前 言
在日常工作中，部分員工對財務(wù)知識比較欠缺，對公司財務(wù)報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務(wù)部及相關(guān)部門工作帶來不必要的困擾。
01初始費用報銷
02費用報銷的流程及注意事項
03費用報銷實務(wù)解析
04費用報銷必知風(fēng)險及應(yīng)對
05費用報銷如何做到規(guī)范、高效
01 初始費用報銷
費用
費用是指企業(yè)在日?；顒又邪l(fā)生的，會導(dǎo)致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤無關(guān)的經(jīng)濟利益的總流出。
費用包括企業(yè)日?；顒铀a(chǎn)生的經(jīng)濟利益的總流出，主要指企業(yè)為取得營業(yè)收入進行產(chǎn)品銷售等營業(yè)活動所發(fā)生的企業(yè)貨幣資金的流出。
填寫規(guī)范及注意事項
﹥1.所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)均應(yīng)提供正規(guī)合法票據(jù)；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰，沒有涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷；
﹥2.應(yīng)使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經(jīng)辦人、報賬人、單據(jù)張數(shù)等信息應(yīng)如實完整填寫；
﹥3.不要將票據(jù)倒置粘貼；不要用訂書機訂票據(jù)；
﹥4.發(fā)票上未列清詳細品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭，開具日期等信息，不得空白。
家電發(fā)票開辦公用品，隨意列支辦公費的稅務(wù)風(fēng)險老板不可不知
【案例】青島市稽查局人員通過對該自動化公司納稅和發(fā)票使用情況進行納稅檢查，發(fā)現(xiàn)該公司老板（也就是法定代表人）陶某私人購買家用電器、家裝材料和家具用品，取得青島某商業(yè)有限公司開具的增值稅普通發(fā)票共計25份。陶某將這些發(fā)票帶回公司，交由財務(wù)計入公司管理費用，一共是30萬。隨后陶某在公司報銷了這筆費用，財務(wù)將這筆費用在稅前扣除了，但沒有做納稅調(diào)整。
稽查局要求該公司補繳稅款8.46，罰款4.23萬，罰款占稅款50%！得不償失！
會計在處理老板私人消費和公司成本時，明顯把這兩項混為一談了。這樣的會計核算結(jié)果無疑是失真的，不可能真實反映企業(yè)經(jīng)營狀況。另外，企業(yè)所得稅法中有規(guī)定，企業(yè)實際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的、合理的支出，包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應(yīng)納稅所得額時扣除。與企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營不相關(guān)的支出，不得在稅前扣除，如果列入了企業(yè)成本，需要做納稅調(diào)增。
企業(yè)大金額列支的成本必定會被列為重點排查對象，對于那些品名只為辦公用品而沒有購物清單的發(fā)票更是可疑。企業(yè)進行稅收籌劃時最重要的就是判斷合理性！這就要求財務(wù)人員自身對成本保持一定敏感度。
稅務(wù)嚴打發(fā)票違規(guī)：辦公用品、預(yù)付卡等8類發(fā)票或?qū)⒃庾顕来驌?/span>
看北京
依托金稅三期、防偽稅控、電子底賬等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，深入挖潛發(fā)票數(shù)據(jù)，聚焦違規(guī)公務(wù)接待、購買高檔煙酒、采購辦公用品、公款旅游等事項，鎖定煙、酒、茶、節(jié)日福利、餐費、購貨方名稱等關(guān)鍵字段，提取疑點數(shù)據(jù)，為其提供發(fā)票、申報、繳稅等方面的數(shù)據(jù)支持。
5.原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求：
﹥1）阿拉伯數(shù)字要加上人民幣符號，如：報賬金額為12345元，則在阿拉伯數(shù)字填寫欄內(nèi)填寫￥12345.00。
