一、什么是信息
信息：即音訊，消息。
信息：亦指通訊系統(tǒng)處理和傳輸?shù)膶ο?。泛指消息和信號的具體內(nèi)容和意義。通常通過處理和分析來提取。信息、物質(zhì)和能量通常稱為系統(tǒng)的三大要素。物的系統(tǒng)是這樣，人與人之間組成的社會系統(tǒng)也是這樣。系統(tǒng)論的創(chuàng)立者貝朗塔菲和管理學(xué)家巴納德、卡斯特及羅森茨韋克均重視信息的作用并對信息的作用有所闡述。
信息：是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映。毛澤東一直對信息高度重視。戰(zhàn)爭年代親自動筆為新華社撰寫重要消息，用以指導(dǎo)革命。
信息與系統(tǒng)
信息是系統(tǒng)與外部環(huán)境之間溝通交流的介質(zhì)之一。一種重要的媒介。系統(tǒng)是自成體系的組織，是相同或相類事物按照一定的秩序和內(nèi)部聯(lián)系組合而成的整體。是由若干相互聯(lián)系和相互作用要素組成的具有特定功能的統(tǒng)一整體。
系統(tǒng)管理理論認為：系統(tǒng)是處于一定的相互關(guān)系中與環(huán)境發(fā)生關(guān)系的各組成部分的總體。
世界是由不同層級的系統(tǒng)構(gòu)成的。整體性是系統(tǒng)的最基本的屬性。大局與小局，全局與局部。全局與一域。
系統(tǒng)與系統(tǒng)之間，系統(tǒng)與環(huán)境之間是相互聯(lián)系、相互作用的。聯(lián)系的媒介之一就是信息。開放的標志之一就是輸出和接受信息。其內(nèi)部和外部均有信息反饋網(wǎng)絡(luò)，能夠進行自我調(diào)節(jié)，以適應(yīng)環(huán)境和本身需要。孤立和封閉的系統(tǒng)，其前途就是崩潰和滅亡。“閉關(guān)鎖國”也就是與外界失去應(yīng)有的信息聯(lián)系，只能是“瀕于崩潰的邊緣”。
無論系統(tǒng)還是環(huán)境，都是根據(jù)相互之間傳遞的信息做出反應(yīng)，進行調(diào)整。這樣才能使系統(tǒng)處于動態(tài)平衡之中，保持生機與活力。
| | 現(xiàn)代管理理論之社會系統(tǒng)理論 美國管理學(xué)家巴納德創(chuàng)建社會系統(tǒng)理論。該理論專門研究正式組織的本質(zhì)、特征、構(gòu)成要素和行為。 •正式組織三個基本要素：協(xié)作的意愿（組織成員愿意為實現(xiàn)組織目標做出貢獻）、共同的目標（協(xié)作意愿的必要前提，誘導(dǎo)協(xié)作意愿。使組織成員知道組織要他們做什么以及從協(xié)作及實現(xiàn)目標過程當中得到哪些滿足）、信息聯(lián)系。 •通過信息才能把有協(xié)作意愿的組織成員和組織的共同目標連接起來形成一個有機的整體。良好的信息聯(lián)系能夠使組織成員合理地行動。巴納德認為：組織領(lǐng)導(dǎo)者的作用就是在一個信息聯(lián)系系統(tǒng)中作為聯(lián)系中心，系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的中心，對組織成員的活動進行協(xié)調(diào)，指導(dǎo)組織的運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)組織的目標。其主要職能之一就是提供一個信息交流的體系，建立和維持一個有效的信息交流系統(tǒng)。 •組織平衡理論：內(nèi)平衡與外平衡。誘因大于犧牲。 | |
信息與決策
•系統(tǒng)分析：使系統(tǒng)整體效能最優(yōu)的一種方法。學(xué)習型組織理論稱為“系統(tǒng)思考”。是科學(xué)決策的基本方法。系統(tǒng)分析的基本前提是掌握情況。
•決策機關(guān)和決策者掌握情況的基本途徑就是獲取信息。及時、全面、準確的信息是正確、科學(xué)決策的重要支持要素。所謂“眼觀六路”，“耳聽八方”。“秀才不出門，遍知天下聞”。
信息與系統(tǒng)（組織）功能
