前言

一場招商會成功與否，60%取決于會前籌備，由此可見會前籌備的重要性。

特別是大型的招商會，事物會非常復雜，因此事先做好籌備工作，才能有的放矢。

那么為了讓大家更好的理解招商會現(xiàn)場的籌備內(nèi)容，我來一一詳細分析。

第一：團隊的力量

現(xiàn)在都是團隊協(xié)作的時代，也只有團隊的力量，才能把事情做好。同理，招商會的籌備工作也是一樣的。

但是為了工作順利的進行，我們必須把每個人的權責利分配好：

A：人員分工

（1）總負責人。一般由企業(yè)老總或者副總擔任，主要招商會的組織協(xié)調(diào)和資源匹配工作。

（2）執(zhí)行負責人。一般是公司的招商總監(jiān)，負責所有工作細節(jié)的安排和處理。

（3）會務組組長。一般是市場部經(jīng)理或者行政部主管擔任，主要負責招商會的接待工作，場地布置，供應商協(xié)調(diào)等。

（4）機動小組。一般是招商部門或者人資行政部門的伙伴作為預備人員，有任何需要，及時的協(xié)助會務人員。

下圖是某企業(yè)招商會人員的安排：

B：分工與合作

現(xiàn)在都講究效率，而分工與合作就是最大限度的發(fā)揮有限的資源，創(chuàng)造出更大的價值，讓伙伴成長，使公司受益，達到雙贏的目的。

第二：選擇一個合適的會場和以及會場的布置

選擇的會場是否合理，布置是否妥當，直接影響招商會的成功與否。

因此，我們必須重視會場的選擇和布置，為招商會的召開營造一個良好的氛圍。

A：會場的選擇

（1）必須交通方便

（2）檔次根據(jù)你單個成交的金額來估算，比如100萬以上，可以選擇五星級酒店；以下的話，選擇二星，三星，四星都行。

（3）必須是食宿一體的酒店會場。

（4）會場大小根據(jù)人數(shù)來確定，同時相鄰的座位距離，要合理。

（5）會場除了考慮招商需求，還需要考慮舉辦聯(lián)歡會，交流會的需求。

B：會場布置

（1）布置的形式：這個多種多樣，不多說，比如排列法。將每個參會的人員席位，安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側橫向交錯擴展排列座次。

