在公司法律事務(wù)日益繁蕪的今天，如何提高提供法律服務(wù)的效率是公司法務(wù)，尤其是全球公司法務(wù)必須思考和解決的問題。通過一些簡(jiǎn)易科技工具的運(yùn)用或一些科學(xué)的組織方法達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，對(duì)于公司法務(wù)來說不失為明智之舉。
本期天同訴訟圈（tiantongsusong）的“法務(wù)圈”欄目為大家推薦的這篇文章，就對(duì)來自美國(guó)和其他國(guó)家公司法律與合規(guī)部的工作人員的相關(guān)實(shí)例與觀點(diǎn)進(jìn)行了歸納和總結(jié)，相信能夠給大家?guī)碛幸娴膯l(fā)。
文/E. Leigh Dance， Corporate Counsel
翻譯/孫娉 天同律師事務(wù)所事業(yè)發(fā)展部
我在2015年12月28日的文章中告知全球公司法務(wù)在2016年應(yīng)把更多的精力致力于提高提供法律服務(wù)的效率上。我曾預(yù)估了全球法律團(tuán)隊(duì)們將取得進(jìn)步的一些實(shí)例。果不其然，此后我的想法得到了證實(shí)。在本篇文章中，我將分兩部分進(jìn)行闡述一個(gè)新的現(xiàn)象，第一部分是公司法務(wù)們正在使用簡(jiǎn)易的科技工具來節(jié)省時(shí)間或者做其他更多用途。第二部分是即使沒有IT工具支撐也能夠通過一些辦法創(chuàng)造不俗的業(yè)績(jī)。
以下八點(diǎn)實(shí)例和見解，來自美國(guó)及其他各個(gè)國(guó)家服務(wù)于公司法律與合規(guī)部的工作人員。
一、精簡(jiǎn)簽字
海倫娜·薩馬哈作為OSN（中東和北非地區(qū)一家主要的直播衛(wèi)星提供商）的法務(wù)總監(jiān)在迪拜工作時(shí)，她和她的團(tuán)隊(duì)研發(fā)了一套省時(shí)省力的電子文件簽字程序。通過與公司IT部門合作，其旨在改進(jìn)繁瑣的人工及紙質(zhì)文件的簽字流程。海倫娜解釋道，“人工簽字往往會(huì)被延誤，并且這對(duì)于文檔版本的管理一直會(huì)是個(gè)挑戰(zhàn)。我聘請(qǐng)了一位對(duì)IT解決方案興趣濃厚的助理，使得我們團(tuán)隊(duì)有合適的人才。然而人們?cè)噲D在未正確認(rèn)識(shí)程序如何運(yùn)作或者如何充分挖掘人才潛能的情況下制定技術(shù)解決方案的情況實(shí)屬見慣不驚?！?/p>
二、省時(shí)高效應(yīng)用程序
奧斯卡·羅梅羅是一家位于美國(guó)的銀行法務(wù)總監(jiān)。他使用過許多應(yīng)用程序，其中包括DropBox（網(wǎng)絡(luò)文件同步和分享軟件），iCloud（蘋果云）和Evernote（印象筆記）。奧斯卡說，“就我而言，最重要的應(yīng)用程序是Notability（一款功能強(qiáng)大的備注記錄軟件），出于企業(yè)內(nèi)部控制的需要，合同審查、資金申請(qǐng)、公司決議等事情上都需簽字。適逢外出，打印文件、簽字、掃描或者郵件都變得困難重重。但通過Notability，我打開手機(jī)或平板電腦上其中的文檔，在屏幕上簽名后即可保存和發(fā)送。這樣非常地直接利落，我甚至在辦公室也使用它以節(jié)省紙張，同時(shí)避免了在打印和掃描上消耗時(shí)間?！?/p>
三、協(xié)同工具
達(dá)拉夫·費(fèi)根是英國(guó)能多潔集團(tuán)（全球最大的商業(yè)服務(wù)公司）的法務(wù)總監(jiān)。他的團(tuán)隊(duì)一致認(rèn)為使用谷歌協(xié)作工具對(duì)于節(jié)省時(shí)間和減少工作量有諸多好處。能多潔集團(tuán)在其運(yùn)營(yíng)的66個(gè)管轄區(qū)中每4個(gè)管轄區(qū)就具有至少20名法律專業(yè)人員。其員工總數(shù)達(dá)29，000人，使用車輛多達(dá)17，000余臺(tái)，且其大部分員工都是在家辦公。達(dá)拉夫介紹了他們使用的以下幾種工具：
視頻會(huì)議（Video conferences）：“我們同公司法務(wù)進(jìn)行定期（免費(fèi)）視頻通話--無論是同事之間一對(duì)一或是在不同地點(diǎn)的團(tuán)隊(duì)會(huì)議。在交通受限和時(shí)間有限的情況下，這些視頻通話都非常有成效，并幫助開發(fā)了一支高性能的虛擬工作團(tuán)隊(duì)。”
文件存檔（Documents）：“我們使用協(xié)同的清單、日程、會(huì)議共享以及度假日歷。我們將開始嘗試使用協(xié)作演示工具，使其容易更快地建立多客戶端編輯演示。通過使用這些工具我們能跨部門合作并連接商務(wù)伙伴?！?/p>
四、數(shù)據(jù)分析
