6.2 在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板
PowerPoint在每個演示文稿中只提供一個模板，如果在一個演示中有很多幻燈片，而你希望它們有不同的風格，你就需要分別對幻燈片做一些美化工作，可是這樣一來就產(chǎn)生了大量重復的枯燥工作。這時我們可以在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板，操作方法如下:
1.為每一種你想重復的樣式創(chuàng)建一張單獨的幻燈片;
2.要創(chuàng)建以某樣式為基礎的新幻燈片，首先切換到“幻燈片瀏覽”視圖，選擇你想用的模板幻燈片，復制這張幻燈片，然后編輯復制件中的文字和圖表。
如果你想把這些“模板”用到另一個演示文稿中，把兩個文件都切換到“幻燈片瀏覽”視圖，“肩并肩”地擺著，然后把某“模板”幻燈片用鼠標拖拉到另一個窗口即可。
6.3 將要演示文稿保存為幻燈片放映文件
打開將要保存為幻燈片放映的演示文稿，單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”列表中，選擇“PowerPoint放映”（圖1），該幻燈片放映文件將保存為擴展名為.pps的文件。在從桌面打開該文件時，它將自動以幻燈片放映視圖放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint將自動關閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，你可以通過文件菜單中的打開命令打開該文件。
6.4 統(tǒng)計幻燈片數(shù)
在PowerPoint中可像在Word中那樣計算字數(shù)、段落等，不過PowerPoint中還可計算幻燈片數(shù)。方法是:單擊“文件→屬性”，在“屬性”對話框中選中“統(tǒng)計”選項卡，其下顯示了這些內(nèi)容（圖2）。
圖2
6.5 在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
如果想在當前幻燈片的后面插入一張新幻燈片，試一試“Shift+Enter”，奇妙吧！當然了“Ctrl+M”也可以。不信？你試試看。
6.6 讓文字閃爍不停
在PowerPoint中可以利用“自定義動畫”來制作閃爍文字，但無論選擇“慢速”、“中速”還是“快速”，文字都是一閃而過，無法讓文字連續(xù)閃爍。其實在這種情況下，我們只需要按照下例步驟做，就可以實現(xiàn)連續(xù)閃爍:
1.創(chuàng)建文本框，設置好文字的格式和效果，并做成閃爍的動畫效果;
2.點選這個文本框再單擊“編輯”菜單下的“復制”命令，同時在文稿中根據(jù)想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數(shù)，再將這些框的位置作相應的設置;
3.最后，把這些文本框都設置為在前一事件一秒后播放，文本框在動畫播放后隱藏即可。
6.7 記錄幻燈片放映過程中的即席反應
當作報告時，你經(jīng)常需要制作一張列表，并在里面列出你的想法、評注、建議或操作。你可以用PowerPoint來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書面表格。操作方法如下:
在幻燈片放映視圖中，鼠標右擊屏幕的任意位置，點擊快捷菜單中的“會議記錄”，點擊“即席反應”選項卡，在說明、分配至、期限框中鍵入所需的信息，然后點擊“添加”（圖3）。如果需要添加更多的操作項，重復上述操作，完成后點擊“確定”。你所指定的即席反應將出現(xiàn)在該演示文稿末尾的一張新幻燈片中，你可以使用這張幻燈片來回顧幻燈片放映過程中別人提出的想法或建議。
圖3
另外:你可以將即席反應導入Word或Outlook中。操作方法如下:
在PowerPoint的“工具”菜單中，點擊“會議記錄”，點擊會議記錄對話框中的“導出”按鈕。如果想創(chuàng)建包含想法或操作的Word文檔，請選中“將即席反應郵寄到Microsoft Outlook”復選框;如果想放到Outlook任務列表中（并在稍后將任務分配給合適的人員），請選中“將會議細節(jié)和即席反應傳送到Microsoft Word”復選框，最后點擊“立即輸出”。
6.8 縮減PowerPoint圖片所占用的空間
在添加圖片，如照片或插圖時，PowerPoint演示文稿可能會變得非常龐大。你可以手動壓縮這些圖片，但還有一個更簡單的方法:讓PowerPoint 2002為你自動完成這些工作。
單擊“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請選中“文檔中的所有圖片”按鈕，在更改分辨率下面，選擇你要使用演示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要進一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區(qū)域”復選框，單擊“確定”。
注意:如果你對圖片進行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區(qū)域，就不能再把它們恢復到原來的分辨率或大小。這個技巧同樣適用于Word 2002。
6.9 讓剪貼畫靈活改變顏色
在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得顏色搭配不合理，肯定會選“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”命令進行改變。乍一看挺好，但一改動問題就來了。比如你想把該畫中的一部分黑色改成紅色，它卻把全部黑色都改成了紅色，太呆板了。怎么辦？你可以這樣做:
