你在表格中核對數(shù)據(jù)時怎么做呢?找同事幫忙,一人讀數(shù),一人查看標(biāo)記,這樣你就太OUT了。
你可不要簡單地把Excel用來制作表格,一定要發(fā)揮它的數(shù)據(jù)處理分析功能,這樣才能讓我們的工作更輕松愉快。今天阿鐘老師分享幾個Excel表格中核對數(shù)據(jù)的幾個方法,同事可能花上幾小時核對數(shù)據(jù),你只需1分鐘就完成。
01. 快捷鍵法
①核對兩列數(shù)據(jù):表格中需要對商品的"賬存數(shù)量"和"盤點(diǎn)數(shù)量"對比找出差異數(shù)據(jù)。
快捷鍵:Ctrl+\(反斜杠鍵)
用法:選中需要對比的兩列數(shù)據(jù),按Ctrl+\(反斜杠鍵),差異數(shù)據(jù)就被選中了,然后我們填充一個顏色突出顯示。
②核對兩行數(shù)據(jù):上面的庫存盤點(diǎn)表,同事錄入成了兩行數(shù)據(jù),怎么核對呢?
快捷鍵:Ctrl+Shift+\鍵
用法:選中兩行數(shù)據(jù),按Ctrl+Shift+\鍵,差異數(shù)據(jù)被選中了,再填充一個顏色突出顯示。
說明:上面的兩個快捷鍵分別適用于同一工作表中兩列或兩行數(shù)據(jù)的對比,如果同一行或同一列的數(shù)據(jù)不同,通過填充色突出顯示,沒有填充色的行或列代表數(shù)據(jù)相同。
02. IF函數(shù)法
以核對兩列數(shù)據(jù)為例:
公式:=IF(C2=D2,"相同","不同")
用法:在E2單元格中輸入上面的公式,回車鍵確認(rèn)后,再選中E2單元格,雙擊右下角填充公式即可完成核對。
說明:E列中顯示"相同"代表同一行數(shù)據(jù)相同,顯示"不同"代表同一行數(shù)據(jù)有差異,也修改成自己需要顯示的內(nèi)容。
03. EXACT函數(shù)法
同樣完成上面的兩列數(shù)據(jù)對比
公式:=EXACT(C2,D2)
用法:在E2單元格輸入上面的公式,再填充公式。
說明:當(dāng)E列單元格顯示"TRUE"代表同一行數(shù)據(jù)相同,顯示"FALSE"代表同一行數(shù)據(jù)有差異。
04. DELTA函數(shù)法
公式:=DELTA(C2,D2)
用法:在E2單元格輸入上面的公式,再填充公式。
說明:當(dāng)E列同一行數(shù)據(jù)相同時顯示1,不同時顯示0。
備注:以上三種函數(shù)法不僅可以核對兩列數(shù)據(jù),也可以核對兩行、多列、多行數(shù)據(jù),03、04的函數(shù)可以在外層加上IF函數(shù)改變顯示的內(nèi)容。
05. 條件格式法
①選定需要對比數(shù)據(jù)區(qū)域,點(diǎn)擊【開始】-【條件格式】-【新建規(guī)則】打開【新建規(guī)則】對話框,選擇【選擇規(guī)則類型】中的【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】,并在【為符合此公式的值設(shè)置格式】中輸入:=$C2<>$D2。
②再點(diǎn)擊【格式】,打開【設(shè)置單元格格式】對話框,選擇【填充】中的背景色,最后【確定】即可。
③差異數(shù)據(jù)用填充色突出顯示,也可以突出顯示相同數(shù)據(jù),只需在【為符合此公式的值和值格式】中輸入公:=$C2=$D2即可。
06. 定位法
①選定需要對比的數(shù)據(jù)區(qū)域,按Ctrl+G打開【定位】窗口,單擊【定位條件】,選擇【行內(nèi)容差異單元格】,最后點(diǎn)擊【確定】;
②點(diǎn)擊【填充色】突出顯示差異數(shù)據(jù)。
07.復(fù)制-粘貼法。
①將"盤點(diǎn)數(shù)量"復(fù)制到右邊列中;
②選中"賬存數(shù)量",復(fù)制;
③鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊E2單元格,也就是①中復(fù)制的第一個數(shù)據(jù),在彈出的菜單中選擇【選擇性粘貼】,選擇【運(yùn)算】中的【減】,最后【確定】。
④E列中顯示0為同一行數(shù)據(jù)相同,顯示不為0的為同一行數(shù)據(jù)有差異。
08. 高級篩選法
①將標(biāo)題"賬面數(shù)量"和"盤點(diǎn)數(shù)量"都改成"數(shù)量";
②點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【高級】,打開【高級篩選】窗口,【列表區(qū)域】選擇C1:C11單元格區(qū)域,【條件區(qū)域】選擇D1:D11單元格區(qū)域,點(diǎn)擊【確定】;
③選擇兩列數(shù)據(jù),點(diǎn)擊【開始】-【填充色】,選擇一個顏色;
④最后點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【清除】。
⑤相同數(shù)據(jù)填充色顯示,不同數(shù)據(jù)無填充色。
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