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處理顧客投訴
餐飲業(yè)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵不僅在于酒店地段的優(yōu)越、店面設(shè)施的令人滿意,還在于熱忱周到、讓顧客滿意的接待服務(wù)。酒店經(jīng)理在管理過(guò)程中不可避免地面臨各種各樣顧客與酒店的糾紛,如何藝術(shù)地處理這些問(wèn)題,對(duì)留住顧客、維護(hù)酒店利益至關(guān)重要。正式的道歉、正規(guī)的賠償,對(duì)顧客來(lái)說(shuō),是一種尊重: 
與顧客簽訂《理賠公約》 

每當(dāng)遇到飯菜出現(xiàn)諸如衛(wèi)生方面的問(wèn)題時(shí),酒店大多一“換”了之,“換菜”似乎成了酒店處理這類(lèi)問(wèn)題最常用的方式。其實(shí),我們心里很清楚,飯店換菜,只是物質(zhì)上的,即使換的那盤(pán)菜再干凈,顧客心里還是不舒服。吃飯講究的就是一個(gè)心情,把菜換了,也未必挽回顧客的好心情。 
有人做過(guò)統(tǒng)計(jì),如果顧客在一家酒店遇到過(guò)飯菜衛(wèi)生方面的問(wèn)題,那么,在心理選擇上,他下次光顧這家酒店的幾率比去其他酒店的幾率低至少30個(gè)百分點(diǎn),他向親人及朋友推薦這家酒店的幾率幾乎為0。所以處理方式高明與否,直接決定酒店能否留住這些客人。
一次,我們酒店一位顧客吃排骨時(shí)吃出一根頭發(fā),桌上一位女顧客就捂住嘴巴想嘔吐。見(jiàn)她這樣,我馬上把這位女顧客請(qǐng)到辦公室,給她泡茶、上水果,說(shuō)了許多道歉的話,那個(gè)菜也免單了。但是最后,顧客仍舊不滿意。 
這個(gè)過(guò)程中我一直在思考:換菜、送果盤(pán)有時(shí)候并不能挽回影響,怎樣才能做得更好? 
我感覺(jué)到,免單也好,送果盤(pán)也好,在顧客看來(lái),都是我們臨時(shí)的補(bǔ)救行為,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠正式。后來(lái),我想出了一個(gè)辦法:與顧客簽《理賠公約》。顧客在酒店遇到類(lèi)似事情后,酒店工作人員首先真誠(chéng)地承認(rèn)錯(cuò)誤在于我們,然后根據(jù)《公約》中規(guī)定的不同賠付情況與顧客簽定《理賠公約》,雙方簽字,進(jìn)行正式賠償。這樣的處理方式看起來(lái)更正式、讓顧客感覺(jué)更被尊重。后來(lái)的事實(shí)證明,顧客普遍接受這種方式。 
《理賠公約》對(duì)顧客與酒店發(fā)生的各種糾紛分別進(jìn)行界定并制定不同的賠付標(biāo)準(zhǔn): 
如果顧客在飯菜里吃出頭發(fā)、蒼蠅、蟲(chóng)子等異物,無(wú)償為顧客換菜或退菜,贈(zèng)送果盤(pán),并一次性向顧客賠付精神損失費(fèi)20元; 
如果顧客對(duì)飯菜質(zhì)量提出疑問(wèn),免費(fèi)為顧客換菜; 
如果顧客的衣物或所帶物品因酒店工作人員的疏忽污染或受損,無(wú)償為顧客清洗、親自送上門(mén),并一次性向顧客賠付精神損失費(fèi)20元; 
如果顧客與酒店工作人員發(fā)生爭(zhēng)吵,工作人員當(dāng)場(chǎng)向顧客道歉,并一次性向顧客賠付精神損失費(fèi)20元。 
為了方便客人看到我們的《理賠公約》,我們把它附在點(diǎn)菜單封面的背面,客人只要打開(kāi)點(diǎn)菜單,在點(diǎn)餐之前就能看到它。顧客與酒店簽定的《理賠公約》形式如下(以顧客在飯菜里吃出頭發(fā)、蒼蠅、蟲(chóng)子等異物為例): 
尊敬的顧客: 
您好!首先向您真誠(chéng)地道歉! 
