職場(chǎng)中，我們與領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行最多的溝通就是請(qǐng)示與匯報(bào)。職場(chǎng)中最普遍、最需要提升，最顯個(gè)人溝通技巧的就是請(qǐng)示和匯報(bào)工作了。
今天早上，我剛結(jié)束了手里的一份報(bào)告，一個(gè)員工來(lái)匯報(bào)工作，可是我們之間對(duì)話了幾個(gè)來(lái)回，我才知道他到底要說(shuō)什么。
他先是沒(méi)頭沒(méi)腦地忽然說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)，人力資源部同意了。
我詫異地問(wèn)，同意什么了？
他說(shuō)，同意七個(gè)字了。
我耐著性子接著問(wèn)，同意什么七個(gè)字了？
他又回答，同意名字比較長(zhǎng)的部門用七個(gè)字。
我終于聽明白了，說(shuō)，你指的是部門簡(jiǎn)稱的事呀？
他這才意識(shí)到自己的問(wèn)題，不好意思地說(shuō)，嗯。
唉，其實(shí)他本來(lái)可以一句話就說(shuō)明白的。他應(yīng)該說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)，昨天我們?cè)儐?wèn)人力部門關(guān)于部門簡(jiǎn)稱的事，他們最終同意用七個(gè)字了。
你看，這不是很簡(jiǎn)單嗎？
職場(chǎng)小白在匯報(bào)工作中，最容易犯的錯(cuò)誤有以下幾點(diǎn)：
第一：找不準(zhǔn)匯報(bào)的時(shí)機(jī)。
比如說(shuō)，一項(xiàng)工作本來(lái)很著急，可是你做完之后，看到領(lǐng)導(dǎo)很忙，就自己認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)安排我的這件事不著急，看領(lǐng)導(dǎo)這么忙，一會(huì)兒再匯報(bào)。或者說(shuō)，一項(xiàng)不是很急的工作，領(lǐng)導(dǎo)正因?yàn)橐患露诨痤^上，你去匯報(bào)，很容易受牽連。上來(lái)就說(shuō)自己關(guān)心的那個(gè)事情的進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)事情多，一時(shí)還沒(méi)有和你對(duì)上話，溝通效果就不好了。
第二：匯報(bào)內(nèi)容沒(méi)有邏輯。
職場(chǎng)小白容易著急，工作經(jīng)驗(yàn)不多，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的脾氣又沒(méi)摸透，就容易受到外界因素的影響，本來(lái)想好了怎么說(shuō)的，被領(lǐng)導(dǎo)一問(wèn)，更容易亂了章法。
第三：沒(méi)有匯報(bào)到點(diǎn)子上。
職場(chǎng)小白摸不清事情的規(guī)律，匯報(bào)時(shí)不知道是要匯報(bào)工作的進(jìn)展，還是工作中遇到的問(wèn)題，是把別人的話原封不動(dòng)地轉(zhuǎn)述，還是要加上自己的分析。
小白匯報(bào)不到點(diǎn)子上，領(lǐng)導(dǎo)聽著也糊涂，總要打斷小白，反過(guò)來(lái)通過(guò)問(wèn)問(wèn)題來(lái)獲得信息，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)問(wèn)，你是說(shuō)這個(gè)意思嗎？你想讓我做什么？那個(gè)部門最后到底是什么意見(jiàn)？
職場(chǎng)新人總是擔(dān)心自己處理得不對(duì)，或者害怕自己的觀點(diǎn)不對(duì)。結(jié)果越害怕，越不知道該怎么匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)越不清楚你到底要說(shuō)什么。
職場(chǎng)工作匯報(bào)有以下四大要素，關(guān)注到了，工作匯報(bào)就順利多了。
第一大要素：匯報(bào)時(shí)機(jī)
選擇什么樣的時(shí)機(jī)去匯報(bào)工作，對(duì)匯報(bào)的效果有很大的影響。這里的時(shí)機(jī)既包括工作進(jìn)展中的時(shí)機(jī)、也包括領(lǐng)導(dǎo)目前狀態(tài)、還有你目前的狀態(tài)，以及事情的緊要程度。
工作進(jìn)展的時(shí)機(jī)：要選擇適合的節(jié)點(diǎn)去匯報(bào)工作，比如，小事應(yīng)該完成后即刻匯報(bào)。比如領(lǐng)導(dǎo)要你落實(shí)材料中的一個(gè)數(shù)據(jù)，或者通知下午的一次討論會(huì)。與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)估的結(jié)局有出入，要即時(shí)匯報(bào)，比如，定會(huì)議室時(shí)，
