秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近年來，當(dāng)參謀問題引起了秘書們的重視，大量的經(jīng)驗(yàn)性、研究性文章見諸報(bào)刊。相比之下，對(duì)于辦事的學(xué)問卻議論較少。筆者以為，既是秘書人員兩大任務(wù)之一，其學(xué)問亦應(yīng)認(rèn)真探索。本人僅以探討辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)為內(nèi)容，作為一顆引玉之石而投出。
第一，把握住辦事“三環(huán)節(jié)”。執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)有三個(gè)環(huán)節(jié)，即始、中、終。接受領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)為之始；辦事的過程為之中；向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命為之終。這三個(gè)環(huán)節(jié)也是不可逾越、疏漏的三個(gè)階段，秘書人員要把握住這三個(gè)環(huán)節(jié)，掌握每個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，處理好階段性和連貫性的關(guān)系，靈活處置各種情況。才能把事情辦好，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意。
第二：接受工作任務(wù)要弄清“三要素”。領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，無論簡(jiǎn)與繁，大體都由“三要素”組成：一是內(nèi)容——辦什么事；二是時(shí)限——什么時(shí)間完成；三是要求——工作質(zhì)量，注意事項(xiàng)等。 秘書人員在接受交辦任務(wù)時(shí)，一定要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖搞清楚。如果領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)零亂繁雜，要用“三要素”加以調(diào)理，并提出一個(gè)“執(zhí)行方案”請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定；如果領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)過于簡(jiǎn)單、也要有“三要素”加以“發(fā)揮”，并請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可；如果以為領(lǐng)導(dǎo)的要求超越現(xiàn)實(shí)，完成任務(wù)困難太大，不要急躁，不要輕易提否定意見，要從“三個(gè)要素”的指標(biāo)訝整上提出自己的見解，供領(lǐng)導(dǎo)參考。交辦任務(wù)明確以后，應(yīng)作出肯定答復(fù)，如“我一定把事情辦好”。如果把握性不大，可以說“我盡力把事情辦好”。切記無論工作任務(wù)難易程度如何，有無辦好的把握，都不能事先在領(lǐng)導(dǎo)面前吹噓，說大話。因?yàn)槎鄶?shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于有虛榮心的人辦事是不放心的。
第三，優(yōu)化辦事成果“三比較”。辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也就是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物都有其兩面性，一是利；一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個(gè)方面的比較，這就是“利利相較取其大，利弊相較取其利，弊弊相較取其小”這就是人們熟知的戰(zhàn)國時(shí)“田忌賽馬”的那個(gè)道理。運(yùn)用“三比較”在方法上要抓住三點(diǎn)：一是搞好預(yù)測(cè)。受領(lǐng)任務(wù)后，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求和自己辦事的經(jīng)驗(yàn)、周邊信息，加上分忻判斷，預(yù)測(cè)出辦事中可能存在和出現(xiàn)的利弊條件，尤其是潛在的利弊因素。二是優(yōu)選約束條件。約束條件可分兩類，、一類是主觀規(guī)定的限制條件（包括領(lǐng)導(dǎo)的要求和執(zhí)行者自己規(guī)定的辦事目標(biāo)）二類是客觀存在的限制條件礦客觀限制與主觀限制條件相一致的，可成為辦事的“利”，反之則可能成為“‘弊”，優(yōu)選的方法是調(diào)整、改變窖觀限制條件，使之與主觀限制條件相吻合。在特殊情況下，客觀限制條件難以調(diào)整時(shí)，才調(diào)整主觀限制條件，但是，只能調(diào)整一些次要的要求、指標(biāo)，盡可能不降低領(lǐng)導(dǎo)要求的總指標(biāo)。三是注意潛在問題。辦事是復(fù)雜的，有些情況難以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，有些潛在因素不可能事先完全發(fā)現(xiàn)，有時(shí)正常的情況也會(huì)發(fā)生突變。·所以辦事預(yù)案不要滿打滿算，月標(biāo)要求不要過高過格，要留有余地；辦事過程中一些潛在問題暴露，不要手忙腳亂，一定要沉著機(jī)智，靈活對(duì)付，盡力揚(yáng)利抑弊，爭(zhēng)取相對(duì)的好結(jié)果。
第四，運(yùn)用好辦事“三形式”。辦事可能出現(xiàn)三種形式：?jiǎn)我晦k事——在同一時(shí)間完成一項(xiàng)工作任務(wù)；二、交叉辦事——同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)任務(wù)，或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予的不同任務(wù)需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成；三。穿插辦事——三項(xiàng)以上工作任務(wù)、穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。
單一辦事，主要是處理好時(shí)間與效果，也就是速度與質(zhì)量的關(guān)系就行了、交叉辦事除了這個(gè)問題之外還要處理好兩項(xiàng)乎行工作的關(guān)系。交叉辦事的兩項(xiàng)工作：如果是兩位領(lǐng)導(dǎo)賦予，而在辦事要求條件中有某些矛盾的話，秘書人員應(yīng)向后賦予任務(wù)或職務(wù)較低的領(lǐng)導(dǎo)說明情況。兩項(xiàng)工作任務(wù)交叉進(jìn)行時(shí)，一定要分清主次。確定出關(guān)鍵性工作和進(jìn)行關(guān)鍵性工作所必須的時(shí)間流程，而后分析非關(guān)鍵性工作與關(guān)鍵性工作的邏輯關(guān)系，如果二者有依賴和影響日素存在，中定要以主帶次。非關(guān)鍵性工作的時(shí)間安排，一般要利用關(guān)鍵性工作時(shí)間順序中的空間和“稀疏”線段。如果秘書人員精力可以兼顧，也可與關(guān)鍵性工作同時(shí)進(jìn)行。穿插辦事比較復(fù)雜，首先要確定關(guān)鍵性工作和非關(guān)鍵性工作，不要眉毛胡子一耙抓，顧此失彼。要突出安排好關(guān)鍵性工作順序和持續(xù)時(shí)間。使各項(xiàng)工作有條不紊。
第五，檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”秘書人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)；標(biāo)準(zhǔn)有三：一、工作質(zhì)量，是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件；有沒有潛在的問題和漏洞; 二、工作速度，是否超過工作時(shí)限。有沒有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形）三；對(duì)社會(huì)和群眾的影響，比如，為鋇導(dǎo)搞一項(xiàng)生活服務(wù)，由于興師動(dòng)眾，而造成不良影響，工作任務(wù)完成得再好、再快，也不能算達(dá)到了優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。 第六，向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命“三注意”。工作任務(wù)全部結(jié)束，或者告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對(duì)后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時(shí)要注意三點(diǎn)：一、不失真。對(duì)完成任務(wù)情況要一是一，二是二；不擴(kuò)大；不縮??；不隱匿問題和缺點(diǎn)。二、不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不碟碟不休地表功、訴苦；三、不邀利。不因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作；領(lǐng)導(dǎo)滿意而乘機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)提出工作以外尤其是個(gè)人利益方面的要求或條件。否則；以后領(lǐng)導(dǎo)就下敢再交辦工作了
聯(lián)系客服
