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郵件誰不會寫？寫個破郵件還能跟薪水掛鉤了？
讀者老爺莫著急，今天的主題是“如何寫好工作郵件”，且聽晨老師慢慢道來。
先看一個故事：
故事1 與人方便，自己方便
有兩個能力相同，成績都很好，經(jīng)歷也都差不多的學(xué)生，一位叫田宜龍，一位叫王裕源。
有位知名教授今年只招收一名博士生，田宜龍和王裕源都想爭取這個名額，于是他們分頭寫了差不多的簡歷，寄給教授。
不太一樣的是，田宜龍把簡歷寫好，裝進信封、寫好地址、貼上郵票就寄出去了。
而王裕源同學(xué)則多了一個心眼，他在裝簡歷的信封里，放了一個寫著自己名字、地址、郵編并貼好郵票的空信封。
結(jié)果大家可能都猜得到——王裕源被錄取了。
大家是不是覺得王裕源同學(xué)好賊??？
再看一個故事：
故事2 和他一起做事很舒服
在上家公司有一位同事張志勇，三年多時間，從一名普通的java開發(fā)工程師做到了子公司的副總裁。
由于工作的性質(zhì)，經(jīng)常能接觸到公司幾位老總，有一次聽到他們對張志勇的評價：
跟他一起做事情總感覺很舒服，其他工作能力且不說，僅在發(fā)郵件這一件事情上，在有重要郵件時，他一定會很快回復(fù)：收到了，然后簡單說明會怎樣的安排；在執(zhí)行過程中又會定期郵件反饋事情的進展。
腹黑地說，張志勇真狡猾，在郵件這個很容易閃光的點上，他做的非常出彩。
當(dāng)我們盯著別人看——“為什么是他”
的時候
最好多想一想——“為什么不是我？”
當(dāng)我們覺得王裕源同學(xué)很賊，張志勇很狡猾的時候，我們不妨想一想他們思考的出發(fā)點是什么？
上面這個字是“值”哦
這是比技巧更高層面的東西——思想，換位思考，提前做準(zhǔn)備。
寫郵件雖然是一件小事，但是用這個思想去寫，能給你帶來很多好處、避免很多麻煩。
下面我們就逐點詳解：如何寫好工作郵件。
工作郵件用途：簡單而且重要的事項溝通
日常工作中的溝通有三種形式：面談（會議），電話，郵件，并不是所有的事情都適合用郵件來溝通。
復(fù)雜的事情不要通過郵件討論，這要效率很低；有爭議的事情不要在郵件中討論，容易引起不必要的誤會。
簡單而重要的事情馬上發(fā)郵件，提高你在領(lǐng)導(dǎo)面前的曝光率；
重要事情的安排、結(jié)論，一定要發(fā)郵件，備忘、備查、提醒參與者；
復(fù)雜的事情，先開會，再郵件發(fā)會議記錄；
不重要的事情，不要發(fā)郵件，不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你總是抓不住重點。
工作郵件大致可分為以下四類：1、確認郵件；2、需求郵件；3、反饋郵件；4、通知郵件。
1、確認郵件——存證據(jù)
口頭、電話、會議交流的事情，郵件進行確認這是一個好習(xí)慣，很多人不是很注意。
比如劉楊，是一枚互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)理，有一天他不巧在廁所遇到領(lǐng)導(dǎo)。
領(lǐng)導(dǎo)說：我覺得上廁所的時候測一下尿的流速，這是個很好的產(chǎn)品點子哦，劉楊你去做個 APP 吧！
劉楊心想，你他媽有病吧，但口頭上還是夸領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)真是高啊！這個點子真棒！
劉楊當(dāng)這是個笑話就沒管這個事，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)非常氣憤，把他叫到辦公室里蹂躪了一番……
如果劉楊回到座位，馬上寫了一封確認郵件：領(lǐng)導(dǎo)，跟您確認一下，是不是真的要做測尿尿流速的 APP ？
領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)：其實是開玩笑的啦，別當(dāng)真。
這下皆大歡喜，不用做無用功了。但是，請注意但是，領(lǐng)導(dǎo)對劉楊的印象會好很多：這個孩子做事很靠譜！
2、需求郵件——有細節(jié)
部門內(nèi)部、跨部門、夸公司，我們經(jīng)常會給別人提出工作的需求，這個大家接觸的都比較多了。
需要強調(diào)的是：要把細節(jié)寫清楚、量化出來，這樣需求才精確，接需求的人知道怎么做，結(jié)果也不會太讓你難受。
比如，領(lǐng)導(dǎo)真的抽風(fēng)讓劉楊做測尿流速的 APP ……
劉楊做好了產(chǎn)品原型，讓UI設(shè)計師做一張產(chǎn)品的的背景圖，沒有明確尺寸、風(fēng)格等細節(jié)。三天后發(fā)過來一個莫名其妙的東西，導(dǎo)致工期延誤，劉楊就等死吧。
3、反饋郵件——有反應(yīng)
這個是跟第2種，“需求郵件”對應(yīng)的，收到別人的需求郵件后，應(yīng)該盡快反饋。注意，反饋郵件最好是發(fā)兩封：
第一封：確認收到需求，并告知對方自己的計劃安排
第二封：反饋結(jié)果輸出物，并對輸出物做適當(dāng)?shù)恼f明
比如劉楊的領(lǐng)導(dǎo)覺得尿尿流速 APP 非常值得做，于是發(fā)需求郵件給劉楊。
劉楊接到后，馬上寫郵件給領(lǐng)導(dǎo)，以及研發(fā)、運營、UI設(shè)計等相關(guān)人員：
1、本周五開會討論該項目的可行性
2、下周一編寫產(chǎn)品需求文檔
3、………………
結(jié)果周五開會一討論，領(lǐng)導(dǎo)突然覺得自己很傻逼，這個事情就不用做了。
