花了3個小時，我?guī)湍阏砹?0個超級實用的技巧，效率提升300%
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今天我們給大家介紹一下Excel當(dāng)中非常好用的5個技巧，如果你平常經(jīng)常用Excel，那么掌握這5個技巧更是能夠幫你提升工作效率！我們經(jīng)常在使用excel的工作中會涉及到各種數(shù)據(jù)的求和，大家都知道各種求和的方式非常多，今天我們主要來分享一個簡單粗暴的excel超實用技巧，一秒鐘快速求和！以往我們對數(shù)據(jù)進行求和，可能會在鍵盤上敲A1 A2 A3 A4，一直加下去，可如果我們的數(shù)據(jù)量非常大，那這樣可以加到下班還沒加完……其實沒有那么麻煩，一秒就可以搞定，一起來看看方法吧！首先，我們要選中求和的區(qū)域。接著按下快捷鍵Alt =，就可以快速的完成求和啦！除了上面提到的長文本信息之外，一些具有重復(fù)性的編號或者代碼，比如說JKB5362，這種類型的，前面幾個代碼是固定的。那么我們也可以通過一些小技巧，來讓系統(tǒng)幫我們自動錄入前面的編號。方法就是，選中你要填充的單元格，鼠標(biāo)右鍵設(shè)置自定義單元格格式，編輯好單元格的格式之后，就可以讓系統(tǒng)自動幫我們進行錄入了。舉個例子，公司有一個商品的編號是JKB5362，我們可以看到，這個代碼它數(shù)字前面的幾個英文是固定的。那么我們就可以選中將要錄入的單元格 - 設(shè)定單元格格式 - 自定義 - 在類型那里錄入 代碼'JKB'####。在這里大家要注意一下細節(jié)的問題，就是 “JKB” 的雙引號一定要在英文狀態(tài)下錄入，因為軟件是從英文翻譯過來的，所以我們要用英文的雙引號，不能用中文的。英文后面的 #### 代表數(shù)字的位數(shù)。如果你按照我的方法去做，最終實現(xiàn)的效果就是這樣的，你只要錄入后面的編號，前面雙引號內(nèi)的內(nèi)容，系統(tǒng)就會幫你自動補充。如果你掌握了這個技巧，那么可以思考一下，如果下次需要錄入同一個地方的人的身份證號碼或者電話號碼，還有同類產(chǎn)品的編號以及郵箱，可以怎么設(shè)置？在處理Excel文檔的時候，你是否曾處理過這樣的文檔，每列文字都縮到一起，文字都看不到，然后你要逐列去進行調(diào)整。學(xué)會接下來這個方法之后，就再也不怕遇到這樣的文檔了！選中所有需要調(diào)整的行列，然后鼠標(biāo)雙擊兩個列寬之間的線條，就能讓列寬自動適應(yīng)內(nèi)容的長度了。雖然在Excel表格中可以排序，有升序和降序之分，但是如果你想讓數(shù)據(jù)按照城市來進行排序，這需要該如何操作呢？下面雅客就來教你自定義序列，讓序列通過你需要的設(shè)定選項進行排序。你要做的是，首先在表格以外的另一個行列輸入你想要的正確排序，然后點擊文件 - 選項 - 高級 - 編輯自定義列表 ，將之前列好的序列導(dǎo)入。然后關(guān)掉窗口，選中你需要排序的表格，在菜單欄選擇排序 - 自定義排序 在次序那里選擇自定義序列，找到之前添加的序列，再進行確定就可以完成。下面的動圖就是根據(jù)以上操作完成后的預(yù)覽圖。在錄入數(shù)據(jù)的時候，你試過給表格當(dāng)中重復(fù)錄入同一個值嗎？這樣做很浪費時間。通過數(shù)據(jù)的有效性，我們其實就能有效地提前規(guī)避這種情況。操作方法是：選擇菜單欄上的數(shù)據(jù) - 數(shù)據(jù)驗證 - 設(shè)置- 在驗證條件下選擇自定義，然后錄入函數(shù)公式=COUNTIF(range，criteria) 。你看，設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性之后，再輸入一樣的值，系統(tǒng)就會出現(xiàn)提示。而我在上面這個案例當(dāng)中所錄入的公式是：=COUNTIF(D2:D7,D2)=1。也就是說D2在我選定的范圍內(nèi)只能出現(xiàn)一次。用過Excel的朋友都知道，有序的數(shù)據(jù)我們可以通過拖拽第一個單元格的數(shù)據(jù)到最底端，中間就會按照一定的順序自動生成。這當(dāng)然比手動一個個錄入要快很多，但這，還不是最快的錄入方法。你想想，如果表格很長很長很長，那你要手動拖拽到什么時候呢？最快的方法，是用鼠標(biāo)進行雙擊。你看，我在錄入完公式之后，雙擊一下，下面的數(shù)據(jù)就自動填充到表格的最后一欄，非?？旖荨?/section>在工作當(dāng)中，如果所有的數(shù)據(jù)都錄好了，但突然要對某項數(shù)據(jù)進行修改，比如說增加或者減少某項數(shù)值。那么如何才能最快地把所有的數(shù)據(jù)都修改好呢？其實通過選擇性黏貼就可以進行快速修改。以這個案例為例，我要將所有的產(chǎn)品價格打個兩折再進行銷售，那么我就可以先在表格旁邊輸入0.08，然后通過復(fù)制-選擇性黏貼使用乘法，來進行修改。使用這種方法來進行簡單的運算，比起使用輸入公式來進行運算，會更加快捷而且自由靈活度更高。批量在數(shù)字前添加文字，主要利用自定義功能首先，我們可以看到這里有一列數(shù)字，選擇數(shù)據(jù)區(qū)域a1：a13，右鍵單擊從下拉菜單中選擇設(shè)置單元格格式選項。在彈出的設(shè)置單元格格式對話框中切換到數(shù)字選項卡。選擇自定義，接著在右邊的文本框中輸入內(nèi)容為'經(jīng)濟學(xué)一班:'000。有多少個數(shù)字，就輸入多少個0。點擊確定按鈕，這個時候你會看到整個數(shù)據(jù)區(qū)域就添加上文字了。遇到類似的添加情況，可以舉一反三，根據(jù)自己的實際需要添加內(nèi)容。平常我們?nèi)绻y(tǒng)計各個部門產(chǎn)生的費用，我們都是用SUM函數(shù)來求和。第一步：全選我們的數(shù)據(jù)區(qū)域僅需兩步操作，就可以完成所有費用合計的統(tǒng)計！
