美國(guó)著名的管理大師，杜拉克曾說：“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理”。時(shí)間，是世界上最短缺的資源，不可逆，也對(duì)每個(gè)人都很公平?？墒?，為何同樣是24小時(shí)，有的人身兼多職，高效能干，有的人卻手忙腳亂，焦頭爛額，究其原因，或許就在于對(duì)時(shí)間的管理能力。
一個(gè)人，能否在職場(chǎng)中取得成功，秘訣就在于學(xué)好時(shí)間管理。時(shí)間管理，是用技巧、技術(shù)和工具，幫助你完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，也是很多EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育，對(duì)企業(yè)管理者的一項(xiàng)要求。學(xué)習(xí)時(shí)間管理，不是要變成“工作狂”，或是做完所有事，而是更有效地運(yùn)用時(shí)間，明白什么事情該做，什么事情不該做，以此提升工作效率。
在職場(chǎng)中，通過梳理事項(xiàng)，記錄時(shí)間，你會(huì)發(fā)現(xiàn)“時(shí)間”和“工作任務(wù)”之間的關(guān)系，常常會(huì)有以下三種類別。在本文中，將針對(duì)這三種類別，為你提供不同的時(shí)間管理方案，幫助你有的放矢，切實(shí)提升工作效率。
一、時(shí)間 > 工作任務(wù) ：找到并分類你的工作時(shí)間
這種情況下，你的工作任務(wù)并不飽和，你有充分的時(shí)間去完成。表面上，這是一件值得高興的事情，但卻反映出，你的上班時(shí)間并沒有被充分利用。雖然，你和其他同事，領(lǐng)著一樣的薪酬，但時(shí)間的使用率和工作值并不高，即你在相同情況下，很可能比別人落后。
所以，在這種情況下，你要學(xué)會(huì)找到，并且分類你的工作時(shí)間。通常，建議將工作時(shí)間，分成以下5種類別，并且按各自的特點(diǎn)，為每個(gè)時(shí)間找到匹配性的事件，從而更好地進(jìn)行利用。
時(shí)間分類的方法：常態(tài)時(shí)間、動(dòng)態(tài)時(shí)間、專注時(shí)間、碎片時(shí)間、其他時(shí)間。
1）常態(tài)時(shí)間
【特點(diǎn)】穩(wěn)定。
【舉例】每天的例會(huì)，或在公司固定要做的事。如技術(shù)型的客服，每天要固定打出電話進(jìn)行溝通。
【運(yùn)用】要將這些常態(tài)的事項(xiàng)，穩(wěn)定在某個(gè)時(shí)間段，穩(wěn)定處理的流程，甚至對(duì)應(yīng)對(duì)的話術(shù)進(jìn)行穩(wěn)定。
2）動(dòng)態(tài)時(shí)間
【特點(diǎn)】備胎。
【舉例】如在和客戶約談時(shí)，被對(duì)方臨時(shí)放鴿子。
【運(yùn)用】這是你的“備胎時(shí)間”，或稱PLANB。比如，去見客戶時(shí)，要為自己安排兩個(gè)任務(wù)，一個(gè)就是真的去見他，另一個(gè)是假如提前結(jié)束約見，你的工作計(jì)劃。如果你在路上，臨時(shí)被爽約，就可以立即啟動(dòng)“備胎時(shí)間”，找一個(gè)咖啡館去完成工作任務(wù)。這會(huì)讓你在被打亂，或是行程變動(dòng)時(shí)，不用花時(shí)間考慮下一步，抑或發(fā)生情緒波動(dòng)，而是可以高效進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，并保持狀態(tài)穩(wěn)定。
3）專注時(shí)間
【特點(diǎn)】專注。
【舉例】花大精力去寫文案，或開“頭腦風(fēng)暴”會(huì)議。
【運(yùn)用】如果你工作中，沒有這樣的專注時(shí)間，就會(huì)讓你的個(gè)人進(jìn)步很緩慢。可以把自己關(guān)起來，或是關(guān)閉手機(jī)，讓自己完全投入，體驗(yàn)爽快的工作感覺。正如“一萬小時(shí)定律”所言，你必須要有持續(xù)的專注時(shí)間的輸入，才能夠真正快速提升自己，有真實(shí)的成果與輸出。
4）碎片時(shí)間
【特點(diǎn)】閉環(huán)。
【舉例】會(huì)議開始前十分鐘，等地鐵的五分鐘。
【運(yùn)用】在碎片時(shí)間中，對(duì)當(dāng)下的任務(wù)，或今天的工作，進(jìn)行一個(gè)梳理，比如可以處理幾封郵件，在小本子記下郵件中待辦的事宜，并記錄下一步的時(shí)間清單。這樣，你就可以不用反復(fù)看郵件，直接看本子，就知道該干什么。雖然時(shí)間零碎，但做完一件事，要形成一個(gè)閉環(huán)，若只有十分鐘，就做十分鐘能做完的事，并且梳理成待辦清單，方便下一步的工作。
5）其他時(shí)間
【特點(diǎn)】夠了。
【舉例】情緒化發(fā)作，無聊的刷屏。
【運(yùn)用】不能讓自己無止境的情緒化，或刷屏，而要對(duì)自己及時(shí)說“夠了”。比如，和自己約定，只刷5分鐘屏，然后就立即工作。
二、時(shí)間 < 工作任務(wù)>
