一個公司的創(chuàng)造過程基本上可以分成兩種基本形式：其一，一個人的獨自思考，獨自工作；其二，兩個或以上的人共同思考，共同工作。鑒于后者的成本高于前者，所以更加需要規(guī)范保證其高效。
在百姓網(wǎng)，所有的會議應該按照如下機制進行。
在討論正式會議之前必須明確，我們認可一大類會議是隨機發(fā)生的。這種會議我們從來都沒有意識到是一種會議形式。比如有些人在陽臺或者樓梯間抽煙的時候隨機的聊一聊；座位相鄰的人互相問一個簡單的問題；每天晚上大家一起出去聚餐席間的閑聊；公司贊助的各種體育活動，或者早餐晚餐中的對話；或者每個季度各個團隊的國內(nèi)或者國外大敖小敖。。。所有這些會議我們不做要求。我們非常的鼓勵這樣的溝通。這樣的非正式，個人對個人的溝通的效率遠高于正式的會議。它們對于建立信任，互通有無，相互理解的作用也遠遠超過正式的會議。公司里面常說的：“座位表遠重要過組織架構表”并不是玩笑。坐得近的人這樣的非正式的溝通遠超過坐得遠的人。對于這種非正式溝通的認可和鼓勵是百姓網(wǎng)這個組織非常鮮明的個性。
而本篇文章所著重講述的是另外一個大類的會議的組織形式：就是正式的會議。
會議組織
每一個會議必須明確一名主持人。主持人負責在會議開始前明確如下內(nèi)容：
目的
限制條件
議程
會前準備
角色
分述如下：
目的
所有的會議都需要有一個明確的目的。我理解大家會覺得有些會議的目的比較難定，但我們要求，所有的會議必須有目的。本文就是幫助大家確定會議的目的。
目的里面基本上規(guī)定了這個會議的類型。如果實在沒有辦法確定，如下是一些備選的類型。在這些類型的基礎上再加上一些定語就很容易形成一個會議的目的。當大家選擇了一個會議形式（這個形式常常做為目的的最后一個詞）之后，再加上這個會議的具體的目標就形成正式的會議的目的。
決定會議。這個會議是需要做決定的。決議會議必須明確角色，誰是做決定的那個／那些人。不見得是層級最高的，但是一定要在開會之前明確。這是最主要的會議類型。不準確的直覺評判大約70%的公司會議應該是這種類型。這種類型的會前工作就很重要。最好是有材料支持大多數(shù)參與者在會前可以做出決定，然后在會上討論，而不是當場做個體的決定。決定會議是闡述個人決定并且達到一致的過程而不是個人決定過程。
Workshop。Workshop的類型是一定要有練習的。通過練習讓大家實際上體會到一些東西。沒有練習或者小組實戰(zhàn)的，或者沒有期待大家齊心合力解決問題的，就叫培訓好了，不要叫Workshop。
培訓。這個簡單，列出明確的培訓目標，越實在越好。哪怕培訓目標是知道“公司有三個會議室并且可以說出名稱”也是比沒有目標好的。
Pizza會。英文把這個會議叫做”brown bag”會，原來的意思就是一種每個人自己的帶飯的午餐會，會議的主題就是分享任何大家愿意分享的，無論是自己組上線的新的東西，到剛剛休假去的一個美麗的海島，到如何帶孩子，什么都可以。要求就是不可以有任何的決定，不允許有任何的必須參加的人員，完全是一種信息分享。在百姓網(wǎng)的Pizza會議規(guī)定必須是中午12點到13點。Pizza 會議會提供2個Piazza，對吃飯的種類和劑量沒有要求就來分享Pizza，有要求的自己帶飯就可。
1:1。團隊成員和直屬經(jīng)理對于職業(yè)發(fā)展，工作難題的私人的會議。這種會議公司倡導的方向是關注個人發(fā)展而非項目或者目標。項目與目標自然有其他的類型來承擔。
