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域的使用

   在前面各章中，已經(jīng)詳細地介紹Word 2002的一些用法和功能。本章學習Word的擴展功能和更高級用法：域和宏。

   所謂域就是指一種特殊的代碼，目的是指明文檔中的插入的信息。比如：使用域可以把當前的日期和時間插入到文檔中，并可以使Word自動地更新日期和時間。實際上前面內(nèi)容也已經(jīng)或多或少的接觸過域了，例如；在插入頁眉和頁腳時，學習了在頁眉和頁腳中插入相應的頁域碼。

   所謂宏是指一系列的命令組合在一起作為一條命令，編輯后只要運行宏，就能夠重復宏所記錄的一系列動作。下面分別介紹域和宏。

1  域在文檔中的存在形式

   域在文檔中有兩種存在形式，那就是域代碼和域結(jié)果。使用域?qū)υ谖臋n中插入信息和自動保存最新的信息是很方便的。

   用戶在文檔中看到的域是域結(jié)果，也就是域在文檔中生成的文字或圖片。一般域是由域符號、域類型和域指令三個部分組成的。舉一個例子，在時間域{TIME\@“xxxx年y月z日星期m”}中，“{}”是域符號，表示所包圍的部分是一個Word域，域符號即是鍵盤上的花括號，插入域符號可以按下Ctrl+F9鍵；TIME是域類型，表示的是一個時間域；\@“xxxx年y月z日星期m”就是域指令了。用戶可以用域指令來修改域結(jié)果。

2  插入域

   插入域的方法有多種。這里介紹基本的3種方法：使用快捷鍵方法、使用對話框插入和直接插入的方法。

使用快捷鍵  

   使用快捷鍵的方法是最簡潔的一種方法，但是用戶要記住相應的快捷鍵。這需要對于常用的域有一個熟悉的過程。下面的標中列出了一些和域有關的快捷鍵（如表9.1）。

表1 域快捷鍵列表

使用對話框插入域的方法的優(yōu)點是比較直觀，要遵循以下的步驟：

（1）把插入點移動到要插入域的位置。

（2）選擇菜單【插入→域】命令，這時屏幕上彈出如圖9.1所示的【域】對話框。

（3）【類別】列表框中列出了所有域的類別，單擊一種域類型，示例選擇【文檔信息】，同時在下方的【域名】列表框中選擇該類別中包含的域名。

（4）在【域名】列表框中選擇要插入的域。示例選擇【文檔信息】中的【FileSize】域。

（5）單擊【域代碼】，然后再單擊【選項】按鈕，彈出如圖9.2所示的【域選項】對話框，可以改變其他域指令。

圖1  域?qū)υ捒?/p>

圖2  【域選項】對話框

（6）在【域選項】對話框中的【格式】列表框中選擇要添加的格式指令，單擊【添加到域】按鈕，再單擊【確定】按鈕，返回到原來的【域】對話框中；

（7）選中【更新時保留原格式】復選框，那么文檔再更新將保留應用于域結(jié)果的字符格式。反之，若清除該復選框，可以在更新域的同時更新格式；

（8）單擊【確定】按鈕完成,結(jié)果如圖9.3所示。

    直接插入域的方式是需要按快捷鍵Ctrl+F9,這個時候會顯示一對大括號。這時需要鍵入域名，然后鍵入一個空格和域指令以及轉(zhuǎn)換的開關就可以了。這種方法比較適用于高級用戶。

技巧：

   各種方式的選擇。一般來說，對于初學的用戶，使用菜單項比較好，比較形象和直觀，和用戶的交互性比較好。對于常用的幾個域，應該考慮使用快捷鍵。

圖3  文檔中插入域示例

3  顯示域底紋

   Word為了使插入的域能夠和正文區(qū)別開來，允許在域結(jié)果中添加底紋。用戶可以一直保持域底紋或者只有當插入點移動到域中才顯示域底紋。注意打印時不會顯示域底紋。設置域底紋，可以按以下步驟操作：

（1）選擇菜單【工具→選項】命令。

（2）單擊【視圖】標簽，屏幕出現(xiàn)如圖9.4所示的【視圖】標簽對話框。

圖4  視圖標簽

（3）單擊【域底紋】下拉列表框，如果選中【選取時顯示】選項，那么把插入點移動到域中時，Word自動給域結(jié)果添加底紋；如果選中【不顯示】選項，那么不顯示域底紋；如果選中【顯示】選項，那么總是顯示域底紋。

