本周日，接到老同學(xué)的電話，說我在辦公室工作多年，對辦公室工作了解的比較多，讓我給他們的員工培訓(xùn)培訓(xùn)。還說把這事和我的一位老領(lǐng)導(dǎo)（二線后去他們公司工作）說了，那位老領(lǐng)導(dǎo)說，這事交給我沒問題。實際上，我對辦公室工作認識的也是比較膚淺，關(guān)鍵是一個責任心。但受老同學(xué)之托，就答應(yīng)了下來。連日來，趕了一篇不稱為經(jīng)驗的所謂文章，愿和大家一起分享。
如何做好辦公室工作
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辦公室工作是一個綜合性的工作，是上傳下達、協(xié)調(diào)各方的“樞紐”，是對外服務(wù)的“窗口”，辦公室主要承擔著：會議接待，公文管理，車輛管理，值班值宿衛(wèi)生，人事組織管理，福利待遇，公司保密等日常性的綜合性的工作。它所處的要害和中樞部位，決定了辦公室工作的重要性。辦公室工作的好壞，直接影響到公司工作目標的實現(xiàn)及工作效率的高低，關(guān)系到公司的整體形象和對外聲譽。
如何做好辦公室工作？
我想最重要的一點就是，要有高度的責任感。由于辦公室工作內(nèi)容繁雜，事務(wù)性強，工作千頭萬緒，涉及方方面面，因此辦公室人員必須樹立高度的責任意識，正確對待自己的工作，以“企業(yè)發(fā)展我發(fā)展，我與企業(yè)共興衰”的主人翁的責任感，以無私奉獻的精神投入工作。如果沒有認真負責的態(tài)度，是難以做好辦公室工作的。
一要專心和細心。仔細研究辦公室的各項職能，理清工作思路，做到有條不紊，細致周到，合理安排；工作中分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，做到緊張有序，快捷高效；要有前瞻性，工作提前安排，事前做好準備。要牢固樹立辦公室工作無小事，細節(jié)決定成敗的觀念。
二要耐心和熱心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作，做服務(wù)工作一定要有耐心和熱心。日常工作中做到彬彬有禮，熱情周到，平時多觀察，多思考，自覺查找工作中的漏洞和不足，不斷改進。時刻牢記我是企業(yè)的一員，企業(yè)和我共興衰，以主人翁的責任感對待自己的工作。
工作中要做到四勤：一是眼勤。平時注意多走走。像看看領(lǐng)導(dǎo)屋里缺啥，什么物品需要配置，哪些東西需要換洗，哪里衛(wèi)生需要打掃等等。二是嘴勤，遇事多問問。有重要的信息要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，有緊急的文件要及時提醒領(lǐng)導(dǎo)批閱，有重要的事情要及時提醒領(lǐng)導(dǎo)辦理等等。要善于從領(lǐng)導(dǎo)的言談或工作中去領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，及時提供有效的服務(wù)。三是手勤。有用的資料多記記。比如：值班電話旁，放個記錄本，隨時做好記錄，并把記錄情況整理后及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。平時備一個記錄便簽，放在隨時可以看到的醒目的位置，將每天的日常工作按照時間順序?qū)懞茫瑫r把近期應(yīng)該完成的工作記錄下來，作為備忘，完成一件劃去一件，次日再記錄，隨時提醒自己的工作。像負責文秘的，平時要注意文字積累，把對公司有影響的事和數(shù)據(jù)隨時記錄下來，注意資料的收集，為檔案的管理提供良好的先決條件。四是腿勤。平時注意多走走。公司各處勤轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，同事意見常聽聽。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
具體如何做好辦公室工作？我想從以下幾方面和大家共同探討一下:
一、公文處理
公文，是機關(guān)團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。公文是在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄功效的一種應(yīng)用文體。企業(yè)里常用的公文主要有：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報、決定、決議、函、會議紀要等種類。
(一)請示
請上級指示和批準，用“請示”。
(二)報告
向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用“報告”。
(三)指示
對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。
(四)布告、公告、通告
對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用“布告”。
向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用“通告”。
(五)批復(fù)
答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。
(六)通知
傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。
(七)通報
表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。
(八)決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。
經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。
(九)函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。
