1、中小企業(yè)的職位分析工作可以借助外部咨詢公司或其他同類企業(yè)的職位說明書樣本。
由于很多中小企業(yè)缺乏專業(yè)化的人力資源管理人員，因此，自行完成職位分析工作恐怕還是遇到很多困難。在這種情況下，中小企業(yè)可以通過兩種方式來幫助自己完成職位分析工作，一是向外部咨詢公司求助。目前，我國已經(jīng)有很多專門從事人力資源管理咨詢和服務(wù)的管理顧問公司，這些公司在很多不同的行業(yè)和企業(yè)中從事過職位分析工作，積累了大量的經(jīng)驗和與各類職位有關(guān)的較為詳細的信息，對中小企業(yè)的一般性通用職位設(shè)置情況也比較了解，因此，借助外部專業(yè)機構(gòu)的幫助，是一種可以幫助企業(yè)快速完成職位分析的便捷途徑。但需要注意的是，由于中小企業(yè)的職位經(jīng)常變化，因此，在求助咨詢公司時，企業(yè)必須要求咨詢公司將職位分析的方法和技術(shù)傳授給公司內(nèi)部的人，以便將來可以由內(nèi)部人來做好職位的再分析工作，以及在新的職位出現(xiàn)以后，公司內(nèi)部的人有能力獨立完成對新職位的分析工作。另一方面，由于請咨詢公司的代價畢竟不小，中小企業(yè)還可以通過購買公開出版的職位說明書范例，或者是借鑒同類的其他企業(yè)已經(jīng)形成的現(xiàn)成的職位說明書，然后結(jié)合本企業(yè)的實際情況，對現(xiàn)成的職位說明書中的一些有用信息加以提煉，然后加以組合、修訂，從而形成本公司的職位說明書。這種方法也是一種比較簡單、有效的職位分析方法。
2、職位分析工作應(yīng)堅持簡潔、實用的原則，盡量減輕業(yè)務(wù)部門管理者和企業(yè)領(lǐng)導。
在大企業(yè)中，職位分析工作的責任往往是由人力資源部門、企業(yè)領(lǐng)導者、各部門管理者以及普通員工共同承擔的，即首先由人力資源部門溝通、講解職位說明書的編寫意義、原則和要求，提供職位說明書的基本模板，然后由任職者本人填寫職位說明書草稿。在任職者的上級進行初步審查之后，接著由人力資源部門進行審查，并提出修改意見，然后發(fā)回任職者本人修改。接下來，人力資源部門再根據(jù)在職位分析過程中發(fā)現(xiàn)的問題與任職者及其上級進行探討，對職位設(shè)置方案和職責調(diào)整情況達成共識，最后形成定稿的職位說明書。然而，在中小企業(yè)中，由于各部門的工作通常都很忙，甚至公司里的人全都聚在一起的時候都很少，因此，很難像在大企業(yè)中那樣通過多次溝通和反復來進行職位分析。相反，中小企業(yè)的職位分析工作恐怕主要還是應(yīng)當由人力資源部門或人力資源管理專職人員來承擔，由他們來負責完成職位說明書的編寫工作，在這一過程中，職位分析人員可以請求各級領(lǐng)導者和管理者以及員工本人提供一些基本的信息，然后通過逐一訪談來將職位說明書中的各項內(nèi)容用規(guī)范的文字描述清楚。畢竟，在大多數(shù)情況下，人們可能會愿意口頭說一說，但是卻不愿意費力去寫。因此，中小企業(yè)進行職位分析時的一個特點可能恰恰在于，讓任職者及其上級來說，而由人力資源專職人員來承擔寫的工作。
3、中小企業(yè)的最終職位說明書宜刪繁就簡，將重點放在職責描述和任職資格條件兩大部分上。
由于人手和時間的限制，中小企業(yè)進行最初的職位分析時，能夠完成將與職位有關(guān)的最基本信息收集、整理出來就已經(jīng)相當不錯了。對于中小企業(yè)而言，編寫職位說明書的最主要目的在于明確職責和關(guān)鍵工作任務(wù)，同時確定每一個職位的基本任職資格條件，因此，對于職位說明書中的一些不是非常必要的內(nèi)容，比如職位的內(nèi)外部主要關(guān)系、職位的工作背景、職位編號等等都可以精簡掉，而是將注意力重點放在職責描述和職位所需要的知識、技能、能力和經(jīng)驗等要素上。簡言之，中小企業(yè)的職位說明書只要將“事”交代清楚，同時將“人”描繪出一個大概的輪廓即可，大可不必追求盡善盡美。