﹥2）大寫漢字欄內(nèi)應(yīng)按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應(yīng)位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫，并在大寫漢字前的每一空位上畫“X”，在數(shù)字是0的位置填寫漢字“零”。例如，報賬金額為￥2034.50，則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫：
X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分
﹥3）漢字的數(shù)字大寫標準寫法為：壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬元角分。
對原始單據(jù)的要求
■1.發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復(fù)寫紙復(fù)寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù)。
■2.內(nèi)容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項目要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，嚴禁涂改。
不宜報銷的單據(jù)
1.內(nèi)容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的票據(jù)一律不予報銷；
2.無發(fā)票專用章的白條票據(jù)；
3.數(shù)量、單價、金額不明確的票據(jù)；
4.收據(jù)、虛假發(fā)票等票據(jù)不予報銷；
5.名稱必須寫全稱，否則不予報銷。
考考您
原始單據(jù)粘貼規(guī)范
在日常報銷中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼不規(guī)范，例如：一張紙上粘貼的票據(jù)太多、太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額、稽核、裝訂、會計檔案保管） 等帶來很大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間。
1.票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類，如辦公用品、電話費、差旅費、市內(nèi)交通費等等，按照類別分別粘貼。
2.將票據(jù)整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外。裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù)，不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄。
3.如果票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼；票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單。
4.對于比粘貼單大的票據(jù)或其他附件，也應(yīng)沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。
報銷票據(jù)粘貼
基本要求：
–緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼
–相鄰票據(jù)間須留出間隔距離
–票據(jù)較多時，可分行粘貼
–不得豎向粘貼
–報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途
·不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部有權(quán)退回，要求報銷人重新整理。
票據(jù)粘貼
緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼
高管的“發(fā)票腐敗”
案例：中石油子公司一女老總被曝“發(fā)票腐敗”。
√發(fā)票貓膩：辦公用品、食品、餐費、服務(wù)費、培訓(xùn)費、會議費。
√不單看發(fā)票，輔之：合同、小票、水單。
√女老總的尷尬對國企內(nèi)控改進的啟迪。
案例：中遠集團副總徐某報銷老婆的美容美發(fā)費10萬元被人舉報，栽了，被開除黨籍并移送司法機關(guān)。
疑問：徐總的費用報銷單如何能通過審批呢，總會計師與總經(jīng)理簽字了沒有？
