| 匯報(bào)，是下級(jí)向上級(jí)用口頭或文字的形式報(bào)告情況，提出建議的行為，它是秘書人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。秘書向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口頭匯報(bào)要把握以下技巧。 一、作好準(zhǔn)備。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。無(wú)論是單項(xiàng)專題匯報(bào)，綜合情況匯報(bào)，還是首長(zhǎng)指示落實(shí)情況匯報(bào)，完成任務(wù)匯報(bào)，都必須認(rèn)真做好準(zhǔn)備。首先，要做好思想準(zhǔn)備。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，既要消除緊張心理，又要克服無(wú)所謂的態(tài)度，調(diào)整情緒，樹立信心，認(rèn)真對(duì)待。其次，要做好資料準(zhǔn)備。“巧婦難為無(wú)米之炊”，充分占有資料是匯報(bào)成功的基礎(chǔ)。如果情況不熟悉，或某方面的情況還不明了，就不能憑主觀臆斷、道聽途說(shuō)去匯報(bào)，搞所謂“領(lǐng)導(dǎo)要，我就報(bào)，準(zhǔn)不準(zhǔn)，不知道”那一套。只有通過(guò)調(diào)查了解，準(zhǔn)確掌握情況，才能列入?yún)R報(bào)。第三，要搞好“戰(zhàn)術(shù)想定”。要在明確領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，確定匯報(bào)主題，把握匯報(bào)重點(diǎn)，組織匯報(bào)材料，合理安排內(nèi)容的順序與層次；對(duì)匯報(bào)中可能出現(xiàn)的情況，領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問(wèn)題，要做到心中有數(shù)，預(yù)有準(zhǔn)備，不能倉(cāng)促上陣。 二、選擇時(shí)機(jī)。這里所說(shuō)的時(shí)機(jī)，是指要適時(shí)匯報(bào)，以獲取較好的時(shí)效價(jià)值。除了緊急事件需及時(shí)匯報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定或安排時(shí)間的匯報(bào)外，秘書應(yīng)注意選擇以下時(shí)機(jī)進(jìn)行匯報(bào)：當(dāng)本人分管或領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作告一段落時(shí)；工作中遇到較大困難，想求得領(lǐng)導(dǎo)幫助支持時(shí)；領(lǐng)導(dǎo)決策需要某方面的信息時(shí)；領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)詢問(wèn)有關(guān)情況時(shí)；領(lǐng)導(dǎo)有空余時(shí)間時(shí)，等等。匯報(bào)不僅要注意時(shí)機(jī)，還要區(qū)別場(chǎng)合，可以通過(guò)會(huì)議形式正式匯報(bào)的，盡量不要不分場(chǎng)合地臨時(shí)匯報(bào)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙或工作中出現(xiàn)困難，心情煩燥時(shí)，秘書一般不宜冒然開口匯報(bào)。應(yīng)選擇領(lǐng)導(dǎo)人樂(lè)意聽取匯報(bào)的時(shí)機(jī)進(jìn)行匯報(bào)，以取得預(yù)期的效果。 三、因人而宜。由于每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)、能力、文化程度、性格和工作習(xí)慣有差別，因此，秘書在匯報(bào)時(shí)應(yīng)采取不同的方法，以適應(yīng)不同領(lǐng)導(dǎo)者的特點(diǎn)和風(fēng)格。例如，對(duì)于嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的領(lǐng)導(dǎo)者，匯報(bào)時(shí)要解釋得詳細(xì)一點(diǎn)，最好列舉必要的事例和數(shù)據(jù)；對(duì)于干練果斷領(lǐng)導(dǎo)者，匯報(bào)時(shí)要注意言簡(jiǎn)意賅，提綱挈領(lǐng)；對(duì)于務(wù)實(shí)沉穩(wěn)的領(lǐng)導(dǎo)者，匯報(bào)時(shí)注意語(yǔ)言樸實(shí)，少加修飾；對(duì)于活潑開朗的領(lǐng)導(dǎo)者，匯報(bào)時(shí)語(yǔ)言可以輕松幽默一些?？傊?，要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，有針對(duì)性地搞好匯報(bào)。 