根據(jù)公司年度審計(jì)計(jì)劃安排，監(jiān)察審計(jì)部于2012年6月11日至6月21日對公司2012年度上半年行政物資采購管理實(shí)施了內(nèi)部專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質(zhì)量和時(shí)效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)將本次審計(jì)情況報(bào)告如下：
第一部分：審計(jì)依據(jù)、范圍及程序方法 2、《A公司2012年度審計(jì)工作計(jì)劃》； 4、《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》； 5、《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》。 2012年度發(fā)生的公司各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理，屬以前年度簽署的合同在本年度執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前年度。主要采用審閱法、現(xiàn)場查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會(huì)計(jì)檔案、月度資金計(jì)劃、采購計(jì)劃、合同招投標(biāo)等資料： （1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購事項(xiàng)相關(guān)的計(jì)劃審批單據(jù)、付款憑證、驗(yàn)收記錄、采購合同等資料。 （3）查閱行政物資采購事項(xiàng)的出入庫管理臺帳。 （4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標(biāo)資料、出庫領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場查看庫存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對相關(guān)臺帳。 （6）實(shí)地訪談相關(guān)采購倉管人員，了解行政物資采購申領(lǐng)及采購保管方面遇到的實(shí)際問題和訴求。 第二部分 審計(jì)了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題 經(jīng)過本次行政物資采購管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負(fù)責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負(fù)責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負(fù)責(zé)采購；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購員負(fù)責(zé)采購。 經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執(zhí)行情況較好，月度計(jì)劃申報(bào)審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購領(lǐng)用上，各部門均能夠本著按需申請、適用節(jié)約的原則進(jìn)行申請，綜合管理部總務(wù)人員能夠認(rèn)真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在年度預(yù)算總額內(nèi)進(jìn)行采購并合理進(jìn)行配置；在勞保物資的采購上，物資供應(yīng)部能做到按計(jì)劃貨比三家詢價(jià)采購，在辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類）的申購審批與預(yù)算采購控制方面，公司2012年度基建投資計(jì)劃及零星固定資產(chǎn)購置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購事項(xiàng)，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。 公司行政物資采購管理在運(yùn)行上總體是健康的，但在采購計(jì)劃、貨比三家、出入庫、驗(yàn)收管理、資金計(jì)劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在的具體問題匯報(bào)如下： 1）《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)； 2）《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；3）《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》——財(cái)務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）《A公司物資采購管理制度》——物資供應(yīng)部頒發(fā)。本次行政物資采購管理專項(xiàng)檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進(jìn)行修訂整合： 公司制度匯編上冊第135頁內(nèi)容顯示，《A公司行政物資采購管理辦法》發(fā)放范圍僅限于：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報(bào)《行政物資采購計(jì)劃單》或是《行政物資追加計(jì)劃單》或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個(gè)部門。 《A公司行政物資采購管理辦法》第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對比的是《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點(diǎn)第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評審小組對包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場調(diào)研報(bào)告進(jìn)行評審，確定供應(yīng)商并進(jìn)行談判，建議綜合管理部對《A公司行政物資采購管理辦法》相關(guān)條款進(jìn)行完善，加強(qiáng)行政物資采購工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機(jī)構(gòu)的存在及作用真正落到實(shí)處。 3、行政物資采購執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)和《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)，都對辦公設(shè)備及辦公用品的計(jì)劃、采購、領(lǐng)用方面進(jìn)行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)于計(jì)劃采購方面，后者第8條規(guī)定“各部門……次年要采購的行政物資須在當(dāng)年10月15日前填寫《行政物資采購計(jì)劃單》上報(bào)綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本年度辦公需要發(fā)放、使用及庫存情況，提出次年的年度計(jì)劃采購申請報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門將需采購的單件2000元以上….