說某經(jīng)理在接待一個客戶時讓某員工去取一塊A型硬盤來，員工急忙去辦，想著經(jīng)理交代的事一定要辦好。因而在找到硬盤后，特意花了十多分鐘進(jìn)行測試，測試正常后才給經(jīng)理送去。送走客戶后，經(jīng)理不高興地說：怎么取一塊硬盤要花這么長時間？
員工說：我給硬盤做測試了。經(jīng)理說：誰讓你測試的，人家客戶就想看看這款硬盤的外觀模樣。又有一次，經(jīng)理接待客戶時讓員工去取一塊硬盤來，有了上次經(jīng)驗，員工這次直接把硬盤給經(jīng)理送了過來。經(jīng)理把硬盤接到機(jī)器上給客戶演示，結(jié)果這塊硬盤是壞的。
經(jīng)理非常惱火，客戶走后，把員工狠狠地訓(xùn)了一頓：怎么就不知道測試一下再送來？員工很委屈：上次是你說不用測試的。
這個故事告訴我們，管理者掌握布置工作技巧有多么重要！最近學(xué)了一個管理學(xué)的課程樊登博士的《可復(fù)制的領(lǐng)導(dǎo)力課程》，其中講到一個布置工作的方法，對我啟發(fā)特別大，我稱之為布置工作“5遍法”，就是說我們在為下屬布置工作的時候，要將工作任務(wù)說5遍，這個任務(wù)就基本交代清楚了。
具體怎么理解呢？
第一遍，發(fā)布命令。管理者將工作任務(wù)講一遍給下屬
第二遍，確認(rèn)命令。管理者要求下屬重復(fù)一遍任務(wù)，以便確認(rèn)他是否理解清楚
第三遍，對標(biāo)任務(wù)。詢問下屬對這項任務(wù)目的的理解，讓下屬覺得有意義
第四遍。明確授權(quán)邊界，詢問下屬可能遇到什么情況，在此基礎(chǔ)上明確何時請示，何時可以自己做主
第五遍。激發(fā)新思路，詢問下屬如果他自己做，會有哪些思路和方案
到底該如何運(yùn)用呢？我們就以文章開頭的故事為例，來一起看看布置任務(wù)“5遍法”的使用方法。
經(jīng)理：小劉啊，我們的客戶想看一下咱們的A型硬盤，你能幫我去取一塊過來嗎？
小劉：好啊，經(jīng)理，您稍等。（想要走）
經(jīng)理：等等，小劉，你知道這個硬盤用來做什么嗎？
小劉：這個，不清楚！
經(jīng)理：客戶是想看一下咱們硬盤的外觀！
小劉：哦，知道了。那我挑一塊外觀比較完美的！
經(jīng)理：當(dāng)然，不過你知道去哪兒找，怎么找嗎？
小劉：哦，不是都在庫房里嗎？哦，對了，鑰匙還在人事部那里，一會兒我先去人事部拿鑰匙，再去取。
經(jīng)理：沒錯，還有，你到庫房之后，會看到好幾批貨，在左手邊第一個架子上的那批貨，是最新的經(jīng)過改良之后的，外觀最完美，是我想要給客戶展示的，你拿到之后，先拍張照片給我，我確認(rèn)一下，你再拿過來。
小劉：知道了！
經(jīng)理：還有其他問題嗎？你自己有什么想法？
小劉：A型硬盤以前出過質(zhì)量問題，要不要我先測試一下，再拿過來？
經(jīng)理：嗯，想得很周到，不過這次先不用測試了，客戶只是先看一下外觀。
小劉：好的，經(jīng)理，馬上就去！
雖然，有些看上去是很簡單的任務(wù)，但如果不交代清楚，員工執(zhí)行過程中也很容易偏離方向，所以，即使會占用一些時間，費(fèi)一些事，但管理者仍要將每件事情交代清楚，這個布置任務(wù)“5遍法”，還是很有實(shí)操性的。
是否能夠傳達(dá)自己期望完成的內(nèi)容，將大幅影響工作的進(jìn)展，由此可看出領(lǐng)導(dǎo)者的能力。