1.選中剪貼畫;
2.單擊繪圖工具欄中的“繪圖”;
3.單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象”;
4.單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定;
5.在選定外空白處單擊一下;
6.選中你要改變的那一部分對象（有些可以再分解）;
7.單擊繪圖工具欄中的“填充”，選擇所需顏色，這樣一來改變顏色就靈活多了。
6.10 自動演示文稿
單擊“幻燈片放映”菜單下的“設置放映方式”命令，在出現(xiàn)的對話框中選中“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復選框即可。
6.11 多張PowerPoint幻燈片應用鏡頭切換效果
以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應用到多張幻燈片:
單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應用該過渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果（圖4），單擊“應用于所有幻燈片”按鈕，現(xiàn)在這些幻燈片將使用完全相同的效果。
圖4
6.12 讓剪貼畫旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)
在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得角度不對想旋轉(zhuǎn)，或方向不對想翻轉(zhuǎn)時，PowerPoint的相關指令卻不能激活，這時你可以進行以下操作:選中該剪貼畫，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”，單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象”，單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定。再單擊繪圖工具欄中的“繪圖→組合”。經(jīng)過這5個步驟的處理，你就可以隨心所欲使用相關指令了。
6.13 使用PowerPoint制作相冊（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
啟動PowerPoint新建一個幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊”命令，打開相冊對話框（圖5），在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片，你可以選擇從磁盤或是像掃描儀、數(shù)碼相機這樣的外設添加圖片。若要從文件或磁盤添加圖片，請執(zhí)行下列操作之一:
圖5
在“插入圖片來自下面”，單擊“文件/磁盤”，定位包含要添加到相冊中的圖片的文件夾或磁盤，再單擊圖片文件 ，然后“插入”，重復第二步以向相冊中添加所需的圖片?；蛘咭淮伟阉鼈兌继砑舆M去，按住Ctrl鍵，選擇要添加到相冊中的所有圖片，然后單擊“插入”。接下來，在相冊版式下指定相冊的外觀，單擊“創(chuàng)建”按鈕關閉對話框，回到幻燈編輯模式，編輯相冊封面，繼續(xù)完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創(chuàng)作的精美相冊了。
注意:相冊是PowerPoint 2002的新增功能，盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。
6.14 讓字的出現(xiàn)與旁白同步
為使字與旁白一起出現(xiàn)，可以采用“自定義動作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出現(xiàn)速度還是太快。這時可將這一段文字分成一行一行的文字塊，甚至是幾個字一個文字塊，再分別按順序設置每個字塊中字的動畫形式為按字母向右擦除，并在時間項中設置與前一動作間隔1～3秒，就可使文字的出現(xiàn)速度和旁白一致了。
6.15 清除幻燈片上的文字
在播放幻燈片的過程中，右擊鼠標，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選中“屏幕”中的“擦除筆跡”命令即可。
6.16 在PowerPoint中插入Flash動畫（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
打開PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，這將打開ActiveX控件工具箱面板（圖6），在工具箱的底部有一個“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“Shokewave Flash Object”選項后光標將變成十字形。用十字標在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右擊該窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項（圖7），在Flash的頁面屬性對話框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。如果SWF電影文件在PowerPoint文件的同一目錄下，則鍵入SWF文件名即可。