√副總費用不需總會、總經(jīng)理簽字：內(nèi)控太糟。
√總會與總經(jīng)理都簽字：內(nèi)控執(zhí)行更糟。
高管報銷費用怎么審批
案例：東方富海財務(wù)把每位高管的費用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“榮登”榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。
√高管報銷費用，只需財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
√只要不太出格，CEO、CFO都會簽字。
√高管的職務(wù)消費等于沒了監(jiān)控。
怎么監(jiān)控高管的職務(wù)消費
◆重點監(jiān)控招待費、會議費、培訓(xùn)費、差旅費、辦公用品。
◆最好公示高管費用報銷，全員監(jiān)督。
◆高管在分子公司兼職的，把審計延伸到分子公司，這里的“故事”更精彩。
華為怎么監(jiān)控任正非的報銷
案例：任總一次去日本出差，報銷差旅費時，把住酒店時的洗衣費也計算在內(nèi)了。華為的差旅費報銷制度中是不允許員工報銷此類費用的，當內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這筆不當報銷后，將之寫到了審計意見中。
結(jié)局：任總為此做了自我批評。
√做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省
√內(nèi)審的硬氣源于一把手的垂范
注意事項
· 01票據(jù)與實際業(yè)務(wù)吻合
· 02附件能有力支撐費用發(fā)生的真實性
· 03取得的發(fā)票符合稅法要求
一、票據(jù)與實際業(yè)務(wù)吻合
這是費用報銷中最基本的常識知識。
比如：去采購一批物料，按理應(yīng)該取得商品購銷發(fā)票，但最后到財務(wù)報銷時使用的是接受服務(wù)的發(fā)票，這樣牛頭不對馬嘴，自然不允許報銷。
二、附件能有力支撐費用發(fā)生的真實性
附件與報銷單之間應(yīng)具有較強的邏輯性和關(guān)聯(lián)性。如：
1.實物資產(chǎn)
如：購買原材料、機器設(shè)備、辦公用品、低值易耗品、禮品等，應(yīng)有入庫單、入庫單簽章；審批手續(xù)應(yīng)齊全；大額采購應(yīng)有采購合同，應(yīng)有質(zhì)量驗收合格證明；發(fā)票日期和發(fā)票金額應(yīng)與采購合同對應(yīng)。
2.業(yè)務(wù)招待費
業(yè)務(wù)招待費報銷，應(yīng)按報銷流程審核簽批，大額發(fā)票應(yīng)有消費清單。
3.差旅費
差旅費報銷單內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，所附的車票應(yīng)為去出差地的車票、餐飲，住宿發(fā)票應(yīng)為出差地的發(fā)票、發(fā)票體現(xiàn)的人員應(yīng)與派出的人員人數(shù)相吻合。
4.會議費
會議費報銷應(yīng)有會議通知、參會人員名單、簽到表等資料，不得有與會議無關(guān)費用（如旅游費）列支。
5.運費
運費報銷應(yīng)有運費報銷單，起運地和運達地應(yīng)與運費報銷單相吻合。
三、取得的發(fā)票符合稅法要求
1.發(fā)票類別恰當。水電費、各類外包服務(wù)費、印刷費、辦公費、物料采購費用等可以使用增值稅專用發(fā)票報銷，但吃飯的發(fā)票、業(yè)務(wù)招待饋贈禮品、為員工福利發(fā)生的發(fā)票等使用增值稅普通發(fā)票報銷即可。
2.發(fā)票本身要合法有效。取得發(fā)票上須加蓋銷售方發(fā)票章，且與銷售方名稱一致；報銷的非機打車票上應(yīng)有監(jiān)制章；并且有防偽識別碼或水印。
3.發(fā)票備注欄應(yīng)有未有的發(fā)票無效。如：貨物運輸服務(wù)，填寫起運地、到達地、車種車號以及運輸貨物信息；鐵路運輸企業(yè)提供貨物運輸服務(wù)，注明受托代征的印花稅款信息；建筑服務(wù)，注明建筑服務(wù)發(fā)生地名稱及項目名稱銷售；出租不動產(chǎn)，注明不動產(chǎn)的詳細地址；差額征稅，開票自動打印“差額征稅”字樣。
03 費用報銷實務(wù)解析
差旅費報銷
費用標準
每天出差補助為伙食補貼，不再另行報銷餐費。
費用標準補充說明
（1）出差車票原則上由員工自己訂購，按照級別標準內(nèi)選擇合適交通工具，標準內(nèi)實報實銷，超過級別標準部分由員工自行承擔。飛機票由公司統(tǒng)一訂購。報銷車票時必須提供火車票，不能提供或遺失，原則上不予報銷。
