昨日，職場充電寶邀請@天天老師為粉絲舉辦了一場主題為“如何系統(tǒng)提升Excel水平”的在線微課。有接近700名同學(xué)參加了此次培訓(xùn)，現(xiàn)場的反饋非常好：
下面便是這節(jié)微課主要內(nèi)容的回顧。如果你也苦惱于不知道如何有效提升自己的Excel水平，期望找到真正有效的學(xué)習(xí)方式，一定要認(rèn)真看看下面的內(nèi)容哦！
一、為何你的Excel水平提升緩慢？
“感覺Excel學(xué)習(xí)起來特別雜亂。雖然花了很多時(shí)間去學(xué)習(xí)，但是提升效果有限，水平提高緩慢，很苦惱”。
如果只是少數(shù)幾個(gè)人有這樣的疑問，或許可以歸因?yàn)椤皞€(gè)人能力問題”。但事實(shí)上，有非常多的Excel使用者都或多或少有過上面的想法。之所以如此，不是大家的問題，也不是Excel本身的問題，而是國內(nèi)主流的Excel教育方式出了問題。
換句話來說：你之所以會覺得很難有效提升自己的Excel水平，是因?yàn)槟愕膶W(xué)習(xí)方法錯了，而這主要是因?yàn)殚L期以來，國內(nèi)的Excel教程都是以“案例式教學(xué)”為主。
什么是“案例式教學(xué)”？意思就是教程會根據(jù)一個(gè)又一個(gè)具體的使用場景，一步一步教你如何去操作，最后解決問題。
舉個(gè)具體的例子：
比如你是個(gè)Excel新手，某天要做一張報(bào)表，表頭是帶有斜線的那種類型。你不太懂如何制作這種類型的表頭，就去百度搜索，結(jié)果找到一篇“教你如何制作帶有斜線表頭的Excel”的教程。這個(gè)“針對某一具體問題而提供解決方法”的教程就叫案例式教程。
你認(rèn)真讀完文章，學(xué)到了這種方法，也解決了問題，這種學(xué)習(xí)過程叫“案例式學(xué)習(xí)”。
案例式教學(xué)其實(shí)是一種特別好的學(xué)習(xí)方法，它最大的優(yōu)點(diǎn)就是針對性非常強(qiáng)，簡潔明了，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)幫你解決問題，學(xué)到方法。而你也是帶著問題去學(xué)習(xí)的，所以學(xué)習(xí)起來速度也特別快。
所以其實(shí)現(xiàn)實(shí)生活中，大部分人學(xué)習(xí)Excel都是采取案例式。但實(shí)際上案例式學(xué)習(xí)有兩個(gè)致命的弱點(diǎn)，正是這兩個(gè)致命的弱點(diǎn)，導(dǎo)致你總感覺“自己的Excel水平提升緩慢”。
弱點(diǎn)1：知其然，不知其所以然
案例式學(xué)習(xí)，大部分都是針對某個(gè)問題給出解決方案，告訴你具體的操作步驟。
你按照這些步驟去操作，確實(shí)可以解決問題。但問題是：你知道這樣做可以解決問題，但卻往往不清楚為什么這樣做可以解決問題。
當(dāng)下次你遇到非常類似的問題，但某些細(xì)節(jié)問題有所不同的時(shí)候，你就會發(fā)現(xiàn)原來的方法“不靈”了。因?yàn)槟阒粚W(xué)會了步驟，卻不了解這些步驟背后蘊(yùn)含的原理。
弱點(diǎn)2：只學(xué)到碎片化的知識，完全不成體系
為啥我們進(jìn)行案例式學(xué)習(xí)很長時(shí)間，卻還是這又不會，那又不會？因?yàn)榘咐綄W(xué)習(xí)的最大缺點(diǎn)就是不成體系！
我們使用Excel，可能遇到的使用場景、要解決的問題理論上是“無窮”的。但是任何教程篇幅都是有限的，不管我們學(xué)習(xí)再多的“案例”，也沒辦法覆蓋所有的使用場景。
所以我們?nèi)绻麤]法再根本上學(xué)會原理和普適性的解決方法，是很難成為Excel高手的。真正的Excel高手，就算遇到從未解決過的問題，往往也很快可以根據(jù)自己已經(jīng)掌握的知識體系，很快尋求到解決辦法。因?yàn)樗麄冋娴某酝噶薊xcle的運(yùn)作原理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了案例學(xué)習(xí)的階段。