圖6 圖7
6.17 利用PowerPoint召開網(wǎng)上會議
PowerPoint提供了強大的網(wǎng)絡功能，能夠幫助我們輕輕松松地召集網(wǎng)絡會議，展現(xiàn)自己的風采。
Microsoft NetMeeting程序和Microsoft Office的緊密結(jié)合給我們開聯(lián)機會議提供了相當大的便利。只要在PowerPoint中打開“工具→聯(lián)機協(xié)作→現(xiàn)在開會”命令，在出現(xiàn)的窗口中輸入你的姓、名、電子郵件、位置和服務器名稱（圖8），NetMeeting就會在后臺自動啟動，如果你要找的人都在線上，并且對你的提議感興趣，同意參加，那么聯(lián)機會議就可以立即開始了！
圖8
聯(lián)機會議開始時，盡管所有參加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有會議主持人才是演示文稿的唯一控制人。打開協(xié)作功能可允許參加者修改演示文稿，但也可以在任意時刻關閉協(xié)作功能。關閉協(xié)作功能后，其他參加者就不能繼續(xù)進行修改，但他們可以觀察到會議主持人的工作。協(xié)作功能打開時，聯(lián)機會議的參加者就可輪流地編輯和控制演示文稿。當其他人控制演示文稿時，會議主持人將不能使用光標（不僅是在演示文稿中，其他情況也不行）?？刂蒲菔疚母宓膮⒓诱咝彰氖鬃帜笗霈F(xiàn)在鼠標指針旁。如果在會議過程中，主持人忽然想到遺漏了一個VIP，進程還沒有進入緊要階段，那么這個時候可以邀請其他人加入正在進行的聯(lián)機會議。不過被邀請參加即席聯(lián)機會議的人必須在其計算機上已運行了NetMeeting，否則將不能收到聯(lián)機會議邀請。
如果想把會議開得很成功，我們可以提前做一個會議通知。單擊“工具→聯(lián)機協(xié)作→安排會議”，Outlook就會自動啟動，彈出一個非常詳盡的界面，我們只要按照實際情況改幾個數(shù)據(jù)，就可以很輕松地完成會議通知。
PowerPoint中的很多功能幫助我們在網(wǎng)絡會議中仍然能夠自由地交流。例如“Web討論”功能使得用戶可以向演示文稿中插入評語。討論是線程化的，也就是說，對討論評語的答復將直接嵌套于討論之下，就像BBS上的文字?？梢酝黝}閱讀，不用一篇篇翻看。另外，允許同時存在多個主題討論。通過使用“討論”工具欄，任何正在審閱演示文稿的用戶都可以查看并答復任何討論。用戶可以在PowerPoint中審閱討論，并根據(jù)收到的反饋信息合并對演示文稿所做的更改。
當用戶開始討論時，將出現(xiàn)討論窗格，該窗格中包括了評語、問題以及討論的主題。用戶可以在討論窗格中拖動滾動條來查閱整個主題、還可以查閱向討論中插入評語的各個用戶的名稱和討論的內(nèi)容。
我們在審閱演示文稿時，也可以像平時審閱文字稿件一樣，直接在幻燈片上插入批注。打開要添加批注的幻燈片，單擊“插入→批注”命令。其他用戶所添加的任何隱藏批注都會出現(xiàn)在黃色的批注方框內(nèi)。這時你也可以在框內(nèi)鍵入自己的批注，然后在黃色批注方框外面單擊。我們可以按照自己的需要隨意對文本和批注方框進行移動、調(diào)整大小以及重置格式等操作，與處理其他對象一樣。此外，還可以傳送演示文稿，讓其他用戶也能查看和添加批注。如果你不希望幻燈片放映時顯示批注，可以將批注隱藏。批注不會出現(xiàn)在大綱窗格或者母版視圖中。
PowerPoint通過網(wǎng)絡進行演示的一個很強大的功能就是“廣播”。使用廣播可以在Web上廣播演示文稿（包括視頻和音頻）。如果觀眾人數(shù)較多或觀眾位于遠程位置，則此時廣播將特別有用。通過使用Outlook或其他電子郵件程序，用戶可以像安排其他會議一樣安排廣播。演示文稿的保存格式為Html，因此觀眾要查看演示文稿的唯一需要就是瀏覽器。如果有些觀眾錯過了廣播或需要將廣播存檔，則可以錄制廣播并將其保存到Web服務器上，以便可以在任何時候重新播放。進行廣播操作的方法如下:
打開要廣播的演示文稿。單擊“幻燈片放映→聯(lián)機廣播→安排實況廣播”，選擇“建立與安排一次新廣播”，然后在選項卡上填寫相關的信息。只需設置一次選項，以后所有的廣播都將使用這些設置。
6.18 復制配色方案
如果要將一張幻燈的配色方案傳給另一張或多張，重新進行配色則比較麻煩。其實有很簡單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對一張幻燈片進行重新著色;如果要同時重新著色多張幻燈片，請雙擊，然后依次單擊要應用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請在完成之后，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會自動中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應用于另一份。方法是:同時打開兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。
6.19 旋轉(zhuǎn)圖片
在使用PowerPoint提供的藝術圖片時，往往需要對圖片進行旋轉(zhuǎn)、顏色漸變和陰影變換等操作。因為PowerPoint的操作過程是針對對象的，而這些藝術圖片固有的格式又與PowerPoint中的對象不同，因此，在完成一些比較復雜的操作之前，需先將這些圖片轉(zhuǎn)變?yōu)镻owerPoint中的對象，然后再進行操作。下面介紹實現(xiàn)圖片旋轉(zhuǎn)的方法:
1.在PowerPoint的文件中，單擊“插入→圖片→來自文件”命令，調(diào)用需要進一步編輯的圖片;
2.選中該圖片之后，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→取消組合”命令項，從而使這個圖片分解成若干個小單元;
3.在分解后的圖片的左上角處按下左鍵，然后向該圖片的右下角處進行拖動，使分解后的整個圖片被全部套在矩形虛框中，此時松開鼠標左鍵，即可出現(xiàn)分解后的圖片被全部選中的標記;
4.再次右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→組合”命令，使分解后的圖片重新組合成為PowerPoint的對象;
5.選中該圖片對象之后，再使用鼠標左鍵單擊工具條中“旋轉(zhuǎn)”按鈕，即可實現(xiàn)藝術圖片的旋轉(zhuǎn)操作。
6.20 快速切換窗口播放模式（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
在實際使用Powerpoint的演示文稿的過程中，我們往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示的效果，默認的鼠標操作是這樣的:單擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”將啟動默認的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc”組合鍵與其他窗口切換。
其實，我們還可以這樣操作:
在需要播放幻燈片時:按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式（圖9），這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。
圖9
6.21 在PowerPoint中插入Excel圖表
如果要在PowerPoint中加入Excel圖表，先顯示出要添加Excel圖表的幻燈片，然后單擊“插入”菜單中的“對象”命令，彈出插入對象窗口（圖10），如果要創(chuàng)建新的圖表，就單擊“新建”，再選擇“Microsoft Excel圖表”。如果要插入已創(chuàng)建好的圖表，就單擊“從文件創(chuàng)建”，然后再輸入文件名稱。使用Excel的工具和菜單來更改此圖表。在此圖表外單擊，返回PowerPoint。如果要對此圖表進行修改，可雙擊圖表。
圖10
6.22 添加動畫效果
任務窗格上的動畫設計功能視圖使得在PowerPoint的幻燈片上添加動畫成為一件很容易的事。單擊“視圖→任務窗格”，在屏幕的右邊出現(xiàn)“幻燈片設計”任務窗格，單擊任務窗格右上角的箭頭，并選擇“幻燈片設計→動畫方案”，即可在下面的列表中看到各種動畫方案。
要在當前的幻燈片上應用或預覽PowerPoint中預置的某個方案，直接在列表中點擊該方案即可;如果要在所有的幻燈中都使用這一設計，點擊任務面板底部的“適用于所有幻燈片”按鈕;如果想把這一設計用在不止一個但又不是所有的幻燈片中，點擊PowerPoint窗口左端的“幻燈片”標簽，在按住Ctrl鍵的同時用鼠標選取要使用某一設計的幻燈片，然后從任務窗格中選擇動畫方案即可。
6.23 打印預覽幻燈片
PowerPoint 2002包含有打印預覽功能。單擊“文件→打印預覽”命令就可以顯示預覽窗口（圖11）。要預覽特定的視圖，可以拉出預覽窗口頂部工具條中“打印內(nèi)容”標簽旁邊的下拉菜單，選擇要打印的幻燈片。用戶可以點擊頂部“橫向”、“縱向”按鈕中的一個可以改變預覽輸出的方向。如果想把彩色幻燈片轉(zhuǎn)換為黑白的，可以單擊“選項→顏色/灰度→純黑白”命令即可。
6.24 給圖片減肥
幻燈片中經(jīng)常會用到位圖和插圖，這都會使幻燈片文件迅速膨脹起來。當然，你可以通過手工的方式（例如將所有的圖片采用JPG格式存儲）壓縮幻燈文件的大小，但PowerPoint 2002可以在這方面為你效勞。方法如下:
在創(chuàng)建幻燈片的過程中，用戶可以隨時通過調(diào)用“圖片”工具條對一個或幾個位圖圖片進行壓縮，單擊“視圖→工具欄→圖片”命令，在屏幕上出現(xiàn)“圖片”工具條，點擊工具條上的“壓縮圖片”按鈕，彈出壓縮圖片窗口（圖12），在“選中的圖片”和“文檔中的所有圖片”中間進行選擇;選擇分辨率，根據(jù)最后輸出的用途在“Web/屏幕”和“打印”二者之間進行選擇。注意檢查一下“刪除圖片的剪裁區(qū)域”選項，如果該選項沒有選，在改變圖像大小或?qū)D像進行修剪后，可以將圖像復原，并沒有真正刪除圖像的數(shù)據(jù);如果選了該項，PowerPoint就會刪除這些圖像中的相關數(shù)據(jù)，減小PowerPoint文檔的大小。
注意:如果通過選擇“Web/屏幕”和“打印”或者選擇“刪除圖片的剪裁區(qū)域”選項，就不能夠再把圖像恢復到最初的分辨率或大小了。
圖12
6.25 給重點內(nèi)容做個標記
在播放幻燈片的過程中，如果你想要對重點內(nèi)容做標記，只需在放映時單擊鼠標右鍵，選擇“指針選項”中的“畫筆”，然后就可以用它給重點內(nèi)容做標記了。
6.26 添加圖表
PowerPoint 2002新引入的“圖表”命令使得在幻燈片中添加一個圖表元素非常簡單。像幻燈片中的其他部件那樣，圖表元素可以移動和改變大小。單擊“插入→圖表”命令，就可以在當前頁碼中插入一個默認圖表，如果想改變圖表的樣式，可以單擊“圖表→圖表類型”命令在彈出的窗口選擇相應的類型即可。