我們的服務(wù)沒(méi)能讓您滿意,是我們工作的失誤,您提出的問(wèn)題對(duì)我們是一種督促也是一種鼓勵(lì),我們一定接受您的建議,保證您下次光臨時(shí)讓您和其他顧客滿意。 
現(xiàn)在您在我們酒店就餐時(shí)發(fā)生了不快,我們將無(wú)償為您退菜或更換價(jià)值相當(dāng)?shù)牟穗龋?zèng)送果盤(pán),并一次性向您賠付精神損失費(fèi)20元(橫線上內(nèi)容根據(jù)發(fā)生的不同情況,依據(jù)《理賠公約》填寫(xiě)不同的賠付標(biāo)準(zhǔn))。 
再次向您真誠(chéng)地道歉,敬請(qǐng)諒解! 
希望您下次光臨,我們的發(fā)展離不開(kāi)您寶貴的意見(jiàn)和建議。 
酒店:--------(酒店蓋章) 
顧客:--------(客人簽字) 
年 月 日 
其實(shí),顧客在享受我們的服務(wù)時(shí)更在乎心理上的感受。正式的道歉、正規(guī)的賠償,對(duì)顧客來(lái)說(shuō),是一種尊重。 

有時(shí)候,顧客的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作就是投訴
服務(wù)員自己的200個(gè)意見(jiàn)=顧客的零投訴 

我們是一家高檔酒店,來(lái)這里就餐的客人人均消費(fèi)都在100元以上,客人一般都是有身份、有地位、有素質(zhì)的人,所以,真正意義上的顧客投訴,比如大發(fā)雷霆或是和服務(wù)員吵起來(lái)的事幾乎沒(méi)發(fā)生過(guò)。對(duì)我們來(lái)說(shuō),有時(shí)候,顧客一個(gè)不滿意的眼神、一個(gè)動(dòng)作在我們眼里就是投訴,如何避免顧客“眼神間的投訴”也就成了我們處理投訴的最大問(wèn)題。 
為了達(dá)到顧客100%的滿意,我們?cè)谥贫壬蠈訉影殃P(guān): 
一、酒店的采購(gòu)驗(yàn)收由廚房決定,每個(gè)炒鍋在做菜前對(duì)自己所做菜品原料進(jìn)行檢查,不合格的可以退回,驗(yàn)收后完全由廚房負(fù)責(zé),這就保證了原料購(gòu)買(mǎi)和做菜“一人負(fù)責(zé)制”,避免了菜品不新鮮相互推委責(zé)任的情況。 
二、在細(xì)節(jié)上體貼顧客,即使稍有一點(diǎn)不滿也要在酒店服務(wù)人員體貼的氣氛中融化掉。如:每個(gè)服務(wù)員在店內(nèi)及店周?chē)?0米以?xún)?nèi)向遇到的任何一位顧客說(shuō)“您好”;不主動(dòng)向客人推薦200元以上的酒水;客人離開(kāi)時(shí)必須遠(yuǎn)送客人10米以外;客人如不是自己駕車(chē),應(yīng)主動(dòng)問(wèn)訊是否幫助打車(chē);雨天一定要問(wèn)是否帶雨傘。 
三、在我們員工培訓(xùn)理念上,酒店上至老板、經(jīng)理,下至廚師、服務(wù)員,在服務(wù)顧客上,每個(gè)人都是一樣的,任何人都要隨時(shí)準(zhǔn)備端盤(pán)子、拖地板。在我們酒店,總經(jīng)理、各級(jí)經(jīng)理、主管都有一套服務(wù)員工作服,在客多、服務(wù)員忙不過(guò)來(lái)的時(shí)候,總經(jīng)理也要去餐廳端盤(pán)子。 
四、值班經(jīng)理值班期間無(wú)論和任何人以任何理由喝酒,一杯罰款200元。目的是值班經(jīng)理必須保持最好的精神狀態(tài)處理顧客遇到的任何問(wèn)題。 