(十)會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。
具體寫作要領(lǐng)要求分管文秘工作的根據(jù)各類文體的應(yīng)用范圍，參考有關(guān)例文進行寫作。
我主要說一下公文的管理問題。所謂的公文管理，是指公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀。
（一）收文處理
1、備好收文登記薄和文件傳閱單。
收文登記薄里要反映出以下幾個內(nèi)容：收文日期、收文字號、收文標題、來文單位、緊急程度、密級、備注等內(nèi)容；文件傳閱單除了具有以上內(nèi)容外，還要有文件內(nèi)容、主任簽批、領(lǐng)導(dǎo)批示、閱者簽字、處理結(jié)果等內(nèi)容。
2、收到文件后，及時登記，并填寫文件傳閱單，由分管公文處理的主任簽批后，送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦理。文件呈送過程是先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱簽，然后按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。辦理完的文件，及時填寫處理結(jié)果后留存。
3、需要注意的事項。公文處理時必須做到及時、準確、安全。公文（包括電報）根據(jù)來文的緊急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5種。急件的辦結(jié)時限分別為1天內(nèi)、3天內(nèi)、5天內(nèi)、10天內(nèi)。平件（常規(guī)公文）也要按正常速度及時辦理。
文件傳閱忌拖拉疲沓，拖泥帶水。時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
（二）發(fā)文處理
1 、備好發(fā)文登記薄和文件簽批單。
發(fā)文登記薄上要有以下內(nèi)容：發(fā)文日期、發(fā)文字號、發(fā)文標題、緊急程度、密級、主送單位、備注等內(nèi)容。文件簽批單除了有以上內(nèi)容外，還要有（主任）簽批意見、領(lǐng)導(dǎo)審批意見、主題詞等內(nèi)容。
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求擬制公文，在領(lǐng)導(dǎo)簽批后印發(fā)。
3、需要注意的事項。
文秘人員要根據(jù)行文要求，選用合適的文種。對文字材料要認真審核，確保質(zhì)量關(guān)。特別是領(lǐng)導(dǎo)事情比較忙，沒有時間再去仔細審核，我們更要認真地把好關(guān)，讓領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時更放心。
辦文辦事既要嚴謹，又要高效、靈活。程序要嚴謹，效率要高效，方式要靈活。對于一些比較緊急的文件，如果領(lǐng)導(dǎo)不在家，或事情比較忙，不能及時批閱的，如果不涉及原則性問題的，我們可以通過電話請示領(lǐng)導(dǎo)同意后后先辦理，從而贏得工作的主動權(quán)。
需要注意的是：收文和發(fā)文的流程是不一樣的。收到的文件是在填寫了傳閱單，由主任簽批后，先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱簽；而發(fā)出去的公文是逐級先由分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，再送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（公司有特殊規(guī)定的除外）。也就是通常所說的“正傳反簽”。
（三）檔案管理
檔案管理是公文處理的一個重要組成部分。包括檔案的收集，分類，立卷，歸檔，銷毀等環(huán)節(jié)。
（1）檔案收集。
檔案材料除了包括公文管理中的收文和發(fā)文；還包括會議材料，照片、錄音錄像等影像資料；以及單位一年一度的人員基本情況，組織關(guān)系、人事關(guān)系和工資財務(wù)報表；對公司有重大影響的事件；一些重要的數(shù)據(jù)等等。存檔材料應(yīng)盡量留存原件。檔案材料力爭齊全。因此，檔案管理工作者要做個“有心人”，平時注意隨時收集資料，為檔案的立卷歸檔做好充分的準備。
（2）檔案分類
檔案材料收集好后，按照檔案的重要程度，以及時效性分為永久卷、長期卷（30年）、短期卷（10年）；在永久、長期、短期里再按部門、內(nèi)容、業(yè)務(wù)項目等進行分類。檔案分類力求切合實際，既方便存檔，又便于查找。
（3）整理歸檔
分類后的檔案材料，要認真進行整理。去掉金屬釘，用專用檔案繩按標準裝訂、裁剪，編號，并抄寫檔案目錄后歸檔（裝入專用的檔案盒里）。
（4）文件銷毀
沒有存檔價值的文件要定期到指定地點進行銷毀，銷毀的文件要有底可查，銷毀時須有兩人以上在場。
二、會議接待
（一）會務(wù)工作
會務(wù)工作是一項復(fù)雜的工作，也是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。因此，在籌備組織過程中要慎之又慎，避免出現(xiàn)難以彌補的錯誤，給公司造成不良的影響。會議方案要細致，議程安排要周密，會議籌備要充分，會務(wù)分工要明確，會場布置要整齊等等。本著“細致、周密、協(xié)調(diào)”的原則，嚴密精細地組織會議。
1、會前準備工作
（1） 明確職責。大型會議還要制定詳細的會務(wù)工作方案。
（2） 發(fā)出會議通知。包括會議名稱、會期、時間、地點、與會人員范圍、以及宣傳報道工作等。
（3）印制會議材料。大型會議還要編好會議程序，印制會議議程，印制會議憑證（如出席證、列席證、工作證、請柬等），編組并提出小組召集人、討論地點等。
（4） 做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等準備工作。
