2004年上半年，剛剛從湖北春天醫(yī)藥有限公司IT部門被挖到采購部門的李佳，開始為該公司批發(fā)、調(diào)撥、配送這三大流通業(yè)務(wù)所需藥品的采購入庫而奔忙。
一天，李佳突然接到公司財(cái)務(wù)部通知，催問頭天有幾批貨的入庫單為何沒有及時(shí)送達(dá)財(cái)務(wù)部。李佳迅速跟倉庫管理部門查詢，原來那幾批貨入庫后，收貨單據(jù)可能沒有打出來，導(dǎo)致入庫單沒有及時(shí)送到財(cái)務(wù)部，而物流信息系統(tǒng)則已自動(dòng)將貨物采購信息傳送到財(cái)務(wù)部。李佳很清楚，這是自己親身參與實(shí)施、自2003年11月全面投入運(yùn)營(yíng)的新的物流信息系統(tǒng)在發(fā)揮作用了。這次經(jīng)歷，也從采購環(huán)節(jié)折射出該公司近年來推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用成效的一角。
武漢春天生物工程股份有限公司于1997年創(chuàng)業(yè)成立，從代理保健品起步，1997年開始興辦生產(chǎn)廠，并投入醫(yī)藥的研發(fā)，一直平穩(wěn)快速發(fā)展至今。而湖北春天醫(yī)藥有限公司就是其下屬子公司之一。
與公司的成長(zhǎng)歷程相比，武漢春天生物工程股份有限公司的信息化腳步并不晚，但確實(shí)也走過彎路。1998年，春天股份已經(jīng)部署了局域網(wǎng)，實(shí)施了財(cái)務(wù)系統(tǒng)。2000年，公司自行開發(fā)了營(yíng)銷系統(tǒng)，之后又分別實(shí)施了不同廠家的物流、財(cái)務(wù)系統(tǒng)。2001年，其子公司湖北春天醫(yī)藥有限公司實(shí)施了一個(gè)針對(duì)醫(yī)藥行業(yè)的物流系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上無法與財(cái)務(wù)系統(tǒng)互通信息。
“這種狀況的弊端之一是，公司每月的生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、資金計(jì)劃的周期都不同步。比如，生產(chǎn)計(jì)劃一般是在上月的24日下達(dá)，采購計(jì)劃配套的資金計(jì)劃就更晚了。這種時(shí)間差的存在，使得公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理成效大打折扣。” 目前負(fù)責(zé)春天股份管理信息工作的亓培實(shí)主任說。
2002年，公司規(guī)模擴(kuò)大，組織架構(gòu)日趨完善，管理已經(jīng)比較成型，需要一個(gè)全面的整合公司各項(xiàng)資源的信息平臺(tái)。然而，由于不同系統(tǒng)之間的信息不能關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、辦公管理等各自獨(dú)立，陷入了所謂的信息孤島狀態(tài)。
與此同時(shí)，醫(yī)藥行業(yè)的大環(huán)境正發(fā)生著深刻的變化。2002年，國家醫(yī)藥監(jiān)督局加大了在醫(yī)藥行業(yè)推廣GSP認(rèn)證的力度，要求全行業(yè)企業(yè)必須按照這些規(guī)范來開展生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這一政策在醫(yī)藥行業(yè)迅速掀起一股信息化旋風(fēng)。“顯然，除了采用其他的手段來實(shí)現(xiàn)規(guī)范性外，信息化可以幫助企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)GSP認(rèn)證的許多規(guī)范性要求?！必僚鄬?shí)說。
另一個(gè)變化是，為了控制藥價(jià)虛高，國家不斷地采取措施，打壓中間環(huán)節(jié)，醫(yī)藥在流通環(huán)節(jié)的利潤(rùn)已經(jīng)很低。要在這種低利潤(rùn)的空間中維持生存和發(fā)展，勢(shì)必只有依靠管理出效益。
內(nèi)外動(dòng)力交織成一股強(qiáng)大的張力，使得公司整合信息孤島、全面實(shí)施信息化的計(jì)劃，猶如一支響箭，從緊繃的弦上彈射而出。
GSP逼迫信息化需求
GSP認(rèn)證是對(duì)醫(yī)藥流通企業(yè)的規(guī)范性要求，信息系統(tǒng)恰恰可以將這些規(guī)范性要求，在具體業(yè)務(wù)與管理流程中加以實(shí)現(xiàn)。這就使得GSP認(rèn)證與醫(yī)藥流通信息化之間存在著必然性。
2003年6月，湖北春天醫(yī)藥有限公司與金蝶簽署了總體合作協(xié)議。此前，春天股份一直在應(yīng)用金蝶K3財(cái)務(wù)系統(tǒng)。2003年10月，新的GSP物流系統(tǒng)開始上線。由于同屬金蝶的物流與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間不存在所謂的數(shù)據(jù)接口問題，兩大系統(tǒng)順利對(duì)接。