（2000元以下直接報(bào)綜合管理部）于每月25日前填報(bào)行政物資采購采購計(jì)劃單……”，后者第7條第四款第三小點(diǎn)規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價(jià)在1000元（含）以下的填寫采購申請表……”兩個(gè)條款限額及填寫表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。 4、《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》個(gè)別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進(jìn)行修訂，如：1）該制度制定時(shí)制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時(shí)進(jìn)行修訂制度；2）制度內(nèi)提到的“購置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”，實(shí)際表單格式上的名稱為“購置零星固定資產(chǎn)購置新增報(bào)告單”，兩者不一致也應(yīng)進(jìn)行調(diào)整修訂。 二、行政物資采購的計(jì)劃申報(bào)審批方面 除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購計(jì)劃，各部門均能按制度規(guī)定進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)審批手續(xù)，但計(jì)劃申報(bào)單格式五花八門，綜合管理部未對此進(jìn)行統(tǒng)一明確，一些部門個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)不及時(shí)，個(gè)別部門因理解有誤甚至錯(cuò)填計(jì)劃申報(bào)單據(jù)。 公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單價(jià)通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時(shí)填報(bào)《辦公用品計(jì)劃需求表》，直接報(bào)綜合管理部總務(wù)人員進(jìn)行采購，但各部門計(jì)劃申報(bào)表單格式五花八門；個(gè)別部門、個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)審批送達(dá)不夠及時(shí)，如：2012年4月辦公用品計(jì)劃采購申報(bào)，人力資源部報(bào)送的為2012年2月的辦公用品計(jì)劃需求；個(gè)別部門因理解錯(cuò)誤，導(dǎo)致計(jì)劃單所屬時(shí)間填寫錯(cuò)誤，如：2012年2月辦公用品計(jì)劃采購申報(bào)，生產(chǎn)操作部填報(bào)成2012年1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月30日（填報(bào)不及時(shí)）；調(diào)度室填報(bào)成1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯(cuò)誤，2012年1月底填報(bào)的應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購需求計(jì)劃，不可能是1月的需求計(jì)劃申請，每月辦公需求計(jì)劃都是必須提前在上月進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)的。 2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類）的采購計(jì)劃審批 辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，《購置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單》填制日期滯后，個(gè)別預(yù)算外采購無申請報(bào)告，缺少董事長審批手續(xù)，財(cái)務(wù)部門把關(guān)不嚴(yán)，無預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項(xiàng)應(yīng)退回補(bǔ)辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，此類物資的采購計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能要求需求部門填制采購計(jì)劃申請審批單后進(jìn)行采購，屬無計(jì)劃采購行為，財(cái)務(wù)部門不應(yīng)當(dāng)給予報(bào)支相關(guān)費(fèi)用。 電腦耗材：主要是一些打印機(jī)消耗的墨盒、碳粉，鼠標(biāo)，鍵盤，內(nèi)存條，顯示器等；此類物資的采購計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能按制度要求需求部門填報(bào)《行政物資采購計(jì)劃單》，只要有庫存，需求部門未進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)就可隨時(shí)領(lǐng)用到，若沒庫存，信息中心現(xiàn)場核實(shí)后未參與下月行政物資采購匯總，一般在當(dāng)月就直接購買入庫，此類物資在采購管理方面缺乏計(jì)劃性。 根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購置范疇內(nèi)的“單位價(jià)值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購的一般為電腦、打印機(jī)，通常達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下年度預(yù)算時(shí)，由需求部門先報(bào)給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進(jìn)行匯總至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行綜合平衡后列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算。在年度內(nèi)各部門通過申請報(bào)告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)導(dǎo)申請進(jìn)行采購，獲批后提交綜合管理部進(jìn)行采購。根據(jù)《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》第七條第二款規(guī)定“各部門購置固定資產(chǎn)時(shí)應(yīng)填寫“購置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”，并按審批程序逐級批準(zhǔn)（經(jīng)辦人 --?部門主管--?企劃公關(guān)部--?財(cái)務(wù)資產(chǎn)部--?