結(jié)構(gòu)化是工作的加速器

最近在工作中遇到不少溝通問(wèn)題，例如與同事溝通，上來(lái)就說(shuō)：“這個(gè)事情他已經(jīng)批了，我覺得沒(méi)啥問(wèn)題?！?/span>典型的無(wú)效溝通，因?yàn)椋?/span>

• 同事不知道「這個(gè)事情」到底是哪件事；
• 同事不知道「他」到底是誰(shuí)，在哪里批的；
• 同事不知道「我覺得沒(méi)啥問(wèn)題」到底是如何評(píng)估出來(lái)的結(jié)論。

經(jīng)歷了幾次這樣的無(wú)效溝通后，我也在反思為什么結(jié)構(gòu)化、快速地說(shuō)清楚一件基本的事情，對(duì)我來(lái)說(shuō)都存在困難。能想到的原因是：我在溝通中更多關(guān)注我自己，而不是別人的感受。

一般而言，人想要表達(dá)觀點(diǎn)需要經(jīng)歷3個(gè)步驟：

① 搜集信息；

② 理解信息之間的關(guān)系；

③ 描述信息的內(nèi)容以及它們之間的關(guān)系、洞察，并傳遞給其他人。

其中，①②需要靠大量的體驗(yàn)與思考，包括：工作、讀書、經(jīng)歷、人生角色的變化等。但總體而言是個(gè)人理解世界的過(guò)程。

而③則需要開始考慮「信息接收者」的感受，開始要求我們擁有同理心、學(xué)會(huì)識(shí)別干系人的信息背景與利益點(diǎn)。在工作場(chǎng)景下，尤其是業(yè)務(wù)變化快、人力相對(duì)有限的環(huán)境下，溝通效率與有效性成為不可或缺的工作加速器，這讓結(jié)構(gòu)化地表達(dá)變得非常重要。

《結(jié)構(gòu)思考力》的核心思想仍然來(lái)源于《金字塔原理》，它為我們提供了一種思考與表達(dá)的「結(jié)構(gòu)」，而使用「結(jié)構(gòu)」的本質(zhì)就是簡(jiǎn)化信息組織的過(guò)程，用一種經(jīng)過(guò)大量驗(yàn)證的高效方法，幫助我們提升表達(dá)的效率、有效性。

要堅(jiān)信「大道至簡(jiǎn)」

在做學(xué)術(shù)論證的時(shí)候，會(huì)使用較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、論證方法，此時(shí)的目標(biāo)并不是為了溝通，而是得到一個(gè)可靠、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)論。但在企業(yè)中，溝通與論證更多是為了：

• 闡述問(wèn)題
• 達(dá)成共識(shí)
• 尋求支持

由于大家的時(shí)間都比較有限，作為信息的傳遞方，我們需要避免過(guò)度設(shè)計(jì)、過(guò)度復(fù)雜的論述，盡量做到觀點(diǎn)邏輯清晰、呈現(xiàn)高效可視化。

示例：下圖為麥肯錫的PPT：二維象限 數(shù)形結(jié)合，相比于單純的Excel表格、折線圖，表達(dá)效率會(huì)高很多。

構(gòu)建思考力的金字塔

想要構(gòu)建思考力的金字塔，需要五個(gè)步驟：

第一步：明確理念打基礎(chǔ)。

第二步：基于目標(biāo)定主題。

第三步：縱向結(jié)構(gòu)分層次。

第四步：橫向結(jié)構(gòu)選順序。

第五步：形象表達(dá)做演示。

① 明確理念打基礎(chǔ)

結(jié)構(gòu)思考力的核心理念包含「四個(gè)基本特點(diǎn)」和「結(jié)構(gòu)化接收信息」的兩個(gè)步驟。

1.1 四個(gè)基本特點(diǎn)

即金字塔原理的四個(gè)基本原則：“結(jié)論先行”、“以上統(tǒng)下”、“歸類分組”和“邏輯遞進(jìn)”。

• 論：結(jié)論先行。結(jié)構(gòu)思考力強(qiáng)調(diào)的是先總后分。結(jié)論先行正是“先總后分”的體現(xiàn)，先框架后細(xì)節(jié)，先總結(jié)后具體，先結(jié)論后原因，先重要后次要。
• 證：以上統(tǒng)下。有理由支撐的結(jié)論才有說(shuō)服力。
• 類：歸類分組。將事物進(jìn)行歸類組織，不但可以提高思考問(wèn)題的效率，還能把問(wèn)題想得全面保證效果。
• 比：邏輯遞進(jìn)。每一組中的思想需要按照一定的邏輯順序進(jìn)行組織，這種邏輯順序符合人們觀察事物的習(xí)慣，更容易讓對(duì)方記憶。

