作為蘑菇族，我們每天都要面對眾多繁雜的事情。有時候，我們忙了一整天，卻發(fā)現(xiàn)自己好像什么都沒有做好，效率極為低下。如果我們將手頭上的工作按照輕重緩急進行分類，將重要、緊急的事情優(yōu)先做好，那么，我們就找到了提升工作效率的最佳方法。
不知你是否注意到：很多人在工作中忙碌著看似微乎其微的事情，忙來忙去卻發(fā)現(xiàn)自己并沒有做多少看得見的工作，到頭來還發(fā)現(xiàn)有不少重要的事情沒有來得及去做。這是為什么呢？其實，這是沒有將手頭上的工作分清輕重緩急的緣故。
長期的工作經(jīng)驗告訴我們：工作中有許許多多的事情要做，如果我們能分清主次、先后，將會有助于我們更好地做成事情。而工作中不分輕重緩急，拿起來就做，只能成為一個干活的工具，機械地工作。不考慮事情的輕重緩急，將導(dǎo)致本末倒置，將時間白白耗費在一些無關(guān)緊要的事情上，這樣是很難成就偉大的事業(yè)的。你或許不能永遠按照事情的輕重程度做事，但知道做事分清輕重緩急總比想到什么就做什么要好得多。
心理專家指出，如果我們懂得根據(jù)事情的輕重緩急，有效地安排工作，壓力就會減輕甚至消失，我們就會更有效率地完成工作計劃，并從中感受到快樂。
小孟剛剛參加工作，看著來之不易的工作，他暗暗下定決心，一定要在一年之內(nèi)取得優(yōu)異的成績。但是，慢慢地，他的這份豪情壯志被現(xiàn)實生活中的事情磨平了。比如，周五晚上小孟迎來了他的周末，他給自己制訂了一份計劃，打算在次日去圖書館看書查資料，并在周一上班之前完成老板交給的一項任務(wù)。第二天早上，小孟洗漱完畢，正準備去圖書館，突然手機鈴聲響起。他的女朋友想讓他陪著去逛商場。小孟心想：周末才剛剛開始，時間還多著呢。就這樣逛了大半天，一直到下午才回到住處。
準備晚上看書的小孟，突然又接到了幾個同學(xué)的電話。幾個哥們兒在聚餐，要小孟參加。小孟不好意思拒絕，只好舍命陪君子。直到深夜，小孟才拖著疲憊的身體回到家，而且醉醺醺的，不省人事。第二天，小孟一覺睡到了中午，而且精神還特別差。
就這樣，重要的事情給落下了：圖書館沒有去成，老板交代的任務(wù)也沒有做。
你在平時是否也會遇到類似的情況呢？上述案例中的小孟沒有將眼前的事情分清主次，沒有按照工作的輕重緩急來做事，以致把重要的事情放在了腦后。因此，凡事都應(yīng)遵循輕重緩急的原則，重要性最高的事情應(yīng)該優(yōu)先處理，不應(yīng)該和重要性最低的事情混為一談。大多數(shù)重大目標無法達成的主要原因，就是因為我們把大多數(shù)時間都花在次要的事情上了。
“分清輕重緩急，設(shè)計優(yōu)先順序”，這是提高工作效率的精髓。我們要想提高工作效率，就要本著“要事第一”的原則，分清事務(wù)的輕重緩急。
根據(jù)事務(wù)的緊要程度和重要程度，我們可以簡單地把事務(wù)分為四類，即既緊急又重要、緊急但不重要、重要但不緊急、既不重要也不緊急。如表9-1所示。
那么，在工作事務(wù)中，我們該如何分清輕重緩急呢？這需要我們注意以下幾個方面：
第一，結(jié)合公司的目標，明確自己的目標。在工作中，我們應(yīng)把自己的工作目標同公司的目標結(jié)合起來，明確公司的發(fā)展目標，站在全局的高度思考問題，這樣可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機會。工作期間，凡是按照既定的目標布置的任務(wù)，又是勢在必行的任務(wù)，都是重要、緊急的事務(wù)，我們都應(yīng)該第一時間去做。
第二，把自己應(yīng)做的“及時、正確的事”列入日程。要實現(xiàn)要事第一，我們就要把要及時解決的、正確的事務(wù)列入日程。不管你要沖向哪個方向，想先從哪個地方下手，你都要確保自己正在解決的是及時、正確的問題，因為很有可能它并不是先前交給你的那個問題。
第三，學(xué)會說“不”。在我們的眼前，或許有許多不起眼的小事，在重要緊急的事情面前，我們應(yīng)學(xué)會拒絕，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。當然，在拒絕他人之前，我們必須考慮答應(yīng)對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為我們的拖延而影響到其他人？如果答應(yīng)了，我們又不能滿足以上要求，我們就要學(xué)會拒絕。
第四，要學(xué)會過濾“次要工作”。在繁雜、瑣碎的工作面前，我們應(yīng)當學(xué)會有效過濾次要工作，讓自己的注意力集中在最重要的工作上。在過濾次要工作時，我們可以首先把所有的事項列在一起，接著將可以不做的工作直接劃去，這樣至少可以過濾掉50%的工作。然后，再將可以晚些時候做的工作劃去，剩下的就是我們必須及時解決的工作。
第五，使用“優(yōu)先表”。在工作中，我們要善于發(fā)現(xiàn)決定工作效率的關(guān)鍵點，在第一時間解決排在第一位的問題。每個人都應(yīng)有一個處理事情的優(yōu)先表，列出自己一周之內(nèi)急需解決的一些問題，并且根據(jù)優(yōu)先表排出相應(yīng)的工作進程，使自己的工作能穩(wěn)步高效地進行。
總之，要想做好工作，我們就要學(xué)會分清輕重緩急。這樣既可以提高工作效率，還能幫我們節(jié)省大量的時間。長期下去，我們就可以對最具價值的工作投入充分的時間。
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