雖然有些領(lǐng)導(dǎo)者為了教育部屬，會刻意做出不明確的指令，也不說明完成后的狀態(tài)，但領(lǐng)導(dǎo)者要先了解，這樣將可能會花費(fèi)很多時間和精力重復(fù)工作，也可能造成其他成本的浪費(fèi)。
那現(xiàn)在任務(wù)是分配下去了，員工也明白怎么做了，我們還有一個步驟非常重要，那就是給任務(wù)定下最后期限。
安排給下屬做的事，老是遲遲沒結(jié)果。遇到這樣的狀況，如果你沒給這件事定下最后期限的話，有錯的不是這位下屬，而是你自己。
團(tuán)隊管理中，“主管口中發(fā)出的話”與“下屬耳里聽進(jìn)的話”往往是不一樣的。你所謂的“盡快”是下班前，而下屬的認(rèn)知很可能是本周末之前。
主管要下達(dá)的指示非常多，根本沒辦法一一規(guī)定最后期限。所以，下達(dá)指示時，未規(guī)定最后期限很正常，但是在自己等得不耐煩之前，養(yǎng)成后續(xù)追蹤的習(xí)慣是很重要的。向下屬追蹤后續(xù)情況時，絕不可以用生氣的口吻詢問，應(yīng)該直接詢問事情的進(jìn)展，而且詢問時，不可以問：“進(jìn)行得如何了？”應(yīng)該問：“什么時候可以提交報告呢？”
當(dāng)然，避免下屬做事拖拉的最好辦法是，下達(dá)任務(wù)時規(guī)定最后期限。而且這期限不是由主管做出，而必須由下屬自己承諾。因為人對于自己親口說出的話遠(yuǎn)比對他人強(qiáng)加的約定，更能遵守承諾。換句話說，下屬對主管做出了承諾，就會努力遵守最后期限。
要讓負(fù)責(zé)的下屬遵守最后期限，有個方式非常有效：就是利用便利貼，讓他“寫下來”。我經(jīng)常使用小長方形的便利貼，與下屬談?wù)摴ぷ鲿r，直接遞出便利貼，讓他們寫下事情內(nèi)容及最后期限，再收回來；也會把便利貼交給部下，讓他們自己在上面寫下最后期限，然后貼在筆記本上。
關(guān)于最后期限的確定，你只要有自己的方式即可。有很多位下屬的主管可以這樣做：把寫著完成預(yù)定日的便利貼，全都貼在畫有每月日程表的白板上。由于是自己寫下的最后期限，負(fù)責(zé)的下屬不僅可以減輕心理負(fù)擔(dān)，而且又會給自己產(chǎn)生必須遵守最后期限的壓力。
如果任務(wù)分配下去后，最后的結(jié)果很好，完成目標(biāo)，皆大歡喜，該獎的獎，但如果任務(wù)失敗了呢？該怎么來收場？
我的意見是，任務(wù)失敗時獎勵出色員工。我這里有一個案例：
去年，公司的設(shè)備部門一度處境不妙。競爭對手針對我們的產(chǎn)品，拋出了價格更低、品質(zhì)更好的替代品，而我們則只能拼命追趕。雖然后來公司推出了幾種新產(chǎn)品，改進(jìn)了生產(chǎn)流程，天天都在提高生產(chǎn)效率，但是年終結(jié)算時，該部門的利潤還是比原來的預(yù)期要低10％。
相反，當(dāng)年公司的塑料產(chǎn)品卻大獲豐收，產(chǎn)品銷售蒸蒸日上，產(chǎn)品缺貨的現(xiàn)象不斷出現(xiàn)，制定價格時面臨著一個賣方市場。最后，塑料產(chǎn)品的利潤增長了 25％，比運(yùn)營規(guī)劃要求的還要高 10個百分點(diǎn)。
