昨天給大家講解了中小企業(yè)的第1個(gè)痛點(diǎn)，就是“更新著錄項(xiàng)目信息”不及時(shí)以及數(shù)據(jù)量大時(shí)容易出錯(cuò)，在這里再補(bǔ)充些更新著錄項(xiàng)目信息會(huì)遇到的困難。
每每在Excel表中更新著錄項(xiàng)目信息時(shí)，校核信息時(shí)還會(huì)遇到以下各路牛鬼蛇神，獲取著錄項(xiàng)目信息的途徑無(wú)外乎以下幾種：
1、網(wǎng)站查詢。通過(guò)中國(guó)及多國(guó)專利審查網(wǎng)站進(jìn)行查詢（不知為何國(guó)家對(duì)這塊數(shù)據(jù)把控越來(lái)越嚴(yán)格，過(guò)去直接公眾登錄即可查詢，現(xiàn)在既要通過(guò)手機(jī)號(hào)注冊(cè)，還需要驗(yàn)證碼，查詢信息依舊只能逐一進(jìn)行查詢，效率極低）。不知道大家是否知道，除了上述網(wǎng)站外，通過(guò)國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)營(yíng)服務(wù)平臺(tái)也是可以進(jìn)行查詢，這個(gè)網(wǎng)站目前暫時(shí)無(wú)需注冊(cè)。
2、電話查詢。要么國(guó)知局的電話總是忙線中，要么打通了，一遍又一遍的報(bào)著專利號(hào)，每每聽(tīng)到電話對(duì)面國(guó)知局妹紙?zhí)鹛鸬穆曇簦簩?duì)不起，您一次只能查詢10條還是5條，心中千萬(wàn)匹神獸呼嘯而過(guò)；（現(xiàn)在據(jù)說(shuō)已經(jīng)削減到一通電話只能查3條專利了，如果一家單位有50條專利，也得打17通電話才能查完，你說(shuō)累不累？果汁局你是在逗我么）
3、現(xiàn)場(chǎng)查詢。現(xiàn)場(chǎng)直接查了現(xiàn)場(chǎng)交，好處是可以直接拿回收據(jù)報(bào)銷，缺點(diǎn)是如果距離太遠(yuǎn)，那時(shí)間都耽擱在路上了，炎炎夏日和凜凜冬日那叫一個(gè)酸爽。果汁局的代辦處少的可憐，上海僅有1個(gè)，還在遙遠(yuǎn)的浦東。我當(dāng)時(shí)所在的企業(yè)在閔行，來(lái)回一趟，4個(gè)多小時(shí)。當(dāng)然果汁局目前也在積極地推動(dòng)電子化，推進(jìn)網(wǎng)上繳費(fèi)，但是結(jié)合難查的痛楚，收據(jù)還要等待郵寄到了才能報(bào)銷的情況，還是作罷。
4、委托代理所管理。但這并不是長(zhǎng)久之計(jì)；這還要牽扯到代理所的有償服務(wù)以及責(zé)任心，如果一個(gè)不小心，代理所出現(xiàn)漏繳，當(dāng)企業(yè)喪失專利權(quán)的時(shí)候再怎么追責(zé)代理所也是無(wú)濟(jì)于事的。所以，即便委托代理所代為管理、代繳也要做好自己對(duì)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理及監(jiān)控，把命運(yùn)交到別人手里是對(duì)自己的極不負(fù)責(zé)任。
5、部分專利享有費(fèi)減，需要單獨(dú)設(shè)置費(fèi)用計(jì)算公式。
6、部分專利享有國(guó)家及省市區(qū)的各級(jí)資助，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理，一般從授權(quán)日起半年有效期，也需要做好進(jìn)度跟蹤。
以上的種種都是需要大量的時(shí)間成本，維護(hù)好這張Excel大表也足見(jiàn)管理人員的功力，更新著錄項(xiàng)目信息是基礎(chǔ)工作，但也是重中之重，做好已是非常不易。
下面終于可以開(kāi)始今天的正文了，今天來(lái)講講中小企業(yè)如何管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)文檔。
