一、總
2、檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，是學校各項工作的組成部分，是提高學校工作效率和質量的必要條件，是維護學校工作歷史面貌的一項重要工作。
3、本校在工作活動中形成的全部檔案均由本校檔案室集中統(tǒng)一管理。
4、本制度適用于本校各部門。
二、檔案管理體制
2、建立與本單位適應的檔案機構，并形成科學的檔案管理網(wǎng)絡。
3、配備適應本校檔案工作需要的專、兼職檔案人員。
4、檔案人員具有大專以上文化水平，經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，能勝任本職工作。
三、文書工作制度
(一)、收發(fā)文登記制度
2、統(tǒng)一登記：凡各級來文以及由個人帶回的（包括參加會議）文件和重要材料，均需交文書人員辦理登記手續(xù)。
3、統(tǒng)一編號：凡本校發(fā)文，均需領導簽發(fā)，由辦公室統(tǒng)一核稿，文書人員統(tǒng)一編號登記。未核稿、登記、簽發(fā)不得直接交文書人員印發(fā)。
(二)、文件辦理、簽發(fā)、傳閱和借閱制度
2、文件傳閱：凡領導批示傳閱的文件應及時傳閱，各科室傳閱后承辦者在傳閱欄內簽名，然后直接退回文書人員，不得橫傳。
3、秘密以上文件：做到當天傳閱完畢，直接退回文書。
4、文件借閱：因工作需要，各部門或有關人員借閱文件，必須辦理借閱手續(xù)。
(三)、平時收集、歸檔制度
1、平時收集：文書人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應做到按月度定期收集。對于一些臨時性的大型活動，跨部門舉辦的會議、展覽等，應指定專人隨時收集應歸檔的文件。
2、嚴格檢查：對收集來的各種文件材料，應逐件檢查是否齊全完整；字跡、用紙是否符合要求；同一事由的文件是否辦理完畢并集中在一起。
3、隨辦隨歸：對于定期收集來檢查確定無誤后，應按整理工作的具體要求，在3HMIS檔案管理軟件系統(tǒng)的輔助下，由專職檔案人員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件系統(tǒng)化。整理過后，要配合專用的文件柜和文件夾（盒），將歸檔文件分門別類妥善管理起來。
四、歸檔制度
1、歸檔范圍
⑴、本校各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均屬于歸檔范圍。
⑵、本校制定的法規(guī)政策性的文件，處理問題形成的文件，召開會議形成的文件材料以及人事管理開成的文件材料，有關問題的請示、報告、總結、統(tǒng)計報表等文件材料。
⑶、上級學校頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的文件材料和非直屬學校針對本校主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的文件材料。
⑷、歸檔文件除了文件的正件外，還應包括它的附件，如條例、會議紀要、圖表、計劃、總結、登記表、名單等文件材料。
⑸、除了經(jīng)過登記的文件外，還應包括未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料，如會議文件、調查報告、合同及從其它學校直接帶回來的文件材料等。
⑹、本校的會議記錄、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計報表、重要文件的修改稿以及本校領導人進行重要活動的其它材料。
2、歸檔時間
(1)文書檔案：文書人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應做到按月度（或季度）定期進行收集。對于一些臨時性的大型活動，跨部門舉辦的會議、展覽等，應指定專人隨時收集應歸檔的文件。對收集來的各種文件材料，應逐件檢查.檢查確定無誤后，應按整理工作的具體要求，在3HMIS檔案管理軟件系統(tǒng)的輔助下，由專職檔案人員或指定的兼職檔案員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件系統(tǒng)化。整理過后，要配合專用的文件柜和文件夾（盒），將歸檔文件分門別類妥善管理起來。
⑵、會計檔案當年立卷，由會計部門保管一年后，向綜合檔案室移交。
3、文件整理要求
（一）、總原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
（二）、整理方法：
（1）件的確定。歸檔文件以“件”為整理單位，“件”也是編目的基本單位。
（2）裝訂。歸檔文件應按件裝訂。裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變?/p>
（3）分類。文書檔案采用“年度----問題----保管期限”進行歸檔文件整理；會計檔案按“年度---形式”進行分類整理；聲像檔案按“形式—問題---年度”進行分類。
（4）排列
歸檔文件的排列方法：在分類方案的最低一級類目內，按事由原則排列。同一事由內：按重要程度—時間順序排列。不同事由內：按先綜合、后具體；先重要，后一般；及時間順序排列。