四、新穎致勝。領(lǐng)導(dǎo)聽取匯報(bào)的目的，是獲取高質(zhì)量，有參考價(jià)值的信息，而不是那種面面俱到、人云亦云，毫無(wú)新意，“車轱轆式”的匯報(bào)，這就要求秘書匯報(bào)的內(nèi)容必須具有創(chuàng)新性。角度新穎，觀點(diǎn)獨(dú)特，有一定的高度和深度的匯報(bào)，常給人以耳目一新的感覺，也是領(lǐng)導(dǎo)最需要和喜歡聽的。秘書要善于在紛繁復(fù)雜的事物中，抓住最重要的東西，把零星的認(rèn)識(shí)整理成系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，創(chuàng)造性地提出自己的觀點(diǎn)、意見和建議，給領(lǐng)導(dǎo)者以深刻的啟發(fā)。秘書一定要明確領(lǐng)導(dǎo)最需要了解的內(nèi)容，“送貨上門”，切忌“貨不對(duì)路”。 五、字斟句酌。向領(lǐng)導(dǎo)作匯報(bào)，一定要抓住重點(diǎn)，簡(jiǎn)短明快，而不能夠東拉西扯，辭不達(dá)意，這樣的匯報(bào)既浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時(shí)間，又令人生厭。因此，秘書向領(lǐng)導(dǎo)作匯報(bào)，一定要有提綱或打好腹稿，使用精辟的語(yǔ)言歸納整理所要匯報(bào)的內(nèi)容，做到思路清晰，觀點(diǎn)精煉，語(yǔ)言流暢，邏輯性強(qiáng)，譴詞用語(yǔ)樸實(shí)、準(zhǔn)確。關(guān)鍵語(yǔ)句要認(rèn)真推敲；評(píng)價(jià)工作要把握好分寸，切忌說(shuō)過(guò)頭話，或模棱兩可；列舉數(shù)字一定要準(zhǔn)確無(wú)誤，盡量避免“大概”、“估計(jì)”、“可能”之類的詞語(yǔ)。如果語(yǔ)言啰嗦，拖泥帶水，再好的內(nèi)容也匯報(bào)不出應(yīng)有的效果。 六、靈活應(yīng)變?？陬^匯報(bào)一個(gè)最大的優(yōu)點(diǎn)就是匯報(bào)者可以與領(lǐng)導(dǎo)直接進(jìn)行雙向溝通，聽者可以隨時(shí)發(fā)問(wèn)，這頗有點(diǎn)像研究生的論文答辯。一個(gè)素質(zhì)高的秘書人員，在匯報(bào)時(shí)必須具有較好的臨場(chǎng)發(fā)揮能力。匯報(bào)中，遇到領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)，發(fā)出疑問(wèn)時(shí)，要保持快速的反應(yīng)，敏捷的思維，沉穩(wěn)應(yīng)付，對(duì)答如流；匯報(bào)中，要留心領(lǐng)導(dǎo)的表情變化，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的臨場(chǎng)反應(yīng)，判斷領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)內(nèi)容的需求，以便及時(shí)調(diào)整匯報(bào)內(nèi)容。同時(shí)，要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)心理，控制好匯報(bào)的時(shí)間和節(jié)奏，千萬(wàn)不要拖延時(shí)間。 七、勿忘“請(qǐng)示”。秘書匯報(bào)結(jié)束，要及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)的意見和指示，還有哪些問(wèn)題沒有匯報(bào)到或沒有說(shuō)清楚，領(lǐng)導(dǎo)還需要知道哪些情況。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示，秘書要做好記錄，認(rèn)真對(duì)待。能立即落實(shí)的，可當(dāng)即表明態(tài)度；對(duì)一時(shí)難以落實(shí)的，應(yīng)如實(shí)反映，并作出計(jì)劃，表示決心，使匯報(bào)工作有一個(gè)圓滿的結(jié)尾。 需要注意的是，秘書人員不能把講究匯報(bào)技巧理解為在領(lǐng)導(dǎo)面前“耍嘴皮子”、“投機(jī)取巧”，更不能把匯報(bào)看作是表白和炫耀自己的機(jī)會(huì)。那種借匯報(bào)有意識(shí)抬高自己，貶低別人，報(bào)喜藏憂的作法，可能會(huì)得寵一時(shí)，但終究會(huì)留下隱患，不僅會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)正確決策，同時(shí)也會(huì)直接影響到秘書本人在領(lǐng)導(dǎo)者心中的形象，一害事業(yè)，二害本人。 |
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