總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統（如電子政務系統、電子商務系統、CRM系統、ERP系統、財務系統）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統生命力及作用是薄弱的?！@也是目前最全面、最被認可的OA的概念。

 

OA是Office Automation的縮寫，指辦公室自動化或自動化辦公。但是有100個人會說出100種不同層次、不同內容的解說；有100家單位會有100種不同層次、不同內容的應用需求！100個廠商會有100種不同技術類型、不同層次、不同定義的系統！這主要是因為隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的突飛猛進，關于OA的描述也在不斷充實，但至今還沒有人對OA下過最權威、最科學、最全面、最準確的定義。
       其實OA的概念是動態(tài)的，進化論是其外延還是內涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化。
       如果將企業(yè)比作人的生命體，那么：OA系統就是人體中的神經網絡系統，傳遞領導理念、指令，協調全身肌肉、四肢和諧運行，愉快工作，使企業(yè)充滿生命力和戰(zhàn)斗力，為企業(yè)提供一種管理新境界。
       總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統（如電子政務系統、電子商務系統、CRM系統、ERP系統、財務系統）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認可的OA的概念。

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據。一個企業(yè)實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。ＯＡ從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網絡和計算機為標志的現階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

OA軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業(yè)務范疇，更集中關注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

OA發(fā)展的階段

工具階段：－紙張信息數字化，純文字、表格處理、存儲、查詢，工具階段

MIS階段：－數字信息采集匯總，流程、表單管理，局域共享，C/S結構為主流

網絡協同工作時代－互聯網環(huán)境，對信息全方位、多角度共享及協同要求，基于智能、門戶、管理及業(yè)務一體化整合，B/S結構為主流。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業(yè)務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯系的渠道，企業(yè)的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產經營業(yè)績、業(yè)務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。

目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產生應有的效益。

已經建立了自己的Intranet網絡，企業(yè)內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業(yè)的經營產生了積極的效益?，F在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

辦公自動化已經成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

辦公自動化的實施應該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經濟實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網絡，又要開發(fā)辦公自動化系統，需要企業(yè)有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：

[1]信息化尚未入門的企業(yè)

由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務領域企業(yè)信息化工作的開展。

[2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業(yè)

信息化失敗，特別是大型業(yè)務管理系統失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

[3]缺少信息化資金準備的企業(yè)

信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化(OA)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

[4]已擁有業(yè)務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環(huán)境的企業(yè)

辦公自動化(OA)與業(yè)務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內容。

還有另一種解釋是:
AO（Auditor Office）系統
　　AO系統，現場審計實施系統，也稱審計師辦公室的簡稱。是金審工程一期建設的重要成果之一。是一個用于現場環(huán)境對電子數據進行審計的操作平臺。按照設計方案，它將安裝在審計人員便攜式計算機上，帶至審計現場使用。軟件中包含了項目管理、數據采集、審計分析、審計抽樣和審計底稿等審計作業(yè)必要的工具，提供統一界面的電子作業(yè)環(huán)境，就像是審計師隨身的辦公室。2004年4上旬，在三個審計項目的試用中完成現場測試，2004年7月正式推廣使用。

另外，在網球王子的耽美配對中，OA代表著忍足侑士與跡部景吾的配對，被大多數人所贊同、支持

 

 

 

企業(yè)信息化建設經過這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應用與需求的不斷增長和多樣性，信息系統也需要走專業(yè)化、多樣性的建設之路。這是經濟社會發(fā)展的必然結果。
辦公自動化(OA)定義

辦公自動化(OA－Office Automation)是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。

同時隨著技術的發(fā)展和使用人員的辦公方式和習慣、管理思想的變化，對于OA很明確的定義也不斷的變化著，在技術發(fā)展過程中的每一個階段，也賦予給OA不同的內容和新的想象，而且，不同行業(yè)、不同層次的人員對OA的看法和理解也各有不同。

功能方面：廣義而言，OA應該是一個企業(yè)除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現；

對于企業(yè)高層領導而言，OA是決策支持系統(DSS)。OA運用科學的數學模型，結合企業(yè)內部／外部的信息為條件，為企業(yè)領導提供決策參考和依據；

對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(IMS)，OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經營風險，提高經營效率；

對于普通員工而言：OA是事務／業(yè)務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

在以前傳統的認知和了解中，認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門、其實，在今天看來，OA應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。