總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準(zhǔn)后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購買、生產(chǎn)經(jīng)營用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購買”，目前各部門都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購結(jié)算付款時(shí)才填制的，時(shí)間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購置新增報(bào)告單應(yīng)在購前進(jìn)行申報(bào)審批。個(gè)別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購，無申請報(bào)告，缺少董事長審批手續(xù)，購建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購置新增報(bào)告單，如：2012年5月24日銀付141#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司HP打印機(jī)，使用存放地綜合樓檢疫室，購置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”， 零星固定資產(chǎn)購置新增報(bào)告單日期為2012年5月8日。 非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，需求部門未按制度規(guī)定填制《行政物資采購計(jì)劃單》，如：2012年2月16日銀付80#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機(jī)房用2臺顯示器。 公司勞保用品的計(jì)劃申報(bào)由勞保歸口管理部門人力資源部根據(jù)年度預(yù)算通過設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后由物資供應(yīng)部進(jìn)行采購，未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，另行填報(bào)《行政物資采購計(jì)劃單》進(jìn)行采購計(jì)劃申報(bào)。 經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，提前填制《行政物資采購計(jì)劃單》進(jìn)行計(jì)劃采購審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會(huì)同辦公用品一同進(jìn)行采購，屬無計(jì)劃審批采購，與制度相違背。 1、公開招投標(biāo)、邀請招議標(biāo)方面經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購單筆采購金額均未超過10萬元，不需通過華電招標(biāo)網(wǎng)進(jìn)行公開招標(biāo)邀請招議標(biāo)采購。 2012年上半年，公司不需招投標(biāo)的單筆采購金額在2-10萬元的物資采購共計(jì)8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的勞保用品采購事項(xiàng)5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做到貨比三家進(jìn)行詢價(jià)采購，其余3筆行政物資采購均未按制度要求進(jìn)行貨比三家。 3、收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價(jià)擇優(yōu)采購管理方面經(jīng)查，公司綜合管理部負(fù)責(zé)的單批次2萬元以下的行政物資零星采購事項(xiàng)，均未進(jìn)行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購，物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的行政物資采購（勞保采購）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價(jià)簽訂合同進(jìn)行商談后進(jìn)行采購。 4、對已確定的供貨商資質(zhì)審查、價(jià)格質(zhì)量變化的掌控方面除大額的簽訂合同的行政物資采購遵循合同招投標(biāo)議價(jià)商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購事項(xiàng)，均未能按制度規(guī)定對已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時(shí)掌握其價(jià)格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文具類）的采購供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營部”已多年未進(jìn)行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格變化、質(zhì)量變化等均未及時(shí)進(jìn)行整理收集。 5、單價(jià)在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購管理綜合管理部、信息中心負(fù)責(zé)采購的符合制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、會(huì)議設(shè)備、空調(diào)等）均能按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購的另一些辦公家具類物資（沙發(fā)、辦公桌）單價(jià)在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報(bào)告單手續(xù)，財(cái)務(wù)部門直接列支到當(dāng)年管理費(fèi)用-辦公費(fèi)中。6、辦公用品（文具類）行政物資采購計(jì)劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同一月份內(nèi)多次購物，浪費(fèi)人力、物力資源，不利于降本增效。 四、行政物資采購的驗(yàn)收入庫、結(jié)算與領(lǐng)用、臺帳管理方面 各類行政物資采購普遍存在無驗(yàn)收文字記錄、入庫單填寫不規(guī)范、結(jié)算不及時(shí)、不符合崗位不相容原則，具體情況如下： 辦公用品入庫有入庫單，有采購、保管、確認(rèn)簽字，但缺少文字驗(yàn)收記錄核對型號規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無相關(guān)驗(yàn)收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗(yàn)收記錄。 辦公用品（文具類）許多入庫單無品名、單價(jià)、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，沒有廠家、規(guī)格型號信息，“采購、保管、確認(rèn)”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進(jìn)行驗(yàn)收未填制入庫單。 