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精英指南:如何最大限度提高工作效率?

引子:本文作者是《紐約時報》周末特刊的記者Phyllis Korkki,她對于如何改善個人工作習(xí)慣和時間管理頗有研究,去年還出版了相關(guān)書籍《The Big Thing》,本文是其部分觀點的精華。

常常覺得自己虛度光陰嗎?每天開始工作前,你的to-do list都會排滿,但很快就會發(fā)現(xiàn)自己分心,開始去做些低優(yōu)先級的工作,進而拖延癥發(fā)作。到底怎樣才能重新掌控自己的時間呢?籠統(tǒng)的提高效率的方法并沒有什么作用。本文將羅列一些與你的個性和工作風(fēng)格相匹配的技巧,幫助你提高工作效率。

效率的三大基礎(chǔ)

每個上班族的每個工作都不相同。如今隨著朝九晚五制的崗位越來越少,人們的工作內(nèi)容更是千差萬別。暫且拋開這些差異不看,這三個總的思路可以幫助我們提高工作效率:

1. 把握工作中的“小確幸”。多年形成的壞習(xí)慣不可能一朝改掉。工作方式上的每一點細微改善都會慢慢累積,最終帶來工作效率的極大提升。所以,你需要從嘗試一種新方法開始,慢慢增加,直到找到最合適的方法。

2. 公開設(shè)立目標(biāo)。你可以和同事一起設(shè)定每周一次的互相檢查,也可以自己設(shè)立一個任務(wù)截止日期,然后公之于眾。他人的監(jiān)督總能逼著你趕快完成工作。

3. 接受自己的不完美。雖然鼓勵你言出必行,但你要明白自己是一個普通人:接受自己偶爾的犯錯、分心和沮喪,跌倒了爬起來比站在原地舔傷口更重要。

給同時處理很多事的人的建議:

如果你想同時搞定三件事,最后很可能是把這三件事全部搞砸。

生理上的限制

你以為同時在不同任務(wù)間切換能讓工作變得更高效嗎?不妨試試在給同事打電話的時候一邊寫郵件一邊刷臉書。你或許覺得自己是在很高效地工作,但很可能這三件事都干得很沒效率。

人的認知帶寬都是有限的——也就是說在某段時間內(nèi)大腦只能處理有限的思維和記憶。你的大腦可能會自欺欺人地以為自己擁有超出實際水平的能力,但當(dāng)你在不同任務(wù)間切來換去時,它卻實際在很費勁地處理多重思維。其實,一個人做事的能力取決于他在一段時間內(nèi)(不管是短短五分鐘還是一整個小時)到底能有多集中注意力。

MIT的學(xué)習(xí)與記憶研究機構(gòu)——Picower的神經(jīng)學(xué)教授 Earl K. Millers指出:“多任務(wù)處理對人類來說是不可能的?!?/p>

錯誤更多,創(chuàng)意更少

Miller博士說道:人們在同時處理多項任務(wù)時,通常會犯下更多錯誤。當(dāng)你在不同任務(wù)間來回切換時,大腦的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)必須進行回溯,在確定了之前離開的位置后再進行重新配置。這個格外的動作會讓腦子變慢,于是犯錯的可能性就增大了。

Miller博士補充道:“專心于一項工作通常能使人們更高效?!?/p>

Miller博士認為,同時處理多項任務(wù)還會影響創(chuàng)造力。在大腦持續(xù)遵循某一條涵蓋相關(guān)想法和概念的路徑時,真正的創(chuàng)新才可能產(chǎn)生,而在較長一段時間內(nèi)只專注于一套腦回路則更容易做到這一點。

Miller博士說道:大腦就像一塊肌肉,用得越勤越發(fā)達。這和體育鍛煉是一個道理,當(dāng)我們越來越多地通過排除其他任務(wù)、將注意力集中在做一件事上來鍛煉自己的思維能力時,我們的工作表現(xiàn)才會越來越好。

如何專注一件事?

在你的能力范圍之內(nèi),盡可能創(chuàng)造一個鼓勵一次完成一件事的工作氛圍。想要專門拿出幾個小時只做一件事可能不太現(xiàn)實,但哪怕用五分鐘專心做一件事也能使效率有所提升。

可以采取的小改變:

  • 消除誘惑:當(dāng)你在工作的時候,要主動打消想去查看無關(guān)社交媒體的念頭。對上癮比較嚴重的人來說,則需要一些幫助提升專注力的軟件來幫忙,比如SelfControl、Freedom、StayFocusd、Anti-Social等,它們會在特定時間內(nèi)屏蔽掉那些最讓人上癮的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容。

  • 單屏工作:把你的手機丟到一邊,只保留一個顯示器。

  • 活動一下身體:如果你發(fā)現(xiàn)自己的注意力開始分散——一遍又一遍地讀同一個句子或者思維飄散的話,站起來走走。 Miller博士說:在辦公室里稍作走動能夠改善心情、緩解饑餓,同時還能幫你重拾專注力。

  • 分時工作:設(shè)定五分鐘或十分鐘的時間來專心做一件事,做完后允許自己有一分鐘的時間走走神,然后再開始下一個五或十分鐘的工作周期。

當(dāng)分心事物出現(xiàn)時

Miller博士說道:容易分心是人人都有的傾向,所以當(dāng)你分心的時候不要太過苛責(zé)自己。在人類誕生早期,當(dāng)我們需要對獅子、老虎這些威脅我們生命的捕獵者做出迅速的反應(yīng)時,每個感官的信息輸入都有深刻的含義,有時我們對這些信息的反應(yīng)甚至攸關(guān)生死。我們的大腦尚未脫離這種上古時的求生機制,因此我們還是會對突然出現(xiàn)的信息很感興趣。

好在,通過不斷地專注于一項任務(wù)、無視干擾因素,前額皮質(zhì)能夠不斷得到鍛煉從而變得更加發(fā)達,專注力也會進而到提升。

本文編譯自以下外媒文章:

https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work

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