群英會?？鐖F隊協(xié)作的2個小時的會議。不可以多一分鐘也不可以少一分鐘，一種增強團隊間信任和信息共享的會議形式。
記者招待會。這是當一個團隊對于另外一個團隊有明顯和集中的的問題的時候可以發(fā)起一種會議。這種會議通常是邀請相關團隊最有發(fā)言權的一個人（常常是另外一個團隊的負責人）參加，由本團隊成員直接無拘束的提問，嘉賓進行回答的一種會議形式。
其他。當然百姓網(wǎng)還會有其他很多種會議形式，比如《樂高》，《第四象限日》，《Case Review》，《Case Triage》等等方式，大家可以自己翻看Tower 上的文檔。當然未來還會有層出不窮的新的形勢。我們期待新的會議形式如同代碼層面心得class一樣被創(chuàng)造出來，然后遵照適者生存的原則優(yōu)勝劣汰。若有其他大家覺得非常需要的類型，請發(fā)郵件到ceo@baixing.com，或者直接起個名字用起來就好。
限制條件
限制條件是比會議目的更加強有力的一個約束條件。會議只有在限制條件達到的前提上，再考慮會議目的達成才能算是一個成功的會議。限制條件可以由發(fā)起人隨意設置，任何發(fā)起人認為必須設置的邊界都可以被列為限制條件。如下是公司常用的限制條件，。
時間。通常每個會議必須的一個限制條件就是時間。常用的有30分鐘，60分鐘，120分鐘幾種選擇。若是超時，無論目的是否達成都可以判定會議失?。ㄔ诎傩站W(wǎng)特定的會議失敗組織者是會需要向參會者群發(fā)紅包的，提請?zhí)貏e注意）
討論規(guī)范。根據(jù)不同的會議類型，大家可以從如下的規(guī)范中間選取（我都被自己的服務精神感動了）。大家會發(fā)現(xiàn)如下的規(guī)范是互斥的。這就是代表著這個公司的一個追求：具體是什么規(guī)范不重要，我們把規(guī)范授權給回憶的召集者根據(jù)具體的會議隨意定制，且我們作為一個組織承諾我們只要參會就依據(jù)召集者的規(guī)范進行會議。
同時只能有一個對話。一個時間只能一個人講話
一次抽象原則
最終一定有定稿，無論質(zhì)量 vs 質(zhì)量優(yōu)先，大家全票通過的放進階結(jié)論，其他不能達成全員通過的放棄。
討論不可以涉及xxxxx，超過即被判為越界
必須有階結(jié)論，必須有明確的下一步
不進入具體討論，僅僅對最大的方向達成共識
本會議的形式是頭腦風暴，具體限制條件參見頭腦風暴準則
“最終一定要有一個初稿；所有人非常同意的就寫，沒有感覺的就不寫?！?/span>
等等等等。只要是會議組織者認為幫助這個會議更好的進行的規(guī)則都可以寫到限制條件里面去。
總結(jié)一下，限制條件是會議成功的必要條件，結(jié)局只會有達到和失敗兩種狀態(tài)。當限制條件失敗后會議就失敗了，而不論目的是否達到。所以從這個角度來說，限制條件是比目的更加強的一個約束。希望各位會議組織者能夠善用這個機會，讓會議更加的有效。
日程
日程是第三大重要的需要明確的事情。日程是把30分鐘，或者60分鐘，或者兩個小時的會議時間按照討論的合理邏輯進行劃分的工作。時間本來就是如流水一樣連續(xù)的東西，上一分鐘和下一分鐘沒有區(qū)別，但是正是因為日程的存在讓時間有了一些分割線。而這些分割線把時間無中生有的劃分為不同的主題，從而把參會者的注意力協(xié)調(diào)一致的分割成了整齊劃一的階段。這些都有助于在會議限制條件下達成最終的會議目的。
會議的議程必須在開會前確認。正因為會議的討論還沒有開始，所以更有助于組織者以上帝的視野來通觀全局來決定什么議題應該話費多少時間 。典型的會議日程包括如下內(nèi)容：