如果解決案例式學(xué)習(xí)的弊端？答案是采用體系化學(xué)習(xí)+案例式學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)方式。
二、Excel的體系化學(xué)習(xí)
Excel的體系化學(xué)習(xí)有3個(gè)要點(diǎn)：首先是全盤“認(rèn)識”Excel；其次是三步法吃透功能點(diǎn)；再次是大量的操作練習(xí)。
1、全盤“認(rèn)識”Excel
所謂全盤認(rèn)識，是指我們首先要對Excel有個(gè)整體的認(rèn)識。一個(gè)最簡單實(shí)際的辦法，就是打開你的Excel軟件，然后按照“菜單”-“子菜單”-“功能選項(xiàng)”這樣的順序一步一步掃過去。
可以用思維導(dǎo)圖或者數(shù)字表格的方式，把這些菜單的層級結(jié)構(gòu)記錄下來，做成一張?bào)w系化的圖。
舉個(gè)簡單的例子，如下圖，就是對“開始”菜單下面前兩個(gè)區(qū)塊內(nèi)容的一個(gè)梳理：
剛開始“掃”的時(shí)候，我們沒必要弄清楚每個(gè)菜單、功能真正的含義是什么。這個(gè)步驟，最重要的目的是我們先從整體上認(rèn)識Excel，做到“心中有盤”，知道不同的菜單在哪里，它們下面大概又有什么子菜單。
這方面，用類似的思維導(dǎo)圖是最為直觀明了的，邏輯結(jié)構(gòu)上也非常好清晰。在這里也簡單給大家介紹幾個(gè)思維導(dǎo)圖軟件，MAC平臺上有Mindnode，Windwos平臺上的Xmind都是不錯的思維導(dǎo)圖軟件，大家可以嘗試一下。
一開始，我們不用“知其所以然”，就做這個(gè)簡單重復(fù)的工作，一個(gè)菜單接著一個(gè)菜單，一個(gè)功能點(diǎn)接著一個(gè)功能點(diǎn)。多掃幾遍，到后面應(yīng)該能達(dá)到這樣的效果：一提到某個(gè)功能點(diǎn)，你就能馬上想起來這個(gè)功能點(diǎn)在哪個(gè)菜單下面。
2、用三步法吃透功能點(diǎn)
第一步：看官方說明文檔
就舉個(gè)最簡單的例子，“粘貼”功能，我們都覺得這個(gè)超級簡單吧？但是我們打開官方幫助文檔，發(fā)現(xiàn)其實(shí)一點(diǎn)也不簡單，粘貼里面的功能和選項(xiàng)也是超級多的。
仔細(xì)看這些文檔，你就知道原來粘貼還有這么多玩法。這樣子，你才能對Excel中每個(gè)菜單的功能有個(gè)客觀、準(zhǔn)確和完整的理解。
第二步：百度或者其他搜索引擎
還是以粘貼舉例，我們用excel、復(fù)制、粘貼等組合關(guān)鍵詞去百度搜索，會得到大量有用的信息。那么，我們主要看哪些內(nèi)容呢？一方面是別人用這個(gè)功能遇到的問題，比如“為啥我的Excel無法粘貼，為啥粘貼過去樣式變了等等”，另一方面，是查看這個(gè)功能用法的案例，和案例式學(xué)習(xí)結(jié)合起來。
看到別人犯過的錯誤，讓我們能深入了解功能點(diǎn)容易犯錯的地方。而多看別人的成功案例，讓我們能更加功能性的認(rèn)識到功能點(diǎn)應(yīng)該如何使用。
如果說看官方文檔相當(dāng)于“理論學(xué)習(xí)”，那么通過百度去學(xué)習(xí)成功案例和失敗案例就是一次“感性學(xué)習(xí)”。兩者結(jié)合起來，你對功能點(diǎn)的掌握程度便能突飛猛進(jìn)。
第三步：大量的練習(xí)
前兩步的學(xué)習(xí)，最終都是為第三步做準(zhǔn)備。編程領(lǐng)域，曾經(jīng)有位牛人說過“學(xué)習(xí)一門語言最好的方式便是使用它”，其實(shí)學(xué)習(xí)Excel也差不多，練習(xí)這個(gè)步驟是任何其他方式都無法取代的。
