馬利克認(rèn)為，每個(gè)職業(yè)都是由原則、任務(wù)、工具和責(zé)任四種要素組成的。管理也是一種職業(yè)，因此有效的管理需要這四個(gè)要素的有效結(jié)合。
管理原則是管理工作的指導(dǎo)思想，管理任務(wù)就是管理工作的內(nèi)容。馬利克認(rèn)為，管理任務(wù)主要包括以下5方面：
第一，制定目標(biāo)。
有效管理的第一個(gè)任務(wù)就是制定目標(biāo)。聽(tīng)到這句話，很多中基層管理就會(huì)說(shuō)，我們的任務(wù)都是上級(jí)規(guī)定的，我們根本不需要制定目標(biāo)?；蛘邥?huì)問(wèn)，目標(biāo)到底應(yīng)該是誰(shuí)來(lái)制定？這個(gè)問(wèn)題是一個(gè)場(chǎng)景化問(wèn)題，標(biāo)準(zhǔn)答案就是看情況。比如，影響范圍較大的目標(biāo)，就需要相關(guān)的人都有參與；只涉及某個(gè)部門(mén)的目標(biāo)，那么主要由該部門(mén)負(fù)責(zé)人來(lái)制定。比如何制定目標(biāo)更重要的是，管理的任務(wù)是制定目標(biāo)。
我們強(qiáng)調(diào)管理是一種職業(yè)，這個(gè)職業(yè)是由人承擔(dān)的。因此，管理的任務(wù)自然也就會(huì)落到人的身上。所以制定目標(biāo)主要指管理者的目標(biāo)，也即是他的個(gè)人目標(biāo)。
個(gè)人目標(biāo)可能是上級(jí)下達(dá)的，也可能是自己制定的。其實(shí)來(lái)源并不重要，重要的是，為了避免目標(biāo)出現(xiàn)偏差，需要充分告知制定目標(biāo)和完成目標(biāo)的人，什么是下一階段企業(yè)的基本方向和發(fā)展思路。
馬利克認(rèn)為，不管目標(biāo)是怎么確定的，目標(biāo)管理都要遵守以下原則：
1、聚焦少數(shù)幾個(gè)目標(biāo)，而不是很多目標(biāo)。
2、少數(shù)目標(biāo)是重大目標(biāo)。
3、放棄已經(jīng)失去價(jià)值的目標(biāo)。
4、目標(biāo)要量化，但不要教條化。
5、出現(xiàn)相互矛盾的目標(biāo)，我們不要去消除矛盾，而是要學(xué)會(huì)平衡它們。
6、無(wú)法準(zhǔn)確量化的目標(biāo)或者目標(biāo)不能精確化，制定出相關(guān)措施也是可行的。
7、需要明確“為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”最需要的重要資源是什么。
8、每個(gè)目標(biāo)都要單一的總負(fù)責(zé)人，而不能無(wú)人負(fù)責(zé)或一群人負(fù)責(zé)。
9、通常，只需要部分員工制定目標(biāo)就可以解決管理問(wèn)題。老板切忌人人都要制定目標(biāo)。
10、目標(biāo)管理也應(yīng)當(dāng)個(gè)性化實(shí)施。
11、形勢(shì)越困難，目標(biāo)期限越短。
12、應(yīng)當(dāng)明確地把目標(biāo)寫(xiě)下來(lái)。
13、有目標(biāo)比誰(shuí)來(lái)制定目標(biāo)更重要。共同制定目標(biāo)往往具有激勵(lì)作用。但是，共同制定合理目標(biāo)需要兩個(gè)條件：出色的員工和充裕的時(shí)間。
14、制定目標(biāo)是管理的任務(wù)。但是，目標(biāo)內(nèi)容與管理無(wú)關(guān)。目標(biāo)內(nèi)容與具體的組織、宗旨及其所處形勢(shì)直接相關(guān)的。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，典型的目標(biāo)領(lǐng)域包括市場(chǎng)地位、創(chuàng)新工作、生產(chǎn)率、對(duì)適當(dāng)群體的吸引力、資產(chǎn)流動(dòng)性、現(xiàn)金流以及利潤(rùn)或營(yíng)收要求等。