4  查看域

   查看域有查看域代碼和查看域結(jié)果兩種方式。一般情況下，用戶在文檔中看到的只是域結(jié)果。在編輯域時，可以顯示域代碼，還可以在這兩種方式間相互切換。

   查看域代碼的方法是：把鼠標指針移動到某個域上，單擊鼠標右鍵，這時彈出一個如圖9.5所示的快捷菜單。

圖5  域的快捷菜單

   在快捷菜單中單擊【切換域代碼】命令，就可以在文檔中查看到域代碼了，結(jié)果如圖9.6所示。再次從快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，可以把域代碼切換回域結(jié)果。

圖6  顯示域代碼結(jié)果

技巧：

   可以把插入點移動到某個域中，按下Shift + F9鍵可以在域代碼和域結(jié)果之間切換。

5  更新域

   域的內(nèi)容不同于普通文本，域不是隨時都可以更新的，它是依據(jù)文檔環(huán)境的變化而變化的。對于頁域碼，在Word自動分頁時可以自動更新。而有些域則需要選擇【域更新】命令進行更新。

   更新域的方法是：選定某個域，按下F9鍵；也可以在域上單擊鼠標右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選擇【更新域】命令。要更新整個文檔中的域，可以選擇菜單【編輯→全選】命令把整個文檔選定，然后再按下F9鍵。

2  宏 的 使 用

1  宏的概述

   宏是把一系列Word命令和指令組合在一起，形成一個命令，可以實現(xiàn)在執(zhí)行任務時的自動化。使用宏工具，可以很方便地進行簡化的編輯操作。當創(chuàng)建一個宏的時候，實際上是讓Word增加了一項新的命令。通過錄制宏，可以節(jié)省用戶的時間，而且使得Word更加簡單易用，適合不同的需要。用戶可以把一系列單個執(zhí)行的命令組合在一起，形成一個宏，進而指定到菜單、工具欄上或指定成為一個快捷鍵。這有些相似于DOS中的批處理命令。本節(jié)將介紹宏，包括其錄制，管理，運行，編輯等。舉一個例子：在編排這本書時，曾經(jīng)多次地截取Word屏幕或者對話框圖片，然后再修改。操作步驟如下：

（1）按下Print Screen鍵或者Alt + Print Screen把整個屏幕或?qū)υ捒驈椭频郊糍N板中；

（2）把插入點移動到合適的位置，單擊【常用】工具欄中的【粘貼】按鈕；

（3）選定該圖片并雙擊，打開【設置圖片格式】對話框；

（4）單擊【大小】標簽；

（5）在【縮放區(qū)】選擇【高度】為【70％】，【寬度】為【50％】，單擊【確定】按鈕。

（6）單擊【格式】工具欄中的【居中】按鈕完成。

（7）每次要插入圖片時，都要重復上面的操作，十分麻煩。如果把2～6步設定為一個宏，并指定一個按鈕或快捷鍵，以后只要單擊按鈕或選擇快捷鍵，就可以完成上述操作。   

（8）創(chuàng)建宏的方法有兩種，就是利用宏錄制器和Visual Basic編輯器。

2  錄制宏

   錄制宏的過程就是進行一系列需要重復使用的操作。注意宏錄制器不能錄制文檔中的鼠標操作內(nèi)容，比如：鼠標滾動文檔應該使用鍵盤操作。對于經(jīng)常使用的宏，可以為它指定工具欄按鈕或設定菜單項和快捷鍵，不必每次都打開【宏】對話框選擇要使用的宏。

1  錄制宏指定到工具欄或菜單

如果要使用宏錄制器錄制宏，同時把它指定到菜單或工具欄中，可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令，屏幕彈出如圖9.7所示的對話框；

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱；

（3）在【說明】文本框中輸入宏的用途說明；

（4）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔，以確定宏的使用范圍；

（5）在【將宏指定到】區(qū)中單擊【工具欄】按鈕，彈出圖9.8所示的【自定義】對話框；

圖7  【錄制宏】對話框

圖8  【自定義】對話框

（6）單擊【工具欄】標簽，顯示加入宏的工具欄，然后在【工具欄】列表框中選擇要顯示的工具欄。

（7）單擊【命令】標簽，從【命令】列表框中選擇宏名，然后鼠標左鍵把它拖動到一個工具欄或菜單欄中。

（8）松開鼠標左鍵，就可以看到在工具欄或菜單欄上添加了一個文字按鈕（如圖9.9所示）。若要給按鈕添加一個圖標，那么單擊【自定義】對話框中的【更改所選內(nèi)容】按鈕，彈出快捷菜單。