說(shuō)到文檔管理，最早和國(guó)知局往來(lái)都是通過(guò)掛號(hào)信傳遞紙質(zhì)件，近年來(lái)才逐步電子化。在專利的全生命周期中涉及眾多的文檔，從早期的技術(shù)交底書(shū)、到提交后的各種通知書(shū)、到授權(quán)后的證書(shū)、繳費(fèi)的收據(jù)發(fā)票。文檔管理一般有以下情況：
1、紙質(zhì)件存檔
紙質(zhì)版存檔的弊端在于：
a）如果開(kāi)始沒(méi)有立好規(guī)矩，明確文檔管理的要求，不做好相關(guān)標(biāo)識(shí)很容易出現(xiàn)文檔管理失控；
b）需要做好臺(tái)賬的管理及更新；
c）存進(jìn)去容易找出來(lái)難，紙質(zhì)件找起來(lái)也比較麻煩；
d）占地方，需要專門(mén)的文件柜進(jìn)行存儲(chǔ)，易出現(xiàn)丟失的情況。
2、電子版存檔
1）存放在本地電腦；
目前大部分中小企業(yè)的操作一般都是一個(gè)專利一個(gè)文件夾管理，所有的授權(quán)證書(shū)存放在一個(gè)文件夾中進(jìn)行管理；文件夾層次多了后難以查找；
a）文件命名復(fù)雜，最簡(jiǎn)單的規(guī)范要求也需要（專利號(hào)/專利名稱+文檔類型）；
b）如沒(méi)有備份，電腦一旦宕機(jī)直接無(wú)法恢復(fù)；
2）存放在公共盤(pán)；
a）公共盤(pán)文件夾權(quán)限管控；
b）文件版本更新及管理；
3）存放在管理系統(tǒng)；
這里的管理系統(tǒng)不限于專業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)，可以是OA、PLM······；
a）其他系統(tǒng)需要做一定的定制開(kāi)發(fā)；
b）存進(jìn)去再找也不是很便捷；
3、紙質(zhì)件和電子版都進(jìn)行存檔；
一般如果拿到紙質(zhì)件后，會(huì)掃描一份電子檔進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)件及電子檔兩者互為備份，最為保險(xiǎn)，但工作量也幾乎翻倍。
其他可參考上述紙質(zhì)件存檔及電子版存檔的優(yōu)缺點(diǎn)。
部分文檔存放在不同的地方：如通知書(shū)可能在代理機(jī)構(gòu)有一部分，發(fā)票收據(jù)報(bào)銷后存放在財(cái)務(wù)處·······
總結(jié)：對(duì)于文檔管理，如果前期沒(méi)做好，后期想要規(guī)范化，歷史文件積重難返，對(duì)于接手的人來(lái)說(shuō)無(wú)疑是個(gè)極其嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，人工梳理費(fèi)時(shí)費(fèi)力；找文件費(fèi)力；無(wú)法多維度查找文件；人員變動(dòng)文檔交接也比較困難。
說(shuō)了文檔管理這個(gè)那個(gè)所帶來(lái)的不適與不快，有沒(méi)有什么好的解決方案呢？目前市面上有些專業(yè)的工具，就拿文檔管理來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)一種OCR光學(xué)識(shí)別技術(shù)來(lái)幫助文檔管理人員實(shí)現(xiàn)官方文本的迅速歸檔，這種技術(shù)大家可能有點(diǎn)陌生，我舉個(gè)例子大家立刻就能明白了。
不知道大家有沒(méi)有用過(guò)拍名片的APP，當(dāng)我對(duì)著名片一拍，名片上人員的姓名、地址、職位、電話等信息就立刻被提取出來(lái)了；或者你用支付寶或者微信一拍銀行卡，卡面上的卡號(hào)直接就識(shí)別提取出來(lái)了。通過(guò)這種OCR技術(shù)，可以自動(dòng)識(shí)別出官方文本上的，如申請(qǐng)?zhí)?、公開(kāi)日、專利名稱·······技術(shù)更強(qiáng)一些的連整個(gè)通知書(shū)的內(nèi)容都能扒拉下來(lái)。從而通過(guò)這些信息，迅速實(shí)現(xiàn)與相關(guān)專利的關(guān)聯(lián)，從而迅速歸檔。