6.27 重新組織幻燈片
雖然在以往版本的PowerPoint中可以對幻燈片進行重新排序、挑選和重新組織，但PowerPoint 2002使得在演示中重新組織幻燈片變得非常簡單。
單擊“視圖→普通”命令，然后點擊PowerPoint屏幕中左部的“幻燈片”標簽，就會看到PowerPoint 2002顯示的草圖。要處理草圖，只要簡單地點擊它即可。如果想對幻燈片重新排序，只需單擊一個草圖，并把它拖到演示中的一個新位置即可。
6.28 重復操作
在PowerPoint中如果想執(zhí)行同一動作，比如重復修改字體、字型號等，這時按F4鍵可輕松實現(xiàn)。
6.29 隱藏指針
在播放幻燈片的過程中，右擊鼠標，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選中“指針選項”中的“永遠隱藏”命令即可。
6.30 制作長時間閃爍的字體
在PowerPoint中也可制作閃爍字，但PowerPoint中的閃爍效果也只是流星般一閃罷了。要做一個可吸引人注意的連續(xù)閃爍字，可以這樣做:在文本框中填入需要的字，處理好字的格式和效果，并做成快速或中速閃爍的圖畫效果，復制這個文本框，根據(jù)想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數(shù)，再將這些框的位置設為一致，處理這些文本框為每隔一秒動作一次，設置文本框在動作后消失，這樣就成功了。
6.31 在PowerPoint中制作彩色公式（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
首先利用公式編輯器制作好公式，然后返回PowerPoint編輯狀態(tài)。將公式拖至目標位置放置，然后拖動尺寸控點將公式的大小調(diào)整至最佳尺寸。
單擊“視圖→工具欄→圖片”命令，打開“圖片”工具欄，單擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，打開“圖片重新著色”對話框，選中“顏色”復選框，單擊“更改為”下拉箭頭，彈出下拉列表，單擊“其它顏色”選項，從調(diào)色板中選擇所需要的顏色，如“紅色”，單擊兩次“確定”按鈕返回到PowerPoint編輯區(qū)中，可看到公式顏色由黑色變?yōu)榧t色了。
6.32 將文字幻燈片保存為圖片
如果要在一張圖片中加入文字說明，可將圖片先放到PowerPoint中，加入文字后再將幻燈片保存為圖片格式，這樣不會像Windows自帶的畫圖板，把整個文本框覆蓋在圖片上。當然我們也可將文字保存為圖片，方便瀏覽。具體操作如下:單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”框中選擇圖片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后單擊“確定”，這時可選擇是將所有幻燈片保存為圖片，還是將當前幻燈片保存為圖片。
6.33 設計目錄式的跳轉(zhuǎn)
利用字的跳轉(zhuǎn)功能，可以建立漂亮的目錄。設置跳轉(zhuǎn)時，建議不要設置字體的動作，而要設置字所在的邊框的動作。這樣既可以避免使字帶有下劃線，又可以使字色不受母板影響。具體操作為:選中字框，單擊右鍵，選取“動作設置”項，鏈接到所要跳轉(zhuǎn)的頁面。
6.34 快速復制對象
為了形式美觀一致，我們要求每一頁的按鈕通常放在同一位置。在一個頁面做好按鈕以后，選定所有按鈕，按“Ctrl+C”復制，然后換一頁，按“Ctrl+V”粘貼就行了，并且以前設置好的動作在其它頁面同樣有效，這樣就簡單多了。利用這種方法還可以將其他對象也放在不同頁面的同一位置。
6.35 將Word文檔發(fā)送到PowerPoint
在PowerPoint中，每次輸入文本都要插入一個文本框，操作起來很不方便。其實可以先在Word中將所有內(nèi)容按一定樣式輸入，再將它發(fā)送給PowerPoint。具體方法是:在Word中打開文檔，單擊“文件”菜單中的“發(fā)送” ，再單擊“Microsoft PowerPoint”。每個標題1樣式的段落都會成為新幻燈片的標題;每個標題2樣式的段落都會成為第一級文本，依此類推。
6.36 調(diào)整自選圖形尺寸
在PowerPoint中，“自選圖形”或“文本框”等對象和文字經(jīng)常出現(xiàn)大小不符合的情況，我們可以在“格式”菜單中單擊選定的對象類型。例如:“自選圖形”或“文本框”，再單擊“文本框”選項卡，選中“調(diào)整自選圖形尺寸以適應文字”復選框。要注意的是，如果選中“調(diào)整自選圖形尺寸以適應文字”復選框，則縮小該形狀時，不能小于要容納的文本。
6.37 制作自己的模板
做了一個自己滿意的幻燈片之后，為了方便以后的使用，不妨把它變成模板。具體方法是打開現(xiàn)有的演示文稿，單擊“文件”菜單中的“另存為”。在“文件名”框中為設計模板鍵入名字，在“保存類型”框中，單擊“設計模板”。以后就可直接通過“文件”菜單上的“新建”來使用該模板了。
6.38 使用超鏈接處理多個文檔
在PowerPoint 2002中，你可以將一個簡單的超鏈接插入到另一個文檔中。單擊該超鏈接即可打開源文檔，使你直接訪問目標數(shù)據(jù)。
要從PowerPoint文件創(chuàng)建到其它程序的超鏈接的方法是:
在PowerPoint中選中要設為超鏈接的對象（文字或圖片），然后單擊“插入→超鏈接”命令，打開插入超鏈接對話框，選中要鏈接的文檔，單擊“確定”按鈕即可。