?。?/span>2）住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。
?。?/span>3）本著高效與節(jié)約并重的原則，員工出差時須首選公共交通工具出行，如遇特殊情況需打的則必須獲得部門負責人批準。
?。?/span>4）出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用，出差補助減半。
?。?/span>5）出差期間招待客戶，需要事先經(jīng)公司負責人同意后方可招待，回來后補辦招待申請程序，其招待費已報銷的，應(yīng)扣除招待當天對應(yīng)的伙食補貼。
辦公費報銷
辦公用品包含使用年限在1年以上的，不列入固定資產(chǎn)核算的耐耗品。
1.辦公用品由行政部門統(tǒng)一購買、登記、入庫、保管和發(fā)放，具體購置程序根據(jù)行政部門相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，費用由行政部門報銷。
2.辦公用品根據(jù)需要按月采購，采購人員需要事先借款的，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請購申請單”，執(zhí)行公司借款流程。
員工借款審批流程
交通費用報銷
◆公司員工外出辦事，應(yīng)首選公交車、地鐵作為出行工具，需要乘出租車必須經(jīng)部門負責人同意。
◆報銷交通費必須認真填寫交通費明細表，按照表格要求填寫出行日期、事由、出發(fā)地、目的地、金額，不得有涂改，報銷時附在報銷粘貼單后。
◆報銷金額嚴格按照車票金額計算，每張車票上標明日期，按照時間順序粘貼在粘貼單上，票面金額不實、金額計算錯誤、金額有涂改均重新填寫報銷單、交通費用明細表。
◆交通費每月報銷一次，每月10日前報銷上月交通費，10日后交來交通費報銷單據(jù)，報銷款下月10日前發(fā)放。
交通費明細表填寫
固定資產(chǎn)的購置、管理
固定資產(chǎn)是指使用年限在1年以上的辦公設(shè)備或物品。
﹥新增固定資產(chǎn)需編制預(yù)算，并由行政部門統(tǒng)一購買和管理。具體購置程序根據(jù)行政部門的采購制度執(zhí)行。購入的固定資產(chǎn)驗收后，將發(fā)票和其他有關(guān)單據(jù)交財務(wù)部入賬；行政部門制成銘牌粘貼在相應(yīng)的固定資產(chǎn)上，并對其登記造冊。
無發(fā)票報銷的常見問題
1.延遲取得發(fā)票如何進行處理？
例如：超市購買了幾百元的辦公用品，現(xiàn)金已付，結(jié)果超市發(fā)票用完了，下月才能領(lǐng)開。如何入賬？
根據(jù)《會計信息的使用者及其質(zhì)量要求》——重要性原則，有該筆采購支出金額很小，對企業(yè)的會計核算影響不大。根據(jù)重要性原則，可以等到下月開票后報銷進行會計處理和登記賬簿；但要取得開票的證明和依據(jù)。作為財務(wù)人員，要及時催促采購人員，取得發(fā)票后及時履行報銷手續(xù)。
2.臨時工勞務(wù)費無發(fā)票如何入賬？
第一種方法：對于一些農(nóng)民工可以要求其提供在鄉(xiāng)村繳納的保險的證據(jù)，然后簽訂勞動合同，也視為企業(yè)的正式員工，其工資支出列入工資薪金所得。建議采取該種方法，既滿足正式員工的相關(guān)條件，又可以少交稅款，風(fēng)險較低。
第二種方法：就是視同勞務(wù)費支出，首先需要攜帶證件到稅務(wù)部門代開發(fā)票，但此種方法對于勞務(wù)承擔者來說，稅負很高。
3.某公司與對方單位共用一塊電表，電業(yè)部門給對方開具總額電費發(fā)票，不另給公司開具發(fā)票。公司安裝獨立的計量表，根據(jù)真實用量與對方單位結(jié)算費用。公司能否依據(jù)對方單位的收據(jù)和電業(yè)部門給對方開具的電費發(fā)票復(fù)印件入賬？
按照規(guī)定，該公司向電力部門購買電力時，應(yīng)向收款方索取發(fā)票并入賬。但鑒于該公司與對方單位共用一塊電表，電業(yè)部門不單獨給公司開具發(fā)票的特殊情況，目前通常的做法是與總表所在單位提出水電費公攤意見，并同時制作“原始憑證分割單”及原始憑證復(fù)印件，來入賬；同時，報主管稅務(wù)機關(guān)部門審批并據(jù)以稅前扣除。
分割單格式如下，供大家參考：
《關(guān)于稅前扣除憑證管理辦法》
（國家稅務(wù)總局公告2018年第28號）
第八條 稅前扣除憑證按照來源分為內(nèi)部憑證和外部憑證。
內(nèi)部憑證是指企業(yè)自制用于成本、費用、損失和其他支出核算的會計原始憑證。內(nèi)部憑證的填制和使用應(yīng)當符合國家會計法律、法規(guī)等相關(guān)規(guī)定。
