小A在一家500強企業(yè)做行政助理，卻沒想到前幾天給領導發(fā)的一個報告郵件成為她被炒的原因。原因在于她發(fā)的那封郵件沒有主題、沒有稱呼，只有一份工作報表的附件，最重要的是其發(fā)送郵件后，沒有確認對方是否收到就不了了之。
第二天開會時，領導問起為什么沒有上交工作報表，小A打開郵件讓上司看，不看還好，看了之后領導直接和她說可以收拾東西走了。
因為她的郵件沒有任何信息說明，領導看到時直接當垃圾郵件處理了。就這樣，一封沒頭沒尾的“雞肋”郵件，不僅導致會議沒法正常開展，還使其他同事的工作進度被其拖延。
那么，在日常的工作中，發(fā)郵件時應該注意些什么呢？
首先，要明確郵件的種類，對癥下藥。
工作郵件分為確認郵件、需求郵件、反饋郵件、通知郵件4種。
1、確認郵件——存證據(jù)
口頭、電話、會議交流的事情，不容易進行留存和取證，口頭確定后再用郵件進行確認會是雙重的保障。
2、需求郵件——有細節(jié)
在工作中，我們常遇到與其他同事、部門、公司協(xié)調溝通，表達需求尋求幫助的事，這時候的郵件就要清楚的表達訴求，把細節(jié)寫清楚、量化出來，讓收件人可以清楚的知道怎么做。
3、反饋郵件——有反應
在收到別人發(fā)來的郵件時，要及時的反饋自己已經(jīng)得到信息，會馬上執(zhí)行。
4、通知郵件——明目的
清楚的表達說明通知事項，具體到時間、地點、事件等。
其次，要明確正確編輯郵件的步驟和郵件的結構。
工作郵件的結構包括：發(fā)送地址、標題、抬頭、正文、附件、恭祝語及落款
1、發(fā)送地址：收件人、抄送人
（1）收件人
收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對象。
在這里注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示；一件事情不要安排給兩個人去做。
（2）抄送人
放在抄送人里，只是讓對方知道這件事，他可以不回復。比如生病請假時，將請假郵件發(fā)送給部門經(jīng)理的同時就得抄送給總經(jīng)理，這樣會讓總經(jīng)理覺得你是很規(guī)矩的人，人員情況是他可操控的。
2、標題
標題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字。明天必發(fā)的文件要標明日期，方便需要時可以快速檢索到。
3、抬頭
抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領導就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼 x 總，xx 總。但在對外發(fā)給其他合作公司的時候，注意要突出級別。
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節(jié)。做到簡明扼要，行文通順。如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。
字體建議用字號用宋體小四，顏色用黑色，強調的關鍵詞用紅色。但切記名字不要用紅色。
5、附件
附件少的時候最好不要打包，這個跟產(chǎn)品設計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看。如果必須要打包，一定要在郵件正文說明壓縮包中包含內容。例如：xxxx 文檔，是對 xxx 的說明，方便收到郵件的人查看。
6、恭祝語及落款
按公司的要求編輯即可。
最后，千萬要記住這些發(fā)送郵件的潛規(guī)則：
1、緊急而重要的事情馬上發(fā)郵件，一方面提高你在領導面前的曝光率，另一方面能有效的推進工作進度。
2、重要事情的安排、結論，一定要發(fā)郵件，提醒相關人員，備忘。
3、復雜的事情，先開會，事后把工作明細化后發(fā)給相關負責人。
5、不重要的事情，不要發(fā)郵件，不要讓領導覺得你無所是事，做事沒有重點。