•任何一個系統(tǒng)（組織）都應(yīng)有其特定的功能。也就是其存在的作用、意義和價值。
•信息的作用：是體現(xiàn)系統(tǒng)（組織）意圖，反映系統(tǒng)（組織）狀態(tài)，塑造系統(tǒng)（組織）形象，支持組織決策，實現(xiàn)系統(tǒng)（組織）功能的重要因素。對于公共組織來說，是政令、動態(tài)、輿情、民意的載體；是系統(tǒng)（組織）內(nèi)外溝通交流的媒介；是系統(tǒng)（組織）本身和內(nèi)部要素對外部環(huán)境變化作出積極能動反應(yīng)的激活因素。
•信息的屬性：客觀性（不帶任何主觀色彩的陳述，潤物細無聲）、準確性、時效性。時效性即及時迅速，產(chǎn)生功能效用；有目的，起到應(yīng)起的作用。
•對于信息的發(fā)送者而言：一定要明確，發(fā)出什么聲音、傳遞什么訊號，信息的接受者會產(chǎn)生什么反應(yīng)，進而達到什么目的。
•SOS訊號（求救）；救護車的警笛聲，警車的警報聲（讓路）；處于危險之中人呼喊“救命”（尋求幫助）。
關(guān)于機關(guān)應(yīng)用文中的信息
•狹義的信息是機關(guān)應(yīng)用文的一種，是使用頻率最高的機關(guān)應(yīng)用文體裁。
•信息是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映，是一種具有很強時效性的文體。
•信息文稿對語言的最大要求是，精煉、確定、有深度，用最小的文字量提供最大的信息量。所謂精煉，就是不用穿靴戴帽，不用交待事情發(fā)生的全過程（主要事實交待清楚即可），不用毫無信息量的華麗詞藻。所謂確定，即用詞準確，能用數(shù)字說明、分析的，盡可能用。真正科學(xué)意義上的信息，應(yīng)該是最大的確定性、最小的不確定性。所謂有深度，就是能夠反映事物的特征屬性、變化趨勢和相互關(guān)系。
•每條信息字數(shù)一般在二、三百字左右，最長不宜超過500字。當然，也有例外。這是信息的靈活性，也是信息之所以廣泛應(yīng)用于管理實踐中的根本原因所在。一般而言，信息文稿的語言必須非常簡練。
信息的作用
•(1)領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)作用；
•(2)指導(dǎo)整體工作的重要渠道的作用；
•(3)對整體工作狀況,重大工作進展,上級重大決策落實情況的監(jiān)控作用；
•(4)反映人民群眾呼聲的通道作用。
信息與公文的關(guān)系
•相同點：
•1.都是一種文字表達；2.都有對上,對平級,對下的關(guān)系；3.都是行政的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。
•不同點：
•1.信息是決策的前提,公文是決策的結(jié)果；2.公文是請示報告事項,答復(fù)問題,部署工作；信息是反映問題,追蹤情況,提供決策參考；3.處理程序不同：公文有嚴格的處理程序,信息程序直接便捷。
| 簡練不等于簡單積累才能有深度 簡練不等于簡單。契可夫：“簡練是才能的姊妹”。信息要寫得簡練，就不能憑著直覺去寫，在構(gòu)思時就要有明確的思路和觀點。如果對所要寫的東西不了然于胸，不把握其內(nèi)在聯(lián)系，行文是談不上言簡意賅的。 •要把握事物的來龍去脈。把握其在全局和大局中的位置，與其它關(guān)聯(lián)事物的內(nèi)在聯(lián)系，對其屬性特征和發(fā)展趨勢能過做出準確判斷。 •信息語言的簡練是同信息人員觀察、分析問題的深度，剪裁、取舍材料的能力緊密相聯(lián)的。 •這些都要靠積累。 |
二、如何寫好信息
•信息的結(jié)構(gòu)：標題，導(dǎo)語，正文，結(jié)尾。
•標題要精煉準確醒目，畫龍點睛，一下子就能躍入眼簾，引人注目，奪去眼球，要么掌握信息的基本內(nèi)容，要么勾起繼續(xù)讀下去的欲望。
•導(dǎo)語是正文中起關(guān)鍵作用的開頭語。導(dǎo)語在布局謀篇中具有重要作用，好的導(dǎo)語會使文思泉涌，和標題一樣應(yīng)該能夠一下子抓住讀者，引人入勝。導(dǎo)語寫不好，思路就會越寫越窄，直至卡殼。信息的導(dǎo)語應(yīng)該反映出最基本的信息。