明確會議目標限制條件以及會議日程。這個部分通常需要5分鐘。千萬不要試圖把這部分壓縮到少于5分鐘，因為你會發(fā)現(xiàn)對于今天的回憶的目的的闡述，限制條件的重申，尤其是什么時間我們期待每個角色做什么事情的闡述和一致認知，對于會議的成功與否有決定性的作用。按照經(jīng)驗，除非你有特別的原因，準備5分鐘來做這件事情總歸沒錯的。
討論議題陳述。常常需要5分鐘的時間交給最熟悉討論的議題的人進行陳述。這個陳述絕不應該是第一次，應該在會議之前的閱讀材料就應該讓大多數(shù)人從自己的角度有所了解，但是這個現(xiàn)場的陳述一定可以幫助大家獲得一致的背景資料用來幫助大家討論。經(jīng)驗之談，這部分不應該超過5分鐘。
討論。這部分是自由討論時間。對于5個人的討論應該在15分鐘到20分鐘之間，根據(jù)參與討論的人員還可也能夠有增減。這是最關鍵的部分。如果時間允許可以適當延長。
結(jié)論和下一步。這部分也被納入模版，是沒有更好的理由則不可改變的部分。在會議結(jié)束的時候一定需要5分鐘的時間確認下一步的工作，負責人以及截止時間。缺省情況下會在下一次同種類會議前畫10分鐘進行回顧。
一個可選的環(huán)節(jié)是5分鐘的對于會議本身的回顧：如何可以把類似的會議開得更加高效？什么是做得好需要繼續(xù)保持的？什么是做的不好需要改進的？這屬于會議本身的挖墳的一部分，若有時間，且會議剛剛開啟的時候可以加入。
如上是一個大綱，會議組織者需要在開始之前把會議的日程發(fā)出，并且在開始前用5分鐘的方式陳述。如果在這五分鐘里面收集到任何可以改動日程的建議，那是非常得體且珍貴的，望大家重視。沒有比確認日程更加能夠系統(tǒng)性的提高會議效率的事情了。
會前準備
還有一些會議，可以通過會前準備的方式令會議更加高效。會前準備包括：
閱讀材料。有的時候一篇論文，一篇管理學的論述，一些背景資料，一些報表，都可以幫助與會者提前獲得類似的視野，從而節(jié)省會議的時間?；谖谋镜膶υ捠呛芏嗟臋C構證明行之有效的討論方式?；谝粋€（哪怕是錯誤的）文本的討論，更容易讓大家對于基本概念達成一致，不至于離題過遠，或者花費寶貴的會議時間達成概念和定義上的一致。
議題和材料。若有動議，建議把動議和支持材料會前發(fā)出，以便于參會者在參會之前就可以根據(jù)材料做出同意或反對的決定。如此，會議的討論環(huán)節(jié)會更加高效。
其他功課。還有任何其他的功課，比如了解某話題的具體細節(jié)，某人提前對于某種狀況的總結(jié)和陳述等，都可以在會前提出。
會前準備的基本理念是，通過少數(shù)人，或全部參會者會前的準備，可以大幅的減少開會這樣的非常耗時的活動中的時間損耗，從而提高參會效率。
為了強制會前準備，百姓網(wǎng)常用的辦法是在正式會議中加入3分鐘的考試環(huán)節(jié)。雖然現(xiàn)在還沒有公司級別的懲罰措施，但是考試環(huán)節(jié)的確極大的促進了會前準備的完成率。
角色
角色也是在會議籌劃中必須體現(xiàn)規(guī)劃的。若沒有任何的規(guī)劃，會議的所有參與者都會像參加所有的會議一樣安靜的，舒適的，沒有什么緊迫感的窩在會議室的一角，看似勤奮實則是休息的好時機。我們對這種現(xiàn)象堅決說不。通過角色的設定，可以讓每個人的腎上腺素足夠分泌到全情投入。如下是百姓網(wǎng)歷史上常用的角色：
