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1.9.4.(E05)建設(shè)團(tuán)隊(duì)

建設(shè)團(tuán)隊(duì)是提高工作能力,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng),改善團(tuán)隊(duì)整體氛圍,以提高項(xiàng)目績效的過程。本過程的主要作用是,改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、增強(qiáng)人際關(guān)系技能、激勵(lì)員工、減少摩擦以及提升整體項(xiàng)目績效。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。圖 9-10 描述本過程的輸入、工具與技術(shù)和輸出。圖 9-11 是本過程的數(shù)據(jù)流向圖。

 

圖 9-10建設(shè)團(tuán)隊(duì):輸入、工具與技術(shù)和輸出

 

圖 9-11建設(shè)團(tuán)隊(duì):數(shù)據(jù)流向圖

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠定義、建立、維護(hù)、激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)和鼓舞項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),使團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)行,并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。團(tuán)隊(duì)協(xié)作是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素,而建設(shè)高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目經(jīng)理的主要職責(zé)之一。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的環(huán)境,并通過給予挑戰(zhàn)與機(jī)會(huì)、提供及時(shí)反饋與所需支持,以及認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀績效,不斷激勵(lì)團(tuán)隊(duì)。通過以下行為可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)行:

  • 使用開放與有效的溝通;
  • 創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)建設(shè)機(jī)遇;
  • 建立團(tuán)隊(duì)成員間的信任;
  • 以建設(shè)性方式管理沖突;
  • 鼓勵(lì)合作型的問題解決方法;
  • 鼓勵(lì)合作型的決策方法。

項(xiàng)目經(jīng)理在全球化環(huán)境和富有文化多樣性的項(xiàng)目中工作:團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常來自不同的行業(yè),講不同的語言,有時(shí)甚至?xí)诠ぷ髦惺褂靡环N特別的“團(tuán)隊(duì)語言”或文化規(guī)范,而不是使用他們的母語;項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該利用文化差異,在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中致力于發(fā)展和維護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),并促進(jìn)在相互信任的氛圍中充分協(xié)作;通過建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),可以改進(jìn)人際技巧、技術(shù)能力、團(tuán)隊(duì)環(huán)境及項(xiàng)目績效。在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中,團(tuán)隊(duì)成員之間都要保持明確、及時(shí)、有效(包括效果和效率兩個(gè)方面)的溝通。建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)包括(但不限于):

  • 提高團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)和技能,以提高他們完成項(xiàng)目可交付成果的能力,并降低成本、縮短工期和提高質(zhì)量;
  • 提高團(tuán)隊(duì)成員之間的信任和認(rèn)同感,以提高士氣、減少?zèng)_突和增進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作;
  • 創(chuàng)建富有生氣、凝聚力和協(xié)作性的團(tuán)隊(duì)文化,從而:(1)提高個(gè)人和團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)率,振奮團(tuán)隊(duì)精神,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作;(2)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的交叉培訓(xùn)和輔導(dǎo),以分享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn);
  • 提高團(tuán)隊(duì)參與決策的能力,使他們承擔(dān)起對解決方案的責(zé)任,從而提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)效率,獲得更有效和高效的成果。

有一種關(guān)于團(tuán)隊(duì)發(fā)展的模型叫塔克曼階梯理論 [19,20],其中包括團(tuán)隊(duì)建設(shè)通常要經(jīng)過的五個(gè)階段。盡管這些階段通常按順序進(jìn)行,然而,團(tuán)隊(duì)停滯在某個(gè)階段或退回到較早階段的情況也并非罕見;而如果團(tuán)隊(duì)成員曾經(jīng)共事過,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)也可跳過某個(gè)階段。

  • 形成階段。在本階段,團(tuán)隊(duì)成員相互認(rèn)識(shí),并了解項(xiàng)目情況及他們在項(xiàng)目中的正式角色與職責(zé)。在這一階段,團(tuán)隊(duì)成員傾向于相互獨(dú)立不一定開誠布公。
  • 震蕩階段。在本階段,團(tuán)隊(duì)開始從事項(xiàng)目工作、制定技術(shù)決策和討論項(xiàng)目管理方法。如果團(tuán)隊(duì)成員不能用合作和開放的態(tài)度對待不同觀點(diǎn)和意見,團(tuán)隊(duì)環(huán)境可能變得事與愿違。
  • 規(guī)范階段。在規(guī)范階段,團(tuán)隊(duì)成員開始協(xié)同工作,并調(diào)整各自的工作習(xí)慣和行為來支持團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)成員會(huì)學(xué)習(xí)相互信任
  • 成熟階段。進(jìn)入這一階段后,團(tuán)隊(duì)就像一個(gè)組織有序的單位那樣工作,團(tuán)隊(duì)成員之間相互依靠,平穩(wěn)高效地解決問題。
  • 解散階段。在解散階段,團(tuán)隊(duì)完成所有工作,團(tuán)隊(duì)成員離開項(xiàng)目。通常在項(xiàng)目可交付成果完成之后,或者,在結(jié)束項(xiàng)目或階段過程中,釋放人員,解散團(tuán)隊(duì)。

