如何制作一個可以自動統(tǒng)計(jì)實(shí)時庫存以及出入庫數(shù)量的進(jìn)銷存表格?其實(shí)并不需要多么高難度的技術(shù)，只需要掌握四個函數(shù)并且具備一些基本的Excel編輯和排版能力就可以自己做出來。
這四個函數(shù)就是：vlookup、iferror、sumif和if。接下來就讓老菜鳥帶你一步一步實(shí)現(xiàn)這個出入庫表的制作。
《進(jìn)銷存出入庫統(tǒng)計(jì)表》功能說明：
實(shí)時統(tǒng)計(jì)功能：只需要按照規(guī)定的格式記錄出庫入庫流水表，即可自動對最新庫存及出入庫數(shù)量進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計(jì)。
智能提醒功能：當(dāng)物品的庫存量低于安全庫存數(shù)量時進(jìn)行自動標(biāo)注達(dá)到警示效果。
《進(jìn)銷存出入庫統(tǒng)計(jì)表》的構(gòu)成：
按照最基本的需求來說，制作一個進(jìn)銷存出入庫表通常需要三個部分：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（也叫基本信息表）、出入庫記錄表（也叫流水明細(xì)表）、庫存統(tǒng)計(jì)表（也叫結(jié)果查詢表）。以下分別來說明這三個部分的做法。
一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表
根據(jù)公司的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，把握一個基本原則，表格要能夠體現(xiàn)出物品的所有屬性，并且每個屬性單獨(dú)一列進(jìn)行存放。表格不要求美觀，一定不要出現(xiàn)合并單元格。
例如下圖就是一個比較規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表：
說明：序號不是必須的，僅僅是為了便于查找；統(tǒng)計(jì)通常都是使用產(chǎn)品編碼作為唯一的依據(jù)，如果碰巧你所在公司的產(chǎn)品沒有編碼，那么序號可以作為編碼來使用。
為了確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，當(dāng)有新產(chǎn)品的時候，需要在表格里增加記錄，如果有淘汰產(chǎn)品，則無需刪除原有記錄。
二、出入庫記錄表
通常出庫和入庫是分成兩個sheet進(jìn)行存放的，也可以合在一起存放，為了方便起見，我們合在一起來做示例。
表格中的數(shù)據(jù)列需要包含基本的產(chǎn)品信息以及出入庫的日期和數(shù)量，格式大致為：
在上方這個流水表中，只有藍(lán)色的A、E、F、G這幾列需要及時記錄。分類、名稱和單位這幾列等基本信息都是通過公式來自動生成的，大家一定猜到了，該vlookup上場了！
不錯，這正是vlookup大顯身手的時候，通過下面這張圖，可以看到，編碼后面的三列都是使用vlookup函數(shù)得到的。B2單元格公式為：=VLOOKUP($A2,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表!$B:$E,COLUMN(B1),0)
公式解讀：vlookup一共需要四個參數(shù)，基本格式為
=vlookup（查找值，查找區(qū)域，列數(shù)，精確查找）
第一個參數(shù)$A2表示想要查找的內(nèi)容，注意因?yàn)楣揭依吕虼嗽贏前面加了$對列進(jìn)行鎖定，防止右拉時發(fā)生錯誤；
第二個參數(shù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表!$B:$E表示要查找的區(qū)域（文章前面介紹的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表），注意這個區(qū)域是以編碼為首列的，因?yàn)榫幋a在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的B列，所以區(qū)域也是從B列開始而不是從A列開始，這一點(diǎn)一定要記住，因?yàn)楹芏嘈率质褂胿lookup都在這個地方犯了錯誤；
第三個參數(shù)表示返回的內(nèi)容為查找區(qū)域的第幾列，因?yàn)楣揭依?，所以我們使用column（B1）作為返回列數(shù)。column的作用是得到參數(shù)的列號。我們要返回基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表$B:$E 中的C列即第2列， 在整個參數(shù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中B1單元格的列號是2，因此這里用column（B1）表示要返回的列數(shù)。當(dāng)公式右拉時B1會變成C1，列號也就從2變成3，實(shí)現(xiàn)了一個公式右拉完成多列引用的目的。
最后一個參數(shù)0表示精確查找。
表格最后的三列日期與出入庫數(shù)量根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行記錄即可。正常情況下這個流水表就算是完成了，但是為了使用更加智能化，還可以對vlookup這部分進(jìn)行優(yōu)化。