6.39 插入MP3音樂
PowerPoint的“插入→影片和聲音→文件中的聲音”不支持MP3。但若你一定要MP3的話，可以用這樣的方法實現(xiàn):單擊“插入→對象”，在“插入對象”對話框中選“根據(jù)文件創(chuàng)建”（圖13），單擊“瀏覽”，指出MP3文件的路徑，單擊“確定”。插入文檔后，在“動畫效果”設置中除“時間”、“效果”外，再選“播放設置→對象動作→激活內(nèi)容”即可（系統(tǒng)內(nèi)必須有MP3播放器）。
圖13
6.40 快速選擇圖表元素
一般我們用鼠標選中某個圖表中的元素很困難，這時可以用鍵盤來選擇:先用鼠標雙擊圖表將其擊活，然后用上、下箭頭在元素組間移動。如果一個元素包含很多項目，亦可以用左、右箭頭在同一個組中左右切換。
6.41 電影字幕效果
PowerPoint 2002以前的各個版本沒有提供電影字幕效果（文字不斷地自下而上流動），但在PowerPoint 2002中實現(xiàn)這種效果卻易如反掌。具體實現(xiàn)方法如下:
1.在空白幻燈片中加入一個文本框。文本框在幻燈片中居中放置，其寬度要略小于幻燈片。文本框的上邊框在幻燈片的上半部（大約三分之二的位置），下邊框根據(jù)需要可大大低于幻燈片邊框;
2.在文本框中輸入文本?，F(xiàn)在選定文本框，再單擊右側(cè)窗格中“添加效果”下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“進入→其他效果”，在“華麗型”欄中選擇“字幕式”（圖14），最后單擊“確定”即可。文本框中的文本使用字幕式動畫效果時，在幻燈片加上適當?shù)谋尘靶Ч麜眯?/p>
6.42 讓幻燈片自動更新日期與時間
在幻燈片上插入頁眉與頁腳，可以讓它更有特色。如果想實現(xiàn)自動更新日期與時間，可以進行下述操作:單擊“視圖→頁眉與頁腳”命令，在打開的對話框中選擇“幻燈片”，選中“日期與時間”，選擇“自動更新”，則每次打開文件，系統(tǒng)會自動更新日期與時間。
6.43 下落反彈效果
這種文本的動畫效果非常有趣:播放時字符一個接一個地從上方歪歪斜斜地下落，落下后每個字符還要上下反彈幾次才能安靜下來，用這種效果做標題非常適合。具體實現(xiàn)方法如下:
1.在文本框中輸入文本。文本的字號要大些，最好選擇筆畫比較粗的字體（如“華文琥珀”字體）;
2.下面的操作步驟與實現(xiàn)字幕式動畫效果的步驟相同（只是最后要選擇“華麗型”欄中的“揮舞”效果）即可。
6.44 自定義對象的動作路徑
自定義對象的動作路徑的意思就是:你可以隨心所欲地為某個對象畫出一條路線，這個對象就會按你指定的路線進行移動。具體實現(xiàn)方法如下:先選定一個對象，然后單擊右側(cè)窗格中“添加效果”下拉菜單，在彈出的菜單中選擇“動作路徑→繪制自定義路徑→自由曲線”（其他方式也可以）。此時鼠標指針會變成筆形，在幻燈片中隨意畫出一條曲線（圖15）。
圖15
6.45 使兩幅圖片同時動作
PowerPoint的動畫效果比較有趣，選項也挺多，但局限于動畫順序，插入的圖片只能一幅一幅地動作。如果你有兩幅圖片需要一左一右或一上一下地向中間同時動作，可以采用以下的方法解決:
安排好兩幅圖片的最終位置，按住Shift鍵，選中兩幅圖片，然后右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→組合”命令，這樣使兩幅圖片變成了一個對象，再到“動畫效果”中添加相應的效果就可以了。
6.46 用PowerPoint動畫獲得閃爍效果
在PowerPoint 2002中添加動畫可以使演示文稿看起來更專業(yè)，而且操作非常簡單有趣。
在普通視圖中，顯示包含要動畫顯示的文本或?qū)ο蟮幕脽羝?，選擇要動畫顯示的對象，在“幻燈片放映”菜單上，單擊“自定義動畫”，在自定義動畫任務窗格中，單擊“添加效果”，并執(zhí)行一個或多個下列操作:
如果你希望使文本或?qū)ο笸ㄟ^某種效果進入幻燈片演示文稿，請指向“進入”，并單擊一種效果。
如果你希望給幻燈片中的文本或?qū)ο筇砑幽撤N效果，請指向“強調(diào)”，然后單擊一種效果。
如果你希望給文本或一個對象添加某種效果使其離開幻燈片，請指向“退出”，然后單擊一種效果。
6.47 翻轉(zhuǎn)的立方體效果
我們要做的是一個可以翻轉(zhuǎn)的立方體。實現(xiàn)這一效果的基本思路是:在同一位置畫出幾個依次轉(zhuǎn)動一定角度的立方體，并使第一個立方體顯示后便消失。以后的每個立方體在前一個立方體消失后馬上顯示出來，然后再“消失”。這些動作連續(xù)起來就形成了一個翻轉(zhuǎn)的立方體。具體實現(xiàn)方法如下:
1.利用“繪圖”工具中的“自選圖形”在幻燈片中畫出一個立方體，然后單擊右側(cè)窗格中“添加效果”下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“退出→消失”。
2.現(xiàn)在做第二個立方體。右鍵單擊第一個立方體，在快捷菜單中選擇“復制”，然后再次右鍵單擊該立方體，在快捷菜單中選擇“粘貼”，這樣便有了兩個立方體（這里之所以采用復制、粘貼的方法做第二個立方體，是為了保證與第一個立方體大小一致）?，F(xiàn)在移動第二個立方體使之與前一個立方體完全重合，然后拖動第二個立方體的旋轉(zhuǎn)控點（綠色的小圓圈）把它旋轉(zhuǎn)一個較小的角度，這樣第二個立方體就做好了。
