為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。
（一）檔案管理
第一條 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、工程資料、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。
第二條 檔案管理由公司機(jī)要秘書負(fù)責(zé)管理，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第三條 檔案的借閱與索取
（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事行政部經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
（2）公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；
（3）借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
第四條 檔案的銷毀
（1）任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；
（2）若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；
（3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
（二）印鑒管理
第一條 公司印鑒由公司指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條 公司印鑒的使用一律由董事長或總經(jīng)理簽字許可后，印鑒管理人員方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。
第三條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備存檔、查詢。
第四條 公司一般不允許開具空白介紹信或證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來,必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回銷毀。
第五條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。
（三）各類證照的管理
第一條 各類證照包括營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證等與公司經(jīng)營相聯(lián)系的一切證照文本歸機(jī)要秘書管理。稅務(wù)登記證（包括國稅、地稅）有公司財(cái)務(wù)部管理。
第二條 借用各類證照時(shí)，必須說明用途、借用時(shí)間、歸還時(shí)間，經(jīng)審批（董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)）后，方可借閱、復(fù)制。
第三條 各類證照的年檢均由公司行政部統(tǒng)一辦理，其中稅務(wù)登記證由財(cái)務(wù)部間單獨(dú)進(jìn)行年檢。
（四）公文打印管理
第一條 公司公文的打印工作由行政部負(fù)責(zé)。
第二條 各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交行政部打印。
第三條 公司各部門所有打印公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。
（五）辦公及勞保用品的管理
第一條 辦公用品的購買：
（1）每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門需要的辦公用品制定計(jì)劃提交行政部；
（2）行政部指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)董事長或其委托人審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，并根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部、室。由部門主管簽字領(lǐng)回；
（3） 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用；
（4）公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
（5）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；
（6）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；
（7）辦公室用品管理一定要做到規(guī)范、整潔，注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。
第二條 勞保用品的購發(fā)
勞保用品的配給，由行政部根據(jù)各部門的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
（六）庫房管理
第一條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)建立入庫單。
第二條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如有發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。
第三條 物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫入庫單。
第四條 嚴(yán)格執(zhí)行入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，并由專人領(lǐng)取；大件物資必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出庫。
第五條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。
第六條 嚴(yán)格管理帳單資料，所有賬冊(cè)、賬單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。
第七條 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。
（七）報(bào)刊管理
第一條 公司行政部每半年按照公司的要求做出訂閱手續(xù)。
第二條 人事行政部管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并整理好，整齊夾放在報(bào)刊架上。
第三條 任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
