你有沒(méi)有過(guò)一天的時(shí)間過(guò)得飛快而時(shí)間還不夠用的感覺呢？你有沒(méi)有當(dāng)做一件事情時(shí)總是無(wú)法注意集中力的感覺呢？你有沒(méi)有做起事情來(lái)感覺毫無(wú)頭緒或者事情太多不知道該做什么的感覺呢？曾經(jīng)這些問(wèn)題都困擾著我，做事時(shí)注意力不集中，工作效率低，時(shí)間管理不到位，浪費(fèi)了很多寶貴的時(shí)間，直到從一本書中才找到解決這些問(wèn)題的辦法！
解決這些問(wèn)題的第一步就是先追蹤自己這一天每個(gè)時(shí)間段都在干什么，這個(gè)時(shí)候一張時(shí)間追蹤表能起到良好的作用。這張表如下：每隔半小時(shí)或者一小時(shí)記錄一次這個(gè)時(shí)間段都做了哪些工作，連續(xù)追蹤一個(gè)星期基本上就很清楚自己的時(shí)間具體都花在了哪些事情上面。也只有清楚的了解自己時(shí)間的具體使用情況，才能對(duì)時(shí)間做更細(xì)致的優(yōu)化。知道了自己一天中每個(gè)時(shí)間段都做了什么后，接下來(lái)要做時(shí)間的規(guī)劃。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在制定規(guī)劃時(shí)每多花一分鐘，那么操作時(shí)就會(huì)節(jié)省10分鐘。合理的工作規(guī)劃，也會(huì)極大的提升工作效率。規(guī)劃前要把今天所有要做的任務(wù)收集起來(lái)，然后再做整理，分清任務(wù)的主次，再回顧檢查一下，沒(méi)問(wèn)題之后，就開始行動(dòng)吧！做每一件事都想達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，例如想通過(guò)運(yùn)動(dòng)減肥，這個(gè)時(shí)候就要問(wèn)自己，我想在每天的哪個(gè)時(shí)間段做什么運(yùn)動(dòng)做多久來(lái)達(dá)到體重下降多少來(lái)達(dá)到我的目標(biāo)。只有目標(biāo)越清晰，注意力才會(huì)越集中，我們做起事情來(lái)也會(huì)在時(shí)間上做出更明智的決定，做事效率自然也越高。制定目標(biāo)可以通過(guò)5W1H法來(lái)制定清晰的目標(biāo)，這5W1H就是：目標(biāo)是什么（What）、什么時(shí)間執(zhí)行最合理（When）、選擇什么地點(diǎn)最適宜（Where）、誰(shuí)最適宜來(lái)完成這件事（Who）、這樣做的原因是什么（Why）以及怎么做更有效（How）。通過(guò)問(wèn)自己這些問(wèn)題，能夠制定出清晰明確的目標(biāo)。目標(biāo)制定一定要合理，太難會(huì)讓人沮喪，太容易也會(huì)讓人失去斗志，而且制定目標(biāo)時(shí)盡量用到精確而又合理的數(shù)字，例如：4小時(shí)內(nèi)完成20000人的考勤統(tǒng)計(jì)，形成考勤表，上報(bào)行政主管。制定好清晰明確的目標(biāo)后，接下來(lái)就是按計(jì)劃實(shí)施。在實(shí)施的過(guò)程中，要遵循以下十二字方針：一時(shí)一事、事至事畢、日事日畢。明代著名才子文徵明的兒子文嘉所作的《今日歌》中寫到：今日復(fù)今日， 今日何其少！ 今日又不為，此事何時(shí)了？人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言姑待明朝至， 明朝又有明朝事。為君聊賦今日詩(shī)， 努力請(qǐng)從今日始。說(shuō)的就是今日事今日畢！既然今天的目標(biāo)中制定了這件事，就一定要完成。美國(guó)管理學(xué)家提出了“四象限法則”，他將工作按照“重要”和“緊急”兩個(gè)維度劃分，分為“既緊急又重要”、“重要但不緊急”、“緊急但不重要”“既不緊急也不重要”4個(gè)象限。根據(jù)這個(gè)法則，工作者可以極有效的進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃。在這里要說(shuō)明一點(diǎn)，緊急的事情一般不重要，重要的事情一般不緊急。在時(shí)間規(guī)劃上，一般把80%的精力放在重要而不緊急的事件上。我們知道，事情的流程步驟越少，我們的效率就會(huì)越高。但遇到繁瑣而又負(fù)責(zé)的事情時(shí)，我們就要用到“精簡(jiǎn)法則”了。做精簡(jiǎn)，首先還是要做好先期規(guī)劃，規(guī)劃好后還需要再進(jìn)行正向梳理，逆向發(fā)現(xiàn)，中間劃分確保多余重復(fù)的環(huán)節(jié)被刪除，合并相似的環(huán)節(jié)以及重新編排邏輯混亂的環(huán)節(jié)。再開始做任務(wù)，這樣能達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然，還可以借助電子郵件和井然有序的辦公環(huán)境來(lái)提升工作效率。你有沒(méi)有過(guò)正在聚精會(huì)神做一件事情時(shí)被別人打斷呢？想要解決這種現(xiàn)象可以采用以下幾個(gè)方法：公示“不可打擾”的時(shí)間，安排“可打擾”的時(shí)間，不浪費(fèi)別人時(shí)間和快速排出外來(lái)干擾。當(dāng)然有時(shí)候還會(huì)遇到一些突然來(lái)訪的客戶，這個(gè)時(shí)候，可以采用以下方法：迅速起身、結(jié)束討論或者另約時(shí)間！19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多提出：在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。這也被稱之為二八法則！例如：80%的銷售額源自20%的商品，80%的業(yè)務(wù)收入是由20%的客戶創(chuàng)造的。二八法則同樣適用在時(shí)間管理上，即花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。
首先要清除的知道哪些事務(wù)能實(shí)現(xiàn)80%的成效，這些事務(wù)就屬于二八法則中的20%，在對(duì)這20%的任務(wù)進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃時(shí)，要留出足夠的處理時(shí)間。當(dāng)然，還可以選用一種管理方法：將剩下80%的任務(wù)快速完成，以便留出更多的時(shí)間來(lái)完成這20%的任務(wù)。
利用記事本、文具、筆記本電腦、傳真機(jī)等工具可以有效的幫助我們節(jié)省很多精力，提升工作效率。而強(qiáng)健的身體是支撐我們做事的基礎(chǔ)，因此每天必要的運(yùn)動(dòng)，也是我們提升效率的一種投資。還有，通過(guò)時(shí)間追蹤表我們要找到每天中哪個(gè)時(shí)間段是我們效率最高的，在這個(gè)時(shí)間段里安排能夠?qū)崿F(xiàn)80%價(jià)值的20%事件！一天24小時(shí)，1440分鐘，86400秒，時(shí)間對(duì)于每一個(gè)人都是平等的，如何把時(shí)間利用的最充分，還是有很多方法的。除了要有明確而又清晰的目標(biāo)外，還要有縝密的時(shí)間規(guī)劃。這樣才能事半功倍！希望以上的方法也能給你們帶去一些幫助！
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