最后為它設置動畫效果:首先選定該立方體，在“自定義動畫”中的“開始”欄中選擇“之后”;這樣它就會在前一個動作（即第一個立方體的“消失”動作）之后顯示。單擊“添加效果”下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“進入→出現(xiàn)”，再次單擊“添加效果”下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇 “退出→消失”，這樣第二個立方體就完全做好了。
3.其他各個立方體全部照此辦理，只是最后一個立方體不要為其設置“退出”動畫效果。
現(xiàn)在放映幻燈片，你會發(fā)現(xiàn)立方體的翻轉(zhuǎn)效果還是十分逼真的。
6.48 繪制斜線表頭
首先單擊“插入→表格”命令，添加一個表格，然后將光標放在第一單元格內(nèi)，單擊鼠標右鍵，彈出右鍵菜單，從中選擇“邊框和填充”命令。在“設置表格格式”對話框中（圖16），選擇“邊框”標簽，單擊添加斜線的按鈕，單擊“確定”按鈕，然后在表格中輸入文字，調(diào)整文字的大小與距離，最后一個二維的斜線表頭就這樣簡單地誕生了。
6.48 添加輔助線
在制作幾何課件時，常常需要作輔助線。實現(xiàn)的方法是:利用“直線”工具畫一條線段，利用“線型”工具使之成為虛線，利用“自定義動畫”命令定義為向下擦除效果。
6.50 創(chuàng)建多個模板
PowerPoint在每個演示文稿中只提供了一個模板，如果在演示過程中需要用到多個模板，則可以在正式工作前制作出幾個模板，用來提高工作效率。其方法是:首先為每一種想重復的樣式創(chuàng)建—個單獨的幻燈片，再創(chuàng)建以某樣式為基礎的幻燈片，在“幻燈片瀏覽”視圖方式下選擇想用的模板幻燈片并將其復制，然后編輯復制的文字與圖表。如果想把該模板用到另一個演示文稿中，則可把這兩個文件都切換至“幻燈片瀏覽”視圖，并排在一起，然后把其中的一個模板拖到另一窗口中即可。
6.51 隱藏對象
在做幾何課件時，常常遇到“一題多解”等情況，制作這樣的課件時，輔助線出現(xiàn)后，在下次單擊鼠標時，上一種輔助線應該隱藏。實現(xiàn)的方法:利用菜單中“自定義動畫”命令，打開“自定義動畫”選項卡，定義一種動畫效果后，“播放動畫后”列表框被激活，單擊該項，定義為“下次單擊后隱藏”。
6.52 控制演示文稿中的電影和聲音
在幻燈片中插入電影和聲音時，PowerPoint在幻燈片中插入一個包含該對象的小圖標，如果你不想要圖標，你可以設置文件，使之在第一次插入電影或聲音文件時自動播放，然后將圖標拖出幻燈片。
6.53 調(diào)用外部程序
由于PowerPoint本身功能的局限性，常需要調(diào)用外部程序，如Flash文件，實現(xiàn)的方法:選中某個對象，利用菜單中的“動作設置”命令，定義“單擊鼠標時的動作”，“超級鏈接到”指定的文檔。
6.54 自動顯示對象
每一頁幻燈片上常常有多個對象，若都定義了“自定義動畫”效果，播放時進入該頁，首先顯示的是空的背景，這顯然不是我們實際所需要的。應該這樣改進:打開“自定義動畫”設置窗口，選中“順序和時間”選項卡，選中“在前一事件后自動啟動”項。
6.55 在PowerPoint中創(chuàng)建一個摘要幻燈片
在創(chuàng)建好一個PowerPoint演示文稿后，你可能需要添加一個簡介、一個議程或小結(jié)。PowerPoint提供了向現(xiàn)有演示文稿快速添加摘要幻燈片的方法。該幻燈片可以重命名為簡介或議程，或者你也可以把它復制到演示文稿的末尾并重命名為小結(jié)或復習。
利用其他幻燈片的標題創(chuàng)建摘要幻燈片的操作方法:
打開需要添加摘要幻燈片的演示文稿，單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，在幻燈片瀏覽視圖中選擇你所需幻燈片的標題。要想同時選擇多個幻燈片，你必須在選擇的同時按住Ctrl鍵（記住選擇那些最能概括該演示文稿的幻燈片）。單擊幻燈片瀏覽工具欄上的“摘要幻燈片”按鈕，PowerPoint將利用所選幻燈片的標題創(chuàng)建名為“摘要幻燈片”的新幻燈片，該幻燈片將出現(xiàn)在所選幻燈片的前面（圖17），雙擊編輯該幻燈片。你可以更改標題、編輯現(xiàn)有項或添加新項。
圖17
6.56 控制播放過程
在播放幻燈片的過程中，我們一般是利用右鍵菜單中的“上一張”、“下一張”命令來翻頁，這樣會在屏幕上出現(xiàn)菜單，顯得不美觀，事實上你可以采用以下的方法來進行翻頁。
1.利用熱鍵:利用鍵盤上的PageUp、PageDown，直接實現(xiàn)上翻一頁與下翻一頁。
2.定位的方法:若在幻燈片中有多處“超級鏈接”時，一旦誤操作，可能不是誤差一頁的問題，若利用PageUp、PageDown熱鍵來翻頁顯然不方便。在播放過程中，可以通過鍵盤輸入數(shù)字（幻燈片的序號）后回車，直接定位到指定的幻燈片。
6.57 利用PowerPoint上網(wǎng)
運行PowerPoint時也可輕松上網(wǎng)，而不用打開IE瀏覽器。方法是:在“幻燈片”視圖下，單擊“視圖→工具欄→Web”可發(fā)現(xiàn)在工具欄上有地址欄，在此地址欄中輸入地址即可上網(wǎng)，另外，它還將IE中瀏覽過的地址也記錄于其下，做到了完全與IE的兼容。
6.58 更改繪畫筆的顏色
右擊鼠標，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選中“指針選項”中的“繪圖筆顏色”命令，選中所需要的顏色。另外也可在播放之前就改變繪畫筆的顏色，單擊“幻燈片放映”菜單下的“設置放映方式”命令，在該窗口中將“繪圖筆顏色”列表框的顏色改變即可。
6.59 建立超級鏈接