1.2 結(jié)構(gòu)化搜集信息

第一步：識(shí)別信息中的事實(shí)、理由及結(jié)論。找出信息中哪些是觀點(diǎn)類的，哪些是事實(shí)描述類的信息，觀點(diǎn)類的信息中哪些是結(jié)論、哪些是支撐結(jié)論的理由，并將它們區(qū)分開。

第二步：找到事實(shí)與觀點(diǎn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并畫出結(jié)構(gòu)圖。接下來(lái)找出這些事實(shí)與觀點(diǎn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并依據(jù)事實(shí)、理由、結(jié)論的對(duì)應(yīng)關(guān)系畫出金字塔結(jié)構(gòu)圖。

第三步：一句話概括出所有內(nèi)容。接收信息除了在前兩步做到能夠聽清楚以外，最后還要用一句話概括出所有內(nèi)容，做到說(shuō)明白。

示例：

結(jié)論：抖音將成為短視頻平臺(tái)的天貓商城

理由：支持該結(jié)論的理由分別是：

• 相對(duì)阿里、京東，抖音在流量上有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，為發(fā)力電商業(yè)務(wù)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；
• 阿里受制于流量匱乏、監(jiān)管壓力、組織問(wèn)題，原有的市場(chǎng)份額逐步釋放出來(lái)；
• 抖音公域分發(fā)的性質(zhì)與店播模式更匹配，更有機(jī)會(huì)成為短視頻的天貓；
• 字節(jié)跳動(dòng)廣告業(yè)務(wù)無(wú)法再快速增長(zhǎng)，電商成為本階段最核心的項(xiàng)目，有充裕的資源可以投入。

事實(shí)：論證理由的合理性，還需要事實(shí)作為支撐（數(shù)據(jù)、專家證言、歷史…），比如：支撐“抖音流量有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)”的事實(shí)包括“2021年抖音DAU峰值已到7億 ，單用戶日均使用時(shí)長(zhǎng)超過(guò)90分鐘，淘寶/天貓不足10分鐘”等。

想要判斷「結(jié)論」的合理性，可以根據(jù)以下兩點(diǎn)Review：

• 提供的事實(shí)與數(shù)據(jù)是否真實(shí)；
• 這些事實(shí)與數(shù)據(jù)是否可以得出相應(yīng)的理由，相應(yīng)的理由是否可以得出最終的結(jié)論。

② 基于目標(biāo)定主題

基于目標(biāo)設(shè)定主題，需要理清目標(biāo)、主題與序言。

2.1 明確目標(biāo)

首先，提前闡述/設(shè)定具體場(chǎng)景。場(chǎng)景越具體，目標(biāo)和結(jié)構(gòu)會(huì)越準(zhǔn)確。

其次，確定對(duì)方行為目標(biāo)（指經(jīng)過(guò)你的表達(dá)之后，希望對(duì)方有哪些行為）—ABCD目標(biāo)法。

• Actor（受眾）：誰(shuí)；
• Condition（條件）：在什么條件下；
• Behavior（行為）：完成什么任務(wù)/表現(xiàn)出什么行為；
• Degree（程度）：達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)或水平。

示例：

場(chǎng)景：Q1信貸業(yè)務(wù)增長(zhǎng)60%來(lái)源于電銷外呼，但80%的電銷外呼都無(wú)人接聽，外呼效率遭遇瓶頸；Q2信貸業(yè)務(wù)目標(biāo)翻了4倍，完成難度非常大。

目標(biāo)：希望產(chǎn)品部門在Q2確保上線「輔助外呼」功能，自動(dòng)過(guò)濾80%的沉默/無(wú)效號(hào)碼。

2.2 包裝主題

包裝主題需要遵循三個(gè)基本原則：簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、利益（從對(duì)方角度出發(fā)），三者缺一不可；

示例：

互聯(lián)網(wǎng)公司的三級(jí)火箭模式為：第一級(jí)，頭部流量；第二級(jí)，沉淀某類用戶的商業(yè)場(chǎng)景；第三級(jí)，完成商業(yè)閉環(huán)。以得到APP為例：