在Excel中，如果你想在單元格內(nèi)強制換行.把鼠標(biāo)放在需要分行的地方，然后在鍵盤上按下ALT ENTER鍵，就可以強制分行了。在Excel表格中錄入了一些信息，后面如果我們還需要錄入重復(fù)錄入這些信息，除了數(shù)據(jù)有效性之外，我們也可以通過ALT ↓來快速錄入。在下面的一個單元格，我們按ALT ↓，就可以得到一個填充的序列，我們挑選其中進行錄入就可以了。在Excel表格中，我們?nèi)绻[藏的一些或者列，要把數(shù)據(jù)源的可見數(shù)據(jù)復(fù)制到其他地方。如果我們直接復(fù)制，那么就會把隱藏的數(shù)據(jù)都會復(fù)制到。這時候我們在鍵盤上按ALT ；,就可以僅復(fù)制到可見的單元格了。在Excel表格中，我們?nèi)绻迦肓藞D表或者圖片，對不齊Excel表格的線條，就會顯得很難看。這時候，我們就可以按住ALT鍵不放，然后再用鼠標(biāo)來拖動，這樣圖片或者圖表就會自動貼合單元格了。有了數(shù)據(jù)源，要為這些數(shù)據(jù)建立圖表，你會怎么做呢？選中數(shù)據(jù)源，然后按ALt F1，就可以自動生成一張圖表，速度還不用1秒！
按一下ALT鍵，在Excel界面當(dāng)中就會顯示每個功能按鈕的快捷方式。之后按下相應(yīng)的按鈕，就可以操作啦。關(guān)于設(shè)置的操作，如果你在菜單欄找不到，按這個快捷鍵基本都會出來如：選中任意單元格，按“Ctrl 1”快捷鍵，相當(dāng)于在單元格單擊右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”選中柱形圖，按“Ctrl 1”快捷鍵，相當(dāng)于在柱形圖中單擊右鍵選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”。首先插入一個輔助列，從第2行開始，從數(shù)字1開始向下填充至最下方然后將這些數(shù)字進行復(fù)制，并且將標(biāo)題行，復(fù)制粘貼至下方，如下所示：
然后對輔助I列進行升序排列，將輔助列和最底下多余的一行刪除，即得到了工資條.在Excel當(dāng)中，目前是還不支持直接將小寫的金額轉(zhuǎn)換為大寫的，如果要轉(zhuǎn)換為大寫，則需要通過函數(shù)來實現(xiàn)。比如，我們現(xiàn)在的數(shù)字是在A2單元格，我們需要對A2單元格的數(shù)字，轉(zhuǎn)換成大寫的金額，那么則可以錄入以下公式： =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(INT(A2),'[DBNum2][$-804]G/通用格式元'&IF(INT(A2)=A2,'整',''))&TEXT(MID(A2,FIND('.',A2&'.0') 1,1),'[DBNum2][$-804]G/通用格式角')&TEXT(MID(A2,FIND('.',A2&'.0') 2,1),'[DBNum2][$-804]G/通用格式分'),'零角','零'),'零分','')通過上面這個公式，就能將小寫的金額轉(zhuǎn)換為大寫了。對于這些比較常用的公式，你可以把它當(dāng)成模板，收集起來，下次需要用到的時候，替換其中的單元格位置就可以了。在下面這個案例當(dāng)中，我們要進行跨行的匯總給求和，而且每行他都沒有重復(fù)的字段名稱，那么該如何完成這個跨行求和的運算呢？如上圖所示，我們是要對沒有填充黃色底紋的單元格進行匯總結(jié)合，那么我們就可以錄入以下的函數(shù)公式：=SUM({FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE}*B2:B12)在處理Excel表格信息的時候，有些日期格式我們可能需要設(shè)置雙位來顯示，不然不符合財務(wù)數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范。 比如下面的日期格式，我們就可以通過單元格格式設(shè)置，將他顯示位兩位的日期格式。全部選中他們，在單元格格式設(shè)置中，我們使用長日期格式即可。
下面這個表是應(yīng)收賬款的明細，現(xiàn)在我們?nèi)绻y(tǒng)計賬齡，就是在應(yīng)收日期與當(dāng)前日日期進行計算。那么公式就是：=DATEDIF(C3,TODAY(),'D')
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