五、顧客意見(jiàn)簿由我們服務(wù)人員自己總結(jié)填寫(xiě)。每個(gè)服務(wù)員每天晚上都要總結(jié)一天自己所服務(wù)顧客遇到的任何一點(diǎn)不滿意的情況,并自己總結(jié)、提出解決方法。比如,有個(gè)服務(wù)員在意見(jiàn)簿上寫(xiě)道“2004年4月26日,在我服務(wù)的321房間,有六位客人,在我給一位男賓客倒酒時(shí),他身邊的一位女賓客示意不讓我倒了,但男賓客自己沒(méi)吭聲,我就給他斟滿了酒,后來(lái)他也喝光了。但席間那位女賓客一直不高興,影響了整場(chǎng)的氣氛,并生氣地盯了我一大會(huì)兒。我突然意識(shí)到:在有女賓客在場(chǎng)的時(shí)候,我們服務(wù)員更應(yīng)該傾向于女賓客的建議,男士通常更大度一些,根據(jù)女賓客的意見(jiàn)行事,他們也會(huì)很樂(lè)意。”還有服務(wù)員記錄“在我服務(wù)的12號(hào)餐臺(tái)客人,有兩位女士、五位男士,其中一女士像是外地客人,開(kāi)始時(shí)她喝飲料,但其他人都勸她喝酒,并讓我給她上酒杯倒酒,我心想:一方不想喝酒,另一方卻非要讓她喝酒,不如折中一下,給這位女士上個(gè)小杯子,既可以讓這位女士少喝點(diǎn),還不至于引起其他的反對(duì)。我就上了小杯子,結(jié)果這位女士非常感激地對(duì)我連說(shuō)‘謝謝’,席間還對(duì)我夸了好幾次,其他客人也都夸我‘聰明、體貼’”。 
六、服務(wù)員之間每周開(kāi)交流會(huì)討論自己遇到的“客人不滿意情況”,以提醒其他人不出現(xiàn)類(lèi)似錯(cuò)誤,把客人“不滿意”出現(xiàn)的幾率降到最低。我們酒店規(guī)定,每周五上午召開(kāi)服務(wù)人員交流大會(huì),服務(wù)員總結(jié)自己一周來(lái)所有的“不滿意情況”,比如因?yàn)槟臣?、某個(gè)動(dòng)作或某句話引起客人不愉快,講述給大家,全體人員討論遇到此類(lèi)事情處理的方法,然后以此提醒大家類(lèi)似的事情不再發(fā)生。 
七、我們酒店隨時(shí)有一輛待發(fā)車(chē),如客人點(diǎn)到酒店沒(méi)有的物品,酒店隨時(shí)派車(chē)派人免費(fèi)為客人到別處購(gòu)買(mǎi),不另外收服務(wù)費(fèi)。就這樣,我們酒店的顧客投訴率一直保持為零,但顧客意見(jiàn)簿上的“投訴記錄”卻每天保持200多條。多一次道歉永遠(yuǎn)沒(méi)有錯(cuò): 
次日再給顧客打個(gè)致歉電話 

餐飲服務(wù)業(yè)每天要面對(duì)很多人,形形色色,什么樣的事都可能發(fā)生。當(dāng)糾紛突然發(fā)生時(shí),怎樣在最短的時(shí)間內(nèi)以最簡(jiǎn)捷最有效的方式讓顧客滿意、把酒店損失降到最低,這才是最重要的。 
我們酒店是當(dāng)?shù)夭惋嫎I(yè)的龍頭企業(yè),規(guī)模是本市最大的,所以,形象和信譽(yù)對(duì)我們來(lái)說(shuō),至關(guān)重要。 一次,一位顧客投訴我們店的菜——一盤(pán)蝦不新鮮了,領(lǐng)班小姐沒(méi)處理好,于是把我叫來(lái),我一看這局勢(shì)已經(jīng)很僵了,我的一點(diǎn)失誤都有可能使矛盾升級(jí),處理方式有一點(diǎn)不當(dāng)都會(huì)使整個(gè)酒店形象大打折扣。于是,我當(dāng)機(jī)立斷: 
第一、認(rèn)錯(cuò):對(duì)不起,在此就餐沒(méi)達(dá)到您的滿意,非常抱歉! 
第二、解決:您看,我是給您另做一道還是給您退掉,真的非常抱歉! 
