來自心靈的圈子
每個(gè)人都擁有同樣的時(shí)間，但是每個(gè)人都有著不同的效率。學(xué)會時(shí)間管理，是這個(gè)時(shí)代最基本、也是最有效的自我增值方式。
——by 圈姐
作者:Lachel 出處:L先生說(lxianshengmiao)
如何才能最高效地利用時(shí)間？
我將無數(shù)的時(shí)間管理技巧，總結(jié)歸納成了這套“12345法則”。都是非常經(jīng)典的技巧，容易上手，并且切實(shí)有效。
任何一個(gè)人，只要經(jīng)過一段時(shí)間的練習(xí)，都可以掌握，并應(yīng)用到自己的生活和工作中。
一件事情
簡單來說，就是：在任何時(shí)候，任何一段時(shí)間內(nèi)，只做一件事情。這也是這套法則的核心。
很多人在工作中，習(xí)慣讓思維不斷地跳躍。一邊開著微信聊天，一邊工作。寫一會報(bào)告，刷一下網(wǎng)頁，查一下資料，收一下郵件，做一下數(shù)據(jù)，回應(yīng)一下客戶……
這樣的后果就是，你永遠(yuǎn)都沒有辦法獲得真正的專注。
專注，是這個(gè)時(shí)代最可貴的一種特質(zhì)。這個(gè)時(shí)代有太多的信息和誘惑，
我們時(shí)刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們越是擔(dān)心：我是否錯(cuò)過了什么信息？有哪些信息需要我去處理？如果我沒有處理，會不會產(chǎn)生什么后果？
于是，每個(gè)人都非常焦慮，焦慮于對信息的「不安定感」。
而我想說的是，其實(shí)，我們每天接收到的信息，99%都是無關(guān)緊要的。
最重要的是你手上正在做的事情。專注把每一件事情做好，才是最重要的品質(zhì)。
因?yàn)槎x一個(gè)人社會價(jià)值的，永遠(yuǎn)是他的產(chǎn)出。把一件事情做到100分，勝過把一堆事情做到80分。在商業(yè)社會上，完美跟合格之間的差異，往往是數(shù)以百倍計(jì)的。
但是，在一件事情上面投入太久，容易產(chǎn)生兩種心理：一種是對于結(jié)果和預(yù)期的不確定，另一種是長時(shí)間缺乏反饋的空虛。
這兩種心理，都會迫使我們?nèi)で蟾唐?、能夠獲得即時(shí)反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。
如果你受制于這種心態(tài)，就很難真正把事情做到100%的極致。而這，也正是優(yōu)秀人才和普通員工之間的差異所在。
兩個(gè)步驟
當(dāng)你有一個(gè)新任務(wù)需要去做時(shí)，不要著急下手，按照這兩個(gè)步驟去做：
第一步：思考。它能否在一兩分鐘內(nèi)快速完成？
第二步：行動。如果可以，立刻著手完成它；如果不行，把它記下來，安排時(shí)間去做。
舉一個(gè)最常見的場景：你專心工作了半小時(shí)，打算休息5分鐘，再著手去做下一項(xiàng)任務(wù)。這時(shí)，你打開微信，發(fā)現(xiàn)同事希望你給他傳一份資料，你應(yīng)該怎么做？
最好的方式是先思考：幫他找這份資料，需要花多長時(shí)間？如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他。
如果比較麻煩，需要整合，那么回復(fù)他：我現(xiàn)在比較忙，一會有空了再弄。然后，把這件事情記在清單上，等有空的時(shí)候再去做。
這個(gè)原則的目的是避免我們的計(jì)劃受到干擾。
很多人都會有這樣一種感受：明明制定好了計(jì)劃，但是一天下來，總覺得自己什么都沒做。原因很簡單。因?yàn)槲覀冋於荚谔幚響?yīng)急的事情和別人的事情。
制定的計(jì)劃總是不可避免的會受到干擾。那么，如何才能最大化地保證計(jì)劃的效果，降低干擾呢？
這就需要插入這兩個(gè)步驟：對所有干擾進(jìn)行快速預(yù)判：是立刻執(zhí)行，還是寫到計(jì)劃里面，等待下一步去執(zhí)行？然后，再按照預(yù)判結(jié)果去行動。
區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)，建議是2分鐘左右。它能夠?qū)崿F(xiàn)一個(gè)平衡：既可以把細(xì)小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久；又可以避免計(jì)劃中斷，一直忙于應(yīng)對外界的影響。
其實(shí)，延伸來講，任何事情，都需要思考和行動兩個(gè)步驟。
對于一項(xiàng)判定超過2分鐘的任務(wù)，我們可以再次進(jìn)行分析：這個(gè)任務(wù)，是可以立即執(zhí)行，還是需要先進(jìn)行思考和規(guī)劃，然后再執(zhí)行？
如果是后者，我們就可以在清單上，為它留出思考和執(zhí)行的時(shí)間，再在合適的時(shí)間，按照安排去完成。
在第二點(diǎn)中，我們記下來的任務(wù)，如何呈現(xiàn)在清單上，并安排合理的時(shí)間段呢？這里參考“AFD清單工作法”，所有的任務(wù)，都可以分成三大類：
01.可以明確執(zhí)行的（Action）
02. 需要進(jìn)行思考的（Focused）
03. 簡單，瑣碎，不重要的（Dessert）
對于第一類，盡量留出整段時(shí)間專注去做，屏蔽一切干擾。具體每段時(shí)間以25分鐘到40分鐘為宜，如果狀態(tài)非常好，注意力極其集中，也可以適當(dāng)延長。
對于第二類，可以在你完成一個(gè)任務(wù)，需要放松和休息的時(shí)候去做。這樣可以激活大腦不同的區(qū)域，讓負(fù)責(zé)執(zhí)行的部分得到休息，同時(shí)維持大腦的活躍和動力。
也可以放在碎片時(shí)間去做。例如，我常常會把撰寫文章分解成思考結(jié)構(gòu)、尋找選題、尋找切入點(diǎn)等任務(wù)，利用乘車、步行、吃飯等閑暇時(shí)間去做。