倫敦FTI咨詢公司風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)部負(fù)責(zé)人珍妮特·利希納說：“對(duì)減輕工作量而言，文檔審閱技術(shù)的使其節(jié)省了大量的時(shí)間。通過上傳具有潛在相關(guān)性的文件到一個(gè)系統(tǒng)，然后進(jìn)行算法分析，公司法務(wù)不僅可以查到關(guān)鍵信息，還能發(fā)現(xiàn)其主題和聯(lián)系。讓員工呆在房間里處理蜂擁而至的數(shù)據(jù)實(shí)屬浪費(fèi)。客戶期待公司法務(wù)采用一種更為明智且高性價(jià)比的方法?！?/p>
五、自服務(wù)高招
蒂姆·哥拉斯特是希爾頓酒店的前法務(wù)總監(jiān)。目前以半退休狀態(tài)擔(dān)任J3生物科學(xué)公司董事長(zhǎng)，蒂姆解釋說，他作為一個(gè)全球性的公司法務(wù)總監(jiān)，節(jié)省時(shí)間的一個(gè)做法是“致力于‘主動(dòng)出擊’利用公司法務(wù)人才”，“通過創(chuàng)建一些自服務(wù)方法（簡(jiǎn)訊、常見問題解答、培訓(xùn)項(xiàng)目），我們能夠?yàn)閮?nèi)部客戶節(jié)省時(shí)間并率先了解例行出現(xiàn)的問題。我們還創(chuàng)建了一個(gè)內(nèi)部客戶無需求助于法務(wù)部即可使用的龐大的數(shù)據(jù)庫。”
能多潔的達(dá)拉夫·費(fèi)根也有類似的想法，即通過Google+使用非常基本的社交媒體來傳播法律動(dòng)態(tài)。達(dá)拉夫說，“既然我們這么多的銷售人員和業(yè)務(wù)人員在外談生意時(shí)都只有一個(gè)智能手機(jī)，我們需要更方便的方式來進(jìn)行遠(yuǎn)程通信。我們正在考慮開發(fā)一個(gè)用于接收和快速處理信息且順應(yīng)客戶需求的應(yīng)用程序，我們將會(huì)拍攝YouTube風(fēng)格的短片對(duì)此進(jìn)行介紹?！?/p>
六、郵件處理
珍妮特·利希納說：“處理郵件可能是我清單上最浪費(fèi)時(shí)間的事情。這是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的一種拖延，特別是對(duì)那些不斷閱讀它們的人。我建議人們每天設(shè)定兩個(gè)特定的時(shí)間查閱郵件。郵件改動(dòng)同樣也對(duì)時(shí)間造成浪費(fèi)，當(dāng)我們的目標(biāo)是對(duì)話和討論時(shí)，這不是適宜使用的工具。另外，請(qǐng)關(guān)閉您的電腦和手機(jī)上會(huì)造成干擾的郵件提示。若客戶和同事有緊急事情，電話聯(lián)系最為妥當(dāng)?！?/p>
七、知識(shí)共享
許多公司法務(wù)團(tuán)隊(duì)在與知識(shí)管理進(jìn)行苦苦斗爭(zhēng)，蒂姆哥·拉斯特認(rèn)為，基礎(chǔ)的知識(shí)管理是有效時(shí)間管理的關(guān)鍵所在。 “它不需要在技術(shù)上進(jìn)行巨額投資，”他說， “目前我已經(jīng)利用現(xiàn)有資源取得了很大的成效，如通過微軟共享工具來分擔(dān)內(nèi)部事務(wù)，避免了在有分歧時(shí)進(jìn)行重復(fù)/交叉工作。我們的文件管理系統(tǒng)服務(wù)于一個(gè)暫時(shí)性的銀行和表單檔案庫；而我們的事務(wù)管理系統(tǒng)則用于內(nèi)部自動(dòng)報(bào)告?！?/p>
“能多潔”的法律部門最初的目的是通過打包上傳他們的檔案和最佳方案、模板文件、指引等存儲(chǔ)至云端平臺(tái)，以促進(jìn)知識(shí)的共享。法務(wù)總監(jiān)解釋說，“我們的愿望是讓信息訪問和使用更加便捷，從而使得法律工作者能更廣泛使用?！?/p>
八、舉辦優(yōu)質(zhì)會(huì)議
全球各地的公司法務(wù)和合規(guī)團(tuán)隊(duì)在參加著數(shù)以千計(jì)的電話會(huì)議以及線上會(huì)議，但我卻很少看到幾個(gè)運(yùn)行順暢的會(huì)議。這本來應(yīng)該是輕而易舉的事情。多數(shù)公司法務(wù)沒有過此類的培訓(xùn)，由于對(duì)會(huì)議目的的模糊期待和對(duì)議程的遵從性差，時(shí)間往往被白白浪費(fèi)。會(huì)議或電話之后很少會(huì)有總結(jié)，會(huì)議最后往往連清晰的時(shí)間表、議程或職責(zé)分配都沒有。多國(guó)電話會(huì)議中的多種口音和注意力散漫使得會(huì)議主持需要更為豐富技能。其實(shí)通過公司的專業(yè)化培訓(xùn)和利用網(wǎng)上有價(jià)值的資源進(jìn)行不斷練習(xí)，就能學(xué)會(huì)如何更好地舉辦會(huì)議。
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