主要注意的是，在對工作職責進行描述時，應(yīng)當盡可能地將屬于同一工作職責的若干工作任務(wù)描述清楚，以工作職責作為職位的基本構(gòu)成單元，將職責變成一個由若干項重要任務(wù)組成的類似于計算機上的那種可以“插拔”的獨立組件。這樣，一旦組織需要將某項工作職責分配給另外一個職位，就只需要將這一職責連同其所屬的關(guān)鍵工作任務(wù)整體“插拔”到另外一個職位上即可，這樣一方面可以適應(yīng)中小企業(yè)的職責頻繁調(diào)整需要，另一方面至少還可以做到同一職責內(nèi)部的關(guān)鍵工作任務(wù)不至于因為職責的轉(zhuǎn)移而被分拆得七零八落，從而導致重要工作任務(wù)出現(xiàn)缺失。還有，在描述職位所承擔的工作職責時也要基于中小企業(yè)的現(xiàn)實，不要將在成熟企業(yè)中本來應(yīng)當由某一職位來做，但是現(xiàn)在卻做不到的事情也寫進去，盡管適當?shù)卦黾訉θ温氄叩穆氊熞笫强梢缘?，但是這種增加必須適度，具有可操作性，而不能貪大求洋。
此外，在描述任職者所需具備的任職資格時，同樣也要基于組織的現(xiàn)實，不能好高騖遠，而是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和所能夠雇用到的人員水平來確定。比如，公司目前所能夠雇用到的人力資源管理人員也就只能是大專畢業(yè)生，那就不要非將人力資源管理職位的任職資格條件設(shè)定為本科。等到公司發(fā)展到一定的階段，有實力同時也有可能雇用到本科畢業(yè)生來從事人力資源管理工作時，再調(diào)整任職資格條件要求不遲。
4、正確處理中小企業(yè)在職位分析中可能遇到的工作流程不清和一人身兼多職的情況。
如前所述，在很多中小企業(yè)中都存在工作流程不清晰、不規(guī)范的情況，而在職責描述的過程中，往往又要求對工作的流程能有一個清楚的交代。針對這一問題，中小企業(yè)在進行職位分析時，應(yīng)當盡可能地將已經(jīng)明文確定的流程，或者盡管沒有文字描述但是已經(jīng)成為事實的流程交代清楚，同時通過職位分析過程來發(fā)現(xiàn)不清楚的流程，推動企業(yè)流程的逐漸規(guī)范和明確，力爭在經(jīng)過多次職位分析之后，企業(yè)的各項工作流程都能夠得到不斷梳理和清晰化。
此外，由于中小企業(yè)的人工成本壓力較大，加上很多工作任務(wù)的工作量都不是很大，很難設(shè)置一個專門的職位，因此往往需要一位員工同時兼任多種職能甚至兼任多種不是很相關(guān)的職能。比如，有些公司的財務(wù)會計可能同時還要負責審核公司所簽訂的一些合同，一些文秘人員同時還要兼做公司的出納。這是一種在中小企業(yè)中很正常的情況，盡管這些工作職責在大公司中顯然會分屬于不同的職位，但是在中小企業(yè)中卻很可能是由同一個人來兼任的。這種情況并不影響我們對這些人占據(jù)的職位所應(yīng)當承擔的工作職責范圍的描述，只不過要將職責條理清楚地加以總結(jié)和歸納罷了，只要將各項職責都清楚地列舉出來，同時對每一項職責中所包括的關(guān)鍵工作任務(wù)也都夠一一加以描述和說明，我們同樣可以完成一份邏輯清楚同時便于根據(jù)形勢發(fā)展隨時加以調(diào)整的職位說明書。不過，在中小企業(yè)進行職位分析時也需要注意，有些工作時不能讓同一人來兼任的，比如會計和出納就不能讓同一人來兼任，因為這種做法是違反會計的基本原則的。
5、中小企業(yè)的職位說明書審查頻率應(yīng)當略高于大企業(yè)。
一般情況下，管理比較成熟的大企業(yè)通常每年對職位說明書進行一次全面的審查，將在全年中出現(xiàn)的職位上的職責變動情況反映出來，對職位說明書進行一次修訂，以確保職位說明書的時效性。但是，由于中小企業(yè)中的職位變動通常會頻繁，職位上的工作職責調(diào)整速度往往也比較快，因此，可以考慮在半年或一個季度的時候?qū)β毼徽f明書進行一次系統(tǒng)的審核，或者是在工作職責發(fā)生明顯變動的時候，隨時注意對職位說明書加以修訂，以確保職位說明書能夠及時、準確地反映出組織中的各個職位所承擔的具體職責和工作任務(wù)。
總之，職位分析對于中小企業(yè)的人力資源管理工作同樣是非常重要的，因此，中小企業(yè)要從本企業(yè)的實際情況出發(fā)，既遵循職位分析的一些基本原則，同時又要注意中小企業(yè)自身的特點，按照實用、簡潔的原則來認真做好職位分析工作，從而為企業(yè)在進一步發(fā)展壯大過程中的整體人力資源管理水平提高打下良好的基礎(chǔ)。
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