金蝶軟件公司負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的實(shí)施顧問鄭婕介紹，GSP在醫(yī)藥流通信息系統(tǒng)中成為一個(gè)行業(yè)插件，它與物流系統(tǒng)相配合，主要體現(xiàn)GSP規(guī)范對(duì)醫(yī)藥流通業(yè)務(wù)流程過程中的特定要求，比如商品入庫驗(yàn)收、出庫復(fù)核、首營(yíng)企業(yè)首營(yíng)品種的審核等。雖然醫(yī)藥監(jiān)管部門對(duì)信息系統(tǒng)沒有具體要求，但是要求報(bào)送的八大報(bào)表，這套報(bào)表通過GSP模塊即可輕松實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，它還可以根據(jù)企業(yè)自身的需求，定制更多的報(bào)表。
帶有GSP模塊的醫(yī)藥物流信息系統(tǒng)不僅可以提供醫(yī)藥監(jiān)管部門所需的全部管理數(shù)據(jù)，而且，它還可以幫助企業(yè)加強(qiáng)對(duì)倉庫、質(zhì)量檢驗(yàn)、采購、銷售等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。GSP軟件的主要任務(wù)，是保證藥品流通過程符合GSP認(rèn)證的規(guī)范性要求，確保醫(yī)藥流通企業(yè)向消費(fèi)者提供合格的藥品。
亓培實(shí)介紹，目前已經(jīng)通過GSP認(rèn)證的企業(yè)，都已經(jīng)基本實(shí)施了GSP物流系統(tǒng)。因?yàn)镚SP認(rèn)證所要求的許多規(guī)范環(huán)節(jié)，僅僅依靠手工，顯然已經(jīng)解決不了。比如，對(duì)于某首營(yíng)產(chǎn)品(是指企業(yè)向生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)企業(yè)首次購進(jìn)的商品，必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗(yàn)等環(huán)節(jié))入庫時(shí)，不妨假設(shè)為A藥品，醫(yī)藥流通企業(yè)都必須對(duì)A藥品的生產(chǎn)廠家、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)批號(hào)等各類信息進(jìn)行全面審核。雖然也可以采用手工方式，但管理成本太高：因?yàn)楫?dāng)下次又購進(jìn)藥品A的時(shí)候，企業(yè)就無法立刻判斷藥品A是否是其首營(yíng)品種，因?yàn)楹芸赡軐徍巳藛T是不同的人，只好通過手工查詢確認(rèn)，工作量非常之大。而有信息系統(tǒng)就很輕松，只要輸入藥品A的基本信息，系統(tǒng)很快就能確定。
概括而言，GSP規(guī)范中的內(nèi)容通過軟件來實(shí)現(xiàn)的核心功能主要有：
對(duì)藥品批準(zhǔn)文號(hào)(簡(jiǎn)稱批號(hào))的全程跟蹤管理。同一型號(hào)的藥品，由于要對(duì)藥效期進(jìn)行管理，都須向質(zhì)量監(jiān)督部門報(bào)批，通過質(zhì)量檢查之后才能獲得批號(hào)，批號(hào)對(duì)應(yīng)的是藥品有效期等信息。每個(gè)藥品的批號(hào)都是唯一的，因而只要查詢批號(hào)，就可以確定藥品生產(chǎn)廠家和通過質(zhì)量檢驗(yàn)的日期等信息。
從采購入庫、庫存管理到售后追蹤的信息，都是GSP要求企業(yè)記錄的管理信息。比如首營(yíng)產(chǎn)品要有全面的審核，所有產(chǎn)品都要對(duì)批號(hào)、有效期等進(jìn)行管理，銷售出去以后還要記錄銷售流向;采購入庫時(shí)要進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，銷售出庫時(shí)要進(jìn)行出庫復(fù)核;在庫存管理的養(yǎng)護(hù)期之內(nèi)，要對(duì)倉庫的溫度、濕度等養(yǎng)護(hù)條件信息進(jìn)行全程記錄。銷售出去以后，假設(shè)有退藥，必須對(duì)藥品的批次等信息進(jìn)行核對(duì)，才能確定是不是自己銷售的藥品，退貨回來以后還要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。又比如，GSP要求藥品采購的時(shí)候，對(duì)于藥品的很多因素要求很嚴(yán)格，如質(zhì)量、包裝等，否則就無法進(jìn)入流通渠道
設(shè)備管理、特殊藥品管理、即將過期藥品的停銷催銷、質(zhì)量反饋等等
此外，由于需要對(duì)生產(chǎn)廠家等諸多信息進(jìn)行記錄和跟蹤，因此GSP物流軟件比普通商業(yè)物流的表單設(shè)計(jì)要多出很多條目。
嚴(yán)密監(jiān)控物流
