一生至歡，莫若知音相伴；
千載奇逢，無如好書在案。
最近，抽空翻看石頭君的《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法》和公眾號，感覺辦公室的工作內(nèi)容還是真是挺豐富的，其中有很多工作確實是一般碰不著，碰到了就易出錯，當然，很多知識其實也是熟能生巧、厚積薄發(fā)型的。
從今天起，我想結(jié)合自身的工作和學習體會，選出關(guān)于辦公室或內(nèi)勤人員業(yè)務(wù)中常見的會議組織中幾個知識點，也是拋磚引玉，和大家分享、共勉。
作者：彭 強
主播：白 潔
編輯：孔麗娜
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會議通知
說起會議，各式各樣，大到APEC會議、全國性會議，小到部門例會，不勝枚舉。在書中，石頭君也給我們列舉了幾十種的會議，其中，我感覺，與我們工作緊密相關(guān)的就是專題會、研討會、協(xié)調(diào)會、黨支部會議、工作例會等。
這些會議的籌辦組織都離不開會議通知，今天，我們就從會議通知談起，重點講五個小細節(jié)，供大家學習對照，查漏補缺。
1
事前要確定通知的范圍。
這是決定會議召開的對象，決定了會議的質(zhì)量和決策效率。把握好三個原則：
一是工作需要，議題涉及哪些單位，就通知到這些單位，邀請哪個級別的領(lǐng)導一定要明確。比如常見的“黨政正職”、“單位負責人”、“主要負責同志”、“負責同志”、“主管領(lǐng)導”、“處級干部”、“副處級以上領(lǐng)導干部”、“處級單位主要負責同志”等詞義，心中不能模糊；
二是慣例，比如前期工作研究確定的規(guī)則；
三是領(lǐng)導意見，臨時工作需要某部門提出意見的。上述這些問題弄清楚了，會議的級別、人數(shù)、座次也就大致有數(shù)了。
2
注意容易遺漏幾類人群。
首先是老領(lǐng)導，比如市里通知要求傳達到副局級以上干部會議，這時也要考慮已退休的局級領(lǐng)導，畢竟，聽取上級指示精神也是老領(lǐng)導一項重要的政治待遇。
其次是新聞單位，也容易漏掉。系統(tǒng)內(nèi)的大型會議，如十九大精神報告會等，需要進行內(nèi)外宣傳，一般也應(yīng)請宣傳中心的記者拍攝留影，必要時邀請市級媒體記者。
還有外地的分支機構(gòu)和新組建的部門。這點我們涉及較少，主要是審批辦等個別單位，根據(jù)需要，應(yīng)列入提醒通知范圍。
3
通知中各類信息要準確。
除了前面提到的通知參會人員或領(lǐng)導級別詞義要注意外，會議名稱、開會時間、地點（最好具體到會議室）、會議召集或主持人、會議議程或主要內(nèi)容、反饋人員及聯(lián)系方式，還有，入場時間以及會場紀律也應(yīng)適當提示，以便養(yǎng)成良好習慣。
如果是視頻會議，還要注明每次開機、調(diào)試時間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。議題較多時，還要考慮候會地點。有外單位參會的，要考慮停車問題。
4
適時發(fā)送通知有助于提高效率。
換句話說，發(fā)通知不能一味圖快，既不能過早又不能過遲。過早容易忘、容易錯、容易變，過遲趕不上。會議如果安排在市區(qū)召開，對于門頭溝、延慶、密云等區(qū)的單位可以按照時間優(yōu)先安排通知。
5
要堅持“一個都不能少”的鐵律。
發(fā)通知時，傳真、短信、騰訊通、電話都只是手段，我們切不能圖省事、怕費事，一發(fā)了之、一打了之，否則，小則暴露出我們工作態(tài)度不端正、不嚴謹，大則誤事挨批評。只有回復、回信、回電、回圖了，才能確保信息的送達確認，這一點最重要，工作中最容易犯。
以上就是個人對于會議通知環(huán)節(jié)的一些體會，與大家共勉，歡迎指正。
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