3）許多采購事項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算及入庫登記均不及時(shí)許多采購事項(xiàng)未按制度規(guī)定現(xiàn)場填寫物資采購驗(yàn)收單，入庫填制不及時(shí)，一些入庫單甚至跨月合并匯總填列，費(fèi)用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財(cái)務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購置的辦公用品費(fèi)用甚至跨年結(jié)算。 4）入庫單財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯(cuò)誤財(cái)務(wù)部門結(jié)算憑證后附的入庫單均為“第二聯(lián) 交付貨單位”，非財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)，財(cái)務(wù)部門把關(guān)不嚴(yán)。5）各部門辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財(cái)務(wù)部門全面預(yù)算管理-辦公費(fèi)部門預(yù)算管理沒有真正落到實(shí)處各部門人員領(lǐng)用辦公用品時(shí)，辦公用品保管人員在現(xiàn)場及時(shí)填制了出庫單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫單聯(lián)次均在倉管員處保管，出庫單財(cái)務(wù)聯(lián)未移交財(cái)務(wù)部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據(jù)。 公司2012年度開始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財(cái)務(wù)部門根據(jù)綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費(fèi)預(yù)算額度在各部門間進(jìn)行了分解，但在進(jìn)行辦公費(fèi)賬務(wù)核算時(shí)財(cái)務(wù)部門未按部門進(jìn)行輔助核算，也未另外建立臺賬另行登記各部門發(fā)生的費(fèi)用，各部門辦公費(fèi)全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無法獲得。財(cái)務(wù)部門僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡化分?jǐn)傓k公用品費(fèi)用，不以各部門實(shí)際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門的辦公費(fèi)用，財(cái)務(wù)賬套核算的金額與各部門實(shí)際領(lǐng)用金額無法匹配，數(shù)據(jù)無說服力，預(yù)算管理不到位。 后勤消耗性物資出庫領(lǐng)用均未填制出庫單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)未能提供缺陷報(bào)修申請單、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)的出庫單，物資是否真正出入庫面上無法核實(shí)。 公司所有辦公用品的日常出入庫結(jié)存管理，僅有出入庫單，辦公用品倉儲(chǔ)保管人員沒有進(jìn)行臺賬登記管理，也就無法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)；后勤消耗性物資出入庫亦未登記臺帳。 7）辦公用品的采購、入庫、保管、出庫為同一人，不符合職務(wù)不相容原則入庫時(shí)雖有其他人確認(rèn)簽字，但經(jīng)詢問了解到實(shí)際工作中確認(rèn)人（驗(yàn)收人）因工作繁忙沒有查看實(shí)物就簽字的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內(nèi)有采購、保管、確認(rèn)簽字，固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報(bào)告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗(yàn)收記錄。 多數(shù)電腦耗材入庫單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，沒有廠家、規(guī)格型號等信息。 3）個(gè)別采購事項(xiàng)入庫不及時(shí)a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場填寫物資采購驗(yàn)收單，入庫填制不及時(shí)，一些入庫單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發(fā)票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總?cè)霂?，入庫結(jié)算不及時(shí)造成面上一次性采購金額偏大，計(jì)劃申請審批單審批時(shí)間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時(shí)間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日。 電腦耗材及辦公設(shè)備出庫，均未填制出庫單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項(xiàng)）采購申請單使用人與實(shí)際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。 5）信息中心經(jīng)購的大部分電腦耗材及非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備采購事項(xiàng)，入庫單上記錄的采購、保管、驗(yàn)收入庫人員，違反不相容原則。6）個(gè)別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項(xiàng)）未及時(shí)辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購買調(diào)度中控用空調(diào)，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報(bào)告單日期為3月19日。 7）辦公設(shè)備（辦公家具）購置入庫結(jié)算不及時(shí)2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購事項(xiàng)，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續(xù)，出庫單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯(cuò)填為采購人，實(shí)際領(lǐng)料部門領(lǐng)料人未簽字確認(rèn)，“發(fā)料人”一欄空白。 所有勞保采購事項(xiàng)均無驗(yàn)收記錄，5萬元以下的勞保采購事項(xiàng)到貨均未通知相關(guān)部門（人力資源部）一同驗(yàn)收后再入庫。 2）需聯(lián)合驗(yàn)收的采購事項(xiàng)到貨未進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項(xiàng)共1次，物資供應(yīng)部采購人員未按制度規(guī)定組織財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、紀(jì)檢監(jiān)察室、計(jì)劃需求部門一同參加聯(lián)合驗(yàn)收。 