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根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)等相關(guān)規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)舉證責(zé)任的情形至少包括以下幾種：

1、因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生的勞動爭議。

2、工資支付憑證或記錄（職工工資發(fā)放花名冊）、繳納各項(xiàng)社會保險費(fèi)的記錄、勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄和考勤記錄等有關(guān)憑證由用人單位負(fù)舉證責(zé)任。

3、勞動者無法提供的由用人單位單位掌握管理的與仲裁請求有關(guān)的其他證據(jù)。

為應(yīng)對可能出現(xiàn)的勞動糾紛，降低企業(yè)的法律風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該做好全方位的證據(jù)收集工作，主要包括以下幾個方面：

1、招聘、錄用職工時

用人單位在試用期內(nèi)解除勞動合同，最常見的理由便是“不符合錄用條件”，因此，在招聘、錄用勞動者時，應(yīng)當(dāng)注意告之具體、明確的錄用條件，并保留好勞動者簽字的書面證據(jù)。

2、訂立勞動合同時

用人單位在訂立勞動合同時應(yīng)注意收集證據(jù)的要點(diǎn)如下：

第一、采用綜合計算工時制及不定時工作制的，應(yīng)當(dāng)報勞動行政主管部門批準(zhǔn)，否則無效，對于批準(zhǔn)文件，應(yīng)當(dāng)注意妥善保管，在涉及到加班費(fèi)等爭議時可作為證據(jù)使用。

第二、應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動合同時，若勞動者主動提出訂立固定期限勞動合同的，應(yīng)由勞動者提出書面申請，用人單位要保留好該書面證據(jù)。

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由于考勤資料由用人單位保管，因此涉及需要證明勞動者工作時間的問題時，應(yīng)由用人單位舉證。因此，用人單位應(yīng)當(dāng)建立考勤制度，每月與勞動者進(jìn)行核對并由勞動者簽字，同時考勤記錄保存最好不少于二年。若用人單位不能完成考勤記錄的舉證，很有可能面臨著被勞動者任意索要加班工資的風(fēng)險。

4、工資支付時

現(xiàn)在用人單位一般通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式發(fā)放工資，這會減少工作量，但也會帶來風(fēng)險。通過銀行發(fā)放工資，往往無法體現(xiàn)出工資發(fā)放項(xiàng)目，尤其是加班工資一項(xiàng)。如果無法證明發(fā)放的工資中包含加班工資及其金額，用人單位將會面臨著被某些勞動者重復(fù)索要加班費(fèi)的風(fēng)險。因此用人單位在發(fā)放工資時，最好制定詳盡的工資表，并要求職工簽字確認(rèn)。

5、制定規(guī)章制度時

《勞動合同法》第4條規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)時，應(yīng)經(jīng)職工代表大會或全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。由此可知，規(guī)章制度只有符合“民主程序”、“內(nèi)容合法合理”、“公示”，才能對勞動者發(fā)生效力，也才能作為勞動仲裁委員會或者法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。

故而在實(shí)踐中，用人單位應(yīng)當(dāng)保留能夠證明已經(jīng)履行“民主程序”并向勞動者“公示”的書面證據(jù)。所以建議用人單位在履行“民主程序”方面，采用會議記錄作為書面證據(jù)；在“公示”方面，采用勞動者簽字領(lǐng)取員工手冊、內(nèi)部培訓(xùn)等形式作為書面證據(jù)。

6、解除勞動合同時

實(shí)踐中，用人單位往往以勞動者嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或規(guī)章制度為由單方面解除勞動合同。許多勞動爭議由此產(chǎn)生，雙方往往在嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)上及如何證明嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或規(guī)章制度的事實(shí)上爭執(zhí)不下。

對此，用人單位應(yīng)在員工手冊中細(xì)化嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)，及時收集員工嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或規(guī)章制度的證據(jù)。比如員工的檢討書、處理違紀(jì)員工的記錄、相關(guān)的證人證言等。用人單位還需要注意在解除勞動合同前，應(yīng)將解除理由通知工會，并留存工會簽收同意的通知副本。

7、勞動合同變更時

通常勞動合同變更主要是調(diào)整工作崗位、調(diào)整薪酬，若用人單位需要調(diào)整勞動者的崗位、薪酬等，應(yīng)當(dāng)與勞動者進(jìn)行協(xié)商，并及時與之簽訂補(bǔ)充協(xié)議，以防事后勞動者反悔。

總之，用人單位要有充分重視證據(jù)的觀念，把收集證據(jù)的工作做在平時，同時將證據(jù)材料歸類，分清輕重緩急，分別保存，以備不時之需。