第二，組織。
馬利克說(shuō)：組織是有效管理的第二個(gè)任務(wù)。高效人士絕不會(huì)坐等別人來(lái)指揮，他們會(huì)在個(gè)人工作與責(zé)任范圍內(nèi)，為了自己的利益而進(jìn)行自我組織。
在組織的過(guò)程中，面臨三個(gè)基本組織問(wèn)題：
1、怎樣組織，才能讓我們將注意力集中在顧客愿意花錢購(gòu)買的東西上？
2、怎樣組織，才能讓員工真正去做組織付錢給他們、讓他們做的事情？
3、怎樣組織，才能讓高管真正去做組織付錢給他們、讓他們做的事情？
所有組織都是不完美的，它們都會(huì)存在沖突、協(xié)調(diào)難題、信息問(wèn)題、人際關(guān)系摩擦、缺少明確性、缺少交流等問(wèn)題，以及其他各種難題。通常我們不是在“好”的組織和“壞”的組織之間作選擇，而是在“壞”的組織和“不太壞”的組織之間作抉擇。妥協(xié)，在每個(gè)組織中都是必要的。
“壞組織”一般有以下幾種癥狀：
1、管理層級(jí)的增加。每新增一個(gè)管理層級(jí)，都會(huì)使相互理解變得更加困難，并在管理系統(tǒng)中產(chǎn)生干擾，使信息失真，目標(biāo)走樣，并把員工的注意力引向錯(cuò)誤的方向。每個(gè)層級(jí)都意味著更多的壓力，并且是惰性、摩擦、成本的一個(gè)新來(lái)源。
2、經(jīng)常談?wù)摗翱绮块T(mén)工作”。
3、過(guò)多的人參加過(guò)多的會(huì)議。
4、人浮于事。
5、協(xié)調(diào)者及助理存在的必要性。不合理的組織的一個(gè)標(biāo)志就是：無(wú)關(guān)的東西大量出現(xiàn)。人們開(kāi)始關(guān)心身份、職位、學(xué)術(shù)頭銜和學(xué)歷證書(shū)，而不是關(guān)心成果。
6、太多“蜻蜓點(diǎn)水”式的工作。這類工作會(huì)讓我們遠(yuǎn)離績(jī)效與責(zé)任。
第三，決策。
管理者的基本任務(wù)之一就是決策。馬利克說(shuō)：只有管理者才作決策。只要作決策的就是管理者，而不必考慮他的身份、頭銜或職位。而且反過(guò)來(lái)也是正確的：如果某人不作決策，那么他就不是管理者，同樣不用考慮他的職位、身份、相關(guān)的權(quán)力等。
決策使所有事物關(guān)聯(lián)為一個(gè)整體，并且聚焦在核心問(wèn)題上。決策不是管理者唯一的任務(wù)，但它卻是成就或毀滅管理者的最關(guān)鍵任務(wù)。
大多數(shù)情況下，一個(gè)好的決策可通過(guò)以下簡(jiǎn)單的程序得到：
1、對(duì)問(wèn)題的精確界定。
每一個(gè)決策過(guò)程的第一步應(yīng)該是對(duì)于真實(shí)問(wèn)題進(jìn)行全面且完整的界定。我們不應(yīng)該僅僅滿足于某種表面現(xiàn)象或見(jiàn)解，而應(yīng)該對(duì)這些表象和見(jiàn)解背后的事實(shí)和根源進(jìn)行追查研究。
在界定一個(gè)問(wèn)題的過(guò)程中，首先應(yīng)該考慮的是對(duì)問(wèn)題的分類：它是一個(gè)孤立的問(wèn)題還是一個(gè)根本性的問(wèn)題？
對(duì)于一個(gè)孤立問(wèn)題或特殊問(wèn)題，它的解決方式應(yīng)該是結(jié)合這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行具體分析。
對(duì)于一個(gè)根本性問(wèn)題則需要根本性的決策。我們必須要找到或是詳細(xì)制定出一種政策、一條準(zhǔn)則或是一個(gè)規(guī)律去解決它。這些決策會(huì)比孤立問(wèn)題產(chǎn)生更加深遠(yuǎn)的影響，因此，制定這些決策時(shí)需要多加考慮。
2、詳細(xì)界定此項(xiàng)決策必須滿足的要求。
