一、 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的步驟
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的任務(wù)是：要求能簡(jiǎn)單而明確地指出各崗位的工作內(nèi)容、職責(zé)與權(quán)力、以及與組織中其他部門(mén)和崗位的關(guān)系，要求明確擔(dān)任該崗位工作者所必需具備的基本素質(zhì)、技術(shù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、處理問(wèn)題的能力等條件。因此，組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的步驟一般可以分為四步：
1．崗位的形成。通過(guò)對(duì)組織目標(biāo)的分析，明確組織任務(wù)，并且通過(guò)對(duì)任務(wù)的分解和綜合，形成為完成任務(wù)所需的最小的組織單位，即崗位。明確每個(gè)崗位的任務(wù)范圍、崗位承擔(dān)者的責(zé)職權(quán)利以及應(yīng)具備的素質(zhì)要求等。所以，設(shè)計(jì)一個(gè)全新的組織結(jié)構(gòu)需要從下而上進(jìn)行。
2．部門(mén)劃分。根據(jù)各個(gè)崗位所從事的工作內(nèi)容的性質(zhì)以及崗位職務(wù)間的相互關(guān)系，依照一定的原則，可以將各個(gè)崗位組合成被稱(chēng)為"部門(mén)"的管理單位。組織活動(dòng)的特點(diǎn)、環(huán)境和條件不同，劃分部門(mén)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)也是不一樣的。對(duì)同一組織來(lái)說(shuō)，在不同時(shí)期的背景中，劃分部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)也可能會(huì)不斷調(diào)整。
3．機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)和組織形式。每個(gè)組織都需要一個(gè)組織結(jié)構(gòu)，它是在崗位形成和部門(mén)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，根據(jù)組織內(nèi)外能夠獲取的人力資源，對(duì)初步設(shè)計(jì)的部門(mén)和崗位進(jìn)行調(diào)整，并平衡各部門(mén)、各崗位的工作量，以使組織機(jī)構(gòu)合理。一個(gè)組織的結(jié)構(gòu)可以采用不同的形式清楚地加以表達(dá)，這些組織形式可以按模式進(jìn)行選擇。
4．文件。文件是采用合適的表達(dá)方法對(duì)機(jī)構(gòu)組織所作的書(shū)面表達(dá)。主要類(lèi)型有：組織機(jī)構(gòu)圖、崗位責(zé)任書(shū)、崗位人員分配圖和顯示崗位和部門(mén)在完成總?cè)蝿?wù)方面所占份額的職能圖。
二、組織設(shè)計(jì)的原則
組織所處的環(huán)境，采用的技術(shù)、制定的戰(zhàn)略、發(fā)展的規(guī)模不同，所需的職務(wù)和部門(mén)及其相互關(guān)系也不同，但任何組織在進(jìn)行機(jī)構(gòu)和結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)時(shí)，都需遵守一些共同的原則。組織設(shè)計(jì)應(yīng)該遵循的原則，可歸納為以下四點(diǎn)：
1．系統(tǒng)整體原則
系統(tǒng)整體原則是組織的本質(zhì)決定的。組織作為一個(gè)開(kāi)放系統(tǒng)，隨著科學(xué)技術(shù)和商品經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，與外界聯(lián)系越來(lái)越廣泛頻繁。因此要按系統(tǒng)開(kāi)放原則，深入研究政治環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、資源環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境等對(duì)企業(yè)的影響，設(shè)計(jì)出開(kāi)放型的組織系統(tǒng)，提高對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力。
