作者：機(jī)智
微信公眾號(hào)：機(jī)智說（becomewiser）
今天想和大家分享一下“如何提高工作的效率”，無論做什么崗位，運(yùn)營(yíng)也好產(chǎn)品也好，都會(huì)對(duì)自己的工作效率感到頭疼，首先我們先看看下面的場(chǎng)景是不是很熟悉。1看到朋友圈的小紅點(diǎn)，然后刷一刷你覺得反正就一兩分鐘的事情，無所謂了。但是，你的十分鐘里有多少個(gè)一兩分鐘？
2突然被亂七八糟的東西打亂了計(jì)劃你覺得這都是別人的問題，突然增加了你的工作量。但是，有沒有可能是你沒有規(guī)劃好呢？
3做一件事的時(shí)候突然想起另一件重要的事
你覺得哪個(gè)的緊迫程度更高，得先做那個(gè)，反正都一樣。但是，你有沒有考慮重新啟動(dòng)的時(shí)間成本？
任務(wù)的重啟需要耗費(fèi)許多額外的時(shí)間成本，如果不停地在多個(gè)工作任務(wù)之間來回倒騰，就會(huì)無形中浪費(fèi)很多的時(shí)間。如果只做一件任務(wù)，就不會(huì)有此損失，這就是為什么專注的人比不專注的人時(shí)間利用效率高得多的原因。
大腦開始一件任務(wù)的時(shí)候必須要有一定時(shí)間來“熱身”。
舉個(gè)例子：
你工作了一會(huì)之后，忽然感到一陣無聊，忍不住打開手機(jī)，五分鐘后你想起來還要繼續(xù)工作，但要回復(fù)到當(dāng)時(shí)理想的狀態(tài)，卻需要一段時(shí)間來集中精力，把大腦里中相關(guān)的板塊激活起來。而因?yàn)槟阃媪耸昼娛謾C(jī)之后這些板塊已經(jīng)被抑制了。如果你的這個(gè)“熱身”狀態(tài)需要十五分鐘，那么看似五分鐘的上網(wǎng)閑逛其實(shí)就花費(fèi)了二十分鐘了。
在這里想推薦給大家一個(gè)方法，也就是很著名的番茄工作法。能夠提高工作效率，提高你的專注度及避免工作被打斷。
首先先說說番茄工作法能帶來的益處。1時(shí)間分塊
番茄工作法讓時(shí)間的慨念從“點(diǎn)”變成“塊”，讓我們對(duì)時(shí)間的分配變得有跡可循。使用番茄工作法可以提高對(duì)工作量的預(yù)估能力，知道“這個(gè)任務(wù)要幾個(gè)番茄完成”，而從消耗的番茄時(shí)能夠明確的能看出自己的工作效率。
2保持專注
每個(gè)宗教都會(huì)有一個(gè)儀式，通過儀式感來增加人們的虔誠(chéng)度，而番茄工作法的開始記時(shí)和結(jié)束計(jì)時(shí)也同樣，不過換個(gè)說法——專注度。儀式開始后會(huì)變得很容易專注，時(shí)間到就停下休息；休息時(shí)間結(jié)束，就繼續(xù)剛才的工作。勞逸結(jié)合的同時(shí)，既放松了大腦也跟進(jìn)了時(shí)間。
3主動(dòng)抗拒干擾
番茄工作法的工作規(guī)律剛剛說了它就是“儀式”，儀式開始直到結(jié)束，什么都不能打斷你。通過儀式你會(huì)對(duì)時(shí)間更敏感、更尊重。
番茄鐘內(nèi)的時(shí)間只能專心做目前的任務(wù)，盡量去掉干擾源，微信、QQ或郵件統(tǒng)統(tǒng)不看。同事有事找你，讓他先等著。不僅如此，還應(yīng)該要求對(duì)方做任何事情將問題和意見一次性收集和提交，碎片化他人的時(shí)間是慢性毒藥。
4提高你的規(guī)劃能力
如果你總是被打斷，你可能需要對(duì)自己反省，到底是否真的是突發(fā)事件？看一看活動(dòng)清單中標(biāo)為“U”的活動(dòng)和今日“計(jì)劃外緊急”區(qū)內(nèi)的活動(dòng)。
透過這些條目，可以看出你在規(guī)劃階段有無規(guī)劃好活動(dòng)的類型和數(shù)量，以及預(yù)估的工作時(shí)間。計(jì)劃外活動(dòng)越多，預(yù)估的錯(cuò)誤越多，通過每天的記錄你就能慢慢知道有哪些地方考慮不足，然后思考問題的角度也會(huì)慢慢的變得完整。
那么什么是番茄工作法呢？
番茄工作法的根本目的是使人保持專注，如果你覺得自己學(xué)習(xí)某種知識(shí)或是做某項(xiàng)工作不夠?qū)Ｗr(shí)，就可以用番茄工作法，反之則不用。
1準(zhǔn)備工具
一個(gè)番茄計(jì)時(shí)器（一個(gè)計(jì)時(shí)的東西就行）
一張to do today 工作計(jì)劃表
每天開始時(shí)填寫以下事項(xiàng)：
（1）小標(biāo)題，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物。
（2）清單，包含今天要做的事情，并按先做和后做的順序排列。
（3）表格中一部分留給“計(jì)劃外的緊急事件”。這些事件是不可預(yù)期的，但又必須要處理的，當(dāng)他們出現(xiàn)在表格中時(shí)，可能會(huì)推翻全天的計(jì)劃。