• 正文應(yīng)該層次清楚，絲絲入扣，內(nèi)在邏輯關(guān)系清晰。就信息而言，語言應(yīng)該簡練、生動、真實、客觀。用最少的語言承載最大的信息量。語言盡量通俗易懂，寫作者的角度站位、語氣口吻應(yīng)該是客觀的，敘事、議論切忌出現(xiàn)第一人稱、第二人稱語態(tài)。第三人稱，生動但一般不宜口語化。
| 文章的結(jié)構(gòu) 人們常用“鳳頭、豬肚、豹尾”形容優(yōu)秀作品的構(gòu)架。
•鳳頭：意思是文章開頭要像鳳凰的腦袋一樣，精彩亮麗，奪目搶眼，開篇切題，開門見山，引人入勝，啟動文思。
•豬肚：中間正文部分要像豬肚子一樣，內(nèi)容豐富，充實厚重，而不是泛泛空談，光是喊口號。內(nèi)容豐富即承載最大的信息量，并且內(nèi)涵深刻，給人以啟示、啟迪和教益。
•豹尾：結(jié)尾要像豹子尾巴那樣簡潔明快，剛健響亮；畫龍點睛，呼應(yīng)扣題；收筆有力，戛然而止，不拖泥帶水。
•有人說，小到學(xué)習生活，大到事業(yè)人生莫不如此。正所謂文品如人品。
•唐代詩人白居易在《新樂府序》中說：“首句標其目，卒章顯其志”。要起到進一步明確和深化主題思想的作用，充分顯示出作者立言的本意。
•明代著名學(xué)者謝榛《四溟詩話》中“起句當如爆竹，驟響易徹；結(jié)句當如撞鐘，清音有余”。就是說，作品一開頭，就要像放炮似的，使人耳目為之一震；而結(jié)尾，又要像敲鐘似的，使人覺得余音繞梁。
•清代戲曲理論家李漁說“開卷之初，當以奇句奪目，使人一見而驚，不敢棄去”，“終篇之際，當以媚語攝魂，使之執(zhí)卷留連，若難遽別”（《閑情偶寄》）。
•這些關(guān)于作品的開頭和結(jié)尾的言論，盡管說法不一，但其實質(zhì)都是要求作者要認真寫好作品的開頭和結(jié)尾。 |
關(guān)于導(dǎo)語
•信息通常是由導(dǎo)語和主體（次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落）組成的。
•什么是導(dǎo)語：顧名思義，導(dǎo)語是一篇消息在開頭位置用以導(dǎo)引讀者閱讀的那段文字。導(dǎo)語用最精粹的文字，簡明扼要地把最重要、最新鮮的事實及其意義表達出來，是信息中最有價值的部分。導(dǎo)語是具有可聽性和可讀性的特殊開頭。它擔負著三項使命。①反映信息的要點；②確立信息的基調(diào)；③喚起受眾的注意。
•導(dǎo)語的作用：讀者一看導(dǎo)語就知道這條信息寫的是什么；讀者看了你的導(dǎo)語愿意繼續(xù)讀完這條信息。
•導(dǎo)語寫作的要求：
①要有最重要和最新鮮的事實；②要開門見山直截了當；③要簡明扼要，生動具體；④要通俗易懂。
• 導(dǎo)語寫作的一般思維過程：首先要考慮什么東西是你要報道的這條新聞的最重要和做新鮮的。其次，要考慮你確認的這個最重要最新鮮的事實跟什么人有關(guān)。第三，要考慮怎樣表達才能最吸引人。
三、機關(guān)人員撰寫信息通常存在的問題
•1、體裁把握不準：體裁角度把握不當，標題錯位，有表決心的決心書、檢討書、心得體會、記敘文、決心書、散文、合理化建議報告、工作方案、論文等等，甚至有的說不上什么文體，思維奔逸。
•2、就事論事：信息量少，題材不豐富，內(nèi)容延展不開；當照相機，當鏡子，機械地照搬復(fù)制事件，許多稿件沒有擺脫就事論事窠臼。
•3、缺乏目的性：重要信息關(guān)注不夠，中心人物職務(wù)身份姓名交待不夠準確，重要人物沒交待，對全局缺乏了解掌握，對形勢任務(wù)不明晰。不必要的細節(jié)（如幾時整，某樓某層會議室等）鋪陳過多交待過細。
•4、基本功不夠：語言貧乏，不夠莊重，過于口語化（寫材料、把副主席寫成主席）。表達能力欠缺。文不對題，題不對事，題事難符；內(nèi)容像堆砌羅列拉菜單，列菜譜，而不是色香味俱全、人們喜歡享用的飯菜；有的沒標題或者標題過于寬泛，說什么都行；有的是記敘文標題。有的題目臃腫，未經(jīng)推敲，體例上自相矛盾。題目不夠簡練精要，不夠醒目，承載信息不足；語言不夠精煉，語言文字功底需要強化，文字表達能力還須加強。