4、通知郵件——廣播站
通知類型的郵件
比如：《元旦放假通知》
比如：《關(guān)于劉楊晉升為公司副總的通知》
這種郵件不需要回復(fù)，也最好不要回復(fù)。
因為通知郵件往往都是群發(fā)N多人的，你一回復(fù)就很可能造成大家在郵件里群聊，非常影響別人的工作。
從郵件的結(jié)構(gòu)看，有：1、發(fā)送地址；2、標(biāo)題；3、抬頭；4、正文；5、附件；6、恭祝語；7、簽名檔。
下面介紹每部分需要注意的要點：
1、發(fā)送地址
發(fā)送地址區(qū)，有收件人、抄送人、密送人三個部分。
a）收件人
收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對象。
在這里注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領(lǐng)導(dǎo)批示；一件事情不要安排給兩個人去做。
這個也牽扯到做事情的方法上了：
比如你明天想要請一天假，同時發(fā)給部門經(jīng)理和總經(jīng)理，請求批準(zhǔn)。
部門經(jīng)理一看，我操，大領(lǐng)導(dǎo)在呢，我批不批啊，還是讓大領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)話吧，這廝是想在老總面前讓我好看么？
總經(jīng)理一看，媽的，這種事情也要我批，想累死老子啊？
結(jié)果誰都不鳥你，你這假算請了還是沒請呢？
b）抄送人
放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復(fù)。
比如請假的例子，就應(yīng)該主送自己的部門經(jīng)理，抄送總經(jīng)理。
這樣部門經(jīng)理好處理，總經(jīng)理還會感覺你是很規(guī)矩的人，動向都讓他知道。
另
如果是跨部門，需要兩個領(lǐng)導(dǎo)都確認的郵件，最好只請示自己的領(lǐng)導(dǎo)，跨部門的溝通讓領(lǐng)導(dǎo)去協(xié)調(diào)。
盡量不要做跨越自己部門范圍請示的事情，因為你的命運主要把握在直接領(lǐng)導(dǎo)手里，別讓他覺得你很難搞。
c）密送人
密送人其實很有用
不方便讓別人看到在收件人列表里出現(xiàn)的人，可以放在密送里；
重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；
在發(fā)送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復(fù)，可以把發(fā)送對象的郵件地址列表放在密送人里。這樣大家看到的收件人里只有自己，全部回復(fù)也不會打擾到其他人。
2、標(biāo)題
標(biāo)題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業(yè)
多次或者轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且這種郵件
1、最好不要參與進去
2、非要參與的話，把標(biāo)題清理清理
為什么不要參與，因為了這么多次的郵件肯定是已經(jīng)靠郵件無法解決的問題了，不如開會討論一下，節(jié)約大家的時間，不管是當(dāng)面或電話會議都好。
電話或會議之后不要忘了發(fā)一封討論結(jié)果確認郵件。
另
如果需要每天發(fā)一次的郵件，比如日報、例行數(shù)據(jù)發(fā)送等，建議標(biāo)題這么寫： 12 月 28 日 關(guān)于 xxx 的 xxx
用當(dāng)日的日期開頭，方便以后檢索。
3、抬頭
抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領(lǐng)導(dǎo)就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼 x 總，xx 總。
我一般是這么處理：單獨寫給領(lǐng)導(dǎo)的郵件直呼姓名或昵稱；有第三人的時候稱呼 x 總。單獨寫郵件，稱呼 x 總，感覺對領(lǐng)導(dǎo)不夠信任、不夠親切；有其他人的時候，不稱呼 x 總，顯得對領(lǐng)導(dǎo)不夠尊重。
尤其是在創(chuàng)業(yè)團隊里，大家沒什么級別概念，內(nèi)部發(fā)郵件都稱呼名字。但是在對外部公司寫郵件的時候，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。
否則外部公司的人可能會想：這特么什么破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能靠譜嗎？
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節(jié)。
一行內(nèi)容不要超過 15 個字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。
一行字太多，有的人郵件查看是豎著的三欄，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔細看了。
建議用字號用小四（20號），字體用宋體，顏色用黑色，強調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。
p.s. 別人的名字不要用紅色。