但是在年終獎勵時，我們并沒有因為設(shè)備部門沒有完成預(yù)期任務(wù)就不給或少給，而是完全根據(jù)員工個人的表現(xiàn)來進(jìn)行獎勵并特意制定了一個“特別認(rèn)可獎”，專門對那些在設(shè)備部門里表現(xiàn)出色的員工進(jìn)行特別獎勵。最終，設(shè)備部門的員工不僅得到了獎勵，而且數(shù)額和業(yè)績優(yōu)秀的塑料部門的獎勵幾乎相當(dāng)。
領(lǐng)導(dǎo)者要明白，即使公司的任務(wù)沒有完成，員工也同樣需要別人對他們的卓越表現(xiàn)進(jìn)行肯定，雖然他們的嘴上并沒有說出來，但是他們心里確實(shí)有這樣的需求。所以，在任務(wù)失敗時獎勵表現(xiàn)出色的員工，也是激勵的必要方式。
總而言之，領(lǐng)導(dǎo)在安排任務(wù)的時候，一定要給部屬三種感覺。
因為管理者希望員工生機(jī)勃勃，一般來說，愿意和有能力接受困難且緊急工作的人，這三種感覺都很豐沛：
1．有意義的感覺
想要讓下屬變得快樂，必須滿足以下兩個條件：讓下屬知道工作的意義；幫助其發(fā)現(xiàn)自我的價值。
能夠滿足這兩個條件，部屬就會對自己的工作產(chǎn)生認(rèn)同。人如果認(rèn)為自己的工作是有某種目的、對誰有幫助，就會覺得自己做的一切有意義。有了這種感覺，行動時就會發(fā)自內(nèi)心，帶著自己的信念和一份充實(shí)感投入其中。
2．有可以達(dá)成的感覺
“這項工作我一定可以做得到。雖然有點(diǎn)困難，但一定會設(shè)法完成?！币寙T工有這種感覺。如果組織沒有這種可以達(dá)成的感覺，員工就會缺乏斗志和熱情。
3．有掌握整體狀況的感覺
管理者要明示到達(dá)目的地的路線，并且描繪工作的全面輪廓，幫助部屬把到達(dá)目的地的路線圖標(biāo)示清楚。
當(dāng)員工知道自己的工作，處于工程中的哪個階段之后，就會自動自發(fā)地進(jìn)行。
只要大家有這個共識，所有人都會成為活動的主體，讓組織發(fā)揮更大的潛力。當(dāng)然，大家也可以實(shí)際感受到，完成任務(wù)的成就感。當(dāng)每個人都有參與感，對管理者來說，不但帶人容易，也可以大膽地把工作交給部屬。
我們上面全部分析的是領(lǐng)導(dǎo)者怎么交代任務(wù)，其實(shí)呢有兩種人永遠(yuǎn)無法超越別人,一種是只做別人交代的事；一種是做不好別人交代的事。
對于領(lǐng)導(dǎo)而言，工作目的有時候有必要交代清楚，要求下屬復(fù)述，檢查；其是否真正理解，辦法要下屬想，這是對下屬真正的尊重、重用和培養(yǎng)。
任務(wù)目標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完成時間，交代清楚， 考核結(jié)果。下屬向你請示解決辦法，要求下屬提出解決問題的三種方法再來找你，做好培訓(xùn)和考核。
對于下屬而言，老板交代的任何事，可以做好，也可以做壞；可以做成60分，也可以做成80分。但只有主動思考的人，才會把工作做的盡善盡美。一個員工只是照上面交代的去做事，以換取一月的薪水，是不行的。每一個人都必須以預(yù)備成為領(lǐng)導(dǎo)者的心態(tài)去做事，如果這樣做了，在工作上一定會有種種新發(fā)現(xiàn)，也會逐漸成長起來。
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