有組織的集體之所以比個(gè)人力量大，就在于個(gè)體經(jīng)過(guò)相互聯(lián)系而結(jié)合成為一個(gè)整體。因此，運(yùn)用系統(tǒng)原理來(lái)研究要素之間的聯(lián)系，確保組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，是組織設(shè)計(jì)時(shí)必須遵循的基本原則。這一原則主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）結(jié)構(gòu)完整。組織如同一部機(jī)器，只有結(jié)構(gòu)完整才能產(chǎn)生必要的功能。
（2）要素齊全。管理組織沒(méi)有要素或要素不全不能構(gòu)成系統(tǒng)，但并不是越多越好。組織系統(tǒng)一般包括以下要素：①人員。這是首要的起主導(dǎo)作用的要素。②崗位和職務(wù)。即明確系統(tǒng)中每一個(gè)人所處的位置以及相應(yīng)的職務(wù)，形成不同層次的職務(wù)結(jié)構(gòu)。③權(quán)力和責(zé)任。即規(guī)定每一崗位和職務(wù)所擁有的權(quán)力和承擔(dān)的責(zé)任，以達(dá)到指揮、協(xié)調(diào)和控制的目的。防止由于機(jī)構(gòu)重疊、職責(zé)不明和副職過(guò)多而降低管理效能。④信息。組織系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)系主要靠信息聯(lián)系，能否保持信息暢通無(wú)阻是組織設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮的重要因素。以上這些要素，彼此是緊密聯(lián)系相互影響的。組織設(shè)計(jì)時(shí)要統(tǒng)籌考慮，做到事事有人管，人人有事干。
（3）確保目標(biāo)。目標(biāo)是一切管理活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。應(yīng)按目標(biāo)要求進(jìn)行組織設(shè)計(jì)，即根據(jù)目標(biāo)建立或調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，按各部門(mén)各崗位職務(wù)的職能要求確定管理人員的工作量及其應(yīng)具備的素質(zhì)，然后連選符合前述要求的人員。這樣就把企業(yè)目標(biāo)與每一個(gè)職工聯(lián)成整體網(wǎng)絡(luò)，能較好地防上因人設(shè)事、人浮于事和不稱(chēng)職現(xiàn)象。上述過(guò)程還說(shuō)明，滿(mǎn)足目標(biāo)需求的人員數(shù)量是一個(gè)變數(shù)，它與工作量大小和人員素質(zhì)有關(guān)，同樣的工作量，素質(zhì)提高了，人員應(yīng)及時(shí)精減；反之則需增加。
2．統(tǒng)一指揮原則
統(tǒng)一指揮原則是組織管理的一個(gè)基本原則。它雖然源于軍事組織，但對(duì)現(xiàn)代管理組織也有普遍指導(dǎo)意義。統(tǒng)一指揮原則是建立在明確的權(quán)力系統(tǒng)上的。權(quán)力系統(tǒng)依靠上下級(jí)之間的聯(lián)系所形成的指揮鏈而形成。指揮鏈即指令信息和信息反饋的傳遞通道。為確保統(tǒng)一指揮，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）指揮鏈不能中斷。管理組織的指揮鏈如同人的血液循環(huán)系統(tǒng)，靠它來(lái)統(tǒng)一全體人員的思想和行動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)共同的管理目標(biāo)而努力。中斷了指揮鏈，就會(huì)造成指令無(wú)法貫徹，信息無(wú)法反饋，整個(gè)組織陷于癱瘓無(wú)政府狀態(tài)。
（2）切忌多頭領(lǐng)導(dǎo)。組織設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮總體協(xié)調(diào)，以保證統(tǒng)一指揮，即命令的統(tǒng)一性與有效性。多頭領(lǐng)導(dǎo)必然政出多門(mén)，容易出現(xiàn)矛盾，使下級(jí)疲于應(yīng)付甚至無(wú)所適從，嚴(yán)重影響工作效率。