3）個(gè)別入庫單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012年度付款結(jié)算事項(xiàng)，屬追溯審計(jì)采購事項(xiàng)），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領(lǐng)導(dǎo)審核”一欄空白，財(cái)務(wù)審核把關(guān)不嚴(yán)、未及時(shí)發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。 4）所有勞保領(lǐng)用出庫單據(jù)，均未提供給財(cái)務(wù)部門。 5）個(gè)別勞保采購事項(xiàng)金額雖不大未簽訂合同，但費(fèi)用結(jié)算支付滯后時(shí)間較長，對改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對外形象。為加強(qiáng)公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點(diǎn)整改建議： 一、及時(shí)修訂和完善相關(guān)行政物資采購管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門，節(jié)約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學(xué)性。 1、針對本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購管理辦法》，同時(shí)補(bǔ)充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》： 2）結(jié)合參照《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補(bǔ)充完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》中行政物資采購工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進(jìn)一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。 3）結(jié)合《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》，將兩個(gè)制度進(jìn)行合并修編成新的行政物資采購管理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點(diǎn)范圍，并補(bǔ)充庫存盤點(diǎn)、庫存保管人員移交管理?xiàng)l款、考核管理?xiàng)l款等。 4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報(bào)《行政物資采購計(jì)劃單》的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計(jì)劃需求申請表格式，同時(shí)統(tǒng)一規(guī)定計(jì)劃申請單除部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門還應(yīng)加蓋本部門公章。 5）針對采購經(jīng)辦人員入庫驗(yàn)收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時(shí)、各部門領(lǐng)用辦公用品不及時(shí)現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫結(jié)算時(shí)限范圍，固定每月各部門辦公用品領(lǐng)取日期，實(shí)行常態(tài)化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。 6）鑒于勞保物資的采購包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護(hù)用品，勞保采購在年度預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行申購審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標(biāo)等方面已較為規(guī)范，且采購責(zé)任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴(yán)格完善相關(guān)驗(yàn)收記錄，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收入庫管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的《A公司物資采購管理辦法》進(jìn)行采購。 7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對已確定的供應(yīng)商可按不同時(shí)期按列填報(bào)相關(guān)產(chǎn)品單價(jià)資料，以便進(jìn)行對比；對未確定的供應(yīng)商可按同類產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行比對。收集信息進(jìn)行調(diào)研會(huì)花費(fèi)一定的訂貨采購調(diào)研成本和人力，對于常用的單價(jià)較小價(jià)格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時(shí)間半年或一年進(jìn)行一次調(diào)研，金額較大、價(jià)格變化幅度較大的電腦耗材、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等物資，建議按季度或按此購買時(shí)進(jìn)行調(diào)研。 2、修訂《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》，對制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門名稱進(jìn)行修訂，對購置零星固定資產(chǎn)購置新增報(bào)告單格式名稱進(jìn)行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴(yán)密性。針對所有有年度預(yù)算的固定資產(chǎn)采購事項(xiàng)，在采購當(dāng)年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，預(yù)算外的采購事項(xiàng)也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計(jì)表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購申請審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營的預(yù)算外采購項(xiàng)目可以延至下年度預(yù)算進(jìn)行采購，促進(jìn)節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。 