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簡單五步提高效率

本文有由 GTD翻譯小組核心成員 Sylvia、nancy、Laura 分別翻譯，原文是 Dumb Little Man 上的 5 Simple Steps to Power Up Your Productivity

為你的工作效率感到沮喪？至少我是，但是我會(huì)通過下面的這些技巧來提升效率，并且屢試不爽，每次都能使我的效率提升至少3倍之多。

現(xiàn)在，你也可以！

• 確保精力充沛

確保你還沒精疲力盡。如果你控制不住犯瞌睡，從而難以維持效率，那么你先去好好的休息或打個(gè)盹，在恢復(fù)精神后再繼續(xù)下面的工作?；蛘吣阋部梢赃x擇一些簡單的活動(dòng)，像是5-10分鐘的漫步、進(jìn)行跳躍、或做一些在辦公桌前就可以完成的伸展運(yùn)動(dòng)。

• 計(jì)時(shí)器

準(zhǔn)備一個(gè)計(jì)時(shí)器。如果你使用電腦工作，這個(gè)在線計(jì)時(shí)器和下載使用的計(jì)時(shí)器或許能滿足你的要求。如果你工作不定點(diǎn)，那就使用電子表記秒器或者手機(jī)計(jì)時(shí)器。

• 制定每日計(jì)劃

考慮到我們每天都會(huì)遇到很多分心的事，這一步至關(guān)重要，而且也不難。用5-10分鐘在腦子里過一遍今天要做的事。在紙的正中劃一條豎線，一側(cè)標(biāo)上“待做”，另一側(cè)標(biāo)上“已完成”。然后把你的今日要完成的任務(wù)，按優(yōu)先級排列，記錄在紙上，并且注明每項(xiàng)的時(shí)限。同時(shí)要留有一定緩沖和過渡時(shí)間。最重要的排在首位，而在每一天快結(jié)束時(shí)去處理收件箱和整理筆記本。

• 30分鐘高效時(shí)段

這是這篇文章的精華。將計(jì)時(shí)器設(shè)定為計(jì)時(shí)倒數(shù)30分鐘。當(dāng)計(jì)時(shí)器走完一次，就立刻停下手中的工作，帶著今日計(jì)劃和筆記本去別處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。用3分鐘來回顧一下前30分鐘里完成的事，把其中已經(jīng)完成的事項(xiàng)記錄到“已完成”的欄里；同時(shí)，對照計(jì)劃表檢查自己當(dāng)前的進(jìn)度已經(jīng)完成多少了。再根據(jù)計(jì)劃看看接下去該做什么。你也可以在這段時(shí)間里做一下簡單的伸展活動(dòng)。當(dāng)你再次回到工作中時(shí)，可以根據(jù)剛剛的檢查情況對目前的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。若你的工作進(jìn)度完成良好，就繼續(xù)下一個(gè)高效的30分鐘吧～

• 分心和計(jì)劃之外的中斷

能夠按照制定好的計(jì)劃順利完成每天的任務(wù)當(dāng)然再好不過，但我們知道每天都會(huì)有各種各樣的阻礙計(jì)劃落實(shí)的絆腳石。下面就讓我們來看看如何才能應(yīng)對它們：

分心：當(dāng)你突然想到某件事情需要處理或希望將剛閃過腦海的想法收集下來時(shí)，就在隨身攜帶的記事本上記錄下來。待當(dāng)天任務(wù)完成之后，抽出時(shí)間來處理記錄下來的這些任務(wù)、計(jì)劃列表、或參考資料。

中斷：無論何時(shí)被打斷，你要立刻決定如何處理它。把下面這些問題放在工作能觸手可及的地方，以便提醒自己：

• 這些打斷我的事情比我正在做的更重要嗎?
• 我應(yīng)該：
  • 立刻處理？
  • 委派他人？
  • 推延處理？
  • 刪除？

通常，若工作計(jì)劃是因某人的主動(dòng)接觸或來電而打斷，你可以事先準(zhǔn)備一些“標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)”：

• “再過 ×× 分鐘我就完成這項(xiàng)任務(wù)了，我回頭打給您好嗎？”如果對方是你老板，你該讓他知道你手上的工作關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的第一目標(biāo)
• “因?yàn)槲沂诸^上有一件要馬上完成的任務(wù)，我現(xiàn)在不能和您談這個(gè)事情，×× 點(diǎn)后我再打給你好嗎，到時(shí)我們就可以全力投入到這個(gè)問題的討論中。”
• “這類請求現(xiàn)在歸 ×× 處理，你需要他們的電話或是我的介紹嗎？那邊的A君就是負(fù)責(zé)人之一。”
• “很抱歉，對于你的要求我現(xiàn)在無能為力。我可以在下一個(gè)工作空隙里來幫助你做出正確決定。”

就這樣了，現(xiàn)在你就可以開始了！隨時(shí)和我們分享你的成果和建議

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