外部憑證是指企業(yè)發(fā)生經(jīng)營活動和其他事項時，從其他單位、個人取得的用于證明其支出發(fā)生的憑證，包括但不限于發(fā)票（包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票）、財政票據(jù)、完稅憑證、收款憑證、分割單等。
04 費用報銷必知風(fēng)險及應(yīng)對
費用報銷常見問題
溝通：沒有發(fā)票怎么辦
案例：有些業(yè)務(wù)人員借款后，遲遲不拿發(fā)票報銷。一問，要么說是辦活動了沒發(fā)票，要么說給客戶傭金了沒發(fā)票。如果財務(wù)強調(diào)必須要有發(fā)票，他會跳起來說，要發(fā)票業(yè)務(wù)就做不了。
潛在的稅務(wù)風(fēng)險點
辦公用品不是萬能的擋箭牌
變相發(fā)薪酬、福利，套現(xiàn)給客戶提成，不好入賬的禮品、服裝、煙酒茶等支出
到超市購物，只要含文具，就可全額開辦公用品發(fā)票。
稅務(wù)要求
√大額的辦公費提供小票。
√認實質(zhì)不認形式，按人頭框算辦公用品支出。
【案例】吉祥科技有限公司（以下簡稱“吉祥公司”）是增值稅一般納稅人，2019年7月20日收到業(yè)務(wù)人員報銷辦公費的增值稅專用發(fā)票，票面注明稅率13%，稅額0.13萬元，價稅合計金額1.13萬元，“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)”欄填寫“辦公用品”（無明細清單），該公司財務(wù)人員以不符合稅法規(guī)定的發(fā)票不得進行財務(wù)報銷為由拒收。請問財務(wù)人員處理是否正確？
稅法依據(jù)
《國務(wù)院關(guān)于修改<中華人民共和國發(fā)票管理辦法>的決定》（國務(wù)院令2010年第587號）第二十條規(guī)定，所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應(yīng)當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。
案例解析
根據(jù)本案的資料：吉祥公司2019年7月20日收到業(yè)務(wù)人員報銷辦公費的增值稅專用發(fā)票“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)”欄填寫“辦公用品”（無明細清單），根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于修改<中華人民共和國發(fā)票管理辦法實施細則>的決定》（國家稅務(wù)總局令第37號）、《國家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅發(fā)票開具有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2017年第16號）規(guī)定，應(yīng)通過開票系統(tǒng)開具辦公用品內(nèi)容清單或明細。
招待費怎么控制
控制招待費的常見手段：定額制、事前審批制。
√前者會定下來不同等級的接待標準，后者要求每次吃喝前要獲得領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
√兩者結(jié)合使用，可以有效遏制餐桌上的腐敗。
√更嚴格的規(guī)定：報銷時要求注明接待客人的信息以及陪同人員的信息，并提供照片為證。
業(yè)務(wù)招待費如何預(yù)防稅務(wù)風(fēng)險
業(yè)務(wù)招待費報銷，是否有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理甚至公司總經(jīng)理審核簽批，大額發(fā)票是否有消費清單，可以備注一下當初的招待情況。大額發(fā)票是稅務(wù)稽查重點，如果沒有清單，如果被稅務(wù)稽查的話，可能會被認為虛假消費。
餐費都進業(yè)務(wù)招待費嗎？
因業(yè)務(wù)開展的需要，招待客戶就餐列“招待費”；
員工食堂就餐、活動聚餐、加班聚餐，列“職工福利費”；
員工出差就餐，在標準內(nèi)的餐費，列“差旅費”；
企業(yè)組織員工職業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)期間就餐，列“職工教育經(jīng)費”；
公司在酒店召開會議，會議期間就餐，列“會議費”；
公司籌建期間發(fā)生的餐費，列“開辦費”；
以現(xiàn)金形式發(fā)放的員工餐費補貼，列“工資薪金”；
企業(yè)召開董事會，董事會期間發(fā)生的餐費，列“董事會費”；