某個(gè)階段持續(xù)時(shí)間的長短,取決于團(tuán)隊(duì)活力、團(tuán)隊(duì)規(guī)模和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該對團(tuán)隊(duì)活力有較好的理解,以便有效地帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)經(jīng)歷所有階段。

9.4.1 建設(shè)團(tuán)隊(duì):輸入

9.4.1.1 項(xiàng)目管理計(jì)劃

4.2.3.1 節(jié)。項(xiàng)目管理計(jì)劃組件包括(但不限于)資源管理計(jì)劃。見 9.1.3.1 節(jié),資源管理計(jì)劃為如何通過團(tuán)隊(duì)績效評價(jià)和其他形式的團(tuán)隊(duì)管理活動(dòng),為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供獎(jiǎng)勵(lì)、提出反饋、增加培訓(xùn)或采取懲罰措施提供了指南。資源管理計(jì)劃可能包括團(tuán)隊(duì)績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

9.4.1.2 項(xiàng)目文件

可作為本過程輸入的項(xiàng)目文件包括(但不限于):

  • 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊。見 4.4.3.1 節(jié)。項(xiàng)目早期與團(tuán)隊(duì)建設(shè)有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可以運(yùn)用到項(xiàng)目后期階段,以提高團(tuán)隊(duì)績效。
  • 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。見 6.5.3.2 節(jié)。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃定義了如何以及何時(shí)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供培訓(xùn),以培養(yǎng)不同階段所需的能力,并根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行期間的任何差異(如有)識(shí)別需要的團(tuán)隊(duì)建設(shè)策略。
  • 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單。見 9.3.3.1 節(jié)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單識(shí)別了團(tuán)隊(duì)成員的角色與職責(zé)。
  • 資源日歷。見 9.2.1.2 節(jié)。資源日歷定義了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員何時(shí)能參與團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng),有助于說明團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目期間的可用性。
  • 團(tuán)隊(duì)章程。見 9.1.3.2 節(jié)。團(tuán)隊(duì)章程包含團(tuán)隊(duì)工作指南。團(tuán)隊(duì)價(jià)值觀和工作指南為描述團(tuán)隊(duì)的合作方式提供了架構(gòu)。

9.4.1.3 事業(yè)環(huán)境因素

能夠影響建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的事業(yè)環(huán)境因素包括(但不限于):

  • 有關(guān)雇用和解雇的人力資源管理政策、員工績效審查、員工發(fā)展與培訓(xùn)記錄,以及認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì);團(tuán)隊(duì)成員的技能、能力和特定知識(shí);
  • 團(tuán)隊(duì)成員的地理分布。

9.4.1.4 組織過程資產(chǎn)

能夠影響建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的組織過程資產(chǎn)包括(但不限于)歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫。

9.4.2 建設(shè)團(tuán)隊(duì):工具與技術(shù)

9.4.2.1 集中辦公

集中辦公是指把許多或全部最活躍的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員安排在同一個(gè)物理地點(diǎn)工作,以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)工作能力。集中辦公既可以是臨時(shí)的(如僅在項(xiàng)目特別重要的時(shí)期),也可以貫穿整個(gè)項(xiàng)目。實(shí)施集中辦公策略,可借助團(tuán)隊(duì)會(huì)議室、張貼進(jìn)度計(jì)劃的場所,以及其他能增進(jìn)溝通和集體感的設(shè)施。

9.4.2.2 虛擬團(tuán)隊(duì)

虛擬團(tuán)隊(duì)的使用能帶來很多好處,例如,使用更多技術(shù)熟練的資源、降低成本、減少出差及搬遷費(fèi)用,以及拉近團(tuán)隊(duì)成員與供應(yīng)商、客戶或其他重要相關(guān)方的距離。虛擬團(tuán)隊(duì)可以利用技術(shù)來營造在線團(tuán)隊(duì)環(huán)境,以供團(tuán)隊(duì)存儲(chǔ)文件、使用在線對話來討論問題,以及保存團(tuán)隊(duì)日歷。

9.4.2.3 溝通技術(shù)

10.1.2.3 節(jié)。在解決集中辦公或虛擬團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)問題方面,溝通技術(shù)至關(guān)重要。它有助于為集中辦公團(tuán)隊(duì)營造一個(gè)融洽的環(huán)境,促進(jìn)虛擬團(tuán)隊(duì)(尤其是團(tuán)隊(duì)成員分散在不同時(shí)區(qū)的團(tuán)隊(duì))更好地相互理解??刹捎玫臏贤夹g(shù)包括:

  • 共享門戶。共享信息庫(例如網(wǎng)站、協(xié)作軟件或內(nèi)部網(wǎng))對虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)很有幫助。
  • 視頻會(huì)議。視頻會(huì)議是一種可有效地與虛擬團(tuán)隊(duì)溝通重要技術(shù)。
  • 音頻會(huì)議。音頻會(huì)議有助于與虛擬團(tuán)隊(duì)建立融洽的相互信任的關(guān)系。
  • 電子郵件/聊天軟件。使用電子郵件和聊天軟件定期溝通也是一種有效的方式。

9.4.2.4 人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能

適用于本過程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能包括(但不限于):

  • 沖突管理。見 9.5.2.1 節(jié)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)地以建設(shè)性方式解決沖突,從而創(chuàng)建高績效團(tuán)隊(duì)。
  • 影響力。見 9.5.2.1 節(jié)。本過程的影響力技能收集相關(guān)的關(guān)鍵信息,在維護(hù)相互信任的關(guān)系時(shí),來解決重要問題并達(dá)成一致意見。
  • 激勵(lì)。激勵(lì)為某人采取行動(dòng)提供了理由。提高團(tuán)隊(duì)參與決策的能力并鼓勵(lì)他們獨(dú)立工作。
  • 談判。見 12.2.2.5 節(jié)。團(tuán)隊(duì)成員之間的談判旨在就項(xiàng)目需求達(dá)成共識(shí)。談判有助于在團(tuán)隊(duì)成員之間建立融洽的相互信任的關(guān)系。
  • 團(tuán)隊(duì)建設(shè)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)是通過舉辦各種活動(dòng),強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的社交關(guān)系,打造積極合作的工作環(huán)境。團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)既可以是狀態(tài)審查會(huì)上的五分鐘議程,也可以是為改善人際關(guān)系而設(shè)計(jì)的、在非工作場所專門舉辦的專業(yè)提升活動(dòng)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)旨在幫助各團(tuán)隊(duì)成員更加有效地協(xié)同工作。如果團(tuán)隊(duì)成員的工作地點(diǎn)相隔甚遠(yuǎn),無法進(jìn)行面對面接觸,就特別需要有效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)策略。非正式的溝通和活動(dòng)有助于建立信任和良好的工作關(guān)系。團(tuán)隊(duì)建設(shè)在項(xiàng)目前期必不可少,但它更是個(gè)持續(xù)的過程。項(xiàng)目環(huán)境的變化不可避免,要有效應(yīng)對這些變化,就需要持續(xù)不斷地開展團(tuán)隊(duì)建設(shè)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該持續(xù)地監(jiān)督團(tuán)隊(duì)機(jī)能績效,確定是否需要采取措施來預(yù)防或糾正各種團(tuán)隊(duì)問題。

9.4.2.5 認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)

在建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中,需要對成員的優(yōu)良行為給予認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)。最初的獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃是在規(guī)劃資源管理過程中編制的,只有能滿足被獎(jiǎng)勵(lì)者的某個(gè)重要需求的獎(jiǎng)勵(lì),才是有效的獎(jiǎng)勵(lì)。在管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中,可以正式或非正式的方式做出獎(jiǎng)勵(lì)決定,但在決定認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)時(shí),應(yīng)考慮文化差異。

當(dāng)人們感受到自己在組織中的價(jià)值,并且可以通過獲得獎(jiǎng)勵(lì)來體現(xiàn)這種價(jià)值,他們就會(huì)受到激勵(lì)。通常,金錢是獎(jiǎng)勵(lì)制度中的有形獎(jiǎng)勵(lì),然而也存在各種同樣有效、甚至更加有效的無形獎(jiǎng)勵(lì)。大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員會(huì)因得到成長機(jī)會(huì)、獲得成就感、得到贊賞以及用專業(yè)技能迎接新挑戰(zhàn),而受到激勵(lì)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中盡可能地給予表彰,而不是等到項(xiàng)目完成時(shí)。

9.4.2.6 培訓(xùn)

培訓(xùn)包括旨在提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能力的全部活動(dòng),可以是正式或非正式的,方式包括課堂培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)輔助培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)(由其他項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供)、輔導(dǎo)及訓(xùn)練。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員缺乏必要的管理或技術(shù)技能,可以把對這種技能的培養(yǎng)作為項(xiàng)目工作的一部分。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該按資源管理計(jì)劃中的安排來實(shí)施預(yù)定的培訓(xùn),也應(yīng)該根據(jù)管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中的觀察、交談和項(xiàng)目績效評估的結(jié)果,來開展必要的計(jì)劃外培訓(xùn),培訓(xùn)成本通常應(yīng)該包括在項(xiàng)目預(yù)算中,或者如果增加的技能有利于未來的項(xiàng)目,則由執(zhí)行組織承擔(dān)。培訓(xùn)可以由內(nèi)部或外部培訓(xùn)師來執(zhí)行。