多條內(nèi)容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時候效率也高。
總之，要把郵件當(dāng)成是網(wǎng)頁去設(shè)計，根據(jù)讀者的體驗去考慮文案和排版。
另
一封郵件說的事情不要太多，還是剛才說的道理，事情多了，就需要開會了。
5、附件
附件少的時候最好不要打包，這個跟產(chǎn)品設(shè)計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看。
附件不要太大，這個很好理解，有的公司網(wǎng)速很慢，你發(fā)大附件肯定有人會想要掐死你。
附件多，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是 xx，請查收
因附件較多，必須要打成壓縮包發(fā)送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明，比如這樣：
壓縮包中包括：
1、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明
2、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明
3、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明
講一下每個附件是干什么的，方便收到郵件的人查看。
6、恭祝語
7、簽名及其他信息
恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。
如果貴公司沒有這方面的規(guī)范，你可以你一封郵件提個建議，恭喜你，又升值了哦。
估計大多數(shù)人都是先寫收件人，然后寫標(biāo)題，然后寫正文，然后pia~發(fā)送了。
這個流程在你很忙亂的時候很可能會出錯，我們最好用一個容錯率高的流程，像這樣：
標(biāo)題——>正文——>附件——>收件人
先寫標(biāo)題，這是整個郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題。同時也防止標(biāo)題遺漏，沒有標(biāo)題的郵件讓人非常不爽，顯得你非常不職業(yè)。
先不要寫收件人地址，即使按錯了鈕，或者按錯了快捷鍵，也不會發(fā)出去。
從流程上確保不犯錯誤，這就是咱普通青年的牛逼之處。
1、2分鐘法則
郵箱自動收郵件的時間間隔設(shè)置成 2 分鐘；
簡單緊急又重要的事情最好 2 分鐘內(nèi)馬上，不要遺忘；
郵件寫好后，不要急著發(fā)，花2分鐘檢查一下各個細節(jié)。
2、2步法處理
第1步，定時查收郵件。
重要緊急的，2分鐘處理；
重要不緊急的，馬上給予回應(yīng)，約定處理時間；
其他事項標(biāo)記待處理標(biāo)簽。
第2步，在空閑時間，集中處理待處理郵件。
3、禁忌
喝酒、吵架之后，情緒不穩(wěn)定的時候，千萬不要發(fā)郵件；
不要在郵件里爭吵和嘲諷，誰做了誰是傻逼；
郵件中有公司機密時，一定要仔細查看收件人，不要有不能收該信息的人。
晨老師就曾經(jīng)在酒后發(fā)過一封罵領(lǐng)導(dǎo)的郵件，后來，我漲工資了…………騙你們的啦，后來我換部門了，這事兒做的非常不職業(yè)哦。
4、標(biāo)點符號
“！”“？”這兩個標(biāo)點符號在郵件里要慎用，下面這個例子，紅字是讀者的感受，大家可以體會一下。
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎
讀者感受——正常詢問，疑問句，即使沒有問號，也能看出來是在提問，情緒很平靜。
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？
讀者感受——結(jié)合上下文語境，似乎有點反問的意思了哦。
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？？
讀者感受——你急個毛啊！
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎！
讀者感受——你是想說“老子耐心有限”嗎？老子時間還有限呢！
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？！
讀者感受——你是想說“你他媽發(fā)還是不發(fā)”嗎？老子還就不發(fā)了！
請問昨天說的郵件發(fā)了嗎？？？？？？？！?。。。。。。?！
讀者感受——這個二逼?。。。。?！
一個問號還好；
兩個問號，就顯得非常著急，閱讀者感受已經(jīng)開始抵觸了；
嘆號，讓人感覺你在質(zhì)疑，你在不耐煩，對方更加反感；
問號+嘆號有罵人的感覺了；
一串問號+一串嘆號，簡直就是個沒素質(zhì)的流氓。
以上，就是晨老師總結(jié)的“如何寫好工作郵件”，好吧，這也許不能馬上讓你的工資漲到3萬……
但是，以這種精益求精的思想去對待工作中的每一個細節(jié)，相信你一定會很快升值，升值了離升職加薪還會遠嗎？
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本文由管理晨讀原創(chuàng)（微信：guanlichendu）
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日積晨讀一小文，游刃職場千重門
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