•5、角度站位不當：寫信息不是現(xiàn)場秀，而是廣播員。盡量用客觀莊重語言，陳述性語言。絕對避免主觀化，情緒化語言。角度站位不能始終如一；沒詞了就赤膊上陣，用主觀性評論等主觀性語言。濫用形容詞和副詞。信息應(yīng)當慎用形容詞、副詞，更不能使用其最高級，如“非常”、“最”、“很”、“極” ……
•6忽視重要人物和工作全局：大局是由現(xiàn)實局面和掌控局面的人等因素決定的或構(gòu)成的。而許多人往往忽視這方面的信息，重要人物沒交待或重要人物事件背景沒交待，或重要信息交待不夠準確全面。
四、寫好信息應(yīng)注意的幾個問題
•1、“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。光聽不夠，必須實踐。躬行，就是老老實實實踐。誰都不是天生的筆桿子，都是學(xué)習實踐、不斷練習體會積累的結(jié)果。沒有付出，就不會有回報。學(xué)習訓(xùn)練不得法，當然也不會得到太多的回報。春華秋實，春種秋收。一分耕耘一份收獲。演說家李真順說：“只有完美的練習，才能有完美的結(jié)果。今天放下面子，明天才能更有面子！實踐，實踐，再實踐。練！練！練！”除了個別人有點天賦，大都興趣、志向、職業(yè)操守使然。要“舍得”，有付出才有回報，舍出辛勞努力、舍棄歡愉休閑，得到才能、尊重、成就。“腹有詩書氣自華”。
• 2、世事洞明皆學(xué)問，人情練達即文章。入情入理，知情知理。情即情況，情感，與你相關(guān)的人的情緒反應(yīng)，即感受。要理解、研判讀者、信息相關(guān)人的感受，應(yīng)該積極進取通達人情。換位思考一下，假如你是領(lǐng)導(dǎo)，假如你是他人，你的期望是什么？你會作何感想。站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題，那就是站在大局之中；站在群眾、他人的角度考慮問題，那就是站在了全局之中。所謂人情世故：人情，就是別人的情緒感受，要想著、在意自己的言行對別人的影響。說出去的話，做出的事情，別人會作何感想。送人情，實質(zhì)就是送給別人以愉快、美好的感受。送人以尊重。世故：世界上各種事情之所以存在、發(fā)生、發(fā)展的因由、緣故，也就是事物本身內(nèi)在規(guī)律性，實事求是的“是”。懂得了世故，就會知曉了事物的來龍去脈，就把握了事物的內(nèi)在規(guī)律性。就現(xiàn)實工作而言，就知道了某一件事情的背景、現(xiàn)狀、走勢或發(fā)展趨勢。但不要把人情世故庸俗化。
人情是什么？
李真順
人情：指人之常情，喜、怒、哀、懼、愛、惡、欲七種情感。更多的是指一些為人處事的道理；待人接物的方法。
說某某人很會辦事，很懂禮貌，很有人情味兒，那么，可以推斷：這個人的生活態(tài)度是積極的，精神狀態(tài)是向上的。他是善于打理人際關(guān)系的，想必我們大家都有體會，實際上很多時候，你的快樂與否，你的成功與否，與你的人際關(guān)系密切相關(guān)。你能給人溫暖、讓人快樂，別人也能回報你同樣的感覺。戴爾-卡耐基說：一個人的成功，他的專業(yè)知識占15%，另85%則是他的人際關(guān)系與處世技巧。可見，一個不會與人交往的人是多么的危險。社會上有這樣兩種人：一種是看什么都很積極，談到誰都是一種夸贊的口吻：我的領(lǐng)導(dǎo)很棒！我的同事很棒！我的同學(xué)很棒！我的什么什么都很棒！我愛人，嘿！甭提了。另一種人則不然：總是在抱怨，總是煩的很，一提到誰就會聽他說：“別跟我提他，一提他我就生氣，討厭死了。”在這里，我們無心做裁判，不評定誰對誰錯，但我請各位記住這樣一句話，這句話是什么呢？那就是：你把周圍的人看作魔鬼，你就生活在地獄；你把周圍的人看作天使，你就生活在天堂。請記住，無論到什么時候，“以人為本”永遠是我們應(yīng)該掌握的。
| 成功五要素和心態(tài)對聯(lián) •成功五要素：一個不善于微笑、缺乏熱情、沒有激情、淡于才情、不懂得人情的人，是斷然與成功無緣的。