（5）編制歸檔號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、問題、室編件號、館編件號
歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。
（6）編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制的歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項。
歸檔文件目錄要裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。封面設置全宗名稱、年度、保管期限。內頁加目錄以區(qū)分問題。
7）裝盒：將歸檔文件按照件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。裝盒的要求：
檔案盒采用無酸卷盒．封面用全稱或規(guī)范化的簡稱標注立檔單位的名稱，下加雙橫線。盒脊設置以下項目：年度、保管期限、問題、起止件號。其中起止件號填寫盒內第1件文件和最后1個文件的件號，中間用—連接。
（8）排架
歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法采用“年度---問題---保管期限”的分類次序上架排列。
五、檔案工作崗位責任制
(一)、分管領導職責
2、定期組織召開檔案工作專題會議，經(jīng)常聽取檔案工作情況匯報，檢查工作進度，及時解決檔案工作中遇到的重大問題，確保工作任務的完成。
3、負責批準帶有密級檔案的借閱、復制。
(二)、檔案室主任責任制
4、負責把本部門在文件收集、歸檔中存在的問題及時向部門領導和檔案部門匯報，提出解決問題的辦法。
六、檔案保管制度
1、學校根據(jù)保存檔案的數(shù)量，添置必要的檔案專用庫房和柜櫥。庫房內有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案室要有專人負責管理，檔案室內不得堆放雜物。
2、要定時做好庫房內溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240C之間，濕度保持在45—65%之間。
3、庫房中的檔案柜等裝具，應該排列有序，統(tǒng)一編號。不同規(guī)格，不同式樣的檔案裝具，應該分開排列，盡量做到整齊統(tǒng)一。
4、檔案室內應根據(jù)工作需要添置溫濕度計、復印機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機。
5、案卷多柜存放的應繪制案卷存放的示意圖。
6、檔案室內應按照《全宗卷規(guī)范》建立全宗卷。
7、定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。
8、學校檔案管理現(xiàn)代化，應納入學校辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展。根據(jù)需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，以提高檔案的科學管理水平和服務效率。
9、對錄像帶等磁性載體檔案采取特制的裝置進行保管，每半年倒帶一次，保證磁性載體檔案的妥善保管。
七、檔案保密制度
(二)、不得將檔案秘密內容泄露給無關人員。
(三)、無關人員不得隨意出入文印室、檔案室。
(四)、所查閱的文件、檔案，由文書人員提供，借閱者不得隨便翻閱無關內容。
(五)、杜絕絕密文件和數(shù)據(jù)報表內容外泄。
(六)、工作出差不得攜帶機密、秘密級文件。
(七)、辦公室不得外借檔案實物，如特殊需要，經(jīng)有關領導批準，在辦理借閱手續(xù)后，可借復制件，辦畢注銷。
(八)、凡清理出的文件、數(shù)據(jù)報表應集體銷毀，不得隨意拋棄或以廢紙出賣。
八、檔案安全制度
2、對本校規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。
3、綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本校及上級學校使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴格按照本校制訂的《檔案借閱利用制度》執(zhí)行。
4、綜合檔案室?guī)旆孔龅睫k公、閱覽、庫房三分開。
5、庫房內設有專用鐵柜，配備了空調、去濕機、消防器等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。
6、工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。
7、逢“五一”、國慶、春節(jié)等重大節(jié)日前，應配合辦公室做好安全保衛(wèi)工作。
8、對重要的檔案，根據(jù)需要盡可能編制一些切實可行的資料，以保證檔案的安全和方便利用。
九、檔案利用制度
1、學校檔案工作人員應熟悉室藏檔案的情況，并主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。