第四條 報(bào)刊只可在報(bào)刊存放處翻閱，嚴(yán)禁攜帶、外借到別處。
第五條 報(bào)刊翻閱完后掛回報(bào)刊架，嚴(yán)禁隨處亂扔，保持環(huán)境整潔。
第六條 訂閱報(bào)刊是為了了解各類信息，嚴(yán)禁任何人裁剪、私藏報(bào)刊。
第七條 過期報(bào)刊由報(bào)刊管理人員負(fù)責(zé)收集處理給廢舊回收站，所得款項(xiàng)交到財(cái)務(wù)室。
（八）、易耗品和固定資產(chǎn)管理
必須嚴(yán)格按照規(guī)定：負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)月易耗品進(jìn)行一次徹底的易耗品盤點(diǎn)清查并交由交行政部存檔、督促使用情況；同時(shí)，每季度或不定期對(duì)固定資產(chǎn)（含建筑物物業(yè)及裝修附屬物）進(jìn)行細(xì)致的檢查、盤點(diǎn)、分類列表，交由行政部存檔，如有損毀應(yīng)及時(shí)做出報(bào)廢或維修建議。誰在崗誰簽字，誰簽字誰負(fù)責(zé)。
（九）、食堂管理
第一條 組織人員加強(qiáng)對(duì)食堂進(jìn)行有效的管理，保證食堂飯菜的質(zhì)量及安全衛(wèi)生，保證員工按時(shí)用餐。
第二條 就餐一律在飯?zhí)眠M(jìn)行，辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁烹煮進(jìn)餐。
第三條 公司食堂實(shí)行訂餐制度，要在公司食堂就餐需每日9點(diǎn)前報(bào)餐給飯?zhí)霉ぷ魅藛T；如未報(bào)餐，食堂工作人員將不為其準(zhǔn)備飯菜。
第四條 本公司員工就餐執(zhí)行每日?qǐng)?bào)餐，月底統(tǒng)計(jì)，財(cái)務(wù)扣除餐費(fèi)。
第五條 餐費(fèi)隨市場(chǎng)物價(jià)酌情進(jìn)行調(diào)整。
第六條 任何人未經(jīng)允許嚴(yán)禁借用公司食堂進(jìn)行招待烹煮。
第七條 任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。
第八條 食堂采購物品由公司行政部指定專人采購。
（十）、組織開展公司文化
通過開展各種形式多樣的文化娛樂活動(dòng)，對(duì)內(nèi)增加員工間協(xié)作能力和凝聚力，對(duì)外提高公司的知名度。
（十一）、寬帶網(wǎng)管理
第一條 各部門要根據(jù)工作需要開通網(wǎng)絡(luò)。
第二條 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)于公司各部門的工作需要，行政部負(fù)責(zé)管理網(wǎng)絡(luò)，如遇某個(gè)部門特殊工作需要，可限制其他部門使用以提供暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
第三條 禁止上班時(shí)間下載與工作無關(guān)的資料。
第四條 禁止上班時(shí)間打開與工作無關(guān)的網(wǎng)頁或視頻，造成其他同事無法正常使用網(wǎng)絡(luò)。
第五條 寬帶設(shè)備實(shí)行每日上班打開，下班關(guān)閉管理。
（十二）、門道及鑰匙管理
第一條 公司所有門道的鎖匙發(fā)放和配備途徑：①使用人申請(qǐng)→部門主管批準(zhǔn)→行政部批準(zhǔn)→行政部配發(fā)給使用人；②部門主管申請(qǐng)→行政部批準(zhǔn)→行政部配發(fā)給使用人。
第二條 嚴(yán)禁任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，私自配備鎖匙或?qū)⒐鹃T道密碼鎖號(hào)告訴其他員工或外人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即給予嚴(yán)厲處理，如造成公司財(cái)物丟失的，由當(dāng)事人負(fù)全部責(zé)任。
第三條 各類辦公區(qū)域、管理區(qū)域和各類文件柜的鑰匙應(yīng)一式二把，一把由使用人保管，一把留存由行政部指定專人保管。
第四條 行政部對(duì)公司各類辦公區(qū)域和辦公區(qū)域各類文件柜留存鑰匙加以標(biāo)示，統(tǒng)一進(jìn)行分類管理。公司各管理區(qū)域由該管理區(qū)域的主管負(fù)責(zé)保管留存鑰匙。
第五條 保險(xiǎn)柜鑰匙及密碼原則上只由保險(xiǎn)柜使用人持有。變換保險(xiǎn)柜使用人時(shí)須同時(shí)請(qǐng)專人來變動(dòng)保險(xiǎn)柜密碼。
第六條 鑰匙不慎遺失，須立即報(bào)告本部門主管及行政部，由行政部做出處理意見及登記備案。
第七條 鎖頭損壞需換鎖時(shí)，須報(bào)部門主管、行政部進(jìn)行維修。重點(diǎn)部位門鎖應(yīng)立即進(jìn)行更換，更換時(shí)間不能超出24小時(shí)，若因更換時(shí)間延誤造成的損失由更換人負(fù)責(zé)。
第八條 如遇人員交接，交接人須辦理好鑰匙交接手續(xù)。
（十三）、負(fù)責(zé)公司文件的處理和車輛管理
第一條 公司文件的處理具體由公司機(jī)要秘書負(fù)責(zé)。
第二條 車輛管理規(guī)定詳見公司《車輛管理制度》。
（十四）、空調(diào)管理
第一條 公司所有空調(diào)在下班時(shí)間或上班時(shí)間辦公室工作人員長時(shí)間外出辦事時(shí)，必須把空調(diào)關(guān)掉，以免造成不必要的浪費(fèi)。如果下午下班忘記關(guān)空調(diào)，該辦公室人員記過一次，扣50元/次；若空調(diào)整晚運(yùn)行，該管理區(qū)域內(nèi)的值班人員都未發(fā)現(xiàn)或巡邏發(fā)現(xiàn)后未及時(shí)通知部門主管處理的，值班人員與當(dāng)事人同過，扣20元/次。
第二條 中午休息時(shí)間，員工可開兩個(gè)辦公室的空調(diào)，分別給予男職工和女職工休息。
第三條 空調(diào)運(yùn)行期間禁止開窗，開門，但窗簾必須打開。
（十五）、通訊管理
第一條 固定電話管理
（1）公司行政部負(fù)責(zé)公司所有固定辦公電話的開戶、維護(hù)管理。
（2）原則上取消固定電話的長途功能及聲訊通話功能，確因工作需要開通長途功能的，應(yīng)充分利用長途電話IP功能，控制長途電話費(fèi)用。
（3）禁止使用公司電話撥打私人電話，凡發(fā)生因私撥打電話的，除扣除通話費(fèi)外，公司將視其情節(jié)嚴(yán)重進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
第二條 移動(dòng)電話管理
（1）公司員工手機(jī)自備，公司不予購買和開戶等手續(xù)。
（2）公司根據(jù)一些工作崗位的特殊性質(zhì)給予話費(fèi)報(bào)銷額度。
