建設(shè)團(tuán)隊(duì)是提高工作能力,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng),改善團(tuán)隊(duì)整體氛圍,以提高項(xiàng)目績效的過程。本過程的主要作用是,改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、增強(qiáng)人際關(guān)系技能、激勵(lì)員工、減少摩擦以及提升整體項(xiàng)目績效。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。圖 9-10 描述本過程的輸入、工具與技術(shù)和輸出。圖 9-11 是本過程的數(shù)據(jù)流向圖。
圖 9-10建設(shè)團(tuán)隊(duì):輸入、工具與技術(shù)和輸出
圖 9-11建設(shè)團(tuán)隊(duì):數(shù)據(jù)流向圖
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠定義、建立、維護(hù)、激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)和鼓舞項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),使團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)行,并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。團(tuán)隊(duì)協(xié)作是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素,而建設(shè)高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目經(jīng)理的主要職責(zé)之一。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的環(huán)境,并通過給予挑戰(zhàn)與機(jī)會(huì)、提供及時(shí)反饋與所需支持,以及認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀績效,不斷激勵(lì)團(tuán)隊(duì)。通過以下行為可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)行:
項(xiàng)目經(jīng)理在全球化環(huán)境和富有文化多樣性的項(xiàng)目中工作:團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常來自不同的行業(yè),講不同的語言,有時(shí)甚至?xí)诠ぷ髦惺褂靡环N特別的“團(tuán)隊(duì)語言”或文化規(guī)范,而不是使用他們的母語;項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該利用文化差異,在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中致力于發(fā)展和維護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),并促進(jìn)在相互信任的氛圍中充分協(xié)作;通過建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),可以改進(jìn)人際技巧、技術(shù)能力、團(tuán)隊(duì)環(huán)境及項(xiàng)目績效。在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中,團(tuán)隊(duì)成員之間都要保持明確、及時(shí)、有效(包括效果和效率兩個(gè)方面)的溝通。建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)包括(但不限于):
有一種關(guān)于團(tuán)隊(duì)發(fā)展的模型叫塔克曼階梯理論 [19,20],其中包括團(tuán)隊(duì)建設(shè)通常要經(jīng)過的五個(gè)階段。盡管這些階段通常按順序進(jìn)行,然而,團(tuán)隊(duì)停滯在某個(gè)階段或退回到較早階段的情況也并非罕見;而如果團(tuán)隊(duì)成員曾經(jīng)共事過,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)也可跳過某個(gè)階段。
某個(gè)階段持續(xù)時(shí)間的長短,取決于團(tuán)隊(duì)活力、團(tuán)隊(duì)規(guī)模和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該對團(tuán)隊(duì)活力有較好的理解,以便有效地帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)經(jīng)歷所有階段。
見 4.2.3.1 節(jié)。項(xiàng)目管理計(jì)劃組件包括(但不限于)資源管理計(jì)劃。見 9.1.3.1 節(jié),資源管理計(jì)劃為如何通過團(tuán)隊(duì)績效評價(jià)和其他形式的團(tuán)隊(duì)管理活動(dòng),為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供獎(jiǎng)勵(lì)、提出反饋、增加培訓(xùn)或采取懲罰措施提供了指南。資源管理計(jì)劃可能包括團(tuán)隊(duì)績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
可作為本過程輸入的項(xiàng)目文件包括(但不限于):
能夠影響建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的事業(yè)環(huán)境因素包括(但不限于):
能夠影響建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的組織過程資產(chǎn)包括(但不限于)歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫。
集中辦公是指把許多或全部最活躍的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員安排在同一個(gè)物理地點(diǎn)工作,以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)工作能力。集中辦公既可以是臨時(shí)的(如僅在項(xiàng)目特別重要的時(shí)期),也可以貫穿整個(gè)項(xiàng)目。實(shí)施集中辦公策略,可借助團(tuán)隊(duì)會(huì)議室、張貼進(jìn)度計(jì)劃的場所,以及其他能增進(jìn)溝通和集體感的設(shè)施。
虛擬團(tuán)隊(duì)的使用能帶來很多好處,例如,使用更多技術(shù)熟練的資源、降低成本、減少出差及搬遷費(fèi)用,以及拉近團(tuán)隊(duì)成員與供應(yīng)商、客戶或其他重要相關(guān)方的距離。虛擬團(tuán)隊(duì)可以利用技術(shù)來營造在線團(tuán)隊(duì)環(huán)境,以供團(tuán)隊(duì)存儲(chǔ)文件、使用在線對話來討論問題,以及保存團(tuán)隊(duì)日歷。
見 10.1.2.3 節(jié)。在解決集中辦公或虛擬團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)問題方面,溝通技術(shù)至關(guān)重要。它有助于為集中辦公團(tuán)隊(duì)營造一個(gè)融洽的環(huán)境,促進(jìn)虛擬團(tuán)隊(duì)(尤其是團(tuán)隊(duì)成員分散在不同時(shí)區(qū)的團(tuán)隊(duì))更好地相互理解??刹捎玫臏贤夹g(shù)包括:
適用于本過程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能包括(但不限于):
在建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中,需要對成員的優(yōu)良行為給予認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)。最初的獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃是在規(guī)劃資源管理過程中編制的,只有能滿足被獎(jiǎng)勵(lì)者的某個(gè)重要需求的獎(jiǎng)勵(lì),才是有效的獎(jiǎng)勵(lì)。在管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中,可以正式或非正式的方式做出獎(jiǎng)勵(lì)決定,但在決定認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)時(shí),應(yīng)考慮文化差異。
當(dāng)人們感受到自己在組織中的價(jià)值,并且可以通過獲得獎(jiǎng)勵(lì)來體現(xiàn)這種價(jià)值,他們就會(huì)受到激勵(lì)。通常,金錢是獎(jiǎng)勵(lì)制度中的有形獎(jiǎng)勵(lì),然而也存在各種同樣有效、甚至更加有效的無形獎(jiǎng)勵(lì)。大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員會(huì)因得到成長機(jī)會(huì)、獲得成就感、得到贊賞以及用專業(yè)技能迎接新挑戰(zhàn),而受到激勵(lì)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中盡可能地給予表彰,而不是等到項(xiàng)目完成時(shí)。
培訓(xùn)包括旨在提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能力的全部活動(dòng),可以是正式或非正式的,方式包括課堂培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)輔助培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)(由其他項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供)、輔導(dǎo)及訓(xùn)練。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員缺乏必要的管理或技術(shù)技能,可以把對這種技能的培養(yǎng)作為項(xiàng)目工作的一部分。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該按資源管理計(jì)劃中的安排來實(shí)施預(yù)定的培訓(xùn),也應(yīng)該根據(jù)管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程中的觀察、交談和項(xiàng)目績效評估的結(jié)果,來開展必要的計(jì)劃外培訓(xùn),培訓(xùn)成本通常應(yīng)該包括在項(xiàng)目預(yù)算中,或者如果增加的技能有利于未來的項(xiàng)目,則由執(zhí)行組織承擔(dān)。培訓(xùn)可以由內(nèi)部或外部培訓(xùn)師來執(zhí)行。
個(gè)人和團(tuán)隊(duì)評估工具能讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)洞察成員的優(yōu)勢和劣勢。這些工具可幫助項(xiàng)目經(jīng)理評估團(tuán)隊(duì)成員的偏好和愿望、團(tuán)隊(duì)成員如何處理和整理信息、如何制定決策,以及團(tuán)隊(duì)成員如何與他人打交道。有各種可用的工具,如態(tài)度調(diào)查、專項(xiàng)評估、結(jié)構(gòu)化訪談、能力測試及焦點(diǎn)小組。這些工具有利于增進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的理解、信任、承諾和溝通,在整個(gè)項(xiàng)目期間不斷提高團(tuán)隊(duì)成效。
可以用會(huì)議來討論和解決有關(guān)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的問題,參會(huì)者包括項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。會(huì)議類型包括(但不限于):項(xiàng)目說明會(huì)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)會(huì)議,以及團(tuán)隊(duì)發(fā)展會(huì)議。
隨著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作(如培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和集中辦公等)的開展,項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的有效性進(jìn)行正式或非正式的評價(jià)。有效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)策略和活動(dòng)可以提高團(tuán)隊(duì)績效,從而提高實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的可能性。
評價(jià)團(tuán)隊(duì)有效性的指標(biāo)可包括:
通過對團(tuán)隊(duì)整體績效的評價(jià),項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠識(shí)別出所需的特殊培訓(xùn)、教練、輔導(dǎo)、協(xié)助或改變,以提高團(tuán)隊(duì)績效。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)也應(yīng)該識(shí)別出合適或所需的資源,以執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)在績效評價(jià)過程中提出的改進(jìn)建議。
見 4.3.3.4 節(jié)。如果建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程中出現(xiàn)變更請求,或者推薦的糾正措施或預(yù)防措施影響了項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何組成部分或項(xiàng)目文件,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提交變更請求并遵循 4.6 節(jié)定義的實(shí)施整體變更控制過程。
項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請求的形式提出,且通過組織的變更控制過程進(jìn)行處理。可能需要變更的項(xiàng)目管理計(jì)劃組成部分包括(但不限于)資源管理計(jì)劃,見 9.1.3.1 節(jié)。
可在本過程更新的項(xiàng)目文件包括(但不限于):
作為建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程的結(jié)果,需要更新的事業(yè)環(huán)境因素包括(但不限于):
作為建設(shè)團(tuán)隊(duì)過程的結(jié)果,需要更新的組織過程資產(chǎn)包括(但不限于):
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