•心態(tài)對聯(lián)：心態(tài)好事業(yè)成不成也成，心態(tài)壞事業(yè)敗不敗也敗。 | |
•3、“扶持自是神明力，正直元因造化功”。文品如人品，透過文章看做人。有沒有嚴謹?shù)淖黠L？對全局、對事業(yè)、對集體是否關(guān)注了解？心中有無大局？對待工作、事業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)、他人的態(tài)度如何？平時學(xué)習實踐積累怎樣？寫好應(yīng)用文，時刻不能脫離實際，決不意味著上過大學(xué)，有一定文憑，就能寫好的。關(guān)鍵在于平時的訓(xùn)練和積累，在于平時做事干事是否用腦用心。透過文章可見一斑。
因此杜甫才說，“扶持自是神明力，正直原因造化功”。“神明力”，就是組織和人民的教育培養(yǎng)。“造化功”就是個人的學(xué)習修養(yǎng)實踐。一棵大樹要想成為挺直粗壯的棟梁之才，一個人要想成為組織領(lǐng)導(dǎo)、人民國家需要的、欣賞的人才，必須處理好“扶持力”與“造化功”的關(guān)系，也就是師傅領(lǐng)進門，修行在個人。“身后的腳印是自己踩出來的，眼前的道路是別人鋪出來的”。
各級領(lǐng)導(dǎo)要起到導(dǎo)向、表率作用。不僅要重視信息工作，還要為干部壓擔子、搭梯子。不僅要要求干部、使用干部，更要關(guān)心干部、培養(yǎng)干部。不僅要當好共同愿景的仆人、設(shè)計師，更要當好學(xué)習型團隊的輔導(dǎo)員，團體學(xué)習的教師。
4、“謀事在人，成事在天”。古人還有一種說法，叫做“智可以謀人不可以謀天”。天是什么？就是那些不以個人意志為轉(zhuǎn)移的客觀存在：一是客觀規(guī)律，也包括工作規(guī)律、人才干部成長規(guī)律、公文寫作規(guī)律。要取得成績和進步，只有踏踏實實工作，認認真真學(xué)習實踐。在客觀規(guī)律面前，無捷徑可走，只有老老實實當小學(xué)生。二是人民意志、群眾意愿。不可違背。三是法紀綱常。觸犯不得。還有其它不以個人意志為轉(zhuǎn)移的客觀存在。在天字號因素面前，只有當小學(xué)生。在謀自己上下功夫。此外還應(yīng)當糾正一個認識偏見，就是文筆只是文章寫的好。這樣容易形成錯誤導(dǎo)向，使許多人望單位辛辛苦苦爬格子的筆桿子而生畏，擔心自己辛辛苦苦點燈熬油得不到重用和賞識。其實，文筆好不僅是文章寫的好，更是人家掌握形勢、總攬全局、留心留意、學(xué)習積累的結(jié)果。不掌握形勢和大局，寫出來的東西就干癟，就事論事。就沒有深度和厚度，沒有厚重感。信息量就不足。實在不行了就赤膊上陣，從后臺走到前臺，發(fā)一通感慨，作一番評論。形勢，形就是現(xiàn)在的情形，當前的狀態(tài)，它不是孤立的，是有來頭的，有根由的。勢就是未來的趨勢、發(fā)展的趨勢，是可以預(yù)見的或能夠察覺的走向。形勢，就是事物的來龍去脈，當前的局面，現(xiàn)實的存在以及存在的根由，發(fā)展的前景。要想掌握形勢，把握大局，了解全局，就得主動捕捉相關(guān)信息，透過領(lǐng)導(dǎo)講話、工作文件、會議活動甚至周圍人們?nèi)粘５难孕胁蹲叫畔?。也就是要做到眼睛里有事兒，心里有?shù)。因此，文字綜合能力實際是多方面能力的集中反映，一定程度上是綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。
•5、切實加強機關(guān)作風和職業(yè)道德修養(yǎng)。文字綜合能力的形成在于平時的學(xué)習和修養(yǎng)。在于刻苦學(xué)習、實踐、積累。要培育責任意識和敬業(yè)精神。個人總結(jié)二十條，可與之共勉。
| •事情按著程序辦，公文寫作有規(guī)范；寫字辦事攢本錢，補臺鼓勁靠歷練； •部門之間不亂串，傾聽學(xué)習有主見；團隊形象別作踐，維護尊長有臉面； •盡心盡力不汗顏，敬人修己成骨干；干凈利落有尊嚴，散漫自由靠邊站； •惡語閑言惹人煩，和顏悅色事好辦；推功攬過是風范，原則善款高壓線； •天功己利當分辨，邀功買好最輕賤；實事求是能長遠，群眾有難愧俸錢。 |
