兩種方式。第一種是減小文字字號，把大段文字當(dāng)做設(shè)計排版的元素，而不是作為主要閱讀的文字。第二種是理解大段文字的意思，從里面概括出幾個關(guān)鍵點進(jìn)行排版。這里面有個PPT的使用原則，PPT主要用來做演講，提醒演講者應(yīng)該演講的內(nèi)容，而不是把所有的文字內(nèi)容都放在PPT上。好的PPT制作者和優(yōu)秀的設(shè)計師一樣，要先理解要講的內(nèi)容，這樣才能把要表達(dá)的想法圖形化、模塊化、元素化。
PPT排版制作幾個基本原則：
1、演講者的邏輯。
PPT最好是演講者自己來制作，每個人都有自己的演講習(xí)慣，同樣的邏輯架構(gòu)，不同的人做出來的PPT可能完全不同，更不用說大家都有自己的演講方式，有可能在某個地方會插入講某個東西，這只有演講者自己最清楚，如果制作PPT的人和演講者不是同一個人，在溝通上需要花費比較多的時間。曾經(jīng)幫助過一些演講者設(shè)計制作過PPT，基本上要花一天時間來調(diào)整和溝通PPT，這還是基于對方很強理解能力和素質(zhì)基礎(chǔ)上。
2、能視覺化的視覺化。
PPT的演講距離和Word不同，要遠(yuǎn)很多，而且每個頁面停留的時間不確定，如果字?jǐn)?shù)過多，不方便閱讀。圖形對人來說相對更容易聚焦，而且能夠輔助聽眾快速理解。排版上要有設(shè)計思維，把段落、文字元素化，作為版面的一個元素。《寫給大家看的PPT書》里，作者Robin 用了對比、對齊、重復(fù)、親密四個準(zhǔn)則來幫助新人快速建立設(shè)計思維，提升排版能力。
對比：利用字號大小、字體顏色、深淺等方法提高對比。利用對比來突出重點，利用對比來區(qū)分結(jié)構(gòu)，利用對比來引起關(guān)注。
小標(biāo)題用綠色背景色來加強，形成對比，區(qū)分層級。
重復(fù)：每個頁面有自己的特色，但有某個元素是一以慣之的，文本、字體、背景、圖形布局等都可以作為重復(fù)的元素。重復(fù)意味著風(fēng)格的統(tǒng)一，在統(tǒng)一中體現(xiàn)整體風(fēng)格。
通過綠色塊、左上角的角標(biāo)、圖片的切割方式制造重復(fù)感，統(tǒng)一風(fēng)格。
對齊：包括不同段落、圖片和文字、首字或尾字元素等等，對齊是讓整個PPT顯得條理清晰的重要輔助，也能讓聽眾感受到對齊標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計目的。
親密：我們會把靠得近的內(nèi)容看做是有某種關(guān)聯(lián)，所以親密性的大小容易成為我們判斷元素之間聯(lián)系的緊密程度。這樣也有利于讓聽眾了解頁面中不同元素的結(jié)構(gòu)關(guān)系。到底是三大類元素間的遞進(jìn)關(guān)系，還是四個元素的均等排列，或者是三種元素的包含關(guān)系。
將四個原則運用到PPT中，不僅能夠很好地視覺化，也能讓元素間的關(guān)系更清晰。
3、能概括的不墨跡。
很多段落文字的主旨可以用一句話，甚至一個詞語概括，那么盡量概括?？梢杂脠D標(biāo)和圖形、圖片作為輔助說明，段落更具體的內(nèi)容可以通過演講者在現(xiàn)場講出來。比如，從大段文字中提取關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞內(nèi)容加粗等。
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