第三、挽回:不管怎么彌補(bǔ),都是我們的錯(cuò)。您有什么要求,我們盡量滿足,最后再送一道果盤(pán)。 
第四、結(jié)果:結(jié)賬時(shí),您這一桌打九折;請(qǐng)您留下聯(lián)系方式,我們調(diào)查清楚原因后再通知您是怎么回事。 
還有一個(gè)環(huán)節(jié)至關(guān)重要,那就是次日再追加一個(gè)電話。第二天早晨,我親自給顧客打一個(gè)電話,解釋原因,然后歡迎他再次光顧,感謝他對(duì)餐廳提出的意見(jiàn)。這一環(huán)節(jié)在處理問(wèn)題上是最為關(guān)鍵的一環(huán),也是最容易被許多人忽視的一環(huán)。當(dāng)日的處理只能解決“矛盾”,而留住客戶、挖掘未來(lái)的客戶,次日的電話至關(guān)重要。事實(shí)也證明,當(dāng)顧客次日接到我的電話時(shí),幾乎100%的顧客既驚訝又高興,還說(shuō)一定要做“回頭客”。 
后來(lái),我琢磨:既然我們以這種“不得以”的方式結(jié)交、熟悉了顧客,成為我們一筆“意外”的資源,何不建立一個(gè)“顧客數(shù)據(jù)庫(kù)”,把這些顧客的資料掌握住,成為我們“留得住”的客人?于是,為了使顧客資料更加詳細(xì),我們以前只留姓名、電話,現(xiàn)在增加了工作單位、年齡、生日、家庭成員等情況。有的顧客不愿意留詳細(xì)的個(gè)人情況,我們就給他解釋“請(qǐng)你放心,我們絕不打擾您,留下聯(lián)系方式是為了給我們一個(gè)賠禮道歉的機(jī)會(huì),讓我們還給您一個(gè)意外的驚喜。”客人一般聽(tīng)了我們的解釋都會(huì)留下。然后我們建立專(zhuān)門(mén)的資料庫(kù),等節(jié)日時(shí),配合我們酒店的優(yōu)惠活動(dòng),我們把這些顧客作為重點(diǎn)客戶,送鮮花、蛋糕或優(yōu)惠卡,結(jié)果統(tǒng)計(jì)顯示,這樣的顧客上門(mén)率很高。顧客再次光臨時(shí),再送一個(gè)果盤(pán),對(duì)上次的不愉快表示歉意。 
我們把這種處理方式作為處理與顧客糾紛的模板,固定下來(lái),并結(jié)合這種處理方式對(duì)服務(wù)人員、領(lǐng)班及廚師進(jìn)行培訓(xùn)。 

服務(wù)有時(shí)像美女:多一分則過(guò),少一分則不足 
服務(wù)“過(guò)剩”則過(guò)猶不及 

一次,我接到顧客投訴:“你們的服務(wù)員簡(jiǎn)直跟監(jiān)視我們一樣,老在我們旁邊站著,不住地倒酒、派菜、換毛巾、換碗碟,我們說(shuō)什么她都能聽(tīng)得見(jiàn),感覺(jué)被監(jiān)視一樣很不舒服……” 
雖然,從服務(wù)程序來(lái)看,服務(wù)員的服務(wù)無(wú)可挑剔,但是,從顧客的感受來(lái)說(shuō),這樣的服務(wù)就是有缺陷的。因?yàn)榉?wù)“過(guò)剩”則過(guò)猶不及,尤其在包間里的服務(wù)稍有“過(guò)剩”就容易讓客人有“壓迫感”。于是,我這樣規(guī)定: 
一、在包間,如果是商務(wù)就餐(可能會(huì)涉及到商業(yè)秘密)或家庭宴會(huì),服務(wù)員對(duì)顧客談話內(nèi)容應(yīng)主動(dòng)不聽(tīng),主動(dòng)間斷出入包間,保持2分鐘進(jìn)房間服務(wù)一次。 
二、在包間,如果是一對(duì)情侶就餐,服務(wù)員應(yīng)主動(dòng)和顧客商量服務(wù)方式(在包間外還是在屋內(nèi))。如果客人同意在門(mén)外服務(wù),服務(wù)員應(yīng)在客人就餐期間一直守在門(mén)外,并保證客人隨叫隨到。 
三、換毛巾、換碗碟時(shí)間定為客人談話間歇時(shí)間,盡量不要打擾客人。 
四、顧客如喝咖啡或吃西餐,服務(wù)員應(yīng)站在離客人5米處,目光不得投向客人,用余光觀察客人是否需要服務(wù),并保證隨叫隨到。 
五、服務(wù)員永遠(yuǎn)行動(dòng)多于言語(yǔ),少說(shuō)話、多做事。點(diǎn)菜時(shí),除非顧客詢(xún)問(wèn),不主動(dòng)推薦菜品、酒水品牌,讓顧客自己做判斷,避免引起反感。 
六、除非在得到客人示意的情況下,服務(wù)員不要主動(dòng)給顧客新開(kāi)啟酒瓶,比如有的服務(wù)員一開(kāi)始就把所有酒水全部打開(kāi),喝不了造成浪費(fèi),引起顧客不滿。 
七、很多客人喝酒盡興時(shí)喜歡自己倒酒或者客人之間相互倒酒,遇到這種情況,如果顧客要求自己倒酒,服務(wù)員可以退出,滿足客人要求。 
八、服務(wù)員不論碰到多么熟悉的客人,都不要與客人隨便開(kāi)玩笑或者舉止親密。 
一味讓步,酒店成本誰(shuí)承擔(dān)? 