（5） 布置會場
包括會標懸掛，座次安排，桌椅擺放，音響錄音錄像花卉等等。
（6）準備簽到薄，安排好負責維持會前秩序及簽到人員。
（7）后勤服務(wù)
購買會議用品（紙筆、水果等）。大型會議還有對與會人員的食宿、車輛、醫(yī)保、文化娛樂和安全保衛(wèi)等做出安排。
2、會間組織工作
（1）檢查會場。提前進入會場，認真反復(fù)檢查會場準備情況，維持好會場秩序。
（2）會議簽到。組織與會人員簽到和材料分發(fā)工作。
（3）核實主席臺領(lǐng)導(dǎo)（包括發(fā)言人）到會情況。按預(yù)定方案組織與會人員由前往后的順序就坐，安排工作人員倒水等等。
（4）做好會議記錄（包括錄音錄像等）。
3、會議善后工作
（1）檢查會場，帶回剩余材料和簽到薄。
（2）做好剩余文件的收集歸檔工作。
（3）做好會議的宣傳報道和督辦工作。
（二）接待工作
接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細致、規(guī)范有序。
1、認真細致地做好接待前準備工作
接待前做好充分的準備是保證接待工作圓滿完成的前提。
（1）溝通情況，了解意圖。
了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等。以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務(wù)類型及地點等各項工作。
（2）超前考慮，周密安排。
在了解掌握以上情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準備、會務(wù)地點的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項等。
（3）細化任務(wù) 責任到人。
迅速召集辦公室有關(guān)人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。包括：接待材料的撰寫、打??；開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備（參照以上如何做好會務(wù)工作）；桌次的安排、餐飲的準備等等。
接待工作比較繁雜，每一個環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到一個單位的整體形象，接待人員一定要細心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，出現(xiàn)極其被動的情況，造成嚴重的后果。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來了，弄得措手不及，非常狼狽。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細心再細心的工作習慣。
2、熱情周到地做好接待中服務(wù)
在具體接待工作中，要安排好迎接、會務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當。
（1）作為負責接待工作的責任人，在上級領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)確定的出發(fā)時間前，與其隨行負責人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時間而作為接待單位不知道。如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負責人就要及時通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會議座次的安排等。
（2）要注意會務(wù)過程中服務(wù)的細節(jié)，服務(wù)人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時通知服務(wù)人員來倒水。
（3）餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。
（4）注意送行時的禮節(jié)。各項活動、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。
3、及時全面地做好接待后總結(jié)
整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，在接待成本最低的情況下，把接待工作做得更好。
三、其他工作
辦公室除了公文管理，會議接待工作外，還承擔著其他一些日常的事務(wù)性的工作。這些事情比較繁雜，看起來不大，可是做得不好，就會直接影響到一個單位的整體運轉(zhuǎn)情況。因此，必須牢固樹立辦公室工作無小事的觀念。
作為辦公室工作的負責人，就要統(tǒng)籌兼顧，合理安排。制定完善機關(guān)管理制度，認真做好資金安排、會議服務(wù)、來客接待、車輛管護、辦公用品采購等后勤服務(wù)工作，為公司正常運轉(zhuǎn)提供可靠的保障。緊扣工作需要，創(chuàng)新機制，建章立制，開源節(jié)流，獎勤罰懶。調(diào)動方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。
細化日常管理工作。如排好值班值日表，確定帶班領(lǐng)導(dǎo)及責任人，把工作落實到人，各負其責。
創(chuàng)新車輛管理體制。對車輛進行統(tǒng)一調(diào)度，實行定點修理，統(tǒng)一結(jié)算，預(yù)先審批制度等等。
除此之外，辦公室還要完成領(lǐng)導(dǎo)隨時交辦的臨時性的工作。
總之，辦公室工作人員要樹立大局意識、服務(wù)意識，團結(jié)協(xié)作。不懂的工作虛心向他人請教，不清楚的問題多向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作延誤，不讓需要辦理的文電積壓，保證辦公室正常高效運轉(zhuǎn)。