（9）在快捷菜單上選擇【更改按鈕圖標】命令，從彈出的下一級菜單中選擇需要的圖標。如果仍然要使用文字為按鈕名稱，那么在菜單的【命名】框中輸入一個名字。

（10）鼠標單擊【自定義】對話框中的【關閉按鈕】，這時進入錄制狀態(tài)（如圖9.10所示）。

圖9  工具欄中的【宏】按鈕

圖10  文檔的【宏錄制】按鈕

（11）【宏錄制器】啟動以后，屏幕出現(xiàn)一個【停止錄制】工具欄，上面有【停止錄制】和【暫停錄制】兩個按鈕；同時狀態(tài)欄中的【錄制】框由灰變黑；鼠標指針的形狀也變成帶有磁帶圖標的箭頭。

（12）這樣就可以執(zhí)行要加入宏中的操作了。在錄制過程中，單擊【停止錄制】工具  欄上的【暫停錄制】按鈕，可以使有些沒用的操作不被錄入宏中。再次單擊該按鈕，又恢復到宏的錄制中。

（13）單擊【停止錄制】按鈕完成錄制。

2  錄制宏指定到鍵盤

如果要使用宏錄制器錄制宏，同時把它指定到鍵盤，那么可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令，彈出【錄制宏】對話框。

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱。

（3）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔，以確定宏的使用范圍。

（4）單擊【鍵盤】按鈕，彈出如圖9.11所示的【自定義鍵盤】對話框。

（5）在【請鍵入新快捷鍵】框中按下需要的快捷鍵，單擊【確定】按鈕。

（6）單擊【關閉】按鈕。

（7）在進入宏錄制狀態(tài)后，執(zhí)行要加入宏的操作。

（8）完成后，單擊【停止錄制】按鈕。

圖11  【自定義鍵盤】對話框

3  運行宏

   如果已經(jīng)把要運行的宏指定給了工具欄、菜單或快捷鍵，那么只要單擊工具欄中的宏按鈕或從菜單中選擇宏名稱，或直接按快捷鍵。另外，還可以利用宏對話框來運行宏，操作如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，彈出如圖9.12所示的【宏】對話框。

圖12 【宏】對話框

（2）單擊【宏的位置】列表框右邊的向下箭頭，從下拉列表框中選擇【所有的活動模板和文檔】、【Normal.dot】、【W(wǎng)ord命令】或【當前文檔】中的一種。

（3）在【宏名】列表框中選擇要運行的宏名。

（4）單擊【運行】按鈕就可以運行該宏了。

4  編輯與調(diào)試宏

   Word是利用VisualBasic編程語言把宏錄制為一系列的Word命令來執(zhí)行的。如果大家熟悉VB語言就可以對宏進行編輯和調(diào)試了，簡單的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，彈出如圖9.12所示的【宏】對話框；

（2）在【宏名】列表框中選擇要編輯或調(diào)試的宏；

（3）單擊【編輯】按鈕，這時系統(tǒng)進入了如圖9.13所示的VB編輯環(huán)境，在這里就可以對宏進行編輯和調(diào)試了；

圖13  Visual Basic 編輯窗口

（4）編輯調(diào)試完成后，選擇菜單【文件→關閉并返回到Microsoft Word】命令，就又回到Word窗口中。

5  宏的其他操作

宏的其他操作包括宏的復制、刪除和重命名等。

l   復制宏的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，打開【宏】對話框。

（2）單擊【管理器】按鈕，屏幕出現(xiàn)如圖9.14所示的【管理器】對話框。

圖14 【管理器】對話框

（3）左側(cè)的列表框中顯示出當前活動文檔中使用的宏，右側(cè)的列表框中列出了Normal模板中的宏。

（4）如果要在文檔模板與其他模板間復制宏，單擊右側(cè)框下方的【關閉文件】按鈕，這時【關閉文件】變成【打開文件】按鈕。單擊它，彈出【打開】對話框，選定要打開的模板，單擊【打開】按鈕并返回到【管理器】對話框中。

（5）從列表框中選擇要復制的宏，單擊【復制】按鈕完成。

l  刪除宏時，單擊【刪除】按鈕，Word彈出一個如圖9.15所示的提示是否刪除宏的對話框，單擊【是】按鈕刪除。

l  重命名宏時，單擊【重命名】按鈕，Word彈出一個如圖9.16所示的重命名對話框，在此對話框中輸入一個新的名字，單擊【確定】按鈕完成。

圖15  刪除對話框

圖16  重命名對話框