專(zhuān)門(mén)設(shè)立接待投訴人員,再不用老吃“啞巴虧” 

萬(wàn)科老總王石曾經(jīng)說(shuō)過(guò)一句話:“在處理客戶投訴問(wèn)題上,面對(duì)是一種態(tài)度。”誠(chéng)然,大多數(shù)酒店都在“態(tài)度”上盡力做到極至,很多酒店也都傾向采用“都是我的錯(cuò)”、“微笑永遠(yuǎn)沒(méi)有錯(cuò)”,這些都沒(méi)有錯(cuò)。 
但是,作為酒店經(jīng)理,除了要為酒店留住客戶,還必須對(duì)老板負(fù)責(zé),最大程度地節(jié)約成本。所以在處理顧客糾紛中,還不得不考慮一個(gè)問(wèn)題——成本問(wèn)題。如果碰上“刁難”的顧客卻一味退讓,那企業(yè)增加的成本誰(shuí)來(lái)承擔(dān)?所以我主張,具體問(wèn)題具體分析,必要時(shí)酒店也應(yīng)該維護(hù)自己的權(quán)益。 
我們總結(jié)經(jīng)驗(yàn),專(zhuān)門(mén)設(shè)置了應(yīng)付顧客投訴的部門(mén),專(zhuān)門(mén)請(qǐng)學(xué)法律、懂法律的員工處理投訴問(wèn)題。為了不增加人力成本,我們酒店在招聘辦公室人員中,專(zhuān)門(mén)招聘一位法律專(zhuān)業(yè)員工,平時(shí)做辦公室工作,遇到投訴問(wèn)題時(shí),就由他處理。這樣,該賠的賠,該拒絕的拒絕,就不用老吃“啞巴虧”了。 
我們這樣規(guī)定:出現(xiàn)菜品質(zhì)量問(wèn)題,比如出現(xiàn)異物、不新鮮、不熟、咸等問(wèn)題,賠;服務(wù)員服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題,比如服務(wù)態(tài)度生硬、與顧客發(fā)生爭(zhēng)吵,賠;環(huán)境衛(wèi)生問(wèn)題,比如因酒店衛(wèi)生不好,弄臟顧客衣服,賠;客人酒醉、故意鬧事,拒絕賠償并報(bào)警;自助餐無(wú)故浪費(fèi) ,罰款。根據(jù)我們處理投訴的經(jīng)驗(yàn),一些問(wèn)題求助法律效果比一味地“賠禮道歉”好。比如,一次有一桌客人吃自助火鍋,吃完后鍋里還剩滿滿一鍋羊肉片和菜,根據(jù)酒店規(guī)定,客人吃不完造成浪費(fèi)的,應(yīng)相應(yīng)賠償浪費(fèi)菜品的成本,我們就要求他們另外付款,但他們不同意。我們就讓專(zhuān)門(mén)處理顧客投訴的法律人員出面,從法律角度分析他們的“不合法”性,因入情入理,客人也意識(shí)到自己的“無(wú)理”,最終他們主動(dòng)付款。還有一次,一桌客人在包房舉行生日宴會(huì),結(jié)果把一個(gè)三層蛋糕扔得到處都是。經(jīng)過(guò)我們法律人員和客人的協(xié)調(diào),他們主動(dòng)拿出50元錢(qián)用作清理費(fèi)。 
當(dāng)然,“和為貴”,我們?cè)诤涂腿舜蚪坏罆r(shí),“微笑服務(wù)”、“賠禮道歉”永遠(yuǎn)都放在第一位,但是我們需要具體問(wèn)題具體分析,法律是公正的,消費(fèi)者用法律維護(hù)權(quán)益,酒店也應(yīng)該用法律保護(hù)自己,于情于理,雙方都能接受。 
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