（3）享有報(bào)銷話費(fèi)資格的員工于每月15日前憑本人正式通訊發(fā)票（機(jī)打帶實(shí)名制發(fā)票，且非預(yù)存話費(fèi)發(fā)票）在核定的額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷上月話費(fèi)。票面金額超出核定額度的，由員工個(gè)人自己承擔(dān)。
（4）報(bào)銷程序：申報(bào)人填單——→人事行政部主管——→財(cái)務(wù)部主管——→出納
（5）工作日不足本部門應(yīng)出勤天數(shù)一半的只予報(bào)銷核定額度的50%通訊費(fèi)；工作日超出本部門應(yīng)出勤天數(shù)一半的予全月報(bào)銷。
（6）享有報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)資格的員工，必須將手機(jī)號(hào)碼報(bào)給公司人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一列入通訊錄公布；如果員工手機(jī)號(hào)碼發(fā)生變更，必須及時(shí)將新號(hào)碼通知行政部重新登記，否則公司將不予報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)。
（7）享有報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)資格的員工，必須保證每天24小時(shí)處于開機(jī)狀態(tài)；一個(gè)月內(nèi)若有三次以上因公聯(lián)系不上的，公司將取消該員工當(dāng)月手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷；如果連續(xù)兩個(gè)月有類似情況者，公司將取消該員工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷資格。
（8）嚴(yán)禁將公司電話及公司領(lǐng)導(dǎo)電話列入“黑名單”（手機(jī)的此類功能），如經(jīng)查實(shí)，將取消該員工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷資格，并根據(jù)公司的相關(guān)制度給予處罰。
（十六）出差管理
第一條 員工因公赴外地出差的，出差前應(yīng)認(rèn)真填寫《出差申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部備案后，方可出行。
第二條 需要預(yù)借差旅費(fèi)的員工，憑《出差申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字后，到財(cái)務(wù)部門辦理借款手續(xù)。
第三條 員工因公赴外地出差，確需住宿的，原則上應(yīng)不超過公司規(guī)定的住宿標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定超標(biāo)部分由個(gè)人承擔(dān)，標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)的憑住宿發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷。
第四條 員工出差歸來后10日內(nèi)應(yīng)完成差旅費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。員工報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)按財(cái)務(wù)報(bào)銷制定要求填寫報(bào)銷憑據(jù)，同時(shí)附上相關(guān)憑證和《出差申請(qǐng)表》附后。
第五條 員工在出差期間遇休息日、節(jié)假日未工作的和工作日延長工作時(shí)間的不計(jì)為加班。
（十七）電話接待服務(wù)規(guī)定
第一條 接聽電話規(guī)范：
（1）響鈴時(shí)。電話鈴聲響起之后，應(yīng)盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內(nèi)，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。
（2）找人時(shí)，來電話指名找人，應(yīng)先禮貌問清來電人員的身份然后迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人，在經(jīng)得被找人同意后方才將來電接通。如果不在，應(yīng)明確告訴對(duì)方，如果需要留言，必須做好記錄。
（3）接聽時(shí)。一般由公司指定的職員接聽，但是，新職員對(duì)公司情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。
（4）聲小時(shí)。對(duì)方說話聲小時(shí)，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對(duì)方，“對(duì)不起，聲音有點(diǎn)小”。
（5）通話時(shí)。通話時(shí)如果有其他客戶進(jìn)來，不得置之不理，應(yīng)該點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說“請(qǐng)您稍后”，然后捂住送話筒，小聲交談。
（6）中斷時(shí)。通話中突然中斷，應(yīng)該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。
（7）掛斷時(shí)。打完電話，一般情況下電話應(yīng)由撥打者先掛斷，不要自己先掛斷電話，主動(dòng)等對(duì)方掛斷之后再輕輕放下。
（8）高峰時(shí)。在業(yè)務(wù)通話高峰時(shí)盡量不要往外打電話，不要占線時(shí)間太長。
第二條 接聽電話禮儀
（1）工作中通電話聲音要輕柔、自然、聲量適中，咬字清晰，同時(shí)不要影響到其他同事工作。
（2）電話機(jī)旁準(zhǔn)備好紙、筆進(jìn)行記錄，確認(rèn)記錄下的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和事件等重要事項(xiàng)準(zhǔn)確無誤。
（3）接聽電話時(shí)，與話筒保持適當(dāng)?shù)木嚯x：耳朵緊貼聽筒、嘴唇離話筒保持正常距離。
（4）通話時(shí)，不要使用過于隨便的語言或說話口齒不清。
（5）沒聽清楚對(duì)方談話內(nèi)容時(shí)要有禮貌的要求對(duì)方再次復(fù)述，嚴(yán)禁不聽清楚自己亂猜想或置之不理，從而導(dǎo)致工作失誤。
（6）嚴(yán)禁板著面孔接聽電話、通話時(shí)聲音矯揉造作，不自然或通話時(shí)間過長時(shí)，趴在桌上接聽電話。
（7）嚴(yán)禁用力擲話筒。
