài)。
• 【查找內(nèi)容】和【替換為】文本框后的【格式】按鈕：可以通過其設(shè)置查找替換的格式，例如查找到數(shù)值格式的數(shù)據(jù)，將其替換為日期格式；查找到某字體或單元格填充色，將其轉(zhuǎn)換為其他顏色（或數(shù)值）；查找到合并后的單元格等。

下面將通過幾個(gè)例子來具體介紹【替換】選項(xiàng)卡中【選項(xiàng)】選項(xiàng)區(qū)域的使用方法。

區(qū)分大小寫替換指定英文字母

以下圖所示的表格為例，如果我們需要將其中【業(yè)務(wù)員】列中“Been”中的“B”替換為“K”，而忽略其他小寫的“b”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入B，在【替換為】文本框中輸入K，然后在【選項(xiàng)】選項(xiàng)區(qū)域中選中【區(qū)分大小寫】復(fù)選框，并單擊【全部替換】按鈕。

具體操作過程如下圖所示。

查找指定數(shù)值的數(shù)據(jù)并為其設(shè)置格式

以下圖所示的表格為例，如果我們想要查找表格中【數(shù)量】列中數(shù)值為0的數(shù)據(jù)，并為這些數(shù)據(jù)所在的單元格設(shè)置黃色填充。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入0，在【選項(xiàng)】選項(xiàng)區(qū)域中選中【單元格匹配】復(fù)選框，然后單擊【替換為】文本框后的【格式】按鈕。

打開【替換格式】對話框，選擇【填充】選項(xiàng)卡，選擇【黃色】色塊并單擊【確定】按鈕。

最后，返回【替換】選項(xiàng)卡，單擊【全部替換】按鈕即可。具體操作方法如下圖所示。

替換指定單元格格式的數(shù)據(jù)

仍以上圖所示的表格為例，如果我們要在表格中將填充黃色的單元格替換為文本“無貨”。

可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，單擊【查找內(nèi)容】文本框右側(cè)【格式】按鈕旁的倒三角按鈕，從彈出的列表中選擇【從單元格選擇格式】選項(xiàng)。

然后，單擊表格中設(shè)置了黃色填充的單元格。

返回【替換】對話框，單擊【替換為】文本框右側(cè)【格式】按鈕旁的倒三角按鈕，從彈出的列表中選擇【清除替換格式】選項(xiàng)。清除原先設(shè)置的替換格式。然后在【替換為】文本框中輸入“無貨”，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作方法如下圖所示。

標(biāo)注被合并的單元格

在下圖所示的表格中，一些單元格被設(shè)置了“合并單元格”。

如果我們要將表格中被合并的單元格快速找出，并使用填充顏色將其全部標(biāo)注出來，可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，單擊【查找內(nèi)容】文本框后的【格式】按鈕。

打開【查找格式】對話框，選擇【對齊】選項(xiàng)卡，選中【合并單元格】復(fù)選框后，單擊【確定】按鈕。

返回【替換】選項(xiàng)卡，單擊【替換為】文本框后的【格式】按鈕。

打開【替換格式】對話框，選擇【填充】選項(xiàng)卡，選中一種填充顏色后，單擊【確定】按鈕。

最后，返回【替換】選項(xiàng)卡后單擊【全部替換】按鈕即可。具體操作方法如下。

同時(shí)替換工作簿中所有工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)

以下圖所示的工作簿為例，該工作簿中包含一月、二月和三月等三個(gè)工作表。

如果我們要將工作簿中三個(gè)工作表的“規(guī)格”數(shù)據(jù)同時(shí)刪除，可以在按下Ctrl+H鍵打開【替換】選項(xiàng)卡后，在【查找內(nèi)容】文本框中輸入“/*”，然后單擊【范圍】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【工作簿】選項(xiàng)，并單擊【全部替換】按鈕即可。

具體操作方法如下圖所示。

下一章，我們將介紹在Excel中設(shè)置單元格格式的方法與技巧。