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巧用Excel函數(shù)來實(shí)現(xiàn)工作表間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

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開學(xué)不久，教導(dǎo)處交給我一個(gè)光榮的任務(wù)：填報(bào)學(xué)年報(bào)表。在學(xué)年報(bào)表中，要求填寫在校所有學(xué)生的姓名、性別、家庭住址等各種信息。由于以前每學(xué)年都要填寫，所以我認(rèn)為這并不是一件很難的事，只要把以前的報(bào)表找出來稍改一下不就行了嗎?？墒?，教導(dǎo)主任的一句“今年所有的班級(jí)已經(jīng)全部重新分了班”卻讓我叫苦不迭。我差點(diǎn)兒暈倒，這樣一個(gè)個(gè)的查找，再復(fù)制、粘貼，不是要把人累死嗎？教導(dǎo)主任大概也知道工作量比較大，安慰我說：“這樣吧，周末來加加班，給你多開點(diǎn)兒補(bǔ)貼。”我無可奈何地點(diǎn)了點(diǎn)頭。

    思路分析：目前在Excel中有兩張表，一張表是原來的學(xué)年報(bào)表(即“原表”，含學(xué)生的各種信息，如圖1所示)，一張表是現(xiàn)在的學(xué)生花名冊(cè)(即“新表”，只有學(xué)生的姓名和性別信息，如圖2所示)。只要能將“原表”中的信息根據(jù)“新表”中的學(xué)生姓名關(guān)聯(lián)到“新表”中，就可以完成任務(wù)了。

       選擇“新表”中的C2單元格，如圖3所示。單擊[fx]按鈕，出現(xiàn)“插入函數(shù)”對(duì)話框。在類別中選擇“全部”，然后找到VLOOKUP函數(shù)，單擊[確定]按鈕，出現(xiàn)“函數(shù)”參數(shù)對(duì)話框。第一個(gè)參數(shù)為需要在數(shù)據(jù)表首列進(jìn)行搜索的值，在這里就是搜索學(xué)生姓名，也就是“新表”中的A2單元格。第二個(gè)參數(shù)是需要在其中搜索數(shù)據(jù)的信息表，這里也就是整個(gè)“原表”的數(shù)據(jù)，即“原表!A2:G34”。為了防止出現(xiàn)問題，這里，我們加上“$”，即“原表!$A$2:$G$34”，這樣就變成絕對(duì)引用了。第三個(gè)參數(shù)為滿足條件的單元格在數(shù)組區(qū)域內(nèi)中的列序號(hào)，在本例中，也就是在“原表!$A$2:$G$34”這個(gè)區(qū)域中，根據(jù)第一個(gè)參數(shù)返回第幾列的值，這里我們填入“3”，也就是返回出生年月的值。第四個(gè)參數(shù)為指定在查找時(shí)是要求精確匹配還是大致匹配，如果填入“0”，則為精確匹配。這可含糊不得的，我們需要的是精確匹配，所以填入“0”（請(qǐng)注意：Excel幫助里說“為0時(shí)是大致匹配”，但很多人使用后都認(rèn)為，微軟在這里可能弄錯(cuò)了，為0時(shí)應(yīng)為精確匹配），此時(shí)的情形如圖4所示。按[確定]按鈕退出，即可看到C2單元格已經(jīng)出現(xiàn)了正確的結(jié)果。

    把C2單元格向右拖動(dòng)復(fù)制到D2單元格，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，原因在哪里呢？原來，D2的公式自動(dòng)變成了“=VLOOKUP(B2,原表!$A$2:$G$34,3,0)”，我們需要手工改一下，把它改成“=VLOOKUP(A2,原表!$A$2:$G$34,4,0)”，即可顯示正確數(shù)據(jù)。繼續(xù)向右復(fù)制，同理，把后面的E2、F2等中的公式適當(dāng)修改即可。一行數(shù)據(jù)出來了，對(duì)照了一下，數(shù)據(jù)正確無誤，再對(duì)整個(gè)工作表進(jìn)行拖動(dòng)填充，整個(gè)信息表就出來了。

    最后說明一下：使用這個(gè)公式的時(shí)候，要求學(xué)生名稱不能有重名，如果有的話，要先稍改一下，比如在名稱后面加個(gè)“大”或“小”以示區(qū)分。