（十八）、附則
第一條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部門收發(fā)信件、郵件。
（1）私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，自己送往郵局；
（2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；
（3）各類掛號(hào)信，凡因公需掛號(hào)者，須經(jīng)各部門主管批準(zhǔn)，人事行政部登記后方可郵發(fā)；
（4）、簽收信件時(shí)，須與當(dāng)事人聯(lián)系確認(rèn)后方可簽收。
第二條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展，有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)后實(shí)行。
第三章 行政辦公紀(jì)律管理辦法
為了進(jìn)一步規(guī)范公司日常行政管理工作，為了創(chuàng)建一個(gè)健康、積極向上的企業(yè)文化氛圍，根據(jù)公司的規(guī)章制度，特制定本辦法。
一、辦公紀(jì)律管理規(guī)定：
1、凡本公司員工上下班必須刷卡（或進(jìn)行考勤登記）；
2、員工穿著必須保持整齊、清潔、端莊、大方；
3、堅(jiān)守工作崗位，不得串崗；
4、上班時(shí)間嚴(yán)禁看小說、玩電腦游戲、上網(wǎng)、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情；
5、注意辦公室的安靜、保持辦公環(huán)境的整潔，嚴(yán)禁在辦公室打牌、娛樂及大聲喧嘩；
6、嚴(yán)禁穿超短裙與無袖上衣來上班；
7、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)行；未經(jīng)允許不得在辦公區(qū)域內(nèi)接待私人訪客。
8、使用辦公電話洽談公事時(shí)，要簡明扼要、長話短說，嚴(yán)禁公話私用(公司定期對(duì)電話帳單進(jìn)行核查，如純屬公話私用應(yīng)由個(gè)人負(fù)責(zé)支付，并對(duì)行為者記過)；
9、員工在使用電腦工作時(shí)，無關(guān)人員不得隨意詢問或在旁觀看、翻閱等；
10、不準(zhǔn)遲到、早退；
11、嚴(yán)禁在辦公室吃早餐；
12、請(qǐng)假須經(jīng)部門主管或總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，到人事行政部備案；假條未在行政部及時(shí)備案的，公司以曠工論處；
13、如請(qǐng)病假，須有醫(yī)院證明；如無醫(yī)院證明一律認(rèn)同事假；
14、請(qǐng)假條應(yīng)于事前交辦公室，否則視為曠工處理；
15、服從公司領(lǐng)導(dǎo)或部門主管的工作安排；
16、公司員工要做好考勤登記（記錄于《員工外出記錄本》，月底考勤備查）；
17、因公、因私外出辦事，必須請(qǐng)示部門主管并做好登記，否則按早退或曠工論處；
18、外出辦事實(shí)行登記制度，具體程序如下：
（1）、向辦公室主任申報(bào)。
（2）、辦公室主任口頭同意或書面同意。
（3）、填寫外出登記情況，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人員。
（4）、回辦公室后向辦公室主任簡單匯報(bào)情況。
19、嚴(yán)禁將公司的公共財(cái)物帶回家私用；
20、無工作需要不得進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)部、會(huì)議室、接待室；
21、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁索取、打印、復(fù)印公司的資料；
22、未經(jīng)許可不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的住址、電話、手機(jī)號(hào)碼及有關(guān)個(gè)人資料告知?jiǎng)e人；
23、上班時(shí)間前必須把各自的衛(wèi)生區(qū)域搞好；
24、未經(jīng)許可亂調(diào)撥刷卡機(jī)時(shí)間者扣100元/次，并將其視為不受公司歡迎人士。
25、故意損壞刷卡機(jī)者，視情況要求按價(jià)賠償并給予一定的處罰，并將其視為不受公司歡迎人士。
26、經(jīng)常檢點(diǎn)自己的桌面、文件柜、抽屜等，不要因疏忽而失落文件，給公司帶來麻煩與損失。資料、備用材料用完以后，要放回原處。離開工作位時(shí)，文件收存好，保持辦公桌及工作場(chǎng)所的整潔，椅子要?dú)w位。
27、在制作重要文件時(shí)，要小心處理，以免泄密，文件存檔時(shí)應(yīng)注意存放地點(diǎn)，并作好登記工作，U盤應(yīng)經(jīng)過病毒檢查后方可在他人電腦上使用。
28、嚴(yán)禁隨便使用他人的電腦，隨便看他人電腦上的資料。若要借用他人電腦，須經(jīng)本人同意。
29、對(duì)待同事或下級(jí)的過錯(cuò)，應(yīng)親切指正，嚴(yán)肅批評(píng)，不可責(zé)罵或刁難。
30、嚴(yán)禁隨便翻看同事的抽屜、東西及辦公桌面物品。
31、愛護(hù)辦公設(shè)施，按規(guī)定使用；下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉電腦、照明、空調(diào)等設(shè)備。
32、辦公室內(nèi)不得擅自添置用于取暖（電暖氣）、煮飯等生活用電器。
33、任何人不得以沒有派車為由怠慢本職工作或拒不辦理職責(zé)內(nèi)業(yè)務(wù)的，公司將視情節(jié)及態(tài)度惡烈程度，予以處理。
二、附注：
1、辦法只限公司內(nèi)部使用，不可外傳。
2、本辦法在實(shí)行過程中出現(xiàn)的新情況、新問題由公司人事行政部作出最終解釋。
第四章 公司財(cái)務(wù)管理制度
●現(xiàn)金理管制度
為了加強(qiáng)公司現(xiàn)金管理，健全現(xiàn)金收付制度，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金結(jié)算紀(jì)律，特制定本制度：
一、收付現(xiàn)金必須按國家的有關(guān)規(guī)定和公司的有關(guān)規(guī)定辦理，不準(zhǔn)白條頂款，不準(zhǔn)墊支挪用。
二、庫存現(xiàn)金不準(zhǔn)超過銀行規(guī)定的限額，超過限額要當(dāng)日送存銀行。如因特殊情況滯留大額現(xiàn)金過夜的，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并設(shè)專人看守。