（2）標志牌設置：比如主題引導牌，會務組引導牌，會場引導牌，衛(wèi)生間引導牌，吸煙區(qū)引導牌等。

（3）分區(qū)布置會場

a，條幅：一般懸掛于會場的大門口，出口處的正上方，入口處的對面，主席臺的正上方等位置。

b，迎賓區(qū)：要設有顯目的指示牌，并且由專人引領到簽到區(qū)。

c，簽到區(qū)：簽到區(qū)一般位于會場入口，同時保持該地區(qū)的干凈，整潔，放置宣傳資料等物品。

d，講課區(qū)：投影儀和幕布之間要合適，中間無障礙物。

e，產(chǎn)品展示區(qū)：產(chǎn)品擺放整齊，重點突出，保持干凈整潔。

f，招商會禮品區(qū)：禮品區(qū)放置在主席臺或簽到處，同時禮品包裝要大而醒目，用彩帶包裝好。

g，簽約區(qū)：準備好相關的物料，比如意向書，合同，POS機等。

C：場外布置

場外布置可以懸掛一些彩氣球，橫幅，海報，指示牌等。

第三：物資準備充足

俗話說的好：兵馬未動，糧草先行。要想成功的舉辦一場招商會，這個物資準備工作必須做的扎實。

一般來說，物資的儲備量應該是與會人員總需求的1.5倍，當然預算充足的，兩倍也可以的。

而物資主要包括以下幾種：

（1）場外物資：包括橫幅，展架，氣球，彩帶，指引牌，易拉寶，茶歇，會務用餐等。

（2）資料袋：招商手冊，招商會流程，參會證，樣品，禮品，餐券等。

（3）場內(nèi)物資：橫幅，展架，投影儀，白板，話筒，筆記本電腦，打印機等。

（4）會務物資：簽到表，住宿安排表，用餐分組表，參會嘉賓名單，物資清單，飲水機，POS機，合同，收據(jù)，抽獎箱等。

（5）交通工具：一般是大中型的巴車，還有小部分是小轎車（備用）。

第四：會前的彩排

舉辦一場招商會不容易，公司投入的人力，物力，財力，資源都非常多。因此為了確保不會出現(xiàn)亂子，必須做會前的彩排工作，這一點一定要記住。

那么彩排工作，有哪些內(nèi)容呢，我們接著往下看：

（1）熟悉招商會的流程

參會的每個人，都要熟記招商會的整個流程，每個節(jié)點做什么事情，都要嚴格把控好。

（2）人員的彩排

每個人都要熟知自己的崗位職能，各司其職，拿出最好的狀態(tài)，迎接招商會。

（3）活動暖場

主持人的現(xiàn)場調(diào)解能力，暖場能力，都要一氣呵成。

（4）設備檢查

包括麥克風，音響，投影儀，筆記本，燈光等，都要確保正常使用。

（5）注意事項

a，要嚴格按照原定的計劃進行彩排，彩排結束后，如有調(diào)整內(nèi)容，一定要全員通知到位。

b，彩排時要嚴格控制時間，最好的招商會時間是控制在3個小時以內(nèi)。

c，彩排最好在招商會的現(xiàn)場實地進行。

d，彩排一定要在所有準備工作完成后進行。

e，彩排時杜絕無關人員的進入。

第五：禮貌待客，展現(xiàn)禮儀之道

我國自古以來就是禮儀之邦，何況還是接待我們的衣食父母——顧客呢。因此，我們更加要彬彬有禮，體現(xiàn)我們的待客之道，展現(xiàn)企業(yè)的魅力。

（1）儀容儀表

男士穿西裝，打領帶，面容干凈；女士不得濃妝艷抹，佩戴夸張首飾；工作時佩戴工作證；行走符合規(guī)范。

（2）迎客禮儀

知道客戶的到達時間，提前等候，同時簡單問候一下，同時介紹一下當天或者第二天的安排。

（3）見面禮儀

見面后自我介紹，握手，交換名片。

（4）言談禮儀

寒暄在先，接下來交談要尊重對方，同時言談中態(tài)度溫和，語言得體。

（5）演講禮儀

演講時，語言要求生動，幽默；聲調(diào)要求抑揚頓挫，感情豐富；時間要有所把握等。

（6）宴請禮儀

既要考慮到預算，還要照顧客戶的喜好的禁忌以及個別客戶的特殊要求。

（7）參觀禮儀

參觀時，要有專人引領，解讀。

（8）談判禮儀

談判時，除了物料準備好，同時要禮貌對待，語言文明，相互尊重。

第六：嚴控財務預算，避免浪費

舉辦一場招商會的費用不低，因此避免浪費，必須做好財務預算。一般來說，招商會的財務預算分為兩個：會務費用和招商會宣傳推廣費。

A：會務費用

（1）會場費用：場地租賃，投影儀等。

（2）客戶費用：食宿，禮品，獎品，茶歇等。

（3）物料費用：招商手冊，手提袋，邀請函等。

（4）演出費用：模特，表演者等。

（5）交通費用：車輛租用等。

（6）備用金：緊急情況下的支出，比如就醫(yī)等。

B：招商會宣傳推廣費

（1）廣告，媒體等宣傳費用。

（2）嘉賓費用，主要指顧問，記者等費用。

（3）營銷支持費用。

（4）支持費用（企業(yè)自帶除外）。

下圖是某企業(yè)招商會費用預算：

小結

成功是系統(tǒng)的，失敗是片段的。同理，一場成功的招商會，需要注意的細節(jié)實在是太多了，需要配合的人也多。

但是只要我們共同抱有一個信念，彼此默契配合，各司其職。

我相信，每場招商會，一定都可以成功舉辦?。?！