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【摘要】

在Excel中使用下拉列表的功能，能幫助我們限制填寫的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的有效無誤。然而常規(guī)的數(shù)據(jù)有效性（下拉列表）我們都會制作，可是如果要制作更多級別的數(shù)據(jù)有效性，似乎有點(diǎn)困難了。那么在本文中，將教大家制作多級別的下拉列表。

【正文】

一 一級下拉列表

在制作表格的時(shí)候，希望為一些具有固定選項(xiàng)的列（如性別、部門等），添加下拉框，制作如下圖的效果，那我們就可以利用數(shù)據(jù)有效性來完成。

設(shè)置步驟：

1、單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中的【數(shù)據(jù)有效性】，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”項(xiàng)。在“來源”框中直接輸入項(xiàng)目，項(xiàng)目之間用英文逗號分隔。

2、如果下拉框中的數(shù)據(jù)比較多，在一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域中輸入列表中的項(xiàng)目，如下圖所示。

• 單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中的【數(shù)據(jù)有效性】，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”項(xiàng)。

• 在“來源”框中選擇部門列表下的數(shù)據(jù)，單擊“確定”按鈕。

二 二級下拉列表

在填寫地址時(shí)，當(dāng)確定省份后，城市一欄內(nèi)自動顯示對應(yīng)省份下的城市列表，方便我們進(jìn)行選擇。像這樣的效果我們稱為二級下拉列表。

設(shè)置步驟：

1、為各個(gè)省份定義名稱

制作二級下拉菜單時(shí)，首先需要為各個(gè)省份的城市分別定義名稱，之后才能根據(jù)省份讀取到相應(yīng)的城市。定義名稱時(shí)，先選中廣東省下所有城市（I1：I22），在【公式】選項(xiàng)卡下點(diǎn)擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”，然后勾選“首行”并點(diǎn)擊“確定”，完成“廣東省”的名稱定義。以同樣的方法，定義名稱“湖南省”和“湖北省”。

2、為“省份”一列設(shè)置下拉菜單，來源可選擇I1：K1。

3、選擇“城市”一列，在“數(shù)據(jù)有效性”中選擇“序列”，并在“來源”處輸入公式：=INDIRECT(D2)，點(diǎn)擊“確定”。

注：①錄入公式時(shí)需要切換單元格的引用方式。②若D2單元格為空，則可能會彈出錯(cuò)誤警告，點(diǎn)擊“是”即可。③設(shè)置成功后，若未選定“省份”，則“城市”一列也無法進(jìn)行選擇。

三 多級拉列表

我們除了會填寫“省份”、“城市”外，還會選擇“區(qū)”，那這種我們稱為多級下拉列表。我們可以利用Vlookup、Offset、match、countif函數(shù)共同實(shí)現(xiàn)該功能。

設(shè)置步驟：

1. 先來了解這幾個(gè)函數(shù)，其語法分別為：

• Match（查詢值，查找范圍，0），返回符合特定值特定順序的查詢值在數(shù)組中的相對位置；

• Countif（條件范圍，條件），計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)；

• Vlookup（查詢值，查找范圍，顯示序列，匹配參數(shù)），搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，再進(jìn)一步返回選定單元格的值；

• Offset（參考單元格，偏移的行數(shù)，偏移的列數(shù)，返回引用區(qū)域的行數(shù)，返回引用區(qū)域的列數(shù)），以指定的應(yīng)用為參照系，通過給定偏移量返回新的應(yīng)用。

1. 在C2單元格我們借助于Match函數(shù)，計(jì)算“廣東省”在A列中的位置，因此該函數(shù)為：=MATCH(B2,A:A,0)。隨后將該函數(shù)分別復(fù)制至C3、C6、C7、C8、C9單元格即可計(jì)算對應(yīng)的項(xiàng)在A列中的起始位置，該數(shù)值用于指導(dǎo)offset函數(shù)往下偏移幾行；

2. 接下來要計(jì)算每個(gè)項(xiàng)目共有幾個(gè)小項(xiàng)，在D2中利用countif函數(shù)計(jì)算個(gè)數(shù)，此處的公式為：=COUNTIF(A:A,B2)。該數(shù)值可以用在offset函數(shù)中的返回行數(shù)中；

3. 最后在G列設(shè)置一級下拉列表。如圖：

1. 對二級“市”設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。因?yàn)槲覀冃枰鶕?jù)一級G2單元格選擇的不同，設(shè)置不一樣的下拉列表，而每個(gè)一級“省”會有不一樣個(gè)數(shù)的二級“市”，所以我們借助offset函數(shù)來完成。在H2單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的“來源”位置，輸入以下公式：=OFFSET($B$1,VLOOKUP(G2,$B:$D,2,0)-1,0,VLOOKUP(G2,$B:$D,3,0),1)。

該公式的意思為：以B1單元格為參考單元格，往下偏移幾行，往右不偏移列，返回引用區(qū)域的行數(shù)，返回一列的數(shù)據(jù)。那么往下偏移幾行，要根據(jù)前面的G2單元格的內(nèi)容變化，所以利用vlookup函數(shù)來查找G2單元格的內(nèi)容，位于B:D范圍中第二列的結(jié)果，我們便可以從B1單元格往下偏移6行至B7單元格，再減去1，得到“廣州市”的B6單元格；同樣的，返回引用區(qū)域的行數(shù)，也借助vlookup函數(shù)來得到，如此一來，二級下來列表的“市”也就完成了。

1. 接下來，我們就用同樣的offset函數(shù)來制作三級下拉列表，因此在I2單元格的數(shù)據(jù)有效性的公式為：=OFFSET($B$1,VLOOKUP($H$2,$B:$D,2,0)-1,0,VLOOKUP($H$2,$B:$D,3,0))

最后的效果為：

那么有了這種方法以后，我們想設(shè)置任意級別的下拉列表都可以實(shí)現(xiàn)了。