三、庫存現(xiàn)金必須每日核對(duì)清楚，保持帳款相符，如發(fā)生長短款問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因按“財(cái)產(chǎn)損溢處理辦法”進(jìn)行處理，不得擅自將長短款相互抵補(bǔ)。
四、因公外出或購買物品，需借用現(xiàn)金時(shí)，出納人員一律憑公司特指人員審批的借款單方可支款。
五、購買物品所借的現(xiàn)金應(yīng)當(dāng)日?qǐng)?bào)帳。如因一時(shí)購買或報(bào)帳有困難，需向財(cái)會(huì)部門說明原因，但原則上7日內(nèi)必須報(bào)帳，否則出納人員有權(quán)收回所借現(xiàn)金。
六、出納人員不得擅自將單位現(xiàn)金借給個(gè)人或其他單位，不準(zhǔn)謊報(bào)用途套取現(xiàn)金、不準(zhǔn)利用銀行帳戶代其他單位或個(gè)人存入或支取現(xiàn)金，不準(zhǔn)將單位收入的現(xiàn)金以個(gè)人名義存入銀行，不準(zhǔn)保留帳外公款。
七、顧客交來的現(xiàn)金（如攤租等）要經(jīng)雙人清點(diǎn)復(fù)核后在繳款單上簽字蓋章，若現(xiàn)金額超過銀行規(guī)定的現(xiàn)金管理規(guī)定的限額，財(cái)務(wù)人員必須把所有現(xiàn)金于當(dāng)日全部存入公司帳戶內(nèi)，不得滯留和坐支。
八、存放現(xiàn)金的地方要有安全防范措施，門要安裝保險(xiǎn)鎖，存放現(xiàn)金要用保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜鑰匙要由專人保管。下班要檢查窗戶、保險(xiǎn)柜，并且門窗鎖好后，方可離開。
●請(qǐng)款及報(bào)銷須知
一、請(qǐng)款須知
1、常規(guī)性請(qǐng)款須知
⑴提供材料：領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請(qǐng)報(bào)告（如果是工程還須提供合同、指定人員簽批的工程預(yù)算單及工程結(jié)算單）
⑵一般請(qǐng)款流程
請(qǐng)款人填寫請(qǐng)款單并附申請(qǐng)報(bào)告——→部門主管審核簽字——→主管會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理審核簽字——→董事長審核簽字——→財(cái)務(wù)室
2、特殊性請(qǐng)款須知
⑴生日蛋糕：
請(qǐng)款人填寫請(qǐng)款單——→部門主管審核簽字——→總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字——→財(cái)務(wù)室
⑵緊急性用款：
A、緊急采購：
需采購部門主管與倉管員口頭向總經(jīng)理匯報(bào)，同意后墊支采購。
B、生產(chǎn)性用品緊急采購
需采購部門主管與倉管員口頭向總經(jīng)理匯報(bào)，同意后墊支采購。
C、緊急性維修
需維修部門主管口頭向總經(jīng)理匯報(bào)，同意后墊支維修或采購。
二、報(bào)銷須知
1、常規(guī)性報(bào)銷
⑴票據(jù)：報(bào)告、入庫單、有效發(fā)票
⑵報(bào)銷程序
填報(bào)人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理核對(duì)簽字——→董事長核對(duì)簽字——→財(cái)務(wù)室
2、常規(guī)性易耗品
⑴員工定額通訊交通補(bǔ)貼、部門定額電話費(fèi)、油費(fèi)報(bào)銷流程
A、流程：填報(bào)人填寫簽字——→行政部門主管審核簽字——→主管會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理核對(duì)簽字——→財(cái)務(wù)室
B、公司機(jī)動(dòng)車油耗報(bào)銷：每一次報(bào)銷油費(fèi)，行政部必須進(jìn)行登記用油量及費(fèi)用。
⑵辦公室日常辦公用品費(fèi)用（筆墨紙張、文具、票據(jù)等）報(bào)銷流程
A、票據(jù)：驗(yàn)收人在發(fā)票背面簽字、物品清單、有效發(fā)票
B、填報(bào)人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→主管會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理核對(duì)簽字——→財(cái)務(wù)室
⑶接待費(fèi)
A、票據(jù)：陪同人或證明人在發(fā)票背面簽字、有效發(fā)票
B、填報(bào)人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→主管會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理核對(duì)簽字——→董事長審核簽字——→財(cái)務(wù)室
⑷工程款
A、票據(jù)：合同（復(fù)印件）、相關(guān)人員簽批的工程預(yù)算單及工程結(jié)算單、有效發(fā)票
B、填報(bào)人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→會(huì)計(jì)審核簽字——→總經(jīng)理核對(duì)簽字——→董事長批準(zhǔn)簽字——→財(cái)務(wù)室
3、注意事項(xiàng)：
⑴填報(bào)人與核對(duì)人或批準(zhǔn)人不能同一個(gè)人。
⑵核對(duì)人與批準(zhǔn)人不能同一個(gè)人。
⑶驗(yàn)收人可以和審核人、核對(duì)人、批準(zhǔn)人同一個(gè)人。
第五章 采購制度
為規(guī)范采購管理，節(jié)約成本，延長物資使用期限，特制定本制度。
一、購置原則
1、公司物資購置應(yīng)堅(jiān)持適用、經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化的原則，立足當(dāng)?shù)?，面向省外，兼顧全國，擇?yōu)選購，以保證樣品、質(zhì)量、價(jià)格的合理。適用，是指適合本公司使用，能滿足工作需要。經(jīng)濟(jì)，是指價(jià)格合理、經(jīng)費(fèi)節(jié)省。標(biāo)準(zhǔn)化，是指采購的材料和辦公用品尺寸、規(guī)格要標(biāo)準(zhǔn)化，以便使用和管理。
2、公司非易耗品物資的采購，除堅(jiān)持第1點(diǎn)所述原則外，還須堅(jiān)持“二三制”采購原則，即由請(qǐng)購部門、行政部兩個(gè)部門分別提供對(duì)所需購置物資進(jìn)行三個(gè)不同商家的物品銷售調(diào)查方案，交行政部匯總，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)明確后方可采購。采購時(shí)行政部須派人隨同請(qǐng)購部門采購員前往采購。