辦公自動化(OA)發(fā)展過程

基本界定辦公自動化軟件系統以后，我們再回顧一下辦公自動化系統在我國的發(fā)展脈絡。(下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的辦公自動化軟件系統)。

1、 中國的辦公自動化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業(yè)領導經常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業(yè)領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應用紅頭文件就比較自然。此時的辦公自動化系統的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統。其實辦公其實就是辦文。

2、 隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現在強調的知識管理，強調了業(yè)務流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要的功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。

在此種情況下，辦公自動化作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的辦公自動化產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統所處的基本現實和困境。這也是我們的客戶對辦公自動化不滿意的焦點所在。


辦公自動化(OA)特點

OA系統在企業(yè)應用和發(fā)展定位上主要以“辦公自動化”為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線索，實現符合企業(yè)行政要求的審批結構體系，達到“審批自動化”的目的，從而節(jié)省紙質文件傳遞在時間和人力成本上的浪費，提高審批的工作效率。包括以下特點：

第一， 以強大的審批工作流為核心。

從OA系統的技術開發(fā)平臺發(fā)展過程來看，主要是運用了流轉技術，實現對文件實體在網絡上的傳遞，并通過定義接收者的先后順序，實現審批流轉路徑的定制功能。結合企業(yè)在行政組織架構上的要求，在流程定制中融入組織結構、人員、組別、角色、崗位等特征，實現靈活強大的定制結構體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。

第二， 專注于辦公事務處理，與業(yè)務結合性不強。

由于OA系統發(fā)展起步較早，因此在其定位上專注在企業(yè)辦公綜合事務處理，如文件管理、車輛管理、辦公用品管理、會議管理、檔案管理等。ERP產品強調的是先進的管理思想，為企業(yè)提供強大的業(yè)務解決方案的能力，與企業(yè)的業(yè)務管理結合性非常強，這也是ERP產品核心理念和價值所在。因此相比之下，OA產品所體現出來的價值表現就并不在于“業(yè)務解決能力”上，而是對企業(yè)辦公事務的處理，與業(yè)務的結合性不強。

第三， 實施范圍較為廣泛，要控制得當。

隨著企業(yè)信息化建設的發(fā)展，信息系統實現業(yè)務管理方面的能力要求越來越受到重視，不少企業(yè)在實施OA系統的同時提出了很多具有企業(yè)業(yè)務特色的功能要求。而這些功能要求往往已經超越了傳統的OA系統所能解決的范疇，造成了對OA系統在實施范圍控制上的一個“模糊邊界”。因此，如果不控制好這個范圍的界定，極大可能造成項目的風險和失控。在對這個范圍的控制上，總結出以下幾點考慮的因素供參考：

投入的成本效益比：只有那些對企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實現，否則只會帶來時間和成本的浪費，而獲益不大。

用戶使用范圍：在考慮到一個功能是否值得開發(fā)的時候，其中也要考慮到用戶群對象，如果只是個別用戶在使用的功能，而這些業(yè)務又非關鍵業(yè)務的話，我們可以考慮先不列在此范圍內。

使用的頻度：對于一個使用頻度很低的功能要求，盡管可以實現，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒有必要納在實施范圍內。

是否可以利用其他現有的軟件或者系統解決：部分用戶的功能其實可以利用一些現有的軟件和系統的功能就能解決的，這樣也沒必要重新開發(fā)一個新的功能。
通過上述幾個因素的統一考慮，確定出一個合適的“度”，圍繞著這個“適度”一步一步實現，才能合理控制成本和發(fā)揮OA系統的最大效益。

第四， 二次開發(fā)量較大

由于上述第三點的特點，必然會出現對原有OA產品的二次開發(fā)要求，開發(fā)量需要根據提出的功能要求復雜程度而定。這個過程中也會牽涉到對所選擇的OA產品技術架構上的問題，如果這個核心架構不能滿足企業(yè)業(yè)務上的靈活要求，那么就意味著全新開發(fā)的可能性。

辦公自動化(OA)發(fā)展方向

辦公自動化的發(fā)展方向應該是數字化辦公。所謂數字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網絡環(huán)境下實現。從技術發(fā)展角度來看，特別是互聯網技術的發(fā)展，安全技術的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數字化辦公還有一段距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。盡管如此，全面實現數字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。