搜集到的案例，我們自己打開Excel軟件，一步一步照著別人的指導(dǎo)，一定要實(shí)際操作一遍。舉個(gè)例子，比如上面提到過的“粘貼”有不同的選項(xiàng)，我們就應(yīng)該每個(gè)選項(xiàng)都試一下，看看最終呈現(xiàn)出來的效果有什么不同。
這種直觀的練習(xí)，是你看再多教程和書籍都無法取代的。
通過3步法，我們可以對Excel的每一個(gè)功能點(diǎn)都有非常深刻的認(rèn)識，這是單純使用案例式學(xué)習(xí)永遠(yuǎn)都到達(dá)不了的程度。這樣子，我們能真正吃透功能點(diǎn)，遇到不同情況的時(shí)候才能不拘泥于案例的方法，而能夠隨機(jī)應(yīng)變。
舉一個(gè)具體的例子，Excel里面的查找替換功能。
大家都覺得Excel里面的查找替換功能非常簡單。但就算是再小的功能點(diǎn)，都可能導(dǎo)致我們犯錯。比如上面的圖，假如我們要用查找替換功能，把0分的替換成“補(bǔ)考”。
如果你直接用查找替換，你會發(fā)現(xiàn)有個(gè)100分的，那兩個(gè)0也被替換成補(bǔ)考了，變成了“1補(bǔ)考補(bǔ)考”，這顯然是錯誤的。
如果我們勾選了查找替換菜單中的“單元格匹配”，發(fā)現(xiàn)替換結(jié)果就對了。
如果你滿足于對“查找替換”功能最表面的認(rèn)識，那么遇到這種特殊情況的時(shí)候，就很容易犯錯誤。而且犯錯后你還不知道自己錯在哪里。
連這么簡單的一個(gè)功能，背后都有那么多東西可挖掘：比如上面的圖片，我們再仔細(xì)觀察，還有區(qū)分大小寫、區(qū)分全/半角，按行搜索，按列搜索，等等。
這些選項(xiàng)分別代表什么，會造成怎樣不同的查找替換效果，3步法都可以讓我們學(xué)會。但你看再多的案例教學(xué)，幾乎都沒有哪個(gè)教程會這樣子教你。
這樣子你的Excel水平又怎么可能得到質(zhì)的提升呢？
三、一定要做好學(xué)習(xí)筆記
Evernote和Onenote都是特別好的 筆記軟件，我們可以用它們來做好自己的Excel學(xué)習(xí)筆記。如果不喜歡電子筆記的方式，用紙筆記錄也行。
好記性不如爛筆頭，我們想要真正學(xué)好Excel，做學(xué)習(xí)筆記必不可少。這樣有助于系統(tǒng)梳理自己的學(xué)習(xí)心得，并且也能逐步看到自己的學(xué)習(xí)進(jìn)展。
當(dāng)對某些知識點(diǎn)有所遺漏的時(shí)候，查看自己過往的學(xué)習(xí)筆記是最好的鞏固方法，比看任何大部頭的較成熟效果都要好。
簡單總結(jié)一下，系統(tǒng)化學(xué)習(xí)Excel的方法其實(shí)非常簡單：首先是全盤認(rèn)識Excel，其次是用3步法吃透功能點(diǎn)，最后是做好學(xué)習(xí)筆記。
不管是新人還是老手，采用這種方法都能有效、快速的提升自己的Excel水平。實(shí)際操作的過程中，有幾個(gè)實(shí)用的建議給大家：
1、根據(jù)自己工作需要，把常用功能放到前面學(xué)習(xí)，難的和少用的放到后面去學(xué)習(xí)；
2、每天學(xué)習(xí)2-3個(gè)知識點(diǎn)就夠了，不能求快，而是要吃透；
3、一口吃不成胖子，貴在堅(jiān)持。一天3個(gè)知識點(diǎn)，3個(gè)月就是270個(gè)知識點(diǎn)，已經(jīng)足夠你應(yīng)付大部分使用場景了！
PS：我們組建了一個(gè)Excel在線學(xué)習(xí)社群，一幫小伙伴一起交流Excel相關(guān)的知識技巧，不定期有老師分享培訓(xùn)，感興趣的朋友可以點(diǎn)擊下方的“閱讀原文”了解一下~
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