我們可以很方便地在演示文稿中建立超鏈接，方法如下:在“幻燈片”視圖下單擊“視圖→工具欄→Web”，調(diào)出Web工具欄，再在“地址欄”中鍵入相應的超鏈接站點的URL，回車后，PowerPoint就會啟動你的瀏覽器并且打開你指定的頁面了。
6.60 改變剪貼畫的位置
在幻燈片中插入剪貼畫后，如果覺得其角度不符合，可采取以下的方法:先選中該剪貼畫，再單擊繪圖工具欄中的“繪圖”，單擊“取消組合”，在彈出的“這是—個輸入的對象”對話框后單擊“確定”按鈕，這時選項由一個變?yōu)榱硕鄠€，再單擊繪圖工具欄上的“繪圖→組合”命令，經(jīng)過以上處理，即可對其進行隨意調(diào)整了。
6.61 暫?；脽羝菔荆ㄎ④汷ffice技巧大賽獲獎作品）
在播放幻燈片時，如果中場休息，或者插入其他話題，可以把幻燈片切換成黑屏或者白屏而不退出播映，以便隨時繼續(xù)播映。具體方法是按下w鍵變成白屏，按下b鍵變成黑屏。要繼續(xù)播映只要按下空格鍵即可。
6.62 快速顯示放映幫助
如果你需要在放映PowerPoint幻燈片時快速訪問快捷鍵，只需按下F1（或“Shift+?”），幻燈片放映幫助將自動顯示出來（圖18）。
圖18
6.63 10個最受歡迎的PowerPoint快捷方式
以下是一些簡化PowerPoint幻燈片放映操作的方法:
進到下一張幻燈片:N、Enter、PageDown、右箭頭、下箭頭、空格鍵（或單擊鼠標）
退到上一張幻燈片:P、PageUp、左箭頭、上箭頭、空格鍵
終止幻燈片放映:Esc或“-”鍵
停止或重新開始自動幻燈片放映: S或“+”鍵
進到第n張幻燈片:“數(shù)字n+回車鍵”
顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映:B或“.”鍵
顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映: W或“,”
隱藏鼠標指針:“Ctrl+H”
重新顯示被隱藏的鼠標指針，或者將指針更改為箭頭:“Ctrl+A”
返回到第一張幻燈片:同時按住鼠標左右鍵2秒鐘
6.64 調(diào)整PowerPoint中圖形的位置
如何使用方向鍵調(diào)整PowerPoint中對象位置，下面就是以更小的增量移動對象的方法:
選擇該圖形或文本框，按住Ctrl鍵不放，使用方向鍵上下左右移動該對象。
你將發(fā)現(xiàn)，這種方法可以更精確地控制圖像移動間距。
6.65 調(diào)整PowerPoint幻燈片的布局
在需要微調(diào)PowerPoint幻燈片中圖形或文本框的位置時，首先選擇該圖形或文本框，然后按上、下、左、右方向鍵移動該圖形或文本框。
6.66 將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)化為幻燈片文件
一個快速而容易的將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)化為幻燈片文件的方法是，在Windows資源管理器中將后綴為.ppt的文件重命名為.pps文件。
6.67 快速啟動PowerPoint幻燈片
想要快速方便地啟動PowerPoint演示文稿嗎？只需將該文件保存為PowerPoint幻燈片放映文件即可。在雙擊該文件時，它將以幻燈片放映視圖開始放映。在需要放映而不是創(chuàng)建演示文稿時，該方法可以避免涉及過多的PowerPoint操作。
6.68 演示過程中在幻燈片上書寫
作為一個演示者，難道你不曾希望能夠在幻燈的放映過程中在幻燈片上寫寫畫畫嗎？比如畫一幅圖表或者在字詞下面畫線，PowerPoint所包含的虛擬注釋筆使你可以在作演示的同時在幻燈片上作標記。
在幻燈片放映過程中使用注釋筆:
在幻燈片放映視圖中打開演示文稿，在窗口中單擊右鍵，指向“指針選項”，選擇“畫筆”，用畫筆完成所需動作之后，請按Esc鍵。
注意:當你退出幻燈片時用注釋筆所作的所有記號都將被清除，因此對將來要用到的注解請不要使用注釋筆來做。對任何想要保存的注解都要使用會議記錄或演講者備注。
6.69 更多的PowerPoint演示文稿設計選項
PowerPoint 2002的一個新特性就是你可以在單個演示文稿中使用多個幻燈片母版?；脽羝赴媸窃O計模板的一個元素，設計模板中存儲的信息包括樣式、占位符以及配色方案等。使用幻燈片母版，你可以進行全局更改，如替換字形，并使該更改應用到演示文稿中的所有幻燈片。當使用多個幻燈片母版時，請記住如果要對你的演示文稿進行全局更改，需要更改每一個幻燈片母版。
插入一個幻燈片母版
在“視圖”菜單中，指向“母版”，單擊“幻燈片母版”，請執(zhí)行下列操作之一:
若要在PowerPoint中插入使用默認樣式的幻燈片母版，請在幻燈片母版視圖工具欄上單擊“插入新幻燈片母版”按鈕;若要通過添加新的設計模板以插入幻燈片母版，請在格式工具欄上單擊“設計”，指向所需的設計，再單擊箭頭并選擇快捷菜單中的選項之一。
替換或添加幻燈片母版
在“視圖”菜單上，指向“母版”，再單擊“幻燈片母版”，在工具欄上，單擊“設計”，如果你想替換演示文稿中所選的母版而不是所有的母版，請在左邊的縮略圖中選擇母版。在幻燈片設計任務窗格中，指向所需的設計模板，再單擊箭頭，然后執(zhí)行下列操作之一:
若要用新設計模板的母版替換所選的母版，請單擊“替換所選設計”。
若要用新設計模板的母版替換當前所有母版，請單擊“替換所有設計”。
若要將一個新的設計模板及其母版添加到演示文稿，請單擊“添加設計方案” 。
注意:你當前正在使用的所有設計模板都顯示在幻燈片設計任務窗格中。在普通視圖中可以將它們應用于幻燈片。
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