• 第一級(jí)：通過(guò)免費(fèi)脫口秀、微信六十秒的公眾號(hào)積累大量用戶；
• 第二級(jí)：上線得到APP將用戶沉淀至自有APP，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、消費(fèi)場(chǎng)景閉環(huán)；
• 第三級(jí)：提供高質(zhì)量的付費(fèi)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)商業(yè)變現(xiàn)，例如：得到大學(xué)、五道口金融課程、薛兆豐的經(jīng)濟(jì)學(xué)。

2.3 序言設(shè)計(jì)

序言是一個(gè)講故事的過(guò)程，結(jié)構(gòu)包含4個(gè)要素（簡(jiǎn)稱SCQA）：

• Situation情境：對(duì)事件背景的描述，提前交代背景是高效對(duì)話的最好開始；
• Complication沖突：在情景下發(fā)生的具體問(wèn)題、矛盾；
• Question疑問(wèn)：如何在這個(gè)背景下解決這個(gè)問(wèn)題（可省略）；
• Answer回答：解決「沖突」的具體方案。

我們可以通過(guò)調(diào)整4個(gè)要素的順序，為不同的場(chǎng)景設(shè)計(jì)序言。

SCQA有4種模式，其中「標(biāo)準(zhǔn)式」是用得最多的。

③ 縱向結(jié)構(gòu)分層次

首先，結(jié)論現(xiàn)行。即每一個(gè)答案的本身就是一個(gè)結(jié)論，不能是“X框架特點(diǎn)的介紹”、“X框架特點(diǎn)的優(yōu)劣勢(shì)分析”。因?yàn)槭墙Y(jié)論才有可能回答上面設(shè)想的疑問(wèn)，因?yàn)槭墙Y(jié)論才能引發(fā)下一個(gè)層級(jí)新的問(wèn)題。

其次，以上統(tǒng)下。就是下面的每一個(gè)都是回答上面問(wèn)題的答案。每個(gè)問(wèn)題回答本身都需要是結(jié)論，才能更加清晰有說(shuō)服力。

④ 橫向結(jié)構(gòu)選順序

常用的兩種方法「演繹法」、「歸納法」。

• 演繹法：以一定的反映客觀規(guī)律的理論認(rèn)識(shí)為依據(jù)，從服從該認(rèn)識(shí)的已知部分推知事物的未知部分思維方法。
• 歸納法：將一組具有共同特點(diǎn)的思想歸類分組并概括出結(jié)論；

4.1 演繹法

也是我們非常熟悉的三段論：大前提，小前提和結(jié)論。大前提、小前提、結(jié)論是橫向畫出來(lái)的，而最上面的「中心思想」是對(duì)于下面這個(gè)論證過(guò)程的自下而上概括總結(jié)。

例：我是你適合嫁的人，請(qǐng)嫁給我吧。

演繹法分為「標(biāo)準(zhǔn)式」、「常見式」。其中，

演繹三段論就是「標(biāo)準(zhǔn)式」。例：所有人都會(huì)死，蘇格拉底也是人，所以蘇格拉底會(huì)死。

現(xiàn)象、原因、解決方案就是「常見式」，例：現(xiàn)象是業(yè)績(jī)開始下滑，原因是人員能力有待提升，解決方案是抓緊內(nèi)部課程開發(fā)與培訓(xùn)。

4.2 歸納法

歸納的三種結(jié)構(gòu)：時(shí)間、結(jié)構(gòu)性、重要性。其中「結(jié)構(gòu)性」可以按不同的分類方式將整體拆分為部分，遵循MECE原則進(jìn)行歸納總結(jié)。

• ME：Mutually Exclusive => 相互獨(dú)立
• CE：Collectively Exhaustive => 完全窮盡

MECE要求我們?cè)跉w納時(shí)不重不漏，即彼此相互獨(dú)立不重疊，但是合在一起完全窮盡不遺漏。不遺漏才能不誤事，不重疊才能不做無(wú)用功。

「Less is more」：你可能聽過(guò)“奇妙的數(shù)字7±2”，說(shuō)的是大腦短期記憶無(wú)法一次容納7個(gè)以上的記憶項(xiàng)目。有的人可能一次能記住9個(gè)項(xiàng)目，而有的人只能記住5個(gè)，大腦比較容易記住的是3個(gè)項(xiàng)目。如果要點(diǎn)太多且不進(jìn)行歸類分組，聽眾基本不會(huì)理解你毫無(wú)頭緒的表達(dá)。即使分組也不要窮舉式論證，盡量聚焦關(guān)鍵問(wèn)題。