二、購置程序
1、提出請(qǐng)購計(jì)劃。使用部門根據(jù)工作需要提出請(qǐng)購計(jì)劃，注明品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等。
2、擬調(diào)查方案。如是非低值易耗品，則按“三三制”采購原則對(duì)物資進(jìn)行調(diào)查并向總經(jīng)理呈遞方案；如是低值易耗品，則由行政部根據(jù)使用部門提出的請(qǐng)購計(jì)劃和庫存情況，編制采購方案，送主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、領(lǐng)導(dǎo)審批。總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)采購計(jì)劃（方案）。
4、購進(jìn)。配合計(jì)劃購置物資部門批準(zhǔn)的計(jì)劃采購物資，如是低值易耗品，則由行政部負(fù)責(zé)采購。新添物資的購進(jìn)，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)有統(tǒng)一的正式發(fā)票。須簽訂購進(jìn)合同的，其書面合同內(nèi)容包括：購進(jìn)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、式樣、花色、價(jià)格、包裝標(biāo)準(zhǔn)、保用期限、包修包退辦法、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收辦法、結(jié)算方式、變更或解除、違反合同應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以及雙方應(yīng)有的權(quán)利和應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)等。合同的內(nèi)容必須符合國家法律、政策和計(jì)劃的要求。
5、驗(yàn)收付款，登記入帳。采購回來的物資材料，要按購貨合同或進(jìn)貨憑證進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收后，由購方留存作為付款憑證備查。
三、購置限制
為防止經(jīng)費(fèi)超支和積壓、浪費(fèi)，對(duì)物資購置進(jìn)行必要的限制。限制的方法有兩種：
（1）總額限制。即限制物材購置費(fèi)用的總額。各部門的物品購置費(fèi)用總額由主管部門核定，無特殊情況不準(zhǔn)突破。
（2）個(gè)別限制。即對(duì)一種物品的購置數(shù)量和經(jīng)費(fèi)進(jìn)行限制。各部門購置每一種物資材料，都應(yīng)事先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門還要審核其支出是否符合制度要求，以防止出現(xiàn)購物失控的情況。
◎物品采購申請(qǐng)及出入庫須知
一、物品采購申請(qǐng)須知
1、采購申請(qǐng)流程圖：
部門申請(qǐng)表——→倉庫管理員審核簽字——→采購員（經(jīng)辦人）審核簽字——→總經(jīng)理審核簽字
2、填寫及審核采購申請(qǐng)表注意事項(xiàng)：
（1）、部門填寫申請(qǐng)表時(shí)必須注明每一項(xiàng)物品的用途，同時(shí)與倉庫管理員認(rèn)真核對(duì)庫存量。
（2）、倉庫管理員認(rèn)真核對(duì)庫存量后，在申請(qǐng)表上填寫當(dāng)前庫存量及上次單項(xiàng)采購的時(shí)間、數(shù)量。
（3）、采購員（經(jīng)辦人 ）審核價(jià)格并簽字。
（4）、總經(jīng)理審核物品采購的可行性并簽字。
3、實(shí)行物品采購簽注責(zé)任制
（1）、填表人及總經(jīng)理負(fù)責(zé)物品采購的可行性責(zé)任。
（2）、倉庫管理員負(fù)責(zé)當(dāng)前采購計(jì)劃是否與當(dāng)前庫存量存在沖突責(zé)任。
（3）、采購員（經(jīng)辦人）必須保證采購物品物美價(jià)廉、質(zhì)優(yōu)。
4、物品申購時(shí)限
（1）、物品采購申請(qǐng)表必須要求一個(gè)工作日內(nèi)，相關(guān)工作人員審核簽字完畢。
（2）、領(lǐng)款后，采購員（經(jīng)辦人）必須在1--3個(gè)工作日內(nèi)采購入庫完畢；緊急采購的，必須即領(lǐng)款即辦理。
二、物品出入庫須知
1、入庫須知
（1）、生產(chǎn)：物品采購回來后，采購員必須將物品移交給倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，并憑倉庫管理員簽注的入庫單進(jìn)行報(bào)銷。
（2）、辦公：物品采購回來后，移交給辦公室相關(guān)人員并驗(yàn)收簽字（簽字在發(fā)票背面）。
2、出庫須知
（1）、領(lǐng)用的物品，必須由部門指定的人員進(jìn)行領(lǐng)取，其它人員無權(quán)辦理領(lǐng)用手續(xù)（特殊情況除外，如指定領(lǐng)取人出差或請(qǐng)假，但又急用時(shí)）。
（2）、物品領(lǐng)用手續(xù)
物品指定領(lǐng)用人到倉庫領(lǐng)取物品時(shí)，必須簡單講述一下領(lǐng)用物品的用途或原因，同時(shí)倉庫管理員要迅速核對(duì)消耗量、領(lǐng)用量及領(lǐng)用時(shí)間間隔是否出現(xiàn)異常，正常的給予辦理領(lǐng)用手續(xù)并要求領(lǐng)用人在出庫單上簽注；異常的必須了解清楚原因才給與辦理出庫手續(xù)。
三、物品的日常管理
1、管理人員必須定期清點(diǎn)庫存貨品，確保數(shù)目清楚、物品數(shù)量不改變。
2、管理員必須按要求每日盤點(diǎn)庫存，及時(shí)補(bǔ)充不足，清理余物。
3、要做好出入庫的工作日記，以備隨時(shí)核查。
第六章 固定資產(chǎn)管理制度
第一條 為了加強(qiáng)固定資產(chǎn)的保管和安全，發(fā)揮其效用，特制定本制度。
第二條 本規(guī)定所稱固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備器具、工具，包括土地、房屋及建筑物、機(jī)械設(shè)備、什項(xiàng)設(shè)備（事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備及機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備）等。
第三條 管理部門
固定資產(chǎn)的管理由公司行政部總體負(fù)責(zé)。固定資產(chǎn)按以下類別，指定部門負(fù)責(zé)管理，其管理及保養(yǎng)細(xì)則由管理部門負(fù)責(zé)會(huì)同使用部門自行制定。
