淺論如何做好辦公室事務(wù)性工作
張春蓮
事務(wù)性工作是辦公室工作的重要內(nèi)容,大致可分為四類:第一類日常程序性事務(wù),第二類臨時(shí)偶發(fā)性事務(wù),第三類領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù),第四類部門(mén)代辦性事務(wù)。雖然事務(wù)性工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點(diǎn),但對(duì)保障組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行具有基礎(chǔ)性作用,這就要求辦公室工作人員要充分認(rèn)識(shí)事務(wù)性工作的重要性,從處理好各類事務(wù)工作入手,克服懶惰、怕苦、粗枝大葉的習(xí)慣,培養(yǎng)勤奮、刻苦、細(xì)心、耐煩的作風(fēng),不斷改進(jìn)工作方式和手段,努力提升辦事效率。
一、建章立制處理日常程序事務(wù)
一是健全辦事制度。對(duì)照中央“八項(xiàng)規(guī)定”要求,健全定點(diǎn)和對(duì)口接待、定點(diǎn)采購(gòu)制,重點(diǎn)規(guī)范車輛、財(cái)務(wù)、國(guó)有資產(chǎn)、接待等管理制度,完善公務(wù)車輛定點(diǎn)維修制、“贛通卡”費(fèi)定額制、車用油和里程數(shù)月通報(bào)制,不斷嚴(yán)肅財(cái)政紀(jì)律,厲行勤儉節(jié)約,嚴(yán)格公務(wù)出差審批制。實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理。
二是規(guī)范辦事流程。要重點(diǎn)規(guī)范公文辦理、會(huì)務(wù)辦理、印鑒管理、信訪辦理、公務(wù)接待、車輛維修及用油管理等辦事流程,每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任到人,嚴(yán)格按照“講規(guī)矩、按程序、守紀(jì)律”的要求,規(guī)范運(yùn)作,調(diào)動(dòng)每名工作人員的積極性和主動(dòng)性,創(chuàng)造性的開(kāi)展好工作。
三是建立辦事臺(tái)賬。運(yùn)用辦公自動(dòng)化手段,分門(mén)別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、接待管理等多種臺(tái)賬,用于辦公室事務(wù)性工作管理。當(dāng)一次性錄入數(shù)據(jù)工作完成后,還需常態(tài)化做好數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)和更新,以便在需要時(shí)可及時(shí)調(diào)用,從而做到有備無(wú)患、高效快捷。
二、耐心冷靜處理臨時(shí)偶發(fā)性事務(wù)
辦公室面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬(wàn)變,處理偶發(fā)性事務(wù)時(shí)要耐心冷靜、迅速抉擇、靈活處置,并善于運(yùn)用以下方法。
一是個(gè)人日志法。每日都要將當(dāng)天的事務(wù)性工作逐一記錄,特別針對(duì)重要事務(wù),要注意記錄處理的時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)程、方法和關(guān)鍵聯(lián)系人等重要信息。同時(shí),善于利用辦公軟件管理名片、日記、日程安排、待辦任務(wù)及備忘錄信息等,并設(shè)置定時(shí)提醒功能,以便更好提升工作的計(jì)劃性、條理性。
二是觸類旁通法。當(dāng)面對(duì)偶發(fā)性事件時(shí),要通過(guò)回顧對(duì)比之前處理相同或相關(guān)事件的做法,舉一反三,融會(huì)貫通,從而找到解決問(wèn)題的捷徑,以便高效快捷地完成工作任務(wù)。例如,領(lǐng)導(dǎo)急需一件辦公用品,而本地商店暫時(shí)無(wú)法提供,同時(shí)短時(shí)間內(nèi)難以赴外地進(jìn)行購(gòu)置。接到任務(wù)后,就可運(yùn)用觸類旁通的方法,回顧之前所采用的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢商品、再聯(lián)系廠家負(fù)責(zé)人要求派專人按時(shí)送貨上門(mén)的經(jīng)驗(yàn),并觸類旁通,靈活運(yùn)用,以便及時(shí)圓滿完成各類任務(wù)。
三是綜合處理法。在日常工作中,經(jīng)常會(huì)遇到各類事務(wù)并行的情況,此時(shí),要采用綜合處理法,先將事務(wù)性工作按輕重緩急進(jìn)行排序,分清哪些是緊急事務(wù)與關(guān)鍵事務(wù),然后集中力量,優(yōu)先處理急事和要事,至于一些日常性,能夠暫緩辦理的事務(wù),可以采用合并同類項(xiàng)的方法統(tǒng)籌加以處理,即可收到事半功倍之效。如,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)辦公室一些可暫緩更換的一般性物件,可以統(tǒng)籌與近期那些必須立即處理的事務(wù)合并予以解決,這樣不僅極大節(jié)省了辦理時(shí)間、人力、物力等,又可避免因頻繁瑣事處理瑣事而干擾領(lǐng)導(dǎo)正常處理工作。
