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開會(huì)技巧

2012.03.01

   開會(huì)是一種常見的溝通方式，在日常工作中我們一方面渴望通過會(huì)議來達(dá)成某種目的，同時(shí)又害怕開各種會(huì)議。沒有會(huì)議工作中各事業(yè)板塊之間就無法有效協(xié)同，部門間隔閡加大。如果掌握不了會(huì)議同樣會(huì)讓大家陷入文山會(huì)海之中不能自拔，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)開會(huì)越來越懼怕。因此掌握如何有效開會(huì)就非常重要了。
   說到開會(huì)大家馬上就想到一個(gè)人在臺(tái)上講，許多人在臺(tái)下聽，講臺(tái)上唾沫橫飛，講臺(tái)下睡倒一片。這種場(chǎng)景其實(shí)只是會(huì)議的一種形式而已，按照會(huì)議的目的不同，可以將會(huì)議形式分為五種類型。談判會(huì)議：用于解決爭(zhēng)端和沖突，目的在于經(jīng)過討論達(dá)成一致或諒解；報(bào)告會(huì)議：信息往往是單向流動(dòng)，不允許討論，否則會(huì)影響信息的有效傳遞；解決問題會(huì)議：要求充分發(fā)揮參會(huì)人員的主觀能動(dòng)性，使問題得以有效的解決；制定決策會(huì)議：只限于特殊人員參與，組織嚴(yán)密。參與者必須深刻理解決策并對(duì)決策承擔(dān)責(zé)任；收集、發(fā)布、交流信息會(huì)議：發(fā)布消息，發(fā)表意見，了解對(duì)消息、意見的反應(yīng)。此類會(huì)議鼓勵(lì)討論與提問。其實(shí)，企業(yè)的會(huì)議經(jīng)常是幾種會(huì)議的整合。
   有效的會(huì)議安排首先要回答5W1P。WHY：我們?yōu)槭裁匆_會(huì)？WHAT：我們開會(huì)的內(nèi)容是什么？WHO：誰召集、誰主持、誰記錄、誰追蹤結(jié)果？WHEN：什么時(shí)候開會(huì)，持續(xù)時(shí)間多長(zhǎng)，何時(shí)結(jié)束，下次會(huì)議召開的預(yù)計(jì)時(shí)間？WHERE：會(huì)議在什么樣的環(huán)境和場(chǎng)景下召開？PREPARING：針對(duì)會(huì)議必須要有充分的安排。
   從會(huì)議的組織上看，需要明確4P。PURPOSE：會(huì)議目的；PARTICIPANTS：參會(huì)人員確定；PLANNING：會(huì)議的計(jì)劃安排；PROCESS：會(huì)議流程。
   開會(huì)一般有四種目的：共享信息、增強(qiáng)承諾、信息傳播、解決問題和做決策；不同會(huì)議的最佳參與人也不相同，如下表所示：

另外，一個(gè)有效的會(huì)議還應(yīng)該遵循如下一些原則：

1、開會(huì)要關(guān)手機(jī)，禁止隨意離場(chǎng)；
2、要明確的主持人、記錄人和時(shí)間控制人；
3、明確會(huì)議議程和階段，每個(gè)階段必須要有結(jié)論和要求，會(huì)前明確會(huì)議日程和時(shí)間安排；
4、除非大家要求日程發(fā)生更改，否則必須按照會(huì)議日程推進(jìn)。
5、領(lǐng)導(dǎo)不要先發(fā)言確定基調(diào)，先由各部門充分研討，把問題和解決問題的要點(diǎn)充分展開，然后再由記錄人歸集總結(jié)，最后由領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)表意見，大家做出決策。6、非更改議程否則必須以步步為營(yíng)的方式向前推進(jìn)。
7、會(huì)議安排節(jié)奏要緊湊，需要留足時(shí)間給各專業(yè)人員消化和思考。
8、會(huì)議結(jié)束前再總結(jié)會(huì)議成果，將工作落實(shí)到責(zé)任人和責(zé)任時(shí)間，說明檢查時(shí)間。
9、最后提示大家下次會(huì)議何時(shí)召開。

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