1、土地、房屋及建筑物等由使用部門和行政部共同負(fù)責(zé)管理；
2、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備由使用部門負(fù)責(zé)管理；
3、汽車、辦公家具、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、保險(xiǎn)柜等事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)管理。
第四條 移交固定資產(chǎn)
員工移交固定資產(chǎn)時(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)，應(yīng)依人事管理制度的有關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 增減報(bào)告
使用部門應(yīng)于每季度就土地、房屋及建筑物、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等項(xiàng)目的核查中，必須在“固定資產(chǎn)檢查表”中注明增減情況。
第六條 固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)
固定資產(chǎn)使用部門必須會(huì)同人事行政部門每季度盤點(diǎn)一次（含工具、事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備），立冊(cè)登記并呈報(bào)總經(jīng)理核對(duì)后，由人事行政部備案。
第七條 固定資產(chǎn)的增置、營造、修繕處理
固定資產(chǎn)的增置、營造、修繕分別由使用部門、行政部門（或工程維修部門）共同處理。
第八條 受贈(zèng)的固定資產(chǎn)的處理
固定資產(chǎn)因其他公司撥入、捐贈(zèng)而取得者，應(yīng)填明價(jià)格，如原價(jià)無法查得或根本無原價(jià)的，得經(jīng)公司財(cái)務(wù)部以估列，辦理手續(xù)。
第九條 固定資產(chǎn)的增置手續(xù)
土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等固定資產(chǎn)于增置驗(yàn)收后，使用部門（土地、房屋及建筑物由物業(yè)部管理）應(yīng)立即填寫“固定資產(chǎn)增加單”一式三聯(lián)，經(jīng)行政部簽單后，送財(cái)務(wù)部填注購置金額、耐用年限、月折舊額，第一聯(lián)送管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第二聯(lián)由財(cái)務(wù)部自存轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第三聯(lián)送使用部門留存。財(cái)務(wù)部應(yīng)每月與管理部門核對(duì)“固定資產(chǎn)登記卡”的記載事項(xiàng)。
行 政 部 財(cái)務(wù)部必
第十條 對(duì)固定資產(chǎn)的登記
土地、房屋及建筑物等不動(dòng)產(chǎn)取得所有權(quán)后，由工程部統(tǒng)一辦理產(chǎn)權(quán)登記后，轉(zhuǎn)記入“房屋、土地登記卡”，變更時(shí)亦同。
第十一條 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移
土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等固定資產(chǎn)在公司內(nèi)相互撥轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)由移出部門填寫“固定資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單”一式四聯(lián)，經(jīng)管理部門簽章后，送移入部門簽認(rèn)（管理部門不同意時(shí)，要加印一聯(lián)至移入部門同時(shí)簽認(rèn)），第一聯(lián)送管理部門（管理部門不同意時(shí)，加印一聯(lián)送移入部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”），第二聯(lián)送財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)送移入部門，第四聯(lián)送移出部門。
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第十二條 資產(chǎn)的出租與外借
固定資產(chǎn)出租或外借，管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部，按序交行政部經(jīng)理核準(zhǔn)后始得辦理并應(yīng)制定契約，副本送財(cái)務(wù)部以備核對(duì)，契約內(nèi)容應(yīng)包括修繕保養(yǎng)及稅捐負(fù)擔(dān)、租金、運(yùn)輸費(fèi)、歸還期限、附屬設(shè)備明細(xì)等。
第十三條 作為抵押資產(chǎn)的減損、出租、外借的處理
經(jīng)提供抵押借款的固定資產(chǎn)如有發(fā)生減損，出租或外借時(shí)，行政部應(yīng)事先寫明資產(chǎn)名稱、數(shù)量，由財(cái)務(wù)部向貸款及抵押權(quán)登記機(jī)構(gòu)辦理標(biāo)的物增減變更手續(xù)。
第十四條 對(duì)閑置固定資產(chǎn)的處理
固定資產(chǎn)的管理部門至少每3個(gè)月應(yīng)將經(jīng)營上認(rèn)為無利用價(jià)值的閑置固定資產(chǎn)予以整理，申請(qǐng)報(bào)告處理，呈報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)核定后另行處理。
第十五條 固定資產(chǎn)減損處理
土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備減損而報(bào)廢者，應(yīng)由使用部門申報(bào)注明減損原因，送行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審核，經(jīng)核準(zhǔn)后，送行政部和財(cái)務(wù)部備案。
第十六條 事務(wù)性設(shè)備處理
1、對(duì)于非消耗性文具用品的保管期限及對(duì)象，各部門得自訂項(xiàng)目及保管期限，超過保管期限時(shí)，辦理報(bào)廢或繳還；
2、移交時(shí)，移交人（部門）和接收人（部門）共同核對(duì)簽字并呈行政部核對(duì)備案。
3、本項(xiàng)資產(chǎn)列為個(gè)人保管時(shí)，部門主管為當(dāng)然保管人，必須指定專人實(shí)際負(fù)責(zé)。