對(duì)于具體要求的界定不應(yīng)著眼于滿足最高要求，相反，應(yīng)該是最低要求。如果所做出的決策連最低要求都不能滿足的話，那么還不如不做這個(gè)決定。
只要做決定，難免出現(xiàn)意見(jiàn)不一的情況，這就需要做出妥協(xié)。區(qū)分正確和錯(cuò)誤妥協(xié)的能力是區(qū)分管理者稱職與否的最主要的一個(gè)方面。正確的妥協(xié)往往能夠?qū)Α白畹鸵蟮睦硐霠顟B(tài)”進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的界定。
3、找出所有備選方案。
做決策我們往往在找到一種方案后就采用它，而不是繼續(xù)尋找其它備選方案。事實(shí)上，不做改變其實(shí)也是一種決策方案。因此，找出所有備選方案，至少會(huì)在2種以上備選方案。
4、分析每種備選方案的風(fēng)險(xiǎn)與后果及其邊界條件。
管理者需要對(duì)每個(gè)備選方案所包含的結(jié)果和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)、全面、仔細(xì)的分析。比如，考慮公司愿意在每個(gè)備選方案上所花的時(shí)間長(zhǎng)度，以及這個(gè)過(guò)程的可調(diào)整程度；了解備選方案可能涉及的風(fēng)險(xiǎn)類型。
5、做出決策。
6、執(zhí)行決策。
大多數(shù)人相信：一個(gè)決策在它制定出來(lái)時(shí)也就算是決策過(guò)程結(jié)束了。事實(shí)上，剛制定出決議時(shí)，我們不應(yīng)該將它稱為決策，只有到這個(gè)決議已經(jīng)轉(zhuǎn)化成明顯的正確結(jié)果時(shí)，才可以這樣說(shuō)。決策一般需要包括具體的實(shí)施措施。實(shí)施措施需要能夠回答以下四個(gè)問(wèn)題：
誰(shuí)應(yīng)該參與執(zhí)行？
這項(xiàng)決策在什么時(shí)候、以什么方式告知誰(shuí)？
誰(shuí)需要何種類型的信息、工具和培訓(xùn)，以便他們可以理解這項(xiàng)決策，進(jìn)而在其中發(fā)揮積極作用？
我們打算怎么監(jiān)督、檢查和控制決策的執(zhí)行？關(guān)于決策執(zhí)行的報(bào)告需要如何準(zhǔn)備？
相信很多人做決策時(shí)只有解決方案，也就是只有做什么的內(nèi)容，卻沒(méi)有誰(shuí)來(lái)做、什么時(shí)候做的內(nèi)容。因此，管理者必須在決策方案中回答以上4個(gè)問(wèn)題。
7、建立反饋：跟進(jìn)與后續(xù)行動(dòng)。
我們應(yīng)該對(duì)決策及其執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控。有效的管理者對(duì)待他們的決策，就像狗兒看到了骨頭一樣。他們密切跟蹤這件事，要求報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度、任何遇到的困難和相關(guān)結(jié)果。最重要的是，他們親自檢查進(jìn)度，并且在執(zhí)行順利時(shí)表示滿意。他們會(huì)持續(xù)地跟進(jìn)，直到這項(xiàng)工作最終徹底完成。
第四，監(jiān)督。
如果我們對(duì)管理的質(zhì)量感興趣，我們不能反對(duì)監(jiān)督。我們是否應(yīng)該監(jiān)督不應(yīng)當(dāng)成為一個(gè)需要討論的問(wèn)題。如何才能最好地監(jiān)督才是應(yīng)當(dāng)討論的。
監(jiān)督必須建立在信任的基礎(chǔ)上，特別是以下兩方面：信任人們的能力，信任他們努力工作的意愿。如果我們不相信員工可以滿足這些要求，那么這就不再是監(jiān)督問(wèn)題了，而是另外一個(gè)完全不同的問(wèn)題，比如人員問(wèn)題或招聘問(wèn)題。