三、快速高效處理領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù)
一是接受工作任務(wù)的“三要素”。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù),首先要快速把握好“三要素”,即:辦什么事,什么時(shí)間完成,具體要求如何。辦事人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類任務(wù)時(shí),必須清晰把握“三要素”,這是做好工作的基本前提。
二是把握好辦事的“三形式”。一般來(lái)說(shuō),事務(wù)性工作辦理可能出現(xiàn)三種形式:單行辦理,即在同一時(shí)間內(nèi)受領(lǐng)一項(xiàng)工作任務(wù);交互辦理,即同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù),并需要在同一時(shí)間內(nèi)采用并行或交叉的方式予以完成;穿插辦理,即同時(shí)受領(lǐng)三項(xiàng)以上工作任務(wù),并需要在同一時(shí)間內(nèi)采用穿插的方式予以完成。處理以上三類事務(wù),要遵照正業(yè)必辦、急事急辦、重事重辦、普通事按常規(guī)辦、簡(jiǎn)單重復(fù)的事委托授權(quán)辦、無(wú)頭緒的事先易后難的原則,統(tǒng)籌兼顧不忙亂,及時(shí)高效不拖拉,優(yōu)先將急事要事予以完成,而對(duì)那些相對(duì)一般性事務(wù),其中流程較短,程序環(huán)節(jié)簡(jiǎn)單的應(yīng)集中辦理,辦一件,消一件。流程較長(zhǎng),程序環(huán)節(jié)復(fù)雜的,應(yīng)分階段、分步驟的加以辦理,并適時(shí)交叉或穿插,合并與同類事務(wù)共同完成。
三是向領(lǐng)導(dǎo)交差的“三注意”。領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)全部結(jié)束,或暫告一段落,應(yīng)向交付任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào),說(shuō)明完成任務(wù)的時(shí)間、效果,指出存在或可能出現(xiàn)的問(wèn)題,提出對(duì)后續(xù)工作的思考與想法等。匯報(bào)時(shí)要注意不拖延、不失真、不邀功,及時(shí)準(zhǔn)確真實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映工作完成情況。
四、盡心盡責(zé)處理部門(mén)代辦性事務(wù)
辦公室的另一個(gè)名稱叫“代辦部”,意思是單位各部門(mén)內(nèi)諸多棘手繁雜、難以協(xié)調(diào)處理的事情,很多都交由辦公室代為辦理。要充分認(rèn)識(shí)到,處理單位各類事務(wù)必須胸懷大局意識(shí),恪盡職守,綜合協(xié)調(diào),善于調(diào)動(dòng)各方面積極因素,從而高效快捷地完成各類事務(wù)性工作,為單位各部門(mén)分憂解難。
一是勇于擔(dān)當(dāng)。只有樹(shù)立勇于擔(dān)當(dāng)、敢于擔(dān)當(dāng)?shù)囊庾R(shí),辦事人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高辦事工作的質(zhì)量和水平。
二是加強(qiáng)溝通。與上級(jí)溝通要注重簡(jiǎn)明、清晰,充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖,把握工作方向與要點(diǎn),并適時(shí)將自己的思考和想法予以匯報(bào);與平級(jí)溝通要注重平和、準(zhǔn)確,高效及時(shí)的傳達(dá)各類精神、協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作;與下級(jí)溝通要注重真誠(chéng)、謙虛,明晰布置各項(xiàng)任務(wù),準(zhǔn)確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決定等。
三是講究原則。事務(wù)性工作牽涉面廣,與單位職工利益息息相關(guān),可以說(shuō)牽一發(fā)而動(dòng)全身。因此,該工作的性質(zhì)決定了經(jīng)辦人員辦事、做人都要厲行原則,工作要公開(kāi)、公平、透明、規(guī)范,做人要謙虛、謹(jǐn)慎、正直、廉潔。為工作而忘己,唯對(duì)事不對(duì)人,這樣才能做得正、行得順,才能減少工作矛盾,才能提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
(作者系市政府辦公室調(diào)研員)
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