傳統(tǒng)醫(yī)藥流通業(yè)在管理上的一大難題就是跑冒滴漏現(xiàn)象嚴(yán)重。對(duì)于醫(yī)藥流通企業(yè)而言，管控好物流等于成功了一半。通過在物流系統(tǒng)中精心設(shè)置信息流轉(zhuǎn)程序和控制點(diǎn)，這些控制點(diǎn)就好比一個(gè)個(gè)關(guān)卡，使得各財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)之間的信息按管理需求流轉(zhuǎn)，并且因?yàn)榭刂泣c(diǎn)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)機(jī)制，大幅度提升醫(yī)藥流通企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理水平。
針對(duì)湖北春天醫(yī)藥有限公司前期信息化狀況和存在的問題，新的物流系統(tǒng)的主要設(shè)計(jì)思路是，加強(qiáng)對(duì)物流環(huán)節(jié)上的每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的控制，從而保證數(shù)據(jù)在傳遞過程中的正確性?！皩?shí)際上，GSP本身是一個(gè)規(guī)范，誰做都區(qū)別不大。因此，目前各種醫(yī)藥流通解決方案，主要區(qū)別還是體現(xiàn)在對(duì)物流管理和控制的功能。”這樣，通過打通業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確了職責(zé)崗位目標(biāo)，徹底改變了以往互相推諉、職責(zé)權(quán)限不清的管理狀況。
以前的物流系統(tǒng)由于開發(fā)較早，先于政府部門開始推廣GSP認(rèn)證的時(shí)間，操作上雖然比較簡(jiǎn)便，自發(fā)貨到結(jié)算，中間都是一張單據(jù)貫穿始終，一旦單據(jù)中間流失，財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)就無法與業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)完全一致，企業(yè)極容易墜入賬實(shí)不符的泥潭。更要命的是，財(cái)務(wù)部門無法對(duì)過程加以控制，使得問題往往無法得到預(yù)防和及時(shí)遏制。尤其是對(duì)那些結(jié)算周期比長(zhǎng)的貨物，就可能由于單據(jù)的遺失而造成一筆糊涂賬。
李佳的那次“被催賬”的經(jīng)歷，最能說明這種關(guān)鍵點(diǎn)的作用：在新的物流系統(tǒng)中，采購部對(duì)每批購進(jìn)的藥品出具入庫通知單，質(zhì)量檢驗(yàn)部出具質(zhì)量驗(yàn)收單，倉庫做收貨單。倉庫和財(cái)務(wù)之間的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)部每天下午都要匯總當(dāng)天的各種物流單據(jù)信息，通過系統(tǒng)直接查詢單據(jù)的發(fā)生情況，并通過系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證。如果缺少哪張單據(jù)，通過系統(tǒng)很快就能查到那張單據(jù)卡在哪個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)物入庫與財(cái)務(wù)入庫完全同步，使得財(cái)務(wù)部對(duì)每批進(jìn)貨的應(yīng)付款情況隨時(shí)掌握并且可控。
這些關(guān)卡的設(shè)置，不僅迅速杜絕了信息流轉(zhuǎn)受阻導(dǎo)致的管理漏洞，而且使得財(cái)務(wù)部門對(duì)于公司的應(yīng)收應(yīng)付款、庫存、資金周轉(zhuǎn)率等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的分析和預(yù)防，完全建立在真實(shí)及時(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上。
李佳認(rèn)為，對(duì)于涉及到資金往來的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)的安全性和管理性很重要。金蝶這套系統(tǒng)在訪問、修改等權(quán)限的設(shè)置方面有很細(xì)的劃分，每一個(gè)權(quán)限都可以單獨(dú)設(shè)置，這對(duì)用戶而言十分方便。
對(duì)于新舊物流系統(tǒng)之間的區(qū)別，湖北春天醫(yī)藥有限公司管理信息中心的陳濱同樣深有感觸：“K3物流系統(tǒng)對(duì)表單和過程控制進(jìn)行了細(xì)分，比如銷售通知單和正常的發(fā)貨單、收貨單，通知單主要告知數(shù)量信息，經(jīng)銷商憑借通知單到倉庫核對(duì)實(shí)際數(shù)量，然后到財(cái)務(wù)部門結(jié)算，最后才能取貨。各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合得比較緊密，不能跳過任何環(huán)節(jié)，這樣，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，可以通過各種方式很快查到?！?/p>
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