主持人（必須）這是任何會議必須的。主持人缺省就是發(fā)起者。主持人的角色是，明確會議目標，限制條件，日程和角色（就是會議的前5分鐘的工作），在討論的時候確保討論按照會議的限制條件，角色，和目標進行。好消息是，主持人可以不參與討論。只有當討論跑偏的時候才需要干預。主持人還有一個最最重要的角色就是嚴格按照日程的時間討論，并在每個部分的一半時間，還有3分鐘，和時間到的時候給出提示。開始開會的時候一定會出現(xiàn)時間不夠的情況，這個時候可以建議嚴格按照時間結(jié)束。這是用一兩個會議的失敗為代價推動整個組織向更好的日程安排，更好的會議準備，更加時間敏感的討論方向前進。
動議者（可選）。大多數(shù)的會議，尤其是決策會議，需要一個動議者。這個動議者負責提供動議以及支撐的資料。之所以成為動議，就是行動的建議。對于決策會議，決策人的任務根本上就是給出同意或者反對二選一的選擇而不需要給出更多的結(jié)論。
參與者／決策者（必須）。若是明確需要一個人或者多個人決策，則明確的在會議的邀請中給出。若是沒有，則是所有參與者共同決策。會議召集者需要明確在后者的情況下如何決策（全票還是多數(shù)，還是2/3等）。明確的決策流程幫助大家做更高效的決策。
旁觀席（可選）。任何的會議都可以設置旁觀席。旁觀席的作用是為了培訓和傳承。為了會議效率考量，旁觀席的要求是，從會議開始到結(jié)束，旁觀席必須如壁紙一樣的安靜。只有聽的權利沒有發(fā)出任何聲響的權利。旁觀席的設立是為了讓相關團隊，團隊除了參會代表以外的梯隊成員熟悉決策流程，獲取信息，準備下一次參與會議的培訓環(huán)節(jié)。旁觀席的設立保證了組織的傳承。當旁觀一定次數(shù)之后可以考慮在會議組織者的安排下正式參與會議。
記錄員（必須）。記錄員負責做會議記錄，并且在會議的當天（百姓網(wǎng)規(guī)定是會議發(fā)生日的24:00分之前）向與會者發(fā)出會議記錄且在Tower系統(tǒng)中歸檔會議記錄。會議記錄，尤其是其中的下一步環(huán)節(jié)將作為下一次同一種類會議開會前10分鐘回顧的標準環(huán)節(jié)。超過2400的情況會需要向與會者發(fā)不少于100塊的紅包。
計時員（可選）。在會議時間敏感的情況下可以指定計時員。通過把主持人的一部分工作外包可以讓主持人專注在內(nèi)容上，同時提高參會者的參與度。
備注
如上就是百姓網(wǎng)開會的基本方式，包括了目的，限制條件，日程，角色，和會前準備。百姓網(wǎng)的同事，若是沒有思路，可以從此獲得靈感。若是覺得任何部分可以改進，增加，或者忽略，請立刻改動就好。就如公司的大多數(shù)的機制一樣，我們反對固化的流程。如上列舉的是按照盡可能完善的角度進行的。即便是我召開的會議也不見得所有的部分都俱全。公司應該鼓勵規(guī)范，這樣一群人的知識才可以積累和傳承，更需要鼓勵改變，這樣才能不守舊，可以不斷改進。所以除了公司的核心理念和核心目的之外，沒有什么是不能變的，如果有任何好的原因，任何規(guī)范，包括這個，都是可以被任何人隨意更改的，更不用說公司外面的讀者了。
本會議指南將隨著公司的發(fā)展，經(jīng)過每個實習生在內(nèi)的參與者的貢獻不斷的改進，本文檔受到羅伯特議事法則，Scram，Agile，以及Facebook的會議模版啟發(fā)而成，一并感謝。若是本文檔能幫助更多組織開更好的會，我們將無比榮幸。
題圖：日本北海道二世谷，2016
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