當(dāng)我們在輸入產(chǎn)品編碼的時候，有可能錄入錯誤（或者輸入的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中沒有的新編碼），這時候就會得到一些亂碼：
效果看上去不是太美觀，因此就需要請出另一個函數(shù)iferror來配合vlookup解決這個問題，公式修改為：=IFERROR(VLOOKUP($A2,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表!$B:$E,COLUMN(B1),0),'編碼有誤請核查！')
可能有些朋友是第一次見到iferror這個函數(shù)，簡單介紹一下：
=iferror（公式，公式結(jié)果錯誤時顯示的內(nèi)容），公式只需要兩個參數(shù)，第一個參數(shù)是一個公式，第二個參數(shù)是當(dāng)公式結(jié)果錯誤時需要顯示的內(nèi)容。以本例來說，第一參數(shù)就是vlookup，當(dāng)vlookup的結(jié)果正確時，iferror不發(fā)生作用，但是當(dāng)vlookup的結(jié)果錯誤時，就會顯示需要的內(nèi)容，本例是顯示了一串文字：編碼有誤請核查！注意：如果要顯示的內(nèi)容是文本一定要加引號。
三、庫存統(tǒng)計(jì)表
這個庫存統(tǒng)計(jì)表的功能是對所有產(chǎn)品的庫存情況進(jìn)行實(shí)時顯示，大致有以下一些信息：累計(jì)出庫數(shù)量、累計(jì)入庫數(shù)量、當(dāng)前庫存數(shù)量；如果需要進(jìn)行缺貨提示的話還需要一個安全庫存數(shù)量以及是否缺貨的內(nèi)容。
這個統(tǒng)計(jì)表并不需要單獨(dú)再建立一個sheet，只需要在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的后面添加剛才列出來的這些內(nèi)容就OK了，格式如下圖所示：
可以看到，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表后面增加了六列內(nèi)容，其中只有初始庫存和安全庫存數(shù)是需要錄入的，累計(jì)出庫數(shù)量、累計(jì)入庫數(shù)量和是否缺貨都是通過公式來實(shí)現(xiàn)的，以下對這些字段做個簡要的說明：
初始庫存：也可以叫做庫存結(jié)轉(zhuǎn)，在啟用這個出入庫統(tǒng)計(jì)表的時候?qū)υ袔齑孢M(jìn)行記錄。
累計(jì)出庫數(shù)量（G列）：使用公式=SUMIF(出入庫記錄表!A:A,B2,出入庫記錄表!F:F)統(tǒng)計(jì)所得：
公式解析：sumif函數(shù)需要三個參數(shù)，基本結(jié)構(gòu)為=SUMIF（條件區(qū)域，條件，求和區(qū)域）
第一個參數(shù)出入庫記錄表!A:A表示條件列；
第二個參數(shù)B2表示前面條件列應(yīng)該滿足的條件（對應(yīng)該行物品編碼）；
第三個參數(shù)出入庫記錄表!F:F表示對滿足條件的在此列求和。
同樣的方法將第三個參數(shù)出入庫記錄表!$F:$F換成出入庫記錄表!$G:$G得到累計(jì)入庫數(shù)量（H列）：
當(dāng)前庫存數(shù)量：用初始庫存-累計(jì)出庫數(shù)量+累計(jì)入庫數(shù)量即可；
安全庫存數(shù)量：本例中都設(shè)置的是50，可以根據(jù)每個產(chǎn)品的情況進(jìn)行確定。此項(xiàng)需要手工輸入。
是否缺貨：這里用到了IF函數(shù)，公式為：=IF(I2>J2,'','缺貨')
If函數(shù)的基本格式為if(條件，成立時需要的結(jié)果，不成立時需要的結(jié)果)；
本例中條件為I2>J2，也就是判斷，當(dāng)前庫存數(shù)量大于安全庫存數(shù)時，得到空白，反正則得到缺貨兩個字。
同時對此列設(shè)置了條件格式，當(dāng)出現(xiàn)缺貨的情況時，使用顏色來得到醒目的效果。
設(shè)置方法為選擇k列，依次點(diǎn)擊【條件格式】→【突出顯示單元格規(guī)則】→【等于】：
在左邊的框內(nèi)輸入缺貨兩個字，右邊選擇需要得到的效果后，確定即可。
到這里，一個自動統(tǒng)計(jì)的出入庫表就能夠輕松實(shí)現(xiàn)了！有了這個工具再也不用擔(dān)心上千個物品的倉庫庫存算錯了，一旦發(fā)現(xiàn)有缺貨的情況就告訴采購去買，效率也提高了！
最后再說明一點(diǎn)，類似這種出入庫統(tǒng)計(jì)表，設(shè)計(jì)思路大致上是相同的，根據(jù)實(shí)際運(yùn)用的情況可以進(jìn)行一些優(yōu)化，如果還有單價等信息，可以在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表進(jìn)行添加，然后利用數(shù)量*單價得到金額。
很好的利用數(shù)據(jù)有效性來規(guī)范數(shù)據(jù)的錄入，例如編碼要求具有唯一性，就可以設(shè)置有效性來防止重復(fù)錄入（這個方法如果你還不會的話可以留言）。
設(shè)置公式保護(hù)防止誤操作破壞了公式從而影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等等……
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