第七章 低值易耗品管理的方法
（一）低值易耗品的分類
單位使用的低值易耗品，按其特點(diǎn)和用途可分為四大類：
（1）行政辦公文具用品；
（2）勞保用品；
（3）生產(chǎn)過程中使用的易耗品；
（4）其他易耗品。
（二）低值易耗品的購進(jìn)管理方法
物資購置原則與程序
（1）物資購置原則。公司物資購置應(yīng)堅(jiān)持適用、經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化的原則。適用是指適合本公司使用，能滿足工作需要；經(jīng)濟(jì)是指價(jià)格合理，經(jīng)費(fèi)節(jié)??；標(biāo)準(zhǔn)化是指采購的材料和辦公用品尺寸、規(guī)格要標(biāo)準(zhǔn)化，以便使用和管理。
（2）物資購置程序。公司購置物資的一般程序是：
①使用部門根據(jù)工作需要提出請(qǐng)購計(jì)劃，注明品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等；
②行政部根據(jù)使用部門提出的請(qǐng)購計(jì)劃和庫存情況，編制采購計(jì)劃，送總經(jīng)理審批；
③總經(jīng)理審查批準(zhǔn)采購計(jì)劃；
④行政部按批準(zhǔn)的計(jì)劃采購物資。屬于國家統(tǒng)配物資，應(yīng)按國家規(guī)定的統(tǒng)配物資分配辦法進(jìn)行采購。屬于大宗購置，應(yīng)在了解市場(chǎng)行情，產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格之后，通過比較擇優(yōu)購置；
⑤驗(yàn)收付款，登記入帳。采購回來的物資材料，要按購貨合同或進(jìn)貨憑證進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合同或進(jìn)貨憑證后，由購方填制驗(yàn)收單兩份，一份交供方收?qǐng)?zhí)作為領(lǐng)款憑證，一份由購方留存作為付款憑證備查。
3、物資購置限制
為防止經(jīng)費(fèi)超支和積壓、浪費(fèi)，對(duì)物資購置進(jìn)行必要的限制。限制的方法有兩種：
（1）總額限制。即限制物材購置費(fèi)用的總額。各部門的物品購置費(fèi)用總額由主管部門核定，無特殊情況不準(zhǔn)突破。
（2）個(gè)別限制。即對(duì)一種物品的購置數(shù)量和經(jīng)費(fèi)進(jìn)行限制。各部門購置每一種物資材料，都應(yīng)事先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門還要審核其支出是否符合制度要求，以防止出現(xiàn)購物失控的情況。
（三）低值易耗品的保管方法
1、物材保管原則
（1）集中保管原則。各部門所有未發(fā)放使用的各種物資材料，應(yīng)集中在一起，指定專人負(fù)責(zé)管理，以節(jié)省人力、物力、財(cái)務(wù)和防止物材散失。
（2）分類保管原則。為方便管理和發(fā)放，進(jìn)庫的各種物資材料，應(yīng)按其性能、用途和保管要求，分門別類地存入和保管，以提高管理水平和工作效率。
（3）縝密保管原則。公司的物資材料是公司的財(cái)產(chǎn)，保管不善會(huì)給公司造成損失。因此，在整個(gè)管理過程中，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，仔細(xì)周到，防止出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。
2、物資保管的工作內(nèi)容
（1）驗(yàn)收入庫。公司購入或調(diào)入的物資材料，在入庫之前必須嚴(yán)格驗(yàn)收。倉庫保管員要根據(jù)購貨合同或進(jìn)貨憑證等，認(rèn)真核對(duì)進(jìn)庫物材的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，準(zhǔn)確無誤后才能填制《財(cái)產(chǎn)物資驗(yàn)收單》，并通知財(cái)務(wù)入賬。
（2）科學(xué)分類，定點(diǎn)放置。進(jìn)貨的物材要按照其性能、用途和保管要求進(jìn)行科學(xué)分類，定點(diǎn)放置，做到有利于取放，有利于保管，有利于安排，有利于場(chǎng)地美觀。
（3）定期檢查，科學(xué)保養(yǎng)。進(jìn)庫的物材要按照其性能和保管要求，采取必要的防銹、防腐、防霉、防爆、防火、通風(fēng)、排濕等措施，使庫存物資在保管期間保持完好狀態(tài)，不至出現(xiàn)變質(zhì)、損壞和影響使用的情況。在保管過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物品的巡視，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施解決，并按期進(jìn)行盤點(diǎn)。
（四）低值易耗品的發(fā)放方法
1、物品發(fā)放原則
（1）按需要發(fā)放，物品領(lǐng)用部門和管理部門都要根據(jù)實(shí)際工作需要申請(qǐng)領(lǐng)用和核實(shí)發(fā)放辦公用品，以免造成損失浪費(fèi)。
（2）按計(jì)劃發(fā)放。物品使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要和工作進(jìn)度情況編制物品領(lǐng)用計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，交物資保管部門按計(jì)劃采購和發(fā)放，以實(shí)現(xiàn)物品采購、供應(yīng)的計(jì)劃化。
（3）按進(jìn)庫先后發(fā)放。物品都有一定的保管期限和使用期限，超過期限會(huì)降低使用效果或者變質(zhì)損壞。因此，在物品領(lǐng)發(fā)中，應(yīng)堅(jiān)持“先進(jìn)先出，后進(jìn)后出”的原則。先購進(jìn)的物品未發(fā)放完，后購進(jìn)的同類物材應(yīng)暫不發(fā)放。對(duì)回收復(fù)用的物品，在保持質(zhì)量的前提下，應(yīng)按先舊后新的順序發(fā)放。
2、物品發(fā)放的注意事項(xiàng)
（1）領(lǐng)用物品必須嚴(yán)格進(jìn)行登記，按要求填寫《物品領(lǐng)用登記本》，注明物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)審核無誤后發(fā)放，完善手續(xù)。
（2）領(lǐng)發(fā)物品應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清，防止扯皮現(xiàn)象發(fā)生。
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