這種情況下，你的工作任務(wù)太多，而時(shí)間卻有限，就需要你改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，切實(shí)提升你的工作時(shí)間效率。以下的5個(gè)方法，將對(duì)你有所幫助。
1）一步到位法
創(chuàng)造一個(gè)隔離的環(huán)境，比如關(guān)在辦公室或會(huì)議室，讓自己能更專注，去完成工作。但是，很多時(shí)候，這種“一步到位法”，會(huì)被內(nèi)部或外部的原因，進(jìn)行打斷，你需要掌握相應(yīng)的處理技巧。
【內(nèi)部方式】
若你在需要專注時(shí)，常被自己打斷，時(shí)不時(shí)分心，或是想要放棄，則可以使用“番茄鬧鐘”，給自己制定“25min+5min”的專注時(shí)間，提升自己的專注力。
【外部方式】
若你在需要專注時(shí)，常被他人打斷，則有三種應(yīng)對(duì)方式：
一是對(duì)方的事不緊急，則馬上進(jìn)行記錄，并告知對(duì)方，自己會(huì)在完成手頭工作后，在某個(gè)時(shí)間完成交辦。
二是對(duì)方的事很緊急，則馬上將自己手頭工作的進(jìn)度和狀態(tài)，記錄在本子上，這樣在重新回來后，一看本子，就能快速恢復(fù)到原本的工作進(jìn)程中。
三是對(duì)方的事不緊急，但希望你馬上做，則告訴他請(qǐng)稍等片刻，讓你把工作進(jìn)行一個(gè)小結(jié)，然后再去執(zhí)行。這會(huì)讓對(duì)方感受到被重視，以及你的時(shí)間把控能力，也方便你重新回到工作時(shí)，能更高效地鏈接。
2）模板法
若你的常態(tài)時(shí)間，每天需要30分鐘以上，則需要考慮將這些每天都要做的事情，整理成一個(gè)模板?？赡軇傞_始，你需要3、4個(gè)小時(shí)，去建立這個(gè)模板，但每天都至少能給你節(jié)約10分鐘，1個(gè)月后就能賺回時(shí)間值。若有很多常態(tài)時(shí)間，都可以整理成模板，則建議一個(gè)個(gè)來，先建立一個(gè)模板，嘗到甜頭后，會(huì)更有動(dòng)力做下一個(gè)模板。
3）工作清單法
要寫待辦清單，并標(biāo)注優(yōu)先級(jí)。將“重要且緊急”的事情，提前列入清單，并提前時(shí)間的底線，這樣當(dāng)你真正開始做時(shí)，你的心態(tài)是從容的，因?yàn)榧幢憬袢胀瓿刹涣?，還有幾天的緩沖時(shí)間，不至于引發(fā)焦躁。
4）授權(quán)法
在工作中，要學(xué)會(huì)分類授權(quán)別人。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)下屬的某項(xiàng)特長(zhǎng)，要授權(quán)給他，讓他發(fā)揮到極致，并且讓他總結(jié)自己的經(jīng)驗(yàn)，分享給大家。這會(huì)讓他發(fā)揮特長(zhǎng)，獲得成就感，并提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。
5）資料庫(kù)法
若你在做文案，在開始新工作時(shí)，可以從之前的文案庫(kù)中，找到一些素材，從而輕松完成文案。一個(gè)工作的資料庫(kù)，能夠讓你在做事時(shí)，能夠快速找到素材、靈感、模板或借鑒，從而高效完成任務(wù)。在平時(shí)，要注意這種資料庫(kù)的積累。
三、時(shí)間 = 工作任務(wù) ：每天進(jìn)行工作的復(fù)盤
這種情況下，你的工作任務(wù)和時(shí)間，能夠達(dá)到一種平衡和匹配，是一個(gè)相對(duì)理想的狀態(tài)。不過，主動(dòng)對(duì)工作進(jìn)行復(fù)盤，則能夠讓你的提升更明顯，更快速。因?yàn)椋瑫r(shí)間管理的重要技巧，便是對(duì)自己，對(duì)工作，進(jìn)行自下而上的復(fù)盤。
復(fù)盤，是指利用靜態(tài)再看一遍工作全貌，這針對(duì)你工作動(dòng)態(tài)中，來不及觀察、來不及總結(jié)等等情況，在每天的工作結(jié)束后，或者定時(shí)，進(jìn)行一次翻閱各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步優(yōu)化工作方法，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提升工作效率。同時(shí)，日總結(jié) > 周總結(jié) > 月度總結(jié)。
時(shí)間管理，是自我管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。大凡業(yè)績(jī)卓著的人，都是具有高效時(shí)間管理的人士。時(shí)間管理，不僅有助于自己達(dá)到工作目標(biāo)，還能很大程度上，開發(fā)你的個(gè)人潛力，讓你的工作和個(gè)人生活之間保持平衡。
學(xué)會(huì)做時(shí)間的主人，你也能成為高效的職場(chǎng)精英。
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