（3）不能越級(jí)指揮。為了保證指揮鏈的完整，在通常情況下，上級(jí)對(duì)下級(jí)的指揮應(yīng)逐級(jí)進(jìn)行。組織設(shè)計(jì)時(shí)，要明確各層機(jī)構(gòu)不同人員的職責(zé)權(quán)限。各級(jí)做各級(jí)該做的事，這樣才能有效地發(fā)揮組織效應(yīng)。越級(jí)指揮的后果必然是：一方面浪費(fèi)了領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間與精力，另一方面又會(huì)挫傷下屬的積極性和責(zé)任感。當(dāng)然，也應(yīng)當(dāng)明確：上級(jí)對(duì)下級(jí)不越級(jí)指揮，但可以越級(jí)檢查工作；下級(jí)對(duì)上級(jí)，不越級(jí)請(qǐng)示，但可以越級(jí)反映情況。
3．權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)原則
權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)原則也是組織管理的一項(xiàng)極為重要的原則。但實(shí)際上在組織中，權(quán)責(zé)分離的現(xiàn)象是屢見(jiàn)不鮮的，如有權(quán)無(wú)責(zé)、有責(zé)無(wú)權(quán)。權(quán)大責(zé)小、責(zé)大權(quán)小等。理論研究和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都證明，權(quán)責(zé)不對(duì)應(yīng)對(duì)管理組織的效能損害極大。有權(quán)無(wú)責(zé)（或權(quán)大責(zé)小）容易產(chǎn)生瞎指揮、濫用權(quán)力的官僚主義；有責(zé)無(wú)權(quán)（或責(zé)大權(quán)?。?huì)嚴(yán)重挫傷工作人員的積極性。兩者都會(huì)使組織失去活力。權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)主要靠科學(xué)的組織設(shè)計(jì)，要深入研究管理體制和組織結(jié)構(gòu)，建立起一套完整的崗位職務(wù)和相應(yīng)的組織法規(guī)體系。在組織運(yùn)行過(guò)程中，要解決好授權(quán)問(wèn)題，在布置任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)把責(zé)任權(quán)力以及上面能提供的條件一并說(shuō)清，防止責(zé)權(quán)分離而破壞系統(tǒng)的效能。
4．有效管理幅度原則
組織設(shè)計(jì)時(shí)必須著重考慮組織運(yùn)行中的有效性，即管理層次與管理幅度的問(wèn)題。管理層次是指管理系統(tǒng)劃分為多少等級(jí)。管理幅度是指一名上級(jí)主管人員直接管理的下級(jí)人數(shù)。管理層次決定組織的縱向結(jié)構(gòu)，管理幅度則體現(xiàn)了組織的橫向結(jié)構(gòu)。顯然，兩者呈反比關(guān)系。管理幅度是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題，影響因素很多，彈性很大。它與主管者個(gè)人的性格氣質(zhì)、學(xué)識(shí)才能、體質(zhì)精力、管理作風(fēng)、授權(quán)程度以及被管理者的素質(zhì)密切相關(guān)。此外，還與職能難易程度、工作地點(diǎn)遠(yuǎn)近、工作相似程度，以及新技術(shù)應(yīng)用情況等客觀(guān)因素有關(guān)。因而，管理幅度要根據(jù)具體情況而定。管理組織按其層次和幅度的關(guān)系，可分為管理層次多，幅度小的高型結(jié)構(gòu)和管理層次少，幅度大的扁平結(jié)構(gòu)，這兩種結(jié)構(gòu)各有利弊。高型結(jié)構(gòu)，其優(yōu)點(diǎn)是管理嚴(yán)密，分工明確，上下級(jí)容易協(xié)調(diào)；其缺點(diǎn)是層次一多，管理費(fèi)用增加，信息溝通時(shí)間延長(zhǎng)，不利于發(fā)揮下屬人員的創(chuàng)造性。扁平結(jié)構(gòu)則相反，由于層次少幅度大，其優(yōu)點(diǎn)是管理費(fèi)用較低，信息交流速度快，有利于發(fā)揮下級(jí)的主動(dòng)性；其缺點(diǎn)為難以嚴(yán)密監(jiān)督下級(jí)工作和上下級(jí)、同級(jí)協(xié)調(diào)工作量增多。在決定采用哪種結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)分析以下因素：
