作者：李圣義、施俊昌、宋楚晨、史曉睿
當(dāng)前的市場環(huán)境瞬息萬變，大宗商品、原材料等價格頻繁遭遇“過山車”。此外，受新冠疫情沖擊、貿(mào)易政策轉(zhuǎn)變、能源結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型等宏觀因素的疊加影響，全球經(jīng)濟(jì)幾十年來的利好形勢急速扭轉(zhuǎn)，復(fù)雜的國際形勢也為區(qū)域乃至全球的貿(mào)易平衡帶來了沖擊。在國內(nèi)，疫情反復(fù)、產(chǎn)業(yè)升級、能源轉(zhuǎn)型、“雙碳”目標(biāo)等因素，亦增加了整個采購環(huán)境的復(fù)雜程度，而間接采購的管理也再次成為采購管理的焦點之一。
間接采購又名非生產(chǎn)采購，是指為了支持產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售，維持企業(yè)正常運營的物料和服務(wù)的采購。間接采購在企業(yè)整體支出中占有相當(dāng)比例：對占比高的醫(yī)療等行業(yè)而言，間接采購支出占比為30%~40%，在較低的消費品、先進(jìn)制造等行業(yè)，支出占比也在10%以上。與此同時，從2011年起，全球范圍內(nèi)間接采購支出大約每年增長7%。
相較于直接采購，間接采購在管理過程中會遇到更大的挑戰(zhàn)。其根本原因來自于四個方面（見圖1）：
一是大部分公司對間接采購的關(guān)注不夠，間接采購部門常被視為輔助部門，而非價值創(chuàng)造部門；
二是間接采購權(quán)責(zé)分散在多個部門，支出透明度非常低。職能普遍分散在生產(chǎn)部門（MRO采購）、后勤行政部門（文化用品采購）、供應(yīng)鏈物流部門（物流和包裝采購）等；
三是間接采購需求繁雜，且來自不同的職能，統(tǒng)一需求管理困難，各品類的采購需求合理性也難以判斷。譬如，MRO采購需求較為復(fù)雜，工藝和設(shè)備稍有不同則對MRO的規(guī)格要求不同，而相關(guān)采購部門很可能缺乏專業(yè)知識，難以判斷需求合理性；
四是規(guī)格復(fù)雜、料號多，難以很快發(fā)現(xiàn)降本機(jī)會，實現(xiàn)快速降本。
在強(qiáng)調(diào)流程和管理方法管理的同時，企業(yè)在當(dāng)下更應(yīng)該充分利用數(shù)字化，幫助復(fù)雜的間接采購管理實現(xiàn)跨越式提升。我們認(rèn)為，這其中有三大關(guān)鍵點：
看得清
采購支出分析（Spend cube）的概念在采購領(lǐng)域已不陌生，且類似的支出分析在直接采購的品類中已是常見舉措。但在間接采購領(lǐng)域，數(shù)據(jù)分散在各個職能部門，數(shù)據(jù)分類邏輯不清晰，數(shù)據(jù)質(zhì)量不足，致使間接采購數(shù)據(jù)透明化挑戰(zhàn)較大。
企業(yè)可采用AI輔助的支出數(shù)據(jù)分析工具，建立間接采購數(shù)據(jù)集合，通過AI數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)，自動進(jìn)行分類分級（見圖2）。通過不斷訓(xùn)練AI機(jī)器，數(shù)據(jù)分類邏輯和自動抓取關(guān)鍵字段的準(zhǔn)確率將不斷提升，由此大大降低人工進(jìn)行原始數(shù)據(jù)整合和清洗的工作量?；跍?zhǔn)確分類的支出數(shù)據(jù)，企業(yè)可建立支出分析和支出透明，為間接品類解決數(shù)據(jù)快速整合、正確分類和初步分析的難題，實現(xiàn)間接采購支出“看得清”。
需求真
直接采購需求一般較為穩(wěn)定、規(guī)格清晰，而間接采購的需求多樣、重復(fù)性低，導(dǎo)致需求管理難度大。與此同時，一名間接采購人員往往需要管理多個品類，但對每個品類的專業(yè)認(rèn)識并不深入，難以對采購需求的合理性進(jìn)行判斷。
通過建立支出控制塔，企業(yè)可清晰梳理每項采購需求背后的數(shù)據(jù)，并將需求判斷的任務(wù)分配給對的人（見圖3）。例如，設(shè)備技術(shù)需求判斷對采購人員而言非常困難，而支出控制塔可規(guī)范判斷人以及判斷依據(jù)，將該流程設(shè)計為工作流，讓相關(guān)的技術(shù)、采購、財務(wù)同事進(jìn)行審批，并將最后的數(shù)據(jù)記錄于ERP中。通過該流程，所有重要決策可實現(xiàn)透明化、合理化、規(guī)范化，所有采購需求最終的落地實現(xiàn)和成效追蹤也可一并錄入系統(tǒng)并進(jìn)行追蹤。這種管理方式非常適合需求復(fù)雜、金額較大的間接采購品類（如工程采購、廠房設(shè)備、產(chǎn)線布局等），真正實現(xiàn)了“需求真”，且可追溯、可復(fù)盤。
打得準(zhǔn)
間接采購品類繁雜，供應(yīng)商多樣，當(dāng)企業(yè)面臨降本挑戰(zhàn)時，首先需要理清頭緒，明確出發(fā)點。而通過間接采購支出對標(biāo)，企業(yè)可以快速確定重點品類，聚焦方向。為此，企業(yè)可使用對標(biāo)工具，依托其數(shù)據(jù)庫中全球不同行業(yè)、規(guī)模的企業(yè)數(shù)據(jù)，根據(jù)公司自身的規(guī)模、行業(yè)、業(yè)務(wù)需求等，對間接支出進(jìn)行對標(biāo)分析。例如，企業(yè)可基于公司規(guī)模、全球布局以及營業(yè)額，在數(shù)據(jù)庫中搜尋與目標(biāo)公司相似的企業(yè)，對標(biāo)綜合行政管理（G&A）總成本，評估自身的綜合行政管理績效（見圖4）。通過類似的方法，企業(yè)可快速對標(biāo)多個品類，尋找降本機(jī)會。此外，對標(biāo)工具還能提供各個品類的潛在降本抓手，供用戶參考。
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成功案例
某跨國食品制造商全面對標(biāo)所有G&A支出，包括人員成本、內(nèi)外部非人員成本及組織架構(gòu)，最終從多個維度明確了總體G&A 6%~7%的降本機(jī)會（見圖5）。
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在全球通脹率不斷攀升、原材料價格大幅波動的宏觀環(huán)境下，間接采購由于品類復(fù)雜多樣、支出零散，其管理相較于直接采購面臨更大挑戰(zhàn)，但同時也逐漸成為采購管理和持續(xù)優(yōu)化的重點。企業(yè)在做好流程管控的同時，可牢握“看得清”、“需求真”、“打得準(zhǔn)”這三大關(guān)鍵點，通過一套數(shù)字化方案，實現(xiàn)間接采購管理的快速跨越式提升，最終完成間接采購成本優(yōu)化，以在宏觀的不確定性與成本競爭愈加激烈的市場中行穩(wěn)致遠(yuǎn)。
作者
李圣義是麥肯錫專家副董事合伙人，常駐深圳分公司
施俊昌是麥肯錫全球副董事合伙人，常駐上海分公司
宋楚晨是麥肯錫咨詢顧問，常駐深圳分公司
史曉睿是麥肯錫咨詢顧問，常駐深圳分公司
作者感謝王亞星、尤異、陸沁對本文的貢獻(xiàn)。
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