9.4.2.7 個(gè)人和團(tuán)隊(duì)評估

個(gè)人和團(tuán)隊(duì)評估工具能讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)洞察成員的優(yōu)勢和劣勢。這些工具可幫助項(xiàng)目經(jīng)理評估團(tuán)隊(duì)成員的偏好和愿望、團(tuán)隊(duì)成員如何處理和整理信息、如何制定決策,以及團(tuán)隊(duì)成員如何與他人打交道。有各種可用的工具,如態(tài)度調(diào)查、專項(xiàng)評估、結(jié)構(gòu)化訪談、能力測試及焦點(diǎn)小組。這些工具有利于增進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的理解、信任、承諾和溝通,在整個(gè)項(xiàng)目期間不斷提高團(tuán)隊(duì)成效。

9.4.2.8 會(huì)議

可以用會(huì)議來討論和解決有關(guān)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的問題,參會(huì)者包括項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。會(huì)議類型包括(但不限于):項(xiàng)目說明會(huì)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)議,以及團(tuán)隊(duì)發(fā)展會(huì)議。

9.4.3 建設(shè)團(tuán)隊(duì):輸出

9.4.3.1 團(tuán)隊(duì)績效評價(jià)

隨著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作(如培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和集中辦公等)的開展,項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的有效性進(jìn)行正式或非正式的評價(jià)。有效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)策略和活動(dòng)可以提高團(tuán)隊(duì)績效,從而提高實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的可能性。

評價(jià)團(tuán)隊(duì)有效性的指標(biāo)可包括:

  • 個(gè)人技能的改進(jìn),從而使成員更有效地完成工作任務(wù);
  • 團(tuán)隊(duì)能力的改進(jìn),從而使團(tuán)隊(duì)成員更好地開展工作;
  • 團(tuán)隊(duì)成員離職率的降低;
  • 團(tuán)隊(duì)凝聚力的加強(qiáng),從而使團(tuán)隊(duì)成員公開分享信息和經(jīng)驗(yàn),并互相幫助來提高項(xiàng)目績效。

通過對團(tuán)隊(duì)整體績效的評價(jià),項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠識(shí)別出所需的特殊培訓(xùn)、教練、輔導(dǎo)、協(xié)助或改變,以提高團(tuán)隊(duì)績效。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)也應(yīng)該識(shí)別出合適或所需的資源,以執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)在績效評價(jià)過程中提出的改進(jìn)建議。

9.4.3.2 變更請求

4.3.3.4 節(jié)。如果建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程中出現(xiàn)變更請求,或者推薦的糾正措施或預(yù)防措施影響了項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何組成部分或項(xiàng)目文件,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提交變更請求并遵循 4.6 節(jié)定義的實(shí)施整體變更控制過程。

9.4.3.3 項(xiàng)目管理計(jì)劃更新

項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請求的形式提出,且通過組織的變更控制過程進(jìn)行處理。可能需要變更的項(xiàng)目管理計(jì)劃組成部分包括(但不限于)資源管理計(jì)劃,見 9.1.3.1 節(jié)。

9.4.3.4 項(xiàng)目文件更新

可在本過程更新的項(xiàng)目文件包括(但不限于):

  • 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊。見 4.4.3.1 節(jié)。項(xiàng)目中遇到的挑戰(zhàn)、本可以規(guī)避這些挑戰(zhàn)的方法,以及良好的團(tuán)隊(duì)建設(shè)方式更新經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊中。
  • 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。見 6.5.3.2 節(jié)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的變更。
  • 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單。見 9.3.3.1 節(jié)。如果團(tuán)隊(duì)建設(shè)導(dǎo)致已商定的派工單出現(xiàn)變更,應(yīng)對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單做出相應(yīng)的更新。
  • 資源日歷。見 9.2.1.2 節(jié)。更新資源日歷,以反映項(xiàng)目資源的可用性。
  • 團(tuán)隊(duì)章程。見 9.1.3.2 節(jié)。更新團(tuán)隊(duì)章程,以反映因團(tuán)隊(duì)建設(shè)對團(tuán)隊(duì)工作指南做出的變更。

9.4.3.5 事業(yè)環(huán)境因素更新

作為建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程的結(jié)果,需要更新的事業(yè)環(huán)境因素包括(但不限于):

  • 員工發(fā)展計(jì)劃的記錄;
  • 技能評估。

9.4.3.6 組織過程資產(chǎn)更新

作為建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的結(jié)果,需要更新的組織過程資產(chǎn)包括(但不限于):

  • 培訓(xùn)需求;
  • 人事評測。
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PMP:項(xiàng)目人力資源管理-組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)&建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)探析
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