至于第三類，可以在自己狀態(tài)低落、情緒消沉的時(shí)候去做。一方面見縫插針完成這些事項(xiàng)，另一方面也可以通過不斷積累成就感，讓自己擺脫低落的狀態(tài)。
講時(shí)間管理的文章很多，有的會說先做最困難的事，后面會更順手；還有的會說，先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態(tài)得到提升。
其實(shí)這要看你的狀態(tài)。如果你狀態(tài)高漲，精力充沛，那最好按照優(yōu)先級，先全力以赴解決最困難的事情，如果你狀態(tài)不佳，那就從簡單的做起，以期恢復(fù)狀態(tài)。
總而言之，利用好這套「AFD清單」，就可以讓每一天的時(shí)間，得到更加合理的利用。
那么，寫在「Action」和「Focused」里面的事項(xiàng)，應(yīng)該按照什么順序去做呢？這里需要用到一個(gè)非常經(jīng)典的技巧：四象限法。
所謂四象限法，就是把所有需要做的事情，按照重要性和緊急性兩個(gè)維度進(jìn)行分類，進(jìn)而得到四個(gè)象限：
01.重要且緊急
02.重要不緊急
03.不重要但緊急
04.不重要且不緊急
接著，再根據(jù)這四個(gè)象限的內(nèi)容，安排不同的應(yīng)對策略：
第一類：重要且緊急的事優(yōu)先去做。
它們應(yīng)該被寫在「Action」中，有明確的執(zhí)行步驟和標(biāo)準(zhǔn)，可以立刻行動，不需要經(jīng)過思考。
第二類：重要不緊急的事，每天安排固定時(shí)間去做。
它們有兩類。一類是每天堅(jiān)持的習(xí)慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應(yīng)該寫入「Action」，并有明確的執(zhí)行步驟和方式。
這類是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務(wù)。這一類，應(yīng)該處于「Focused」之中，通過安排碎片時(shí)間思考，對它們進(jìn)行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉(zhuǎn)移到「Action」，并設(shè)定好具體的執(zhí)行步驟和時(shí)間。
第三類：不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。
這一類事情，包括回應(yīng)，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做（也就是對他來說是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結(jié)果為先，快速落地，不要在上面花費(fèi)太多時(shí)間。
第四類：不重要且不緊急的事，不要去做。
這種事情，除了浪費(fèi)我們的時(shí)間，沒有任何價(jià)值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。
5分鐘
當(dāng)你即將動手去做一件事情時(shí)，告訴自己：什么都不要想，先做5分鐘再說。
理想情況下，當(dāng)你去執(zhí)行「Action」里面的任務(wù)時(shí)，你應(yīng)該事先已經(jīng)對它做好了規(guī)劃：該做什么，怎么做，按什么步驟做，需要什么資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。
但實(shí)踐中，很多時(shí)候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。這其實(shí)是最浪費(fèi)效率的做法。
很多時(shí)候，明明確定好的任務(wù)，也許就在你反復(fù)思考的過程中，不知不覺被拖過了時(shí)間。你會驟然發(fā)現(xiàn)：怎么這就下午了？我還什么都沒做呢！
這也是許多拖延癥患者的癥結(jié)?？偸菍σ患虑楸еN種疑慮和擔(dān)憂：我要是做不好怎么辦？會不會產(chǎn)生什么問題？是不是還會有更好的方法？諸如此類。
但其實(shí)，我在前面已經(jīng)提過：大多數(shù)的任務(wù)，都需要經(jīng)過兩步：思考和執(zhí)行。執(zhí)行的時(shí)候，不要再花時(shí)間去思考 —— 這是「思考」這一步里面，應(yīng)該完成的事情。
以撰寫文章為例，假設(shè)我把撰寫文章分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點(diǎn)。執(zhí)行部分，Deadline為5號晚上24點(diǎn)。
那么，當(dāng)時(shí)間走到4號晚上24點(diǎn)的時(shí)候，即使我覺得還有幾個(gè)地方不夠完善，也得停下來。因?yàn)樗伎嫉臅r(shí)間已經(jīng)到極限了，如果再花時(shí)間，就會導(dǎo)致后面的執(zhí)行被拖延，我就沒法在5號晚上24點(diǎn)前完成這篇文章了。
同樣，在執(zhí)行的環(huán)節(jié)，即使自己不夠滿意，也不要再花時(shí)間去反復(fù)思考，因?yàn)檫@樣只會導(dǎo)致計(jì)劃被打亂。
而避免這種情況最好的方式，就是始終保持這種習(xí)慣：當(dāng)需要「執(zhí)行」的時(shí)候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。
人是一種很奇怪的生物，當(dāng)你開工之前，你會猶豫、躊躇很久；但是當(dāng)你開工之后，你就很難停下來了。契可尼效應(yīng)的存在，會讓你一停下來，心里就始終掛念著未完結(jié)的事情，從而降低你在其它事情上的投入。
所以，不管三七二十一，先行動了再說。這也是消滅拖延癥的最好方法，用行動倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。
聯(lián)系客服