（1）工作任務(wù)的相似程度：工作任務(wù)越相似，管理幅度越可能加大，即宜采用扁平結(jié)構(gòu)，減少管理層次。反之，則宜采用高型結(jié)構(gòu)。
（2）工作地點(diǎn)遠(yuǎn)近：管理系統(tǒng)各工作地點(diǎn)較接近，可以加大管理幅度，采用扁平結(jié)構(gòu)。反之，則采用高型結(jié)構(gòu)。
（3）下屬人員水平：人員整體素質(zhì)較差，思想水平較低，工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)縮小管理幅度，加強(qiáng)對(duì)下屬的直接指導(dǎo)，采用高型結(jié)構(gòu)。若下屬工作自覺(jué)性高，能力強(qiáng)，可采用扁平結(jié)構(gòu)。
（4）工作任務(wù)需要協(xié)調(diào)的程度：管理系統(tǒng)各部門(mén)的協(xié)調(diào)難度大，應(yīng)減少管理幅度，采用高型結(jié)構(gòu)。反之，則可用扁平結(jié)構(gòu)。
（5〕信息溝通：信息溝通良好宜采用扁平結(jié)構(gòu)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以大大減少管理層次。
5、因事設(shè)職與因人設(shè)職相結(jié)合的原則
組織設(shè)計(jì)的根本目的是為了保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是使目標(biāo)活動(dòng)的每項(xiàng)內(nèi)容都落實(shí)到具體的崗位和部門(mén)，即"事事有人做"，而非"人人有事做"。因此，組織設(shè)計(jì)中，邏輯性地要求首先考慮工作的特點(diǎn)和需要，要求因事設(shè)職，因職用人，而非相反。但這并不意味著組織設(shè)計(jì)中可以忽視人的因素，忽視人的特點(diǎn)和人的能力。組織設(shè)計(jì)過(guò)程中必須重視人的因素，這是多方面的要求：
（1〕組織設(shè)計(jì)往往并不是為全新的、迄今為止還不存在的組織設(shè)計(jì)職務(wù)和機(jī)構(gòu)。在那種情況下，我們也許可以不考慮人的特點(diǎn)。但是，在通常情況下，我們遇到的實(shí)際上是組織的再設(shè)計(jì)問(wèn)題。隨著環(huán)境、任務(wù)等某個(gè)或某些影響因素的變化，重新設(shè)計(jì)或調(diào)整組織的機(jī)構(gòu)與結(jié)構(gòu)，這時(shí)就不能不考慮到現(xiàn)有組織中現(xiàn)有成員的特點(diǎn)，組織設(shè)計(jì)的目的就不僅是要保證"事事有人做"，而且要保證"有能力的人有機(jī)會(huì)去做他們真正勝任的工作"。
（2〕組織中各部門(mén)各崗位的工作最終是要人去完成的，即使是一個(gè)全新的組織，也并不總是能在社會(huì)上招聘到每個(gè)職務(wù)所需的理想人員的。如同產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，不僅要考慮到產(chǎn)品本身的結(jié)構(gòu)合理，還要考慮到所能運(yùn)用的材料的質(zhì)地、性能和強(qiáng)度的限制一樣，組織機(jī)構(gòu)和結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，也不能不考慮到組織內(nèi)外現(xiàn)有人力資源的特點(diǎn)。
〔3〕任何組織，首先是人的集合，而不是事和物的集合。人之所以參加組織，不僅有滿(mǎn)足某種客觀(guān)需要的要求，而且希望通過(guò)工作來(lái)提高能力、展現(xiàn)才華、實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值?，F(xiàn)代社會(huì)中的任何組織，通過(guò)其活動(dòng)向社會(huì)提供的不僅是某種特定的產(chǎn)品或服務(wù)，而且是具有一定素質(zhì)的人?？梢哉f(shuō)，向社會(huì)培養(yǎng)各種合格有用的人才是所有社會(huì)組織不可推卸的社會(huì)責(zé)任。為此，組織的設(shè)計(jì)也必須有利于人的能力的提高，必須有利于人的發(fā)展，必須考慮到人的因素。
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