二、加強(qiáng)制度宣貫和學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)降本增效 新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強(qiáng)本部門審批、采購、管理相關(guān)人員對制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對各部門管理員進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購管理的經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到降本增效的目的。 三、嚴(yán)格執(zhí)行行政物資采購管理辦法各環(huán)節(jié)條款1、嚴(yán)格按規(guī)定填報(bào)表單，進(jìn)行采購計(jì)劃申請審批手續(xù)。 2、嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃申報(bào)時(shí)限條款，超過每月25日未及時(shí)申報(bào)下月辦公用品采購事項(xiàng)的部門，視為無采購需要。錯(cuò)過申報(bào)時(shí)限補(bǔ)報(bào)的采購事項(xiàng)，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進(jìn)行采購，但對需求部門應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目己俗鳛閼吞?。常用的辦公用品、電腦耗材各部門應(yīng)自行根據(jù)實(shí)際工作需要，預(yù)留適當(dāng)合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費(fèi)。 3、日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購、綜合管理部采購人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價(jià)工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價(jià)采購，節(jié)約采購成本。 4、綜合管理部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計(jì)劃申報(bào)條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購范疇，應(yīng)按制度要求統(tǒng)一匯總金額，各口徑采購經(jīng)辦人員不得各自為政，未經(jīng)匯總報(bào)經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購，超2萬元以上的，應(yīng)按制度規(guī)定匯總填報(bào)《行政物資采購計(jì)劃單》經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在每月月底前申報(bào)下月資金計(jì)劃，經(jīng)資金計(jì)劃平衡會(huì)平衡后，在下月份執(zhí)行采購。 5、綜合管理部各類行政物資的采購管理安排應(yīng)科學(xué)合理，無特殊原因，每月應(yīng)一次性采購?fù)戤吀骺趶轿镔Y，避免一個(gè)月內(nèi)多次往返福州或連江采購，造成人力物力資源浪費(fèi)。 6、綜合管理部應(yīng)嚴(yán)格辦理物資到貨驗(yàn)收入庫手續(xù)：組織相關(guān)需求部 門及物資保管人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收記錄，并現(xiàn)場填制入庫單，采購人與驗(yàn)收人不得兼任、采購人與保管人不得兼任，單批次采購或單件采購價(jià)格超5萬元的大額采購物資入庫必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門、監(jiān)察審計(jì)部門、需求部門、綜合管理部聯(lián)合驗(yàn)收。 7、嚴(yán)格辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用必須有領(lǐng)用人簽字確認(rèn)手續(xù)，出入庫單應(yīng)提供一份給財(cái)務(wù)部門作為預(yù)算執(zhí)行管理和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)，相關(guān)人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。 8、簽訂合同的行政物資采購，特別是有延期支付處罰條款的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)合同約定，及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)進(jìn)行付款，未簽訂合同的，應(yīng)按雙方口頭約定期限進(jìn)行付款，應(yīng)盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購經(jīng)辦人員、合同簽訂商談經(jīng)辦人員應(yīng)與供貨商協(xié)商，爭取最大付款時(shí)限，節(jié)約公司采購資金占用成本。 四、建議財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、公司財(cái)務(wù)管理制度以及其他相關(guān)制度規(guī)定，嚴(yán)格認(rèn)真審核各部門各項(xiàng)開支，無資金計(jì)劃、無審批手續(xù)、預(yù)算外采購審批手續(xù)不全、報(bào)銷單據(jù)不全的各項(xiàng)支出一律不得支付，同時(shí)結(jié)合公司全面預(yù)算管理，做好各項(xiàng)費(fèi)用按部門進(jìn)行賬務(wù)核算或登記臺帳工作。鑒于年初伊始，財(cái)務(wù)部門未按部門核算要求設(shè)置辦公費(fèi)部門輔助賬，現(xiàn)年度已有發(fā)生額，遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)軟件無法中途設(shè)置辦公費(fèi)部門輔助賬的情況，建議財(cái)務(wù)部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協(xié)助下，根據(jù)出庫單領(lǐng)用人、領(lǐng)用辦公用品單價(jià)、領(lǐng)用數(shù)量等歷史數(shù)據(jù)，按部門進(jìn)行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費(fèi)累計(jì)發(fā)生數(shù)，全面預(yù)算管理——部門辦公費(fèi)預(yù)算管理才能真正落到實(shí)處，提供的數(shù)據(jù)才能真正令人心服口服。 以上整改建議若有錯(cuò)漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計(jì)的重點(diǎn)、范圍，審計(jì)抽查和詳查的概率影響，審計(jì)工作無法觸及所有方面，因此在審計(jì)報(bào)告中未必揭示所有問題。 【轉(zhuǎn)載提示】轉(zhuǎn)載內(nèi)審網(wǎng)原創(chuàng)文章，請?jiān)陧撁骓敳孔⒚鳎罕疚霓D(zhuǎn)載自公眾號:內(nèi)審網(wǎng)（ID:neishenwang），并標(biāo)識作者信息。
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