工會組織員工活動，活動期間發(fā)生的餐費，列“工會經(jīng)費”；
影視企業(yè)拍攝過程中“影視劇中的餐費”，列入影視成本。
思考：員工出差期間宴請行為發(fā)生的餐費可計入差旅費嗎？
差旅費包括哪些內(nèi)容？
①交通費（機票、火車票、長途汽車票、輪船票）；
②市內(nèi)交通費（出租車票、公交車票、地鐵票、過橋過路費）；
③住宿費；
④餐費（出差人正常餐飲，不包括宴請）；
⑤雜費（行李托運費、訂票費）；
⑥出差補貼（無票據(jù)，現(xiàn)金發(fā)放）。
差旅費的規(guī)范
旅游費涉稅風(fēng)險多
不能在福利費中列支，這會造成逃稅嫌疑
計入差旅費可以嗎？還是計入其它科目？
（一）企業(yè)自有員工的旅游費
《中華人民共和國個人所得稅法》第八條稅法第二條所說的各項個人所得的范圍：1.工資、薪金所得，是指個人因任職或者受雇而取得的工資、薪金、獎金、年終加薪、勞動分紅、津貼、補貼以及與任職或者受雇有關(guān)的其他所得。企業(yè)支付的員工受益的“旅游費”從法理上講，應(yīng)屬于“與任職或者受雇有關(guān)的其他所得”，應(yīng)并入員工受益的當月工資總額中，一并計算個人所得稅并及時代扣代繳。
（二）非雇員旅游費
《財政部、國家稅務(wù)總局關(guān)于企業(yè)以免費旅游方式提供對營銷人員個人獎勵有關(guān)個人所得稅政策的通知》（財稅[2004]11號）。自2004年1月20日起，對商品營銷活動中，企業(yè)和單位對其營銷業(yè)績突出的非雇員以培訓(xùn)班、研討會、工作考察等名義組織旅游活動，通過免收差旅費、旅游費對個人實行的營銷業(yè)績獎勵（包括實物、有價證券等），應(yīng)根據(jù)所發(fā)生費用的全額作為該營銷人員當期的勞務(wù)收入，按照“勞務(wù)報酬所得”項目征收個人所得稅，并由提供上述費用的企業(yè)和單位代扣代繳。
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公司的高管個人出國旅游費用該如何處理呢？有的公司將公司高管個人的出國旅游費用作為了考察費在公司賬上進行列支。這種處理其實是不正確的。商務(wù)考察費是與公司經(jīng)營相關(guān)的，一般需要有考察項目方的邀請函、考察日程安排計劃、項目考察報告等具體資料來證明，滿足條件的才能在賬面列支，在企業(yè)所得稅前據(jù)實扣除。
企業(yè)所得稅扣除問題
企業(yè)為職工承擔旅游費用的，個別稅務(wù)機關(guān)對此做出可作為福利費開支的規(guī)定，如果本地區(qū)沒有特別的規(guī)定，那么企業(yè)在發(fā)生上述應(yīng)由個人負擔的支出時不得在企業(yè)所得稅前扣除（最多可以計入工資總額），應(yīng)當全額進行納稅調(diào)增。各地征管差異比較大。
手機費如何報銷
現(xiàn)在的手機號都實名制，到運營商營業(yè)大廳開具話費發(fā)票時，發(fā)票抬頭只能是個人名字。
發(fā)票沒有公司抬頭，很多地方的稅局不予認可。
解決思路：
單位統(tǒng)一購買充值卡，按制定的報銷標準發(fā)放給員工。
購買充值卡，運營商是可以開具公司抬頭發(fā)票的。
盡量杜絕禮品費發(fā)票
禮品費容易給人商業(yè)賄賂的嫌疑；
禮品發(fā)票隱藏著巨大的稅務(wù)風(fēng)險；
贈送禮品給個人，需代扣代繳20%的個稅；
禮品費在所得稅前扣除時，類似餐飲費，不能全扣；
企業(yè)購進禮品送人，視同銷售，還有增值稅；
如何規(guī)避禮品帶來的稅務(wù)風(fēng)險呢？
最穩(wěn)妥也是最決絕的辦法：不允許報銷禮品費。
05 費用報銷如何做到規(guī)范、高效
一、制度要考慮細節(jié)
費用報銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。制度一定要明細化，讓各種可能出現(xiàn)的場景都有約定。
【案例】員工出差都有出差補貼，就要計算補貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？8月1號出差，8月2號回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補貼；頭尾都算，給兩天的補貼。特殊情況來了，一個員工8月2日晚上坐飛機回到首都機場時是晚上11點，打車到家是3日的零點四十分。算出差補貼時要不要多計一天？
如果制度能約定清楚以到北京的時間為準，就不會有爭議了?？梢娭贫ㄖ贫葧r在細節(jié)上務(wù)需清晰。
二、特殊事項要有替代方案
很多財務(wù)人員糾結(jié)錢付出去了，沒有發(fā)票，怎么報銷？