具體如何監(jiān)督呢？
1、檢查次數(shù)最小化。
2、抽樣而非全面檢查。
3、監(jiān)督需要行動(dòng)導(dǎo)向而非信息導(dǎo)向。信息導(dǎo)向的監(jiān)督關(guān)注的問(wèn)題不是人們應(yīng)該做什么，而是從他們身上，我們想知道些什么。
4、不要有意外。為了正常發(fā)揮監(jiān)督作用，有必要在組織內(nèi)堅(jiān)持一項(xiàng)原則：對(duì)于那些有可能演變成問(wèn)題的事情，一有跡象就應(yīng)當(dāng)立即上報(bào)。
5、對(duì)正在進(jìn)行的工作實(shí)施全面監(jiān)督。管理者必須經(jīng)常提醒周圍的人不要忘記或忽視已經(jīng)決定了的事情。
6、僅有報(bào)告是不夠的。問(wèn)題越微妙，越重要，越少見(jiàn)，越是不能依賴報(bào)告。
7、善意的視而不見(jiàn)。如果管理者看到的東西違背了我們的期望，也不一定要立刻做出反應(yīng)。有時(shí)候，通過(guò)觀察和耐心的等待，你會(huì)發(fā)現(xiàn)他們可以重回正軌。
8、監(jiān)督必須針對(duì)個(gè)人。監(jiān)督不能搞平均主義。比如，我們認(rèn)識(shí)很多年的員工，他一直表現(xiàn)良好，我們就不需要花太多時(shí)間監(jiān)督他們；還有一些我們不熟悉的新員工，我們對(duì)他們一無(wú)所知，因此必須多花時(shí)間監(jiān)督他們。
第五，人的發(fā)展。
人的發(fā)展不僅是人力資源專家的任務(wù)，還是每一個(gè)管理者的任務(wù)。馬利克認(rèn)為，每一件和人的發(fā)展有關(guān)的事情都必須在個(gè)人層面上完成。人們學(xué)習(xí)和發(fā)展的方式是不一樣的。比如，一些人依靠?jī)A聽(tīng)學(xué)習(xí)，一些人靠閱讀，還有一些人喜歡從成功中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。因此，如果我們想幫助他人發(fā)展，就必須找到最適合他們的學(xué)習(xí)方式。
在人員的發(fā)展過(guò)程中，我們必須考慮四個(gè)基本方面：
1、任務(wù)。人們總是伴隨著任務(wù)的發(fā)展而發(fā)展。如果一項(xiàng)任務(wù)要對(duì)人的發(fā)展起作用，它就必須比先前的任務(wù)更大、更難。
2、發(fā)展必須以優(yōu)勢(shì)為導(dǎo)向。我們應(yīng)該把注意力集中到對(duì)現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)的發(fā)展上，包括那些顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)和那些由于種種跡象而讓人有所懷疑的優(yōu)勢(shì)。
3、管理者。需要確定在這個(gè)人下一階段的發(fā)展中，他需要什么樣的管理者？
4、工作安排。安排工作時(shí)，需要考慮這個(gè)人適合哪個(gè)部門(mén)？應(yīng)該為這個(gè)人提供哪種類型的工作崗位？這個(gè)人更喜歡團(tuán)隊(duì)工作還是獨(dú)立工作？這個(gè)人更適合重復(fù)性工作還是創(chuàng)新型工作？
任務(wù)、優(yōu)勢(shì)、管理者和工作安排是使人發(fā)展的四個(gè)組成要素。如果把這些牢記于心，可以在培訓(xùn)項(xiàng)目和企業(yè)大學(xué)中提升效能，甚至?xí)?chuàng)造奇跡。
總之，有效管理的任務(wù)包括制定目標(biāo)、組織、決策、監(jiān)督和人的發(fā)展。關(guān)于人的發(fā)展，不僅包括他人，還包括自己的發(fā)展。
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