2、學校檔案室應編制《歸檔文件目錄》、除文書檔案外，其它門類、載體的檔案要編制《案卷目錄》等多種檢索工具和匯編資料，滿足利用檔案的需要。
3、利用檔案資料，需按規(guī)定辦理登記手續(xù)，查閱檔案時，嚴禁在檔案文件上圈劃、批注、涂改、污損、剪裁及拆散檔案。
4、本校各部門因工作需要查閱檔案時，應辦理登記手續(xù)，不得擅自將案卷帶出或轉借他人。
5、外單位人員查閱檔案，需出具證明，按規(guī)定查閱。
6、學校檔案室檔案一般不外借，確需外借時，須經(jīng)分管領導批準，并辦理登記手續(xù)，定期歸還，查閱機密文件需經(jīng)分管領導批準，在指定地點閱檔。
7、凡經(jīng)批準查閱的有關檔案，如需摘抄復制（?。?，須經(jīng)檔案人員同意審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效。
8、利用者利用檔案后，需填寫《檔案利用效果登記表》交學校檔案室存查。
十、檔案的統(tǒng)計、鑒定和移交
1、 檔案的統(tǒng)計
⑴、學校檔案應建立檔案統(tǒng)計制度，及時地對檔案的收進、移出、保管、利用、存毀和檔案人員等情況進行準確的統(tǒng)計。
⑵、定期進行室藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，按規(guī)定及時上報有關部門。
2、檔案的鑒定
⑴、學校應建立檔案鑒定工作制度，制訂本校各種檔案的保管期限表（參照《文書檔案保管期限表》和有關其他檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。
⑵、本校檔案的鑒定工作，在學校分管負責人的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員共同組成鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。
⑶、銷毀失去保存價值的檔案須有鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)上級部門批準后，由三人在指定地點監(jiān)毀，防止檔案遺失和泄密，并在銷毀清冊上簽字。
3、檔案的移交
⑴、學校按國家、省、市關于檔案館接收檔案的范圍和年限的規(guī)定，將永久、長期保存的檔案有計劃、有步驟的連同案卷目錄、機讀目錄和有關資料一并向市檔案館移交。
⑵、凡屬進館的檔案均應按照要求進行收集、整理、鑒定。進館檔案一律移交原件，對于不同門類、載體的檔案，按有關規(guī)定執(zhí)行。
⑶、進館檔案應辦理交接手續(xù)，交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應歸入學校全宗卷內保存。
⑷、檔案管理人員工作變動，應在離職前辦好交接手續(xù)。
十一、會計檔案管理辦法
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會計檔案是指本校財會部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算辦法材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和憑證。
3、會計檔案是本校的重要檔案之一，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。
4、本校財務部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責范圍，明確專人負責。
5、會計檔案當年立卷，由會計部門保管一年后，向綜合檔案室移交。
6、檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度。
8、檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報學校經(jīng)理室批準，但不得拆散原卷冊，限期歸還。
9、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本校領導批準后銷毀。
10、在銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。
十二、聲像檔案收集暫行辦法
為積累和妥善管理本校的專門檔案，充分發(fā)揮其依據(jù)作用、史料作用，保證我學校檔案的完整性、連續(xù)性，現(xiàn)根據(jù)本校的具體情況，參照有關規(guī)定，制定本辦法：
1、照片收集的基本對象：反映本校基本面貌、發(fā)展情況、重要活動、會議、外事活動，上級領導視察本校等。收集方法：由有關部門的經(jīng)辦人員，在相片沖冼完畢后，將一張相片和底片放入相片檔案本內，并注明：拍攝者、內容、時間、地點、人物、背景等要素。
2、各類活動形成的錄音、錄像資料，均由主辦部門的經(jīng)辦人負責整理、收集，向檔案室提供一套完整的錄音帶或錄像帶。同時填寫：承辦者、時間、地點、內容等要素。</P<p>
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