【例子】通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個月吃住在老鄉(xiāng)家。項目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒有發(fā)票，費用該如何報銷呢？一味強調(diào)憑票報銷顯然不合理。
對此，有家公司就設(shè)計替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對于D類地區(qū)（偏遠的山區(qū)）實行費用包干制，給很高的出差補貼。
電視劇《人民的名義》
大陸集團的董事長王大陸與李達康聊天，王大陸說企業(yè)從銀行貸款后需拿出幾個點的錢打點銀行的領(lǐng)導(dǎo)，幾乎成為慣例。接著王大陸說我從沒有行過賄?？吹嚼钸_康一臉茫然，王大陸做了解釋，我通過財務(wù)公司辦理。李達康聽后說你設(shè)置了防火墻。
這里的防火墻是什么意思？實際上是王大陸把向銀行貸款的業(yè)務(wù)委托給中介機構(gòu)去辦理，支付服務(wù)費。至于中介怎么做，那與我無關(guān)，所以這樣的做法追求的是外圓內(nèi)方。王大陸的這個做法可以讓費用報銷更加規(guī)范，這一思路值得所有企業(yè)學(xué)習(xí)。
三、新生事項預(yù)留例外通道
首先對新生事項，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的事項。對于新發(fā)生的事項，要預(yù)留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費用報銷制度予以規(guī)范。
四、培訓(xùn)宣貫制度
《費用報銷制度》出來后，必須宣講、培訓(xùn)才能深入人心。一般大企業(yè)在新員工入職培訓(xùn)時會開一門課《員工如何報銷費用》。把財務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識點告訴員工，有助于員工正確認識制度，避免產(chǎn)生誤解。
【案例】很多員工對增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅。
五、找準審批關(guān)鍵節(jié)點
員工報銷費用時，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財務(wù)，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡單；規(guī)模越大，簽字流程越長。
六、報銷和審批約定時限
以華為為例，費用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個月之內(nèi)報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。
為了保證費用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當然，審批責任由該沒有及時審批的審批人承擔。公司會定期提取審批時效記錄予以通報，通報本質(zhì)就是批評。
七、集中處理
費用報銷往往都是小金額，大批量，如果公司有五百左右個員工，每個人如果都能涉及到費用報銷，財務(wù)是苦不堪言的……
我以前所在公司就面臨這樣的問題，公司幾百號人，從周一到周五，從早上到下午，時時都有人報銷費用，財務(wù)部就像茶館。每個人在等報銷的時候聊幾句天，然后扯幾句閑話，這樣財務(wù)部就像說書場一樣。
解決之道，財務(wù)的費用報銷集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時間段報銷，對于經(jīng)常發(fā)生費用的人，盡可能集中一個月處理一次，可大幅度減低工作量。
八、IT與人工智能替代
費用報銷審批工作量大、規(guī)則性強、控制節(jié)點少，執(zhí)行簡單。這樣四個特點，很符合人工智能處理的要求。費用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實現(xiàn)智能化。
如果建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，費用報銷就可以做到自動化處理，工作量就由以前的非常巨大變得微不足道。
工作做到前面
◆事先做好培訓(xùn)
◆建立審批流程
◆設(shè)定各層級審批權(quán)限
◆嚴格審核發(fā)票
◆掌握好各科目報銷重點
◆規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險
◆建立獎懲措施
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