領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)：如果你匯報(bào)的是小事，而領(lǐng)導(dǎo)正在開一項(xiàng)緊急的會(huì)議，還處在焦頭爛額的狀態(tài)。那你一定要再選擇時(shí)間去匯報(bào)。
你的狀態(tài)：如果你目前情緒很不好，暫時(shí)不要急著去匯報(bào)，因?yàn)榭赡芤痤I(lǐng)導(dǎo)的？也可能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)？而你還沒(méi)有從？的狀態(tài)轉(zhuǎn)到？的工作的狀態(tài)。
事情的緊要程度：當(dāng)事情很緊急時(shí)，上述的原則都可以暫時(shí)拋掉，以不誤事為最高原則。其次要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)和你的狀態(tài)。
第二大要素：匯報(bào)準(zhǔn)備
匯報(bào)準(zhǔn)備與你的匯報(bào)形式是有關(guān)系的，但大體可以在匯報(bào)之前理個(gè)思路，如這件事，我是想讓領(lǐng)導(dǎo)給我解決什么問(wèn)題，或是我想傳遞給領(lǐng)導(dǎo)什么信息？如果領(lǐng)導(dǎo)拒絕，我應(yīng)該怎么說(shuō)，如果領(lǐng)導(dǎo)同意，我還需要什么樣的支持。
向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有時(shí)也像下棋一樣，你要看兩步到三步的棋路才能算是有準(zhǔn)備了。
第三大要素：匯報(bào)形式
職場(chǎng)中匯報(bào)也有很多種形式，口頭匯報(bào)，郵件回復(fù)。電話匯報(bào)，或?qū)懗刹牧蠒嫘问竭f交領(lǐng)導(dǎo)。
大致的規(guī)律是：小事、緊急的事要先口頭匯報(bào)，需要形成材料的，再進(jìn)行整理。非主線上的工作，可以用郵件匯報(bào)。比如，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)郵件安排你與另外的部門就某件事做調(diào)研，你已經(jīng)得出確定的結(jié)果，又不需要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，直接郵件回復(fù)是效率最高的了。不過(guò)郵件回復(fù)要加上必要的敬語(yǔ)，如“請(qǐng)您審閱”、“妥否，請(qǐng)您批示”之類的語(yǔ)言。
給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件，最忌諱的是直接發(fā)個(gè)郵件，一句解釋的話也沒(méi)有。你在給領(lǐng)導(dǎo)出謎語(yǔ)嗎？
電話匯報(bào)一般也是小事情，適合于你與領(lǐng)導(dǎo)辦公地點(diǎn)較遠(yuǎn)，或者領(lǐng)導(dǎo)辦公室內(nèi)有人，事情又需要先報(bào)知給領(lǐng)導(dǎo)的情況。
書面材料適合于給公司最高層領(lǐng)導(dǎo)遞交，而且問(wèn)題較為復(fù)雜的情況。
領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)，要把出差前領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作的重大節(jié)點(diǎn)性工作及時(shí)以短信、微信、或者電話等形式匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo).方便領(lǐng)導(dǎo)場(chǎng)外決策或者 及時(shí)了解進(jìn)展。
第四大要素：匯報(bào)內(nèi)容
金字塔原理中的“結(jié)論先行”同樣適合。如：“領(lǐng)導(dǎo)，某某事情已經(jīng)結(jié)束，中間我溝通了哪個(gè)部門，結(jié)論如何?！被蛘摺邦I(lǐng)導(dǎo)，關(guān)于昨天你問(wèn)的那件事，我問(wèn)了哪個(gè)部門，目前的情況是這樣的。”
匯報(bào)的最高境界是可以根據(jù)職場(chǎng)形勢(shì)，靈活變化四大要素的組合，這幾類要素，我在初入職場(chǎng)時(shí)幾乎都犯過(guò)錯(cuò)誤，在現(xiàn)在接觸到的新人中，也常常能發(fā)現(xiàn)他們類似的問(wèn)題。
你如此聰明，一看就明白了吧。
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