一份activity inventory 活動(dòng)清單
由以下兩項(xiàng)組成：
（1）標(biāo)題：人物、事件。想到要做什么就記什么，隨處隨記。（2）一份記錄表，用于記錄原始數(shù)據(jù)。通常情況，記錄表中包含數(shù)據(jù)、摘要、完成任務(wù)所需要的番茄時(shí)間。
2規(guī)則
一個(gè)番茄鐘由25分鐘工作+5分鐘休息組成
每4個(gè)番茄鐘一組，之后有15-30分鐘休息時(shí)間
番茄鐘不可分割。沒有一半或四分之一番茄鐘
一旦番茄鐘啟動(dòng)，就必須走到響鈴
如果番茄鐘被明確地打斷——即中斷不可控——?jiǎng)t番茄鐘視為無效，和沒開始過一樣，不能標(biāo)記X，完成一個(gè)番茄鐘標(biāo)記X
如果番茄鐘開始后，一項(xiàng)工作提前完成，繼續(xù)檢查同一個(gè)活動(dòng)，直到番茄鐘響鈴
保護(hù)番茄鐘。有效告知、快速協(xié)商、重新安排中斷，遵守約定，回電給中斷者
超過5-7個(gè)番茄，就拆分。復(fù)雜的活動(dòng)應(yīng)拆分為幾個(gè)活動(dòng)
不夠1番茄，就合并，簡(jiǎn)單任務(wù)可以合起來做
3流程
計(jì)劃
在每一天的開始，從Activity inventory 活動(dòng)清單中選出你今天要完成的任務(wù)，優(yōu)先考慮他們，并把他們記在to do today 工作計(jì)劃表中。
追蹤按照to do today 完成任務(wù)，加上計(jì)劃外的緊急事件（當(dāng)日需要做的），記錄每項(xiàng)任務(wù)所耗用的番茄時(shí)間。
記錄檔案每天到結(jié)束時(shí)，把已經(jīng)完成的任務(wù)記錄在檔案（自己建，可以用書本，也可用電子表格）中。
分析“你要跟蹤和記錄什么，取決于你要觀察什么”。
4進(jìn)階過程
第一階段：弄清任務(wù)時(shí)間
把“下一步動(dòng)作（計(jì)劃任務(wù)）”詳細(xì)些（路徑劃）。例如：不是“看一本書”而是“看某本書到第幾頁或者某章”。
第二階段：減少被打斷的次數(shù)內(nèi)部中斷 ——我們打斷自己
使這些中斷清晰可見
每當(dāng)潛在的終端出現(xiàn)時(shí)，標(biāo)一個(gè)撇號(hào)（‘）在工作表上要記錄番茄的位置。然后執(zhí)行下列操作之一：
· 假如這事確實(shí)迫在眉睫，不可拖延，把他標(biāo)記在今日待辦表格的“計(jì)劃外緊急”區(qū)。
· 將這事記在活動(dòng)清單里，標(biāo)上一個(gè)U（計(jì)劃外），如果需要的話給他定一個(gè)期限。
· 強(qiáng)化你的決心，完成當(dāng)前番茄鐘。在標(biāo)上撇號(hào)后，繼續(xù)完成給定工作，直到番茄鐘響鈴。
那些計(jì)劃外緊急事物，可以有下列處理選項(xiàng)：
· 他們可以在下一個(gè)番茄鐘完成（但仍然以番茄衡量），頂替其他活動(dòng)位置。
· 他們可以重新安排在今天某個(gè)時(shí)候完成，頂替其他活動(dòng)位置。
· 盡可能地將它們的番茄鐘向后排，這樣有助于學(xué)習(xí)識(shí)別，什么才是真正的緊急，同時(shí)增加這些活動(dòng)的可控和可計(jì)劃程度。
外部中斷 ——我們被人打斷
根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來說，一般所謂緊急的活動(dòng)，通?？梢酝七t25分鐘到2小時(shí)（4番茄）。按照你的方式完成活動(dòng)，并且安排緊急任務(wù)。
使這些中斷清晰可見
每當(dāng)某人某事打斷了番茄鐘時(shí)，畫一個(gè)（-）在記錄番茄的位置旁邊。然后執(zhí)行下列操作之一：
· 在今日待辦表格的“計(jì)劃外緊急區(qū)”，記下新的活動(dòng)，并填上與對(duì)方商定的最后期限。
· 在活動(dòng)清單表格記下它，標(biāo)一個(gè)U（計(jì)劃外），如果需要的話給他定一個(gè)期限。
· 強(qiáng)化你的決心，完成當(dāng)前番茄鐘。在標(biāo)上減號(hào)后，繼續(xù)完成給定工作，直到番茄鐘響鈴。
每天撥出1個(gè)番茄鐘（或更多，如果需要的話），來處理緊急中斷。
寫在最后
番茄工作法僅提供參考，不一定適合每個(gè)人，可以挑選適合自己的那一部分來進(jìn)行使用。比如說調(diào)整每個(gè)番茄鐘的時(shí)間，對(duì)于律師來說25分鐘太少了，所以大家也可以根據(jù)自己的工作效率來調(diào)整。
番茄工作法不適用于思維需要突破天際的工作，又或者說閱讀之類需要持續(xù)性的工作。因?yàn)槿魏喂ぷ鞫际怯兄貑⒊杀镜?，?duì)于